Дематеријализација пословне документације

Дематеријализација: изван потписа

Дематеријализација: изван потписа⬥⬥⬥ дематеријализацијасе односи на потпуну замену папирних докумената и процеса њиховим дигиталним еквивалентима. Укључује дигитализацију постојећих архива, изворно креирање електронских докумената, потписивање и архивирање са доказном вредношћу.

Електронски потпис је често капија, али дематеријализација иде много даље од тога.

Типичан обим

• Типичан обим
• комерцијални токови: понуде, наруџбенице, уговори, фактуре
• ХР токови: уговори, амандмани, билтени, пресуде ⬥⬥⬥, токови наруџбине, захтеви: захтеви
• финансијски токови: мандати, налози за пренос
• интерни токови документације: белешке о услугама, процедуре

4 фазе пројекта дематеријализације

4 фазе пројекта дематеријализације

1. Мапирајте токове папира ⬥⬥⬥, наведите све своје документе, наведите њихов животни обим или документе које издаје компанија, циклуса.

2. Одредите приоритет према РОИ

Почните са великим обимом и великим токовима трења: продаја, људски ресурси, набавка као приоритет.

3. Одаберите алате

• 3. Одаберите алате
• електронски потпис
• ЕДМ (Елецтрониц Доцумент Манагемент) за подношење
• електронског фактурисања (прогресивно обавезно) ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥ постепено архивирање са 4 пробном вредношћу.

Управљајте сваким током посебно: тестови, обука, генерализација, мерење РОИ.

Електронско фактурисање: обавеза

Електронско фактурисање: обавеза

Од 2024. електронско фактурисање је постепено постало обавезно у Б2Б у Француској. Календар:

• велике компаније и ЕТИ: 2026.
• МСП и ВСЕ: 2027.

Предвидите овај рок тако што ћете сада дематеријализовати своје токове фактурисања.

Предвидите овај рок тако што ћете сада дематеријализовати своје токове фактурисања.

• Мерљиве користиУштеда времена ⬥⬥⬥: 30-50% на административним процесима
• Смањење трошкова ⬥⬥⬥: 50-80% на токовима папира ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬬ временски обележен и следљивУсклађеност ⬥⬥⬥: аутоматско правно архивирање
• ЦСР ⬥⬥⬥: смањени угљенични отисакЦСР ⬥⬥⬥: смањени угљенични отисак
• Обавезе задржавања ⬥⬥⬥, чак и документи морају бити нематеријални⬥⬥ 10 година за комерцијалне уговоре6 година за пореска документа
• 5 година за уговоре о раду након раскидаПогледајте

Погледајте

задржавање потписаних докумената

• .
• Честе грешке
• Жеља да дигитализује све одједном

Не обучава тимовеНе обучава тимовеБирање алата који немају интерфејс

Заборављање архивирања са доказном вредношћу

• Не може се наћи скенирање без ОПТ-а
• Случај употребе: индустријско МСП
• Случај употребе: индустријско МСП
• МСП од 120 људи са 50 година папирне архиве дематеријализовано за 18 месеци:
• 1-3 месеци: електронски потпис (ХР + комерцијални уговори)

⬥⬥⬥ месеци 7-12: ЕДМ и интерни токови рада

месеци 13-18: дигитализација историјских архива

• Резултат: канцеларије ослобођене 200 м² архиве, 2 ФТЕ прераспоређена, предвиђено поштовање пореза207.
• Резултат: канцеларије ослобођене 200 м² архиве, 2 ФТЕ прераспоређена, предвиђено поштовање пореза207.
• Како вам Цертинео помаже
• Цертинео нативно покрива компоненту „електронски потпис + архивирање са доказном вредношћу“ сваког пројекта дематеријализације. Интеграције са уобичајеним ЕДМ-овима (ГооглеДриве, СхареПоинт, ОнеДриве, Дропбок), АПИ за сложене аутоматизације.

Откријте Цертинео решење за електронски потпис

Честа питања

Честа питања

Да ли је електронско фактурисање обавезно?

Да, постепено од 2026. (велике компаније) до 2027. (ВСