Rechtliche Compliance Arbeitsrecht: Pflichten des Arbeitgebers

Die rechtliche Compliance im Arbeitsrecht stellt eine strategische Herausforderung für jedes Unternehmen dar, unabhängig von seiner Größe. In Frankreich verpflichtet das Arbeitsgesetzbuch (Code du travail) den Arbeitgeber zu einer Reihe genauer Pflichten, die die Ausarbeitung von Verträgen, die Verwaltung von Urlaubstagen, die Prävention von Berufsrisiken und den Schutz personenbezogener Daten von Arbeitnehmern umfassen. Die Nichtbeachtung dieser Pflichten setzt das Unternehmen verwaltungsrechtlichen, strafrechtlichen und zivilrechtlichen Sanktionen aus, die erheblich sein können. Im Kontext beschleunigter Digitalisierung wirft die Dematerialisierung von HR-Dokumenten – Arbeitsverträge, Nachträge, Unternehmensvereinbarungen – neue Fragen zur rechtlichen Gültigkeit auf. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die wichtigsten Arbeitgeberpflichten, die damit verbundenen Risiken und bewährte Praktiken zur Sicherung der arbeitsrechtlichen Compliance.

Die grundlegenden Vertragspflichten des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, das Arbeitsverhältnis in der großen Mehrheit der Fälle schriftlich zu dokumentieren. Diese Pflicht, die lange Zeit auf befristete Arbeitsverträge (CDD) beschränkt war, hat sich unter dem Einfluss des Europäischen Rechts erheblich erweitert.

Der Arbeitsvertrag: Pflichtinhalt und Fristen

Seit der Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen, kodifiziert in den Artikeln L1221-5 und folgende des Arbeitsgesetzbuchs, muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer innerhalb von sieben Tagen nach der Einstellung ein schriftliches Dokument aushändigen, das mindestens folgende Angaben enthält:

• Die Identität der Parteien und der Arbeitsort

• Die Berufsbezeichnung, die Beschäftigungskategorie und die Art der Arbeit

• Das Datum des Beginns des Arbeitsverhältnisses

• Die Arbeitszeit (Vollzeit oder Teilzeit)

• Die Vergütung (Grundlohn, Prämien und Leistungen)

• Die Dauer des jährlichen bezahlten Urlaubs

• Das vom Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses

• Die anwendbaren Tarifverträge

Für den unbefristeten Arbeitsvertrag (CDI) ist zwar keine formelle Schriftform für den Vertrag selbst im Arbeitsgesetzbuch vorgesehen, aber seit dem 1. August 2022 ist die Übergabe eines einzigen Informationsdokuments (DUI) obligatorisch. Die Nichtbeachtung dieser Pflicht setzt den Arbeitgeber einer Geldbuße von 750 € pro betroffenen Arbeitnehmer aus (Ordnungswidrigkeit der 4. Klasse).

Nachträge und Änderungen des Arbeitsvertrags

Jede Änderung eines wesentlichen Elements des Arbeitsvertrags – Vergütung, Arbeitszeit, Arbeitsort, die einen Wechsel des geografischen Sektors mit sich bringt – erfordert die schriftliche Zustimmung und Unterschrift des Arbeitnehmers. Die Rechtsprechung des Kassationshofs ist zu diesem Punkt eindeutig: Eine einseitige Änderung eines wesentlichen Elements stellt eine schwerwiegende Verletzung dar, die einen Verzicht auf die Arbeit zu Lasten des Arbeitgebers rechtfertigen kann (Cass. Soc., 8. Oktober 1987, Nr. 84-41.902 und ständige Rechtsprechung).

Die Dematerialisierung dieser Dokumente durch eine elektronische Signatur ermöglicht es, die Verfahren zu beschleunigen und gleichzeitig die Rückverfolgbarkeit und Beweiskraft des Austauschs zu gewährleisten.

Pflichten im Bereich Gesundheit, Sicherheit und Risiksprävention

Artikel L4121-1 des Arbeitsgesetzbuchs verpflichtet den Arbeitgeber zu einer Sicherheitsleistungspflicht gegenüber seinen Arbeitnehmern. Diese Pflicht dreht sich um mehrere obligatorische dokumentarische Vorkehrungen.

Das Einzelne Dokument zur Beurteilung der Berufsrisiken (DUERP)

Das DUERP ist obligatorisch für alle Unternehmen ab dem ersten Arbeitnehmer, gemäß Verordnung Nr. 2001-1016 vom 5. November 2001, geändert durch Gesetz Nr. 2021-1018 vom 2. August 2021, das sogenannte „Arbeitsschutzgesetz". Seit dem 1. Juli 2023 für Unternehmen mit mehr als 150 Arbeitnehmern (und seit dem 1. Juli 2024 für andere) muss das DUERP auf einem dedizierten digitalen Portal hinterlegt werden, das von den OPCO verwaltet wird.

Das DUERP muss aktualisiert werden:

• Mindestens einmal jährlich in Unternehmen mit 11 oder mehr Arbeitnehmern

• Bei jeder Entscheidung über eine wesentliche Umstrukturierung, die die Arbeitsbedingungen ändert

• Wenn zusätzliche Informationen zu einem Risiko ermittelt werden

Sanktion bei Versäumnis: Das Fehlen eines DUERP stellt einen unverzeihlichen Fehler des Arbeitgebers im Falle eines Arbeitsunfalls oder einer Berufskrankheit dar und führt zu einer Rentensteigerung für den Arbeitnehmer (Cass. Soc., 28. Februar 2002, Nr. 00-11.793).

Sicherheitsschulung und obligatorische Register

Der Arbeitgeber muss eine angemessene praktische Sicherheitsschulung für jeden neu eingestellten Arbeitnehmer, bei einem Positionswechsel oder einer Technikonänderung durchführen (Artikel L4141-2 des Arbeitsgesetzbuchs). Diese Schulung muss in einem Schulungsregister dokumentiert werden. Darüber hinaus ist der Arbeitgeber verpflichtet, folgende Register aktuell zu halten:

• Das einheitliche Personalregister (Artikel L1221-13)

• Das Register der leichten Arbeitsunfälle (für autorisierte Unternehmen)

• Das Sicherheitsregister für öffentliche Orte (ERP) oder Einrichtungen, die dem Arbeitsgesetzbuch unterliegen

Die Digitalisierung dieser Register ist zulässig, sofern deren Integrität, Zugänglichkeit und Unverletzlichkeit gewährleistet sind, was fortgeschrittene Lösungen zur elektronischen Signatur ermöglichen, die der eIDAS-Verordnung entsprechen.

Arbeitgeberpflichten bezüglich Arbeitszeit und Vergütung

Die Einhaltung der Regeln für die Arbeitszeit und die Zahlung stellt eine der Prioritäten der Arbeitsinspektionen dar.

Maximale Arbeitszeiten und obligatorische Ruhezeiten

Das Arbeitsgesetzbuch setzt strenge Obergrenzen fest:

• Maximale tägliche Arbeitszeit: 10 Stunden (Artikel L3121-18), durch Ausnahmeregelung auf 12 Stunden erhöhbar

• Maximale wöchentliche Arbeitszeit: 48 Stunden in einer bestimmten Woche (Artikel L3121-20) und 44 Stunden im Durchschnitt über 12 aufeinanderfolgende Wochen (Artikel L3121-22)

• Tägliche Ruhezeit: mindestens 11 aufeinanderfolgende Stunden (Artikel L3131-1)

• Wöchentliche Ruhezeit: mindestens 35 aufeinanderfolgende Stunden (24h + 11h tägliche Ruhezeit)

Tarifverträge mit Tagesanzahl, anwendbar auf Führungskräfte und bestimmte autonome Arbeitnehmer, unterliegen spezifischen Regeln und müssen zwingend auf einem gültigen Tarifvertrag basieren (Artikel L3121-64). Der Arbeitgeber muss zusätzlich die Arbeitslast des Arbeitnehmers im Tarifvertrag mit Tagesanzahl regelmäßig überwachen, sonst kann der Tarifvertrag für uneinwendbar befunden werden.

Die Gehaltsabrechnung und zugehörige Pflichten

Die digitalisierte Gehaltsabrechnung ist seit Verordnung Nr. 2017-1387 vom 22. September 2017 die Norm: Der Arbeitgeber kann die Abrechnung in elektronischer Form übermitteln, ohne vorherige Zustimmung des Arbeitnehmers, es sei denn, dieser widerspricht. Die Abrechnung muss vom Arbeitgeber für 5 Jahre aufbewahrt und dem Arbeitnehmer für 50 Jahre oder bis zum 75. Lebensjahr über das persönliche Weiterbildungskonto oder einen anderen gesicherten digitalen Raum zur Verfügung gestellt werden.

