Mengurangi konsumsi kertas dalam bisnis

Mengapa mengurangi kertas

Mengapa mengurangi kertas

Seorang karyawan Perancis rata-rata mengonsumsi 70-80 kg kertas per tahun di kantor. Biaya penuh (kertas + pencetakan + pengarsipan) mewakili 2-3% dari biaya administrasi. Dampak lingkungannya signifikan: manufaktur, transportasi, perusakan.

Mengurangi penggunaan kertas merupakan pendekatan CSR sekaligus keuntungan ekonomi dan akselerator produktivitas.

• Kiriman kertas utamaKontrak dan dokumen yang ditandatangani ⬥⬥⬥: 20-30% volume
• Pencetakan internal(catatan, presentasi, rapat): 30-40%
• Surat masuk dan keluar: 15-20%
• Faktur dan dokumen akuntansi: 10-15%
• Arsip ⬥⬥⬥: stok bertambahMenyerang setiap posisi ini dengan alat yang tepat akan mengurangi volume keseluruhan secara besar-besaran.

Menyerang setiap posisi ini dengan alat yang tepat akan mengurangi volume keseluruhan secara besar-besaran.

Pengungkit utama

1. Tanda tangan elektronik

Menggantikan pencetakan/penandatanganan/pemindaian 80% dokumen kontrak.Pelajari lebih lanjut ⬥⬥⬥.2. Faktur elektronik

Kewajiban progresif 2026-2027, peluang antisipasi.

3. EDM (Manajemen Dokumen Elektronik)

Memusatkan dokumen dalam sistem yang dapat dinavigasi, bukan di lemari arsip.

4. Budaya “Berpikir sebelum mencetak”

Atur printer ke R/V secara default, b&w, autentikasi saat mencetak.

5. Dematerialisasi arus masuk

OCR surat masuk dan perutean otomatis.

Dampak karbon

Dampak karbon

1 ton kertas = ~1,5 ton CO2 yang dikeluarkan (manufaktur + transportasi). Sebuah UKM yang terdiri dari 50 orang mengonsumsi ~4 ton kertas/tahun, atau ~6 ton CO2.

Mengurangi kertas sebanyak 60-80% = menghindari 4-5 ton CO2 setiap tahunnya. Argumen CSR yang kuat, dapat diukur dengan jejak karbon.

Metodologi “tanpa kertas”

1. Auditkonsumsi saat ini (mesin fotokopi + pembelian)
2. Identifikasi5 proses yang paling memakan waktu
3. Alat ⬥⬥⬥: tanda tangan, faktur, EDMUbah kebiasaan ⬥⬥⬥: R/V, b&w, pencetakan terautentikasi
4. Ukursetiap kuartal
5. Manfaat kuantitatifPengurangan kertas: -60 hingga -80% biasanya selama 18 bulan

Pengurangan kertas: -60 hingga -80% biasanya selama 18 bulan

• penghematan langsung: 500-2,000 €/tahun/karyawan
• ruang kosong: 1-2 m² per pegawai arsip
• menghemat waktu: setiap cetakan menghilangkan 1-2 menit dari rantai
• Kesalahan yang sering terjadi

Memaksakan tanpa pelatihan (penolakan terhadap perubahan)

• Pindai semuanya (OCR penting untuk ditemukan)
• Lupakan kewajiban penyimpanan hukum
• Jangan mengkonfigurasi printer
• Bagaimana Certyneo membantu Anda

Certyneo menggantikan sebagian besar aliran kertas kontrak Anda: kontrak, kuotasi, pesanan pembelian, NDA, mandat, sewa. Setiap amplop yang ditandatangani = menghindari beberapa tayangan, ditambah ongkos kirim, ditambah pengarsipan fisik.

Temukan solusi tanda tangan elektronik Certyneo

FAQ

Bisakah kertas dihilangkan sepenuhnya?

Bisakah kertas dihilangkan sepenuhnya?

Jarang 100%. Sasaran realistisnya adalah pengurangan 80-90%.

Berapa biaya transisinya?

€5.000 hingga €30.000 untuk UKM tergantung pada cakupannya. ROI dalam 12-18 bulan.

Dampak CSR yang terukur?

Ya, -60 hingga -80% kertas = -5 hingga -10 ton CO2 untuk UKM.

Haruskah arsip kertas didigitalkan?

Tidak semua. Prioritaskan arsip aktif (10 tahun terakhir).

Apakah ini sesuai dengan kewajiban hukum?

Ya, asalkan Anda menggunakan pengarsipan dengan nilai pembuktian (PAdES, NF Z42-013).

Kesimpulan

Pengurangan kertas merupakan salah satu aksi CSR yang paling terukur dan menguntungkan. Tanda tangan elektronik adalah tuas pertama yang diaktifkan: dampak langsung dan ROI yang cepat.

Coba Certyneo untuk mengirim, menandatangani, dan melacak dokumen Anda secara online dengan mudah, cepat, dan aman.