İş Yasaları Uyumluluğu: İşveren Yükümlülükleri

Giriş

Türkiye'de iş yasaları uyumluluğu işverenler için kalıcı bir zorluk teşkil etmektedir: İş Kanunu 3500'den fazla madde içermekte olup, toplu iş sözleşmeleri, sektör anlaşmaları ve sürekli gelişen içtihat kararlarıyla tamamlanmaktadır. Herhangi bir ihlal işletmeyi ihlal başına onbinlerce liraya ulaşabilecek medeni, ceza ve idari yaptırımlara maruz bırakabilir. Bu yoğun düzenleyici ortamda, yükümlülükleri anlamak, öncelik sırasını belirlemek ve bunları etkin bir şekilde araçlandırmak artık bir seçenek değil, stratejik bir gerekliliktir. Bu makale, iş sözleşmesinden açıklama yükümlülüklerine kadar uzanan ve çalışanların kişisel verilerinin korunmasını da kapsayan işverenin ana yasal yükümlülüklerini gözden geçirmekte ve işletmede elektronik imzanın etkin ve güvenli bir uyum sağlama aracı olduğunu açıklamaktadır.

İş Sözleşmesinin Temelleri: Formaliteler ve Uyumluluk

İş Sözleşmesinin Zorunlu Şekli

Belirli süreli olmayan iş sözleşmesi (CDI) tam zamanlı sözleşmeler için yasal olarak sözlü olabilir, ancak pratik neredeyse evrensel olarak yazılı hale getirilmesini zorunlu kılar. Öte yandan, belirli süreli iş sözleşmesi (CDD), kısmi zamanlı iş sözleşmesi, çıraklık sözleşmesi ve mesleki geliştirme sözleşmesi, CDI'ye yeniden nitelendirilme veya geçersizlik riski altında yazılı olmalıdır (İş Kanunu maddeleri L1242-12, L3123-6 ve L6222-4). İşveren, işe başlamadan itibaren iki iş günü içinde imzalanan CDD'yi çalışana teslim etmelidir.

Geç iletim veya imza eksikliği işvereni en az bir aylık ücrete eşit bir tazminata maruz bırakır. Bu bağlamda, İK için adanmış elektronik imza platformu aracılığıyla demateryalizasyon, düzenleyici sürelere kesin uyumu sağlarken, saatli damgalı ve karşı konulamaz bir kayıt oluşturur.

Sözleşmenin Zorunlu Hükümleri

İş sözleşmesi şu hüsusları içermelidir: tarafların kimliği, iş yeri, pozisyon unvanı, başlangıç tarihi, deneme süresi, ücret ve ödeme periyodu, çalışma süresi, uygulanabilir toplu iş sözleşmesi, tamamlayıcı emeklilik ve yardımcı kasa. Bu unsurlardan herhangi birinin çıkarılması, tazminat talep edilebilir bir hukuksuzluk teşkil eder.

İş Kanunu R1221-1 maddesi ayrıca, 2019/1152 Avrupa Direktifi ile uyumlu olarak, Kasım 2023'ten beri Türk hukuku kapsamında iş ilişkisinin temel unsurlarını belirten tekil bir bilgi belgesinin (DUI) verilmesini zorunlu kılar.

Deneme Süresi: Kurallar ve Yenileme

Deneme süresi İş Kanunu L1221-19 ila L1221-26 maddeleri tarafından düzenlenmektedir. Yasal maksimum süresi mesleki kategoriye göre değişmektedir: işçiler ve memurlar için iki ay, ustalar ve teknisyenler için üç ay, yöneticiler için dört ay. Yalnızca toplu iş sözleşmesi tarafından açıkça öngörülmüş ve çalışan tarafından yazılı olarak onaylanmış durumlarda bir kez yenilenebilir. Uyumsuz bir yenileme hukuksuz bir feshe eşdeğer olup işverenin sorumluluğunu engeller.

Açıklama, Defterler ve Zorunlu Bildirimler

Yerinde Zorunlu Açıklama

İşveren, cezai yaptırımlar riski altında yerel olarak bir dizi düzenleyici belgeyi açıklamak zorundadır. Kaçınılmaz açıklamalar arasında şunlar yer alır:

• İç tüzük (50 çalışandan itibaren zorunlu)

• Çalışma saatleri ve dinlenme saatleri

• İş denetçiliği, işçi sağlığı hizmetleri ve acil yardım hizmetlerinin iletişim bilgileri

• Toplumsal cinsiyet eşitliği ve ayrımcılıkla mücadeleye ilişkin metinler

• Uygulanabilir toplu iş sözleşmesinin adı

• Cinsel taciz ve mobing bilgileri (İş Kanunu L1153-5 maddesi)

Bir işçi müfettişliği (DREETS) bu açıklamaları denetleyebilir ve ihlal durumunda tutanak tutabilir. Tüm çalışanların etkili erişimi sağlandığı sürece, kısmi demateryalizasyon intranet üzerinde kabul edilmektedir.

Personel Sicil Defteri ve Profesyonel Risk Değerlendirme Belgesi

Birinci çalışanından itibaren her işveren, her çalışanın adını, soyadını, uyrukluğunu, doğum tarihini, işini, yeterliliğini, başlangıç ve bitiş tarihlerini belirten bir personel defteri tutmak zorundadır (İş Kanunu L1221-13 maddesi). Bu defter, çalışanın ayrılışından beş yıl sonrasına kadar tutulmalıdır.

Profesyonel Risk Değerlendirme Belgesi (DUERP), Kararname n°2001-1016 tarafından zorunlu kılındığı şekilde, yıllık olarak ve çalışma koşullarında herhangi bir önemli değişiklik durumunda güncellenmelidir. 2 Ağustos 2021 Kanunu iş sağlığında önlemeyi güçlendirme amacıyla, DUERP'nin denetlenmiş 2024-2025 yılına kadar şirket büyüklüğüne göre uygulanacak ulusal bir portala demateryalize edilmiş sunumunun zorunluluğunu genişletmiştir.

Sosyal Bildirimler: DSN ve URSSAF Yükümlülükleri

2017'den beri, Adlandırılmış Sosyal Bildirim (DSN) tüm işverenler için zorunludur. Ödeme yazılımından aylık olarak iletilen DSN, sosyal koruma kuruluşlarına tüm sosyal bildirimlerini (hastalık, analık, iş kazası/meslek hastalığı, emeklilik, işsizlik) merkezileştirir. DSN'deki herhangi bir gecikme, çalışan başına ayda 7,50 € puan (eksik bildirim başına 750 € ile sınırlı) cezaya neden olur.

URSSAF beş yıl boyunca denetim yetkisine sahiptir (hileli olmayan durumlarda pratik olarak üç yıl). Gizli iş durumunda yaptırımlar özellikle şiddetlidir: muafiyetlerin iptali, %25 oranında artırılmış düzeltme ve tüzel kişiler için üç yıla kadar hapis ve 45.000 € para cezasına giden ceza müdahaleşi.

Çalışan Kişisel Verilerinin Korunması ve KVKK Uyumluluğu

İK Verisi İşlemi: Yasal Temel ve Saklama Süreleri

İşveren, Genel Veri Koruma Yönetmeliği (KVKK, n°2016/679) anlamında sorumlu kişidir. Bu nedenle çalışanlarıyla ilgili kişisel verilerin işlenmesinin her bir kılında geçerli bir yasal temel bulunmalıdır: sözleşmeye uyum, yasal zorunluluk, meşru çıkar veya daha nadiren, rızası.

İK verisi saklama süreleri KVKK ve belirli yasal tarafından çerçevelenmektedir: ücret tahakkukları elektronik formatta 50 yıl boyunca tutulmalı (2016 El Khomri Kanunu İş Kanunu L3243-4 maddesi tarafından kodlanmış), çalışan dosyaları ayrılışından beş yıl sonrasına kadar, iş yeri video gözetim verileri en fazla bir ay boyunca.

İşleme Etkinlikleri Kaydı ve Çalışan Hakları

İşveren, her işlemeyi belgeleyen bir işleme etkinlikleri kaydı tutmalıdır: amaç, veri kategorileri, alıcılar, saklama süreleri ve güvenlik önlemleri. Çalışanlar, yasal sınırlamalar dâhilinde erişim, düzeltme, silme, taşınabilirlik ve profil oluşturma hakkına karşı çıkma haklarından yararlanırlar.

Kişisel veri ihlaali (yetkisiz erişim, ödeme dosyasının kaybı, yanlışlıkla gönderilen tahakkuklar) 72 saat içinde KVKK'ya ve hak ve özgürlükler için yüksek risk varsa etkilenen çalışanlara bildirilmelidir. Yaptırımlar yıllık küresel gelirin %4'ine veya 20 M€'ye kadar ulaşmaktadır.

Çalışan Gözetimi ve Gizliliğe Saygı

İşveren, çalışanları önceden ve personel temsilcilerini bilgilendirmek, gözetimi amaçlanan hedefle dengelemek ve işlem yüksek risk oluşturmasa, etki analizi (AIPD) yürütmek koşuluyla, meşru bir şekilde gözetim araçları (zaman kayıt cihazları, etkinlik izleme yazılımları, jeo-konum belirleme) kurabilir. Yargıtay, bildirilmemiş bir gözetim cihazı tarafından elde edilen herhangi bir kanıtın yargılama başında kabul edilemez olduğunu düzenli olarak hatırlatır.

Çalışma Süresi, İzin ve Mesleki Eşitlik

Zaman Çalışma Düzenlemesi: Maksimum Süreler ve Dinlenme

Çalışma süresi tam zamanlı bir çalışan için haftada 35 saat ile belirlenmiştir (İş Kanunu L3121-27 maddesi). İstisnalar toplu iş sözleşmeleri yoluyla mevcuttur, ancak mutlak limitler gelmektedir: günde 10 saat, haftada 48 saat, 12 ardışık hafta boyunca ortalama 44 saat. Çalışanlar, en az 11 saatlik ardışık günlük dinlenme ve 35 saatlik ardışık haftalık dinlenme sağlanmalıdır.

Bu maksimum süreler için uyumsuzluk işvereni dördüncü sınıf suç işleme (etkilenen çalışan başına 750 €) ve çalışanın sağlığı için ciddi risk durumda güvenlik yükümlülüğü ihlali için sorumluluk eylemine maruz bırakır.

Ücretli İzin ve Yasal Absanslar

Her çalışan, yürütülen her iş ayı için 2,5 iş günü ücretli izin kazanmakta, bu da yılda 30 iş gününe (beş hafta) tekabül etmektedir. 22 Nisan 2024 DDADUE Kanunu (Avrupa içtihatını aktaran) güncellemesinden beri, hasta izninde olan çalışanlar ücretli izin kazanmaya devam etmekte ve işveren tarafından dönüşte bilgilendirilme gerekli olmaktadır.

Bu yasal izinlere şunlar eklenmektedir: analık izni (minimum 16 hafta), babalık izni (2021'den beri 28 gün), çocuk kaybı nedeniyle yas izni (12 gün) ve pek çok toplu sözleşme istisnası izni. Bu absansların yönetimi ve ek sözleşmeler veya dönüş belgeleri imzası, eIDAS uyumlu elektronik imzanın katkılarından doğrudan yararlanır.

Mesleki Eşitlik ve Pénicaud Endeksi

2018 Mesleki Gelecek Kanunu'ndan beri, en az 50 çalışanı olan şirketler, her yıl mesleki eşitlik endeksini (Pénicaud Endeksi) 1 Mart'tan önce hesaplamak ve yayınlamak zorunludur. 100 puan üzerinden bu endeks beş göstergeiyi değerlendirir: ücret farkı, artırış oranı farkı, terfi oranı farkı, analık izinden dönüş sırasında arttırılan kadın çalışanların yüzdesi ve en yüksek 10 maaş arasındaki kadın sayısı. 75 puanın altındaki bir puan şirketini üç yıl içinde düzeltici önlemler tanımlamaya zorunlu kılar, aksi takdirde toplam ücret bordrosunun %1'ine kadar parasal cezaya maruz kalır.

Personel Temsili ve Toplu Müzakere Yükümlülükleri

Sosyal ve Ekonomik Komite (CSE) Kurulması

2017 Makron Emirnamelerinden beri, Sosyal ve Ekonomik Komite (CSE) en az 11 çalışanı olan şirketlerde personelin temsil etme görevini yerine getiren tek kuruluştur. Yetkileri eşiklere göre değişmektedir: 50 çalışandan itibaren stratejik, ekonomik ve sosyal yönelimlere ilişkin danışma, 300 çalışandan itibaren sağlık güvenliği ve çalışma koşulları komisyonunun (CSSCT) kurulması.

İşveren, dört yılda bir mesleki seçim düzenlemek (veya eksiklik durumunda daha erken), CSE'yi herhangi bir reorganizasyon, ekonomik işten çıkarma veya çalışma koşulları değişikliği projesi hakkında bilgilendirmek ve danışmak ve Ekonomik, Sosyal ve Çevresel Veri Tabanı'na (BDESE) erişim sağlamak zorundadır. Danışmama yapılmaması engelleme suçu olup 7.500 € para cezası ve bir yıl hapis cezasına tabi olabilir.

Zorunlu Yıllık Müzakere (NAO) Yükümlülükleri

Sendika delegeleri bulunan işletmelerde işveren, ücret (fiili maaşlar, çalışan tasarrufları, değer paylaşımı), çalışma süresi ve eklenen değer paylaşımı konusunda her yıl müzakereleri başlatmalıdır. Üç yılda bir, müzakerelerin mesleki eşitlik, yaşam kalitesi ve çalışma koşulları ve ayrıca istihdam ve mesleki yollar yönetimi (GEPP) üzerinde 300 çalışandan itibaren yürütülmesi gerekir.

Bu müzakerelerin başlatılmaması da engelleme suçu teşkil eder. Şirket anlaşmalarının güvenli İK elektronik imza çözümü yoluyla demateryalizasyonu, DREETS'e sunma süreleriyle uyumu sağlamak ve imzalı belgelerin bütünlüğünü garanti etmek için mümkün kılar, elektronik imzanın tam rehberi ile uyumlu.

İş Hukuku Uyumlululuğuna Uygulanabilir Yasal Çerçeve

İş yasaları uyumluluğu, işveren tarafından eş zamanlı olarak bu mastered olması gereken düzenleyici kaynakların bir yığılması üzerine kuruludur.

İş Kanunu: referans metni olarak, tüm bireysel ve kolektif iş ilişkilerini yapılandırır. Mutlak kamu düzeni hükümleri, hiçbir istisnaya izin vermeden herkese hakim olmaktadır (ör.: çocuk işçi yasağı, asgari ücret, maksimum çalışma süreleri). Geçici hükümler toplu iş sözleşmesi tarafından ancak kanundan daha az müşfik olmama koşuluyla alanabilir.

Sözleşmeler ve elektronik imzalar: Medeni Kanun 1366. maddesi elektronik yazıyı, kaynağı olan kişinin düzgün bir şekilde tanımlanabilmesi ve kurulması ile bütünlüğü garantilemeye yönelik koşullarda tutulması koşuluyla kağıt yazı eşdeğeri olarak tanımaktadır. 1367. madde elektronik imzayı, tanımlanmaya yönelik güvenilir bir yöntem kullanımı olarak tanımlamaktadır. eIDAS n°910/2014 Avrupa Yönetmeliği (eIDAS 2.0 — Yönetmelik UE 2024/1183 tarafından revizyon altında) üç imza seviyesini belirler: basit (SES), geliştiş (AES) ve nitelikli (QES). İş sözleşmeleri için, ilişkili kalaklamada ve uyuşmazlık durumunda işe yaraması için gelişmiş veya nitelikli imza önerilmektedir.

Kişisel veri koruması: KVKK (Yönetmelik UE n°2016/679) doğrudan uygulanabilir. Minimizasyon, saklama sınırlandırması, güvenlik (32. madde) ve sorumluluk (5 §2 maddesi) ilkelerinin uygulanmasını zorunlu kılar. 6 Ocak 1978 Bilişim ve Özgürlükler Kanunu, n°2018-1125 Ordinansı tarafından değiştirilmiş, bu tedavide Türkiye'deki ek hükümleri belirleyici nitelik taşır.

İş sağlığı ve güvenliği: Kararname n°2001-1016 DUERP'yi zorunlu kılar; 2 Ağustos 2021 Kanunu n°2021-1018 önleme yükümlülüklerini güçlendirir ve önleme pasaportu oluşturur. 89/391/CEE Avrupa Çerçeve Direktifi bu yükümlülüklerin toplumsal temeli oluşturur.

Eşitlik ve ayrımcılıkla mücadele: İş Kanunu L1132-1 ila L1132-4 maddeleri ve 2000/78/CE Avrupa Direktifi 25 ölçütü temel aldığı genel ayrımcılıkla mücadele ilkesi belirler. Uyumsuzluk işvereni ayrımcılık eylemlerinin geçersizliğine ve sınırsız tazminata maruz bırakır.

Riskler ve yaptırımlar: İş denetçiliği (DREETS) 7 Nisan 2016 Ordinansından beri güçlendirilmiş yetkilere sahiptir: yerler ve belgelere erişim, uyarı, tehlikeli işleri durdurma, doğrudan sözleşme. Savcı ceza hukuku ihlali durumunda bilgilendirilebilir. Mahkumiyetler para cezaları, kamu yardımlarının geri ödenmesi ve kamu alımlarına teklif vermeme yasağını biriktirebilir.

Senaryolar: İş Uyumlululuğu ve Elektronik İmza

Mevsimsellik Sözleşmeleriyle Karşı Karşıya Olan 80 Çalışanlı Hizmet KOBİ'si

İşletmeler için hizmetler sektöründeki KOBİ kalıcı olarak 80 işbirlikçi istihdam etmekte ve ortalama her yaz CDD kapsamında 40 ek çalışan işe almaktadır. Daha önce, sözleşmelerin kağıt yönetimi sık imza gecikmeleri oluşturmakta: ülkenin farklı bölgelerinde veya dışarıda yaşayan adaylar bazen sözleşmelerini yasal iki iş günü sınırından sonra döndürmekte, işletmeyi yeniden nitelendirme risklerine maruz bırakmaktaydı.

Elektronik imza çözümü ve SIRH yazılımına entegrasyonunun kurulması sayesinde, KOBİ imza ortalama süresini 4,2 günden 18 saatten daha az bir süreye düşürmüştür. Belgesel uyum oranı (yasal sınırda imzalanan sözleşmeler) %63'ten %97'ye yükselmiştir. Basım, gönderim ve fiziksel arşivleme maliyetlerinde elde edilen tasarruflar yılda yaklaşık 8.500 € olmuştur, bu da İK dijitalleştirilmesi sektör raporları tarafından yayınlanan aralıklara (işlenen dosya başına 50 € ile 120 € arasında tahmini kazanımlar) tutarlı olmuştur.

NAO ve Toplu Sözleşmeleri Yöneten Orta Ölçekli Endüstriyel Grup

Dört üretim sahasına yayılmış yaklaşık 1.200 çalışanı olan bir ETUG her yıl sendika delegelerinin imzasını gerektiren çeşitli şirket anlaşmalarını (NAO, çalışma süresi anlaşması, şirket tasarruf planı) sonlandırması gerekmekteydi. Kağıt süreci, yolculuklar, aktarım gecikmelerine ve DREETS'in TéléAccords platformuna sunulmadan önce belge kaybı veya bozulması riskine neden olmaktaydı.

Nitelikli elektronik imza çözümün benimsenmesi, anlaşmaların sonlandırılma süresini ortalama 21 günden 4 iş gününe indirgemiştir. DREETS'a otomatik sunum, saatli damgalı imza izlemeyle birleştirildiğinde, anlaşmaların resmi geçerliliğine ilişkin uyuşmazlıkları ortadan kaldırmıştır. ETUG, uçtan uca şifreleme aracılığıyla sendika verilerinin yönetimini (KVKK 9. maddesi anlamında hassas veriler) de güvenleştirmek başarılı olmuştur.

Müşterileri Adına Sözleşme Yönetimini Dışarıdan Temin Eden İK Danışma Ofisi

İK danışma konusunda uzmanlaşmış bir ofis, yaklaşık 20 KOBİ müşterisinin hesabına iş sözleşmelerinin, ek sözleşmelerin ve anlaşmalı fesih belgelerinin redaksiyonunu ve takibini yönetmektedir. Toplu iş sözleşmelerinin çeşitliliğine ve (dışarıdan temin edilen İK müdürü, yöneticiler, çalışanlar) çok sayıda müdahalenin karşı karşıya, ofis her imzayı takip edebilen ve belgeleri yasal olarak ispat edilebilir bir şekilde arşivlayabilen çok-istemci bir çözüme ihtiyaç duymaktaydı.

Yasal ve İK ofisleri için elektronik imza platformu yararlanma ile ofis, müşterilerine daha yüksek hizmet düzeyi sunabilirken işletme maliyetlerinde belgesel işlemde %30 azaltma gerçekleştirebilmiştir. Fesih anlaşmalarının demateryalizasyonu — CERFA formu tarafından her iki taraf tarafından imzalanması ve DREETS'a elektronik olarak iletilmesi gerektiği — özellikle nitelikli zaman damgasından yararlanmış, sonraki imza tarihi üzerindeki herhangi bir itirazı neredeyse imkânsız kılmıştır.

Sonuç

İş yasaları uyumluluğu, sabit bir hukuk topluluğunun pasif gözlenmesine indirgenemez: kalıcı düzenleyici gözetim, kontrol altında belgesel işlemler ve her işletmenin işletme gerçekliğine uyarlanmış araçlar gerektirir. İş sözleşmesinden DUERP'ye, DSN'den zorunlu müzakerelere, her yükümlülük, belgesiz veya izlenemeyen durumlarda yaptırım riski taşımaktadır.

eIDAS uyumlu elektronik imza bugün, İK belgesel zincirini güvenleştirmek, yasal sürelere uyum sağlamak ve denetim veya uyuşmazlık durumunda eylemlerin bütünlüğünü kanıtlamak için en etkin araçlardan biri olarak ortaya çıkmaktadır. Certyneo, İK ve hukuk ekipleri için tasarlanmış bir platformla bu yaklaşıma eşlik etmektedir.

İş belgelerinizi güvenleştirmeye hazır mısınız? Certyneo tarifelerini keşfedin veya bugün ücretsiz başlayın.