Die Compliance der Gehaltsabrechnung erfordert auch die Einhaltung der vereinfachten Darstellung gemäß Verordnung Nr. 2016-190 vom 25. Februar 2016 (Arbeitsministeriumsmodell).

Pflichten bezüglich der Arbeitnehmervertretung und Tarifverhandlungen

Sobald bestimmte Schwellwerte für die Mitarbeiterzahl überschritten werden, unterliegt der Arbeitgeber zusätzlichen Pflichten in Bezug auf soziale Governance.

Der Sozial- und Wirtschaftsausschuss (CSE)

Seit den Macron-Verordnungen vom 22. September 2017 (Verordnung Nr. 2017-1386) müssen alle Unternehmen mit mindestens 11 Arbeitnehmern Wahlen organisieren, um einen Sozial- und Wirtschaftsausschuss (CSE) einzurichten. Der Arbeitgeber muss:

• Die Wahlen innerhalb von 90 Tagen nach Benachrichtigung der Arbeitnehmer organisieren

• Dem CSE die erforderlichen Mittel zur Verfügung stellen (Raum, Delegationszeiten, Budget)

• Den CSE informieren und konsultieren bezüglich strategischer Ausrichtung, wirtschaftlicher Situation und Sozialpolitik des Unternehmens

Das Versäumnis, den CSE einzurichten oder Wahlen zu organisieren, stellt einen Behinderungsdelikt dar, das mit einer Geldbuße von 7.500 € für die juristische Person geahndet wird (Artikel L2317-1 des Arbeitsgesetzbuchs).

Die obligatorische Unternehmensverhandlung (NOE)

In Unternehmen mit Gewerkschaftsvertretern ist der Arbeitgeber verpflichtet, obligatorische Verhandlungen nach folgendem Rhythmus zu führen (Artikel L2242-1 und folgende):

• Jährlich: über Vergütung, Arbeitszeit, Wertschöpfungsteilung und berufliche Gleichstellung

• Alle drei Jahre: über Beschäftigungsmanagement und berufliche Laufbahnen (GEPP) in Unternehmen mit mehr als 300 Arbeitnehmern

Die elektronische Signatur von Verhandlungsprotokollen und Unternehmensvereinbarungen über eine fortgeschrittene Signaturlösung bietet erhöhte Beweiskraft und vereinfacht das Hinterlegungsverfahren auf der Plattform TéléAccords.

Schutz personenbezogener Daten von Arbeitnehmern: Eine in die DSGVO integrierte Pflicht

Der Arbeitgeber ist als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679) verpflichtet, eine Reihe spezifischer Pflichten im Rahmen des Arbeitsverhältnisses zu erfüllen.

HR-Verarbeitungen und rechtliche Grundlage

Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Arbeitnehmern muss auf einer gültigen Rechtsgrundlage basieren. Im Beschäftigungskontext sind die wichtigsten genutzten Rechtsgrundlagen:

• Die Erfüllung des Arbeitsvertrags (Artikel 6.1.b der DSGVO) für die Verwaltung von Lohn, Urlaub, Schulungen

• Die gesetzliche Verpflichtung (Artikel 6.1.c) für die DSN-Meldung, die Führung obligatorischer Register

• Das berechtigte Interesse (Artikel 6.1.f) für bestimmte Überwachungsgeräte, unter Vorbehalt einer strengen Abwägung

Der Arbeitgeber muss Arbeitnehmer über die Existenz von Verarbeitungen, die sie betreffen, über eine Informationsnotiz, die dem Arbeitsvertrag beigefügt ist, informieren (Artikel 13 der DSGVO). Das Register der Verarbeitungstätigkeiten (RAT) muss zwingend die HR-Verarbeitungen aufzählen.

Aufbewahrungsfristen und Recht auf Vergessenwerden

Die CNIL hat Sektorstandards veröffentlicht, die für HR-Daten geltende Aufbewahrungsfristen präzisieren. Beispiele:

• Bewerbungsdaten nicht ausgewählter Kandidaten: maximal 2 Jahre

• Arbeitsverträge und zugehörige Dokumente: 5 Jahre nach Vertragsende

• Gehaltsabrechnungen: 5 Jahre (Arbeitgeber) und Bereitstellung für 50 Jahre (Arbeitnehmer)

• Videoüberwachungsdaten in Unternehmen: grundsätzlich 1 Monat

Unternehmen, die ihre HR-Prozesse digitalisieren, müssen diese Einschränkungen in ihre Dokumentenverwaltungsrichtlinie integrieren. Erfahren Sie, wie fortgeschrittene elektronische Signaturen Ihnen helfen können, Dokumente zu erstellen, die den geltenden gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Anwendbares Regelwerk für die Compliance von Arbeitgebern im Arbeitsrecht

Die rechtliche Compliance des Arbeitgebers im Arbeitsrecht ist in einem dichten Regelwerk verankert, das nationales und europäisches Recht verbindet.

Arbeitsgesetzbuch (gesetzliche und verordnungsrechtliche Teile): fundamentale Grundlage, die alle individuellen und kollektiven Arbeitsverhältnisse regelt. Die Artikel L1221-1 und folgende regeln den Arbeitsvertrag, während die Artikel L4121-1 bis L4121-5 die Sicherheitspflichten des Arbeitgebers definieren.

Richtlinie (EU) 2019/1152 vom 20. Juni 2019 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union, umgesetzt in französisches Recht durch Verordnung Nr. 2022-1173 vom 25. August 2022: Sie verpflichtet zur Übergabe des Einzelnen Informationsdokuments (DUI) innerhalb von sieben Tagen nach der Einstellung.

eIDAS-Verordnung Nr. 910/2014 und ihre Nachfolgerin eIDAS 2.0 (Verordnung (EU) 2024/1183): Sie definieren die Ebenen der elektronischen Signatur (einfach, fortgeschritten, qualifiziert) und ihre Rechtskraft. Gemäß Artikel 25 von eIDAS hat eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Signatur in allen Mitgliedstaaten. Für Arbeitsverträge bietet die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) in der überwiegenden Mehrheit der Fälle ein ausreichendes Garantieniveau.

Bürgerliches Gesetzbuch, Artikel 1366 und 1367: Artikel 1366 erkennt elektronischen Schriften die gleiche Beweiskraft wie Schriftstücken auf Papier an, unter der Bedingung, dass die Person ordnungsgemäß identifiziert ist und das Dokument unter Bedingungen erstellt und aufbewahrt wird, die seine Integrität gewährleisten. Artikel 1367 präzisiert, dass eine elektronische Signatur in der zuverlässigen Identifizierung des Unterzeichners besteht und seine Verbindung zum Dokument gewährleistet.

DSGVO Nr. 2016/679 vom 27. April 2016: Anwendbar auf alle Verarbeitungen personenbezogener Daten von Arbeitnehmern. Die Nichtbeachtung von DSGVO-Pflichten setzt den Arbeitgeber Geldstrafen aus, die bis zu 4 % des weltweiten jährlichen Umsatzes oder 20 Millionen Euro betragen können (Artikel 83 der DSGVO). In Frankreich hat die CNIL mehrere bedeutende Sanktionen gegen Arbeitgeber für Verstöße gegen ihre DSGVO-Pflichten im HR-Bereich verhängt.

ETSI-Normen EN 319 132 und EN 319 122: Sie definieren die Formate für fortgeschrittene elektronische Signaturen XAdES und CAdES und gewährleisten Interoperabilität und Langzeitbeständigkeit von Signaturen.

Gesetz Nr. 2021-1018 vom 2. August 2021 (Arbeitsschutzgesetz): verstärkt die Verpflichtungen zur Primärprävention, insbesondere zur Aktualisierung und digitalen Hinterlegung des DUERP.

Macron-Verordnungen vom 22. September 2017 (Nr. 2017-1385, Nr. 2017-1386, Nr. 2017-1387, Nr. 2017-1388): reformieren das Arbeitsrecht grundlegend, führen den CSE ein und lockern den Rahmen für Tarifverhandlungen.

Der Arbeitgeber, der gegen diese Texte verstößt, setzt sich strafrechtlichen (Behinderungsdelikt, Schwarzarbeit), zivilrechtlichen (Nichtigkeit von Akten, Schadensersatz) und verwaltungsrechtlichen Sanktionen aus (DRIEETS-Verbot, Betriebsschließung). Der Einsatz zertifizierter digitaler Tools ermöglicht es, diese Risiken erheblich zu senken.

Anwendungsszenarien: Wie Unternehmen ihre arbeitsrechtliche Compliance sichern

Szenario 1: Ein KMU im Servicebereich mit 80 Arbeitnehmern beschleunigt die Unterzeichnung seiner Verträge und Nachträge

Ein KMU im Bereich IT-Dienstleistungen mit etwa 80 Arbeitnehmern in unbefristeten Verträgen und regelmäßiger Inanspruchnahme saisonaler Verstärkung in befristeten Verträgen stand durchschnittlich vor Verzögerungen von 8 bis 12 Tagen bei der Signaturerfassung für Arbeitsverträge und Nachträge. Diese Verzögerungen setzten das Unternehmen dem Risiko aus, die Pflicht zur Übergabe des DUI innerhalb von sieben Tagen nicht zu erfüllen (Richtlinie 2019/1152). Durch die Einführung einer fortgeschrittenen Signaturlösung, integriert in sein HRIS, reduzierte das KMU die durchschnittliche Signaturverzögerung auf weniger als 24 Stunden. Die Quote der fristgerecht unterzeichneten Dokumente stieg von 61 % auf 97 %. Die Einsparungen bei Druck-, Postversand- und Dokumentenverwaltungskosten wurden auf etwa 8.500 € pro Jahr geschätzt, was bereits im vierten Monat der Nutzung eine positive ROI bedeutete.

Szenario 2: Ein Industriekonzern mit 350 Arbeitnehmern digitalisiert sein DUERP und Sicherheitsprotokolle

Ein Industriekonzern mittlerer Größe, tätig an drei Produktionsstandorten mit 350 Mitarbeitern, musste die Verpflichtung zur digitalen Hinterlegung des DUERP erfüllen, die durch das Arbeitsschutzgesetz von 2021 eingeführt wurde. Die Vielzahl von Standorten und die Komplexität der jährlichen Aktualisierung führten zu dokumentarischen Inkohärenzen und einem hohen Risiko der Nichteinwendbarkeit des Dokuments bei einer Kontrolle. Durch die Digitalisierung des gesamten Prozesses – kollaborative Redaktion, Validierung durch CSE-Mitglieder per elektronischer Signatur, automatische Hinterlegung auf dem OPCO-Portal – reduzierte der Konzern die Zeit für die jährliche DUERP-Aktualisierung um drei Drittel (von 6 Wochen auf 2 Wochen). Die verbesserte Rückverfolgbarkeit ermöglichte es, die Compliance bei einer Kontrolle durch die Arbeitsinspektoren nachzuweisen und eine Verwarnung zu vermeiden.

Szenario 3: Ein Franchise-Netzwerk in der Schnellgastronomie sichert seine Unternehmensvereinbarungen und obligatorischen Verhandlungen

Ein Franchise-Netzwerk in der Schnellgastronomie mit etwa 30 angeschlossenen Betrieben unter Dachgesellschaft mit insgesamt über 400 Arbeitnehmern musste jährlich obligatorische Verhandlungen über Vergütungen und berufliche Gleichstellung organisieren. Die geografische Verteilung von Gewerkschaftsvertretern und Unterzeichnern erschwerte die Erfassung von Unterschriften auf Verhandlungsprotokollen und Unternehmensvereinbarungen. Der Einsatz einer eIDAS-konformen Signaturlösung ermöglichte es, den Prozess der mehrseitigen Signatur zu vereinfachen und die Finalisierungsfrist für Vereinbarungen von durchschnittlich 21 Tagen auf weniger als 5 Tage zu verkürzen. Die automatische Hinterlegung auf TéléAccords, generiert aus der Plattform, eliminierte auch die Fehlerrisiken beim Hinterlegungsverfahren, die früher häufig zu Ablehnungen führten.

Fazit

Die rechtliche Compliance im Arbeitsrecht ist ein permanentes Projekt für den Arbeitgeber: Vertragspflichten, Risiksprävention, Arbeitszeitverwaltung, Arbeitnehmervertretung und Datenschutz bilden ein anspruchsvolles Normengefüge, dessen Nichtbeachtung schwerwiegende Folgen in Form von Sanktionen und Reputationsschaden haben kann. Die Digitalisierung von HR-Prozessen – insbesondere die eIDAS-konforme elektronische Signatur – stellt heute einen der wirksamsten Hebel dar, um Schnelligkeit der Umsetzung, Beweiskraft und behördliche Compliance miteinander zu vereinbaren.

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