Како послати документ на потписивање

Процедура у 5 корака

Процедура у 5 корака

Слање документа на електронско потписивање траје мање од 5 минута. Ево процеса корак по корак.

• 1. Припремите документ
• Извезите у ПДФ (препоручено)
• Проверите читљивост на мобилном уређају (80% потписника се потписује на мобилном телефону)
• Корекција да бисте елиминисали грешке у куцању и грешке

обавезни додатак⬥ 2. Направите коверту

обавезни додатак⬥ 2. Направите коверту

• На својој платформи за потпис:
• нови документ → отпремите ПДФ

назовите коверту (предмет документа + потписник)

3. Додајте потписнике ⬥ За сваког потписника: пуно име⬥⬥⬬

• е-пошта
• телефон (за ОТП СМС ако је АЕС)
• улога (потписник, одобравалац, ЦЦ)
• улога (потписник, одобравалац, ЦЦ)

Дефинишите редослед: паралелно (све у исто време) или секвенцијално.

4. Поставите поља

Превуците на ПДФ:

• поље за потпис (обавезно)
• опциона поља: датум, име, слободан текст, поље за потврду, иницијали по страници

са одговарајућим ознакама за свако поље (са одговарајућим ознакама).

5. Конфигуришите и пошаљите

5. Конфигуришите и пошаљите

• Опције за конфигурисање:
• ниво потписа: СЕС или АЕС
• датум истека (обично 15-30 дана) ⬥⬥⬥, аутоматски подсетници (Д+3) ⬥⬥⬥⬥⬬
• Кликните на „Пошаљи“. Потписници одмах добијају своју е-пошту.

Пратите документ

Са своје контролне табле пратите у реалном времену:

послато → отворено → потписано

• послато → отворено → потписано
• обавештења (е-пошта, Слацк, тимови)
• могуће ручно поновно покретање ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥ тест колега пре важног слања

Обезбедите канал за контакт за почетнике потписнике

• Систематски архивирајте потписани документ
• Избегавајте слање петком увече или викендом
• Честе грешке
• (укуцајте стару адресу е-поште)

(укуцајте стару адресу е-поште)

• Заборавили сте да додате потписника
• Немојте постављати поље за потпис
• Датотека је превелика (> 10 МБ → споро на мобилном)
• Пошаљи без лектуре
• Конкретни случај: продавац 2 продавац⬥ цитати недељно. Рутина:

Генерисање из ХубСпот-а (цитат + ЦГВ)

Аутоматско слање у СЕС путем интеграције

1. Аутоматско слање у СЕС путем интеграције
2. Подсетници Д+2 и Д+5
3. Слацк обавештења у реалном времену
4. Ажурирање у реалном времену ⬥⬥⬥⥬⥬⥬⥬ Људско време: 0 минута по пошиљци.
5. Како вам Цертинео помаже

Цертинео чини слање документа на потписивање брзим и поузданим: интуитиван интерфејс за превлачење, шаблони за документе који се понављају, ЦРМ интеграције, праћење у реалном времену, аутоматски подсетници. Све за мање од 3 минута.

Откријте Цертинео решење за електронски потпис

Честа питања

Честа питања

Колико дуго траје испорука?

2-5 минута за једноставан документ.

Можемо ли исти документ послати на више потписника?

Да, све у истој коверти, паралелно или секвенцијално.

Да ли да унапред обавестимо потписника?

Није обавезно, али се препоручује почетницима.

Можемо ли да откажемо пошиљку?

Можемо ли да откажемо пошиљку?

Да, пре потписивања. После, не.

Може ли потписник да пређе на неког другог?

У зависности од конфигурације. Подразумевано, не.

Закључак

Слање документа на потписивање је једноставан гест који је постао свакодневница. Једном када се успостави рутина, ваши уговорни циклуси се трансформишу.

Испробајте Цертинео за слање, потписивање и праћење ваших докумената на мрежи једноставно, брзо и безбедно.