Kaip archyvuoti elektroniniu būdu pasirašytą dokumentą

Kodėl archyvuoti teisingai

Kodėl archyvuoti teisingai

Elektroniniu būdu pasirašytas dokumentas turi vertę tik tada, kai įrodymas išlieka prieinamas ir patikrinamas visą teisinį laikotarpį – kartais 10, 20, net 30 metų. Aplaidus archyvavimas = susilpnėję įrodymai ginčo atveju.

• Trukmė, kurios reikia laikytisTrukmė, kurios reikia laikytis
• Komercinės sutartys ⬥⬥⬥: 10 metų (Komercinis kodeksas)Darbo sutartys ⬥⬥⬥: 5 metai po pabaigos
• Sąskaitos faktūros 10 metų. 6 metai (mokesčiai)Sąskaitos faktūros 10 metų. 6 metai (mokesčiai)
• Nuoma ⬥⬥⬥: trukmė + 5 metaiNotariniai aktai ⬥⬥⬥: 30 metų
• DraudimasDraudimas
• Laikyti⬥ priklausomai nuo tipo⬥⬥: nuo 2 iki 10 metųPasirašyta PDF

iriraudito sekauž ilgiausią taikomą laikotarpį.Archyvo formatai

Archyvo formatai

• PAdES-B-B ⬥⬥⬥: pagrindinis, paprastas parašasPAdES-B-T ⬥⬥⬥: + kvalifikuota laiko žyma
• PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + kvalifikuota laiko žymagrandinė ⬥ B-: + PAdES-:
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periodinės laiko žymos (keli dešimtmečiai)Jei norite ilgai archyvuoti, pirmenybę teikite
• Jei norite ilgai archyvuoti, pirmenybę teikitePAdES-B-LTA

.3 archyvavimo parinktys3 archyvavimo parinktys

1. Archyvavimas iš išorės (platforma)

Parašo platforma saugo jūsų dokumentus X metus. Įtraukta į daugumą planų.

Privalumai ⬥⬥⬥: jokių pastangų, suderinamas su eIDAS

Privalumai ⬥⬥⬥: jokių pastangų, suderinamas su eIDASTrūkumai ⬥⬥⬥: priklausomybė nuo paslaugų teikėjo, grįžtamumas turi būti patikrintas2. Vidinis archyvavimasJūsų dokumentai saugomi jūsų serveriuose arba tam skirtame SAE.

Jūsų dokumentai saugomi jūsų serveriuose arba tam skirtame SAE.

Privalumai ⬥⬥⬥: visiška kontrolė

Trūkumai ⬥⬥⬥: kaina, reikalingi vidiniai įgūdžiaiTrūkumai ⬥⬥⬥: kaina, reikalingi vidiniai įgūdžiai3. SAE su įrodomąja verteSertifikuota elektroninio archyvavimo sistema

NF Z42-013 ⬥⬥⬥⬥. Aukščiausias atitikties lygis.

NF Z42-013 ⬥⬥⬥⬥. Aukščiausias atitikties lygis.Privalumai ⬥⬥⬥: teisinio patikimumo prezumpcijaTrūkumai ⬥⬥⬥: didelė kaina, per didelė MVĮ

Geriausios praktikos pavyzdžiaiGeriausios praktikos pavyzdžiaiLaikytiPDF + audito seka ⬥⬥⬥⬥⬥ Raudonumas ⬥⬥⬥⬥⬥⬥ kelios svetainės, daugiafunkcis palaikymas

Periodinis patikrinimas ⬥⬥⬥: kas 6–12 mėnesių patvirtinkite, kad dokumentai yra įskaitomi

• Periodinis patikrinimas ⬥⬥⬥: kas 6–12 mėnesių patvirtinkite, kad dokumentai yra įskaitomiDokumentacija ⬥⬥⬥: rašytinės procedūros ⬥⬥⬥⬥Dažni klaidų atkūrimo testai⬥⬥⬥⬥Laikykite tik PDF, o ne audito seką
• Saugokite vienoje laikmenoje (vidiniame standžiajame diske)Saugokite vienoje laikmenoje (vidiniame standžiajame diske)
• Naudokite debesį be saugojimo sąlygosPamirškite tam tikriems sektoriams būdingas trukmes
• Netikrinkite archyvavimoNetikrinkite archyvavimo
• Jei pakeičiate parašo teikėją:Eksportuokite visus pasirašytus dokumentus + audito pėdsakus

Eksportuokite visus pasirašytus dokumentus + audito pėdsakus

• Importuokite į naują sistemą arba tam skirtą SAE
• Patikrinkite vientisumą (SHA-256 kontrolinio kodo atspaudas)
• Konkretus paslaugos teikėjas ⬥Palaikykite laikiną prieigą prie senosios sistemos.
• Konkretus paslaugos teikėjas ⬥Palaikykite laikiną prieigą prie senosios sistemos.
• SVV, kurioje dirba 50 darbuotojų, per 5 metus sukaupta 3000 pasirašytų dokumentų. Perkėlimas:

automatizuotas eksportavimas per API

importavimas į naują paslaugų teikėją + išorinis SAE kaip atsarginė kopija

1. importavimas į naują paslaugų teikėją + išorinis SAE kaip atsarginė kopija
2. patikrinimas pagal pavyzdį (patikrinta 50 dokumentų)
3. senas paslaugos teikėjas nutrauktas po 3 mėnesių
4. Bendra trukmė: 4 savaitės. Nulis nuostolių.

Bendra trukmė: 4 savaitės. Nulis nuostolių.

Kaip jums padeda „Certyneo“

• „Certyneo“ apima
• 10 metų archyvavimą
• 10 metų archyvavimą
• visuose planuose su geografiniu pertekliumi ES, versijų kūrimu ir visišku eksportavimu bet kuriuo metu (visiškas grįžtamumas). PAdES-B-T formatas pagal numatytuosius nustatymus, PAdES-B-LTA pasirenkamas svarbiems dokumentams.

Atraskite Certyneo elektroninio parašo sprendimą

Atraskite Certyneo elektroninio parašo sprendimą

DUKAr turėčiau spausdinti pasirašytus dokumentus?Ne, nenaudinga ir neduoda rezultatų (prarandama įrodomoji galia).

Ne, nenaudinga ir neduoda rezultatų (prarandama įrodomoji galia).

Ar užtenka standartinio debesies (Google Drive, Dropbox)?

PDF formatui taip, bet ne įrodomajai vertei. Pirmenybę teikite dedikuotam archyvavimui.

Ką daryti, jei parašo platforma užsidaro?

Ką daryti, jei parašo platforma užsidaro?

PAdES PDF failus galima patikrinti neprisijungus. Reguliariai eksportuokite audito pėdsakus.

Ar archyvai turi būti šifruojami?

Rekomenduojama slaptiems dokumentams. Būkite atsargūs, kad raktai būtų laikomi ilgą laiką.

Rekomenduojama slaptiems dokumentams. Būkite atsargūs, kad raktai būtų laikomi ilgą laiką.

Kada prasideda 10 metų laikotarpis?

Komercinei sutarčiai: vykdymo pabaiga. Darbo sutarčiai: sutarties pabaiga.

Išvada

Išvada

Geras archyvavimas yra jūsų elektroninių parašų gyvybės draudimas. Pasirinkite formulę, pritaikytą jūsų iššūkiams (daugumai mažų ir vidutinių įmonių užsakomos paslaugos, kritiniais atvejais SAE NF Z42-013), reguliariai tikrinkite.

Išbandykite Certyneo, kad galėtumėte paprastai, greitai ir saugiai siųsti, pasirašyti ir stebėti savo dokumentus internetu.