労働法における法令遵守：使用者の義務

労働法における法令遵守は、現代的な人事管理の柱の一つです。労働契約の締結、従業員の個人データの管理、従業員登録簿の保管、義務的掲示の遵守という間で、使用者は密度の高く、常に進化する規制環境を行き来します。これらの義務を遵守しないと、企業は重大な民事、刑事、行政上の制裁にさらされます。本記事では、フランスのすべての使用者に課される主要な法的義務について詳述し、デジタル法の成果、特に企業における電子署名の使用を人事文書プロセスの保護と加速に統合しています。

使用者の基本的な契約上の義務

労働契約の作成と交付

労働法第L. 1221-1条は、労働契約は一般法の規則に従うことを想起させています。有期雇用契約（CDD）については、第L. 1242-12条により、雇用後2営業日以内に最遅で書面を従業員に交付することが義務付けられており、これに違反すると無期雇用契約に変更されるリスクがあります。短時間労働契約（第L. 3123-6条）についても、書面の形式が必須です。

透明かつ予測可能な労働条件に関するヨーロッパ指令2019/1152の転置以来、2023年11月2日の法令は、契約に記載されるか雇用時に交付される書類に含まれるべき必須事項を拡大しています。これには、試用期間の期間、解除予告ルール、社会保障機関の身元、または研修権が含まれます。

これらの契約の非紙質化は現在、完全に合法です：eIDAS規則に準拠した適格または上級の電子署名により、署名された契約は民法第1367条の適用により、紙の原本と同じ法的価値を持ちます。

従業員登録簿

労働法第L. 1221-13条は、すべての使用者に従業員登録簿を保管することを義務付けています。この登録簿は、雇用の時系列順に、以下の記載を含む必要があります：従業員の身元、国籍、生年月日、性別、職務、資格、入社および退社日、契約の種類。登録簿は従業員の退社後5年間保管する必要があります。その不在または不正な保管は、該当する従業員1名あたり750€の罰金（第4級違反）の対象となります。

試用期間と雇用手続

使用者は、雇用予定日の8日前以内に遅くても、URSSAF（第R. 1221-1条）に対して雇用前申告（DPAE）を行う必要があります。DPAEの不実施は隠匿就労違反（第L. 8221-5条）を構成し、企業は45,000€の罰金と法人に対して最大2年の禁錮刑にさらされます。

健康、安全、労働条件に関する義務

一般的な安全義務

労働法第L. 4121-1条は、使用者の結果的な安全義務を規定しています：作業者の安全を確保し、身体的および精神的健康を保護するために必要な措置を講じる必要があります。この義務は、職業リスクの予防措置、従業員への情報提供と研修、および適切な組織とリソースの実装に分かれています。

2001年11月5日の政令によって義務付けられた職業リスク評価単一文書（DUERP）（労働法第R. 4121-1条）は、最初の従業員から起草される必要があり、毎年または労働条件の重大な変更時に更新される必要があります。2021年8月2日の労働衛生法（法律第2021-1018号）は、DUERPの40年間の保管と元従業員への利用可能性を義務付けることにより、この義務を強化しています。

医学的検査と健康状態の監視

使用者は、ポスト就職後3ヶ月以内に情報および予防訪問（VIP）を実施する必要があります（労働法第R. 4624-10条）。特に危険なポストについては、雇用前の適性医学検査が必要です。労働医は不適性意見を発行することができ、使用者はこれを考慮する義務があります。そうしないと、責任を問われるリスクがあります。

ハラスメント及び差別に関連する義務

2018年9月5日の職業的未来法（法律第2018-771号）以来、少なくとも250名の従業員を持つ企業は、CSE内で性的ハラスメントの調査官を指名し、専任のHR調査官を指名する必要があります。すべての企業は、規模に関係なく、ハラスメントに関して管轄する部門の連絡先を掲示する義務があります（労働法第L. 1153-5条）。この点での不遵守は、使用者を民事および刑事責任のある行動にさらします。

従業員の個人データに関する義務

人事への適用されるGDPR

一般データ保護規則（GDPR、No. 2016/679）は、給与ファイル、パフォーマンス評価、生体識別情報、欠席フォローアップなど、従業員データの処理に完全に適用されます。使用者は、GDPRの第4(7)条の意味での処理責任者として機能します。

その主要な義務は：

• 処理活動登録簿（GDPRの第30条）：250名以上の従業員を持つすべての企業または機密データを処理する企業に必須;

• 従業員への情報提供（GDPRの第13条および第14条）：データ収集時に、明確な情報通知を通じて;

• データ保持期間の制限：従業員のデータは、契約終了後、無期限に保管することはできません；

• データセキュリティ（GDPRの第32条）：使用者は、適切な技術的および組織的措置を実装する必要があります。

データ侵害の場合、使用者はCNILに通知するまでに72時間があります（GDPRの第33条）。罰金は最大2000万ユーロまたは年間全世界売上高の4%に達する可能性があります。CNILは2023年に4200万ユーロ以上の制裁を宣言し、その多くは直接HRの処理に関連していました。

電子署名プロセスでのデータ保護

HR文書（契約、補足、企業協定）の電子署名ソリューションの導入時に、使用者は提供者がGDPRを遵守していることを確認する必要があります。認証中に収集される可能性のある生体識別情報は、GDPRの第9条の意味での機密データを構成しています。電子署名の完全なガイドへのアクセスにより、準拠するソリューションを識別し、データ処理の一般的なエラーを回避するのに役立ちます。

従業員代表および集団交渉に関する義務

CSEの設定および運営

2017年のマクロン法令（法令No. 2017-1386および2017-1388）以来、社会経済委員会（CSE）は少なくとも11名の従業員を持つ企業の従業員代表の単一インスタンスです。使用者はCSE選挙を実施し、その機能に必要な手段を提供する義務があります：施設、委任時間、少なくとも50名の従業員を持つ企業の経済社会環境データベース（BDESE）を通じた経済的および社会的情報へのアクセス（労働法第L. 2312-36条）。

職業選挙の実施の失敗は、1年の禁錮刑と7,500€の罰金の対象となる妨害罪を構成しています（労働法第L. 2317-1条）。

年次必須交渉（NAO）の義務

労働法第L. 2242-1条は、労働組合の代表者を持つ企業に、特に以下の点について年間必須交渉を実施することを義務付けています：報酬、労働時間、付加価値分配、男女専門的平等、および労働品質（QVT）。2023年11月29日の価値分配法（法律第2023-1107号）以来、3年連続して少なくとも売上高の1%に相当する正の純会計利益を達成する11から49名の従業員を持つ企業は、価値分配メカニズムを実装する必要があります。

HR文書の非紙質化：遵守上の課題と最良の実務

非紙質化できる文書

HR プロセスの非紙質化は現在、運用的および法的現実です。電子給与明細は2016年8月8日の法律（労働法、労働法第L. 3243-2条）以来許可されており、従業員の反対がない限り。労働契約、補足、契約終了文書（完全な決算、領収書）は、使用者の識別と文書の完全性を保証する限り、電子署名できます。

電子署名専用のHRソリューションにより、これらの文書フローの自動化とその証拠力を確保することができます。高いステーク（CDD シリーズ、企業協定）のドキュメントについては、eIDAS規則に従って上級または適格の電子署名を使用することをお勧めします。電子署名ソリューション比較は、ボリュームおよび業界の制約に適したツールを選択するのに役立ちます。

HR文書の保持およびアーカイブ

法的保持期間は文書の性質によって異なります：

• 労働契約および補足：契約終了後5年（一般法の規定、民法第2224条）；

• 給与明細：5年（給与債権の規定、労働法第L. 3245-1条）；

• 社会保険料に関連する文書：URSSAF管理の3年;

• DUERP：40年（労働衛生法2021）。

NF Z 42-020標準に準拠する電子アーカイブ系（SAE）は、法的保持期間全体にわたる非紙質化文書の証拠力を保証します。ROI計算機は、Certyneoで利用可能で、HR文書プロセスの完全なデジタル化の投資回収率を迅速に評価できます。

使用者の遵守に適用される法的枠組み

使用者の法的遵守は、国内法、ヨーロッパ法、および技術標準を組み合わせた多層規範体系に含まれています。

民法：

• 民法第1366条は、その出所の身元が適切に確保されており、その完全性を保証する方法で確立および保管されている限り、電子書面を紙の書面と同じ証拠として認識しています。

• 民法第1367条は電子署名を定義し、それがそれが添付される行為との関連を保証するプロセスの使用で構成されていることを明確にしています。

eIDAS規則（No. 910/2014）： このヨーロッパ規則は、3つのレベルの電子署名（シンプル、アドバンス、適格）を設定しています。適格電子署名（SEQ）は信頼性の推定を受け、EU内の司法紛争で証拠として拒否することはできません。eIDAS 2.0リバイズ（規則2024/1183は2024年5月20日に発効）は、ヨーロッパデジタルアイデンティティウォレット（EUDI Wallet）を導入し、2026年からHRオンボーディングプロセスに影響を与えます。

GDPR（No. 2016/679）： 処理責任者としての使用者は、合法性、誠実さ、透明性、目的の制限、データの最小化、精度、保持期間の制限、完全性、および機密性の原則に従う必要があります（GDPRの第5条）。電子署名プロセス提供者の使用には、GDPR第28条に準拠した下請け契約の締結が必要で、特に安全性の保証とデータの返却または削除の方法を指定しています。

NIS2指令（2022/2555）： 2024年5月21日の法律No. 2024-449によるフランス法への転置で、NIS2指令は重要な企業と重要な企業を含む多くの使用者である重要な実体にサイバーセキュリティ義務を拡張します。機密データを処理するHR情報システムは、強化されたセキュリティ対策（多要素認証、事業継続計画、インシデント報告）を統合する必要があります。

ETSI標準： ETSI EN 319 132標準（XAdES署名形式）およびETSI EN 319 122（CAdES）は、ヨーロッパで認識されている電子署名の技術形式を定義しています。適格信頼サービスプロバイダー（QTSP）がANSSIによって公開された信頼リスト上にリストされているのは、これらの標準の遵守を保証しています。

労働法： 労働法（第L. 1221-1、L. 1242-12、L. 3243-2、L. 4121-1、L. 2242-1条など）は、使用者の契約、組織的および社会的義務の基礎を構成しています。違反は、民事制裁（変更、損害賠償）、行政制裁（CNIL罰金、DIRECCTE罰金）、および刑事制裁（妨害罪、隠匿就労）を招く可能性があります。

シナリオ：実践のRH遵守

シナリオ1—80名の従業員を持つ中小製造企業が労働契約をデジタル化

80～120名の従業員を管理し、生産ではかなりの季節的離職率（CDD）を持つ中小製造企業は、繰り返し発生する困難に直面していました：CDD署名の遅延が法定2営業日を超える、再分類のリスク、非セキュアなペーパーアーカイブ。eIDAS準拠の上級電子署名ソリューションを展開することで、企業は自動化されたフローを統合しました：SIRH から契約を生成し、安全なメールで候補者に送信し、モバイルで 10 分未満で署名し、タイムスタンプが付いた適格なアーカイブを自動実装します。

6ヶ月間のデプロイメント後に観察された結果：CDD署名時間を85％削減（平均2.4日から4時間未満）、法定期間内の非配信のリスクを完全に排除、印刷、郵送、分類コストで年間3,200€と推定される節約。

シナリオ2—配布グループはマルチサイトでBDESEと NAO に準拠

約1200名の従業員を持つ約20の店舗で構成される配布グループは、その経済社会環境データベース（BDESE）を一元化し、CSE会議プロセスベーバルとNAOから生じる企業協定の署名をデジタル化する必要がありました。一部の集団協定の形式的な署名がない場合、その相互作用グループを法的内容への対抗性にさらしていました。

集団行為（参加協定、テレワークチャーター、利息協定）に対して適格電子署名ソリューションを採用することにより、グループは社会文書全体の証拠力を保護しました。複数の署名者（協定あたり3～7人）を含むプロセスにおける署名プロセスの時間短縮は、郵送推奨サーキットと比較して60％と推定されました。

シナリオ3—HRコンサルティング会社がTPE顧客にGDPRをアドバイス

約50のTPE-PMEに付き添うHRコンサルティング会社は、そのクライアントの大多数が、2018年から義務付けられているにもかかわらず、採用時に従業員に配布する必要があるGDPR通知を持っていないことを識別しました。その会社は、AI発生器と電子署名ソリューションに支援され、これらの通知の自動生成をアドバイスの申し出に統合しました。これにより、顧客はGDPR遵守を2週間以内に達成できました。

このデバイスにより、会社の顧客は2週間以内にGDPR遵守を達成し、電子経路で連絡する従業員の間で94％の採用率があり、従来のペーパー回路経由の67％と比較しました。CNIL罰金のリスク（情報提供不足）は、付き添っている顧客ポートフォリオ上で完全に中立化されました。

結論

労働法における法令遵守は、労働法の正式な遵守に限定されません：それは現在、GDPR、NIS2指令、eIDAS規則、および価値分配法などの最近の立法改正から生じる義務を含みます。使用者にとって、すべてのHRドキュメント（契約、補足、企業協定、情報通知）は、その証拠力を保証する必要のある法的行為を表しています。

eIDAS準拠の電子署名は、遵守の最も効果的なツールとして課されます：契約を保護し、採用プロセスを加速し、法的アーカイブを容易にし、訴訟のリスクを大幅に削減します。Certyneoは、HR文書フローの完全なデジタル化であなたを支援し、認定済み、デプロイが簡単で、ヨーロッパの法的要件に準拠したソリューションを使用しています。

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