Ток рада електронског потписа: комплетан водич

Шта је радни ток потписа

Шта је радни ток потписа⬥⬥⬥ ток послаје низ организованих корака који води до потписивања документа: редослед потписника, услови, подсетници, обавештења. Што је ток посла више прилагођен процесу, то су потписи бржи.

Две главне врсте налога

Паралелни налог

Паралелни налог

Сви потписници добијају коверту у исто време и могу самостално да потпишу.Предности ⬥⬥⬥: брзина, без уског грла.Случај употребе ⬥⬥⬥: Узајамни НДА, билатерални уговор где редослед није битан.Редослед

Редослед

Сваки потписник потписује се иза претходног. Коверта напредује од потписника до потписника.

Предности ⬥⬥⬥: поштовање хијерархије валидације, сваки актер види претходне валидације.Случајеви коришћења ⬥⬥⬥: уговори који укључују валидацију менаџера, затим управљање, закупнине са депозитом.Типичне улогеТипичне улоге

Потписник ⬥⬥⬥: потписује документ

• Одобравалац ⬥⬥⬥: потврђује без потписивања (ланац валидације)Копија (ЦЦ) ⬥ примање коначног документа
• ⬥⬥⬥ Издавалац ⬥⬥⬥: пошиљалац, често и потписник⬥⬥⬥ Издавалац ⬥⬥⬥: пошиљалац, често и потписник
• Подсетници и обавештењаМодерна платформа вам омогућава да конфигуришете:
• учесталост и број подсетника за подсетнике потписницимаСлацк, Теамс)

Слацк, Теамс)

веб-хукови за напајање ЦРМ/ЕРП

• интерне подсетнике ако су блокирани
• Истек и отказивање
• Увек поставите датум истека (обично 15-30 дана). Истекла коверта се аутоматски архивира као „непотписана“, чиме се ослобађа контролна табла.
• Увек поставите датум истека (обично 15-30 дана). Истекла коверта се аутоматски архивира као „непотписана“, чиме се ослобађа контролна табла.

Током процеса, издавалац такође може ручно да откаже коверат (опозивање), што је корисно ако се открије грешка.

Интеграције

Моћан ток посла се интегрише са вашим алатима:

ЦРМ ⬥⬥⬥: покрените слање када се посао заврши „закључен је победио”

ЦРМ ⬥⬥⬥: покрените слање када се посао заврши „закључен је победио”

• ХРИСкада кандидат⬬⬬⬬⬬⬬⬬ ЕРП ⬥⬥⬥: генеришите поруџбину када се понуда прихвати
• Прилагођени веб-хукови ⬥⬥⬥: обавестите своје интерне системеДобре праксе дизајна
• Минимизирајте број потписника (свака додатна особа продужава циклус) (свака додатна улога продужава циклус)⥬⥬ одобравалац)Минимизирајте број потписника (свака додатна особа продужава циклус) (свака додатна улога продужава циклус)⥬⥬ одобравалац)
• Аутоматизирајте подсетникеИмајте план Б у случају одбијања

Тестирајте ток посла пре имплементације обима

• Честе грешке
• Честе грешке
• Редослед секвенци би подразумевано био бржи, док би много паралелно⬥ су само „копија“)
• Без датума истека
• Недостатак интеграције → ручни поновни улазак

Недовољно обавештења потписницима

• Недовољно обавештења потписницима
• Конкретан случај: уговор са више страна
• уговор о партнерству између компанија 3 А. Оптимизован ток рада:
• Припрема ПДФ-а од стране компаније А
• Слање паралелним редоследом 3 потписника (један по компанији)

Слање паралелним редоследом 3 потписника (један по компанији)

Аутоматско рестартовање Д+3 ако је непотписано

• Сви потписници су обавештени о отварању налога у реалном времену⬥⬥. од последњег потписа
• Укупан циклус: 24-48 сати наспрам 2-3 недеље на папиру.
• Како вам Цертинео помаже
• Како вам Цертинео помаже
• Цертинео вам омогућава да дизајнирате флексибилне токове посла: паралелни, секвенцијални, мешовити, одобраваоци, ЦЦ, прилагодљиви подсетници, прилагођени веб-хукови, изворне ЦРМ/ХРИС/ЕРП интеграције. Визуелни уређивач за конфигурисање без кода.

Откријте Цертинео решење за електронски потпис

Честа питања

Када користити секвенцијални редослед?

Када користити секвенцијални редослед?

Када једна валидација мора да претходи следећој (менаџер → директор → коначни уговор).

Колико максимално потписника?

Технички неограничено. Након 5-6, циклус се значајно продужава.

Можемо ли мешати паралелни и секвенцијални редослед?

Можемо ли мешати паралелни и секвенцијални редослед?

Да са „мешовитим“ токовима посла: уланчане паралелне групе.

Како се носити са одсутним потписником?

Доделите другом овлашћеном потписнику или одложите коверту.

Да ли су веб-хукови у реалном времену?

Да ли су веб-хукови у реалном времену?

Да, покреће се при свакој промени стања коверте.

Закључак

Дизајнирање доброг тока посла је разлика између алата који ради и алата који се трансформише. Одвојите 30 минута да дизајнирате свој идеалан ток посла, уштедећете месеце трења.

Испробајте Цертинео за слање, потписивање и праћење ваших докумената на мрежи једноставно, брзо и безбедно.