כיצד לשלוח מסמך לחתימה

ההליך בן 5 השלבים

ההליך בן 5 השלבים

שליחת מסמך לחתימה אלקטרונית אורכת פחות מ-5 דקות. הנה התהליך שלב אחר שלב.

• 1. הכן את המסמך
• ייצוא ל-PDF (מומלץ)
• בדוק את הקריאות לנייד (80% מהחותמים חותמים בנייד)
• בדוק את הקריאות לנייד (80% מהחותמים חותמים בנייד)

הגהה לביטול שגיאות הקלדה ושגיאות ⬥⬥ במידת הצורך ⬥ צרף את הקובץ 2. צור מעטפה

בפלטפורמת החתימה שלך:

• מסמך חדש → העלה את ה-PDF
• שם המעטפה (נושא המסמך + חותם)

3. הוסף את החותמים ⬥⬥⬥⬥ לכל שם מלא

3. הוסף את החותמים ⬥⬥⬥⬥ לכל שם מלא

• אימייל
• טלפון (עבור OTP SMS אם AES)
• תפקיד (חותם, מאשר, CC)
• הגדר סדר: מקביל (כולם בו זמנית) או רציף.

4. הצב את השדות

4. הצב את השדות

גרור אל ה-PDF:

• שדה חתימה (חובה)
• שדות אופציונליים: תאריך, שם, טקסט חופשי, תיבת סימון, ראשי תיבות לכל עמוד

עם שדה החתימה השונה (שמשייך לכל אחד מהם).

5. קבע ושלח

5. קבע ושלח

• אפשרויות להגדרה:
• רמת חתימה: SES או AES
• תאריך תפוגה (בדרך כלל 15-30 ימים) ⬥⬥⬥⬥ תזכורות אוטומטיות (D+3) הודעה אישית (D+3)
• לחץ על "שלח". החותמים מקבלים את המייל שלהם מיד.

עקוב אחר המסמך

עקוב אחר המסמך

מלוח המחוונים שלך, עקוב בזמן אמת:

• נשלח → נפתח → הודעות חתומות
• (אימייל, Slack, Teams)
• הפעלה מחדש ידנית אפשרית ⬥ שיטות עבודה מומלצות עם עמית לפני שליחה חשובה

ספק ערוץ ליצירת קשר לחותמים מתחילים

• ספק ערוץ ליצירת קשר לחותמים מתחילים
• ארכיון באופן שיטתי את המסמך החתום
• הימנע משליחה בימי שישי בערב או בסופי שבוע
• שגיאות תכופות ⬥⬥⬥⬥ ⬥ כתובת אימייל ישנה או ישנה שוכחים להוסיף חותם

אל תציבו שדה חתימה

• קובץ גדול מדי (> 10 מגה-בייט → איטי בנייד)
• קובץ גדול מדי (> 10 מגה-בייט → איטי בנייד)
• שלח ללא הגהה
• מקרה קונקרטי: איש מכירות ⬥⬥⬥⬥ 20 איש מכירות שולח הצעות לשבוע. שגרה:
• יצירה מ- HubSpot (ציטוט + CGV)

שליחה אוטומטית ב-SES באמצעות אינטגרציה

תזכורות D+2 ו-D+5

1. תזכורות D+2 ו-D+5
2. הודעות רפוי בזמן אמת
3. עדכון אנושי: חתימה אנושית: 0 דקות לכל משלוח.
4. איך Certyneo עוזר לך
5. Certyneo הופך את שליחת מסמך לחתימה למהירה ואמינה: ממשק גרירה-שחרור אינטואיטיבי, תבניות למסמכים חוזרים, שילובי CRM, ניטור בזמן אמת, תזכורות אוטומטיות. הכל בפחות מ-3 דקות.

גלה את פתרון החתימה האלקטרונית של Certyneo

גלה את פתרון החתימה האלקטרונית של Certyneo

שאלות נפוצות

כמה זמן לוקח המשלוח?

2-5 דקות למסמך פשוט.

האם נוכל לשלוח את אותו מסמך למספר חותמים?

כן, הכל באותה מעטפה, סדר מקביל או רציף.

כן, הכל באותה מעטפה, סדר מקביל או רציף.

האם ליידע את החותם מראש?

לא חובה, אבל מומלץ לחותמים מתחילים.

האם נוכל לבטל משלוח?

כן, לפני החתימה. אחר כך, לא.

האם החותם יכול להעביר למישהו אחר?

האם החותם יכול להעביר למישהו אחר?

תלוי בתצורה. כברירת מחדל, לא.

מסקנה

שליחת מסמך לחתימה היא מחווה פשוטה שהפכה יומיומית. לאחר ביסוס השגרה, המחזורים החוזיים שלך משתנים.

נסה את Certyneo כדי לשלוח, לחתום ולעקוב אחר המסמכים שלך באופן מקוון פשוט, מהיר ומאובטח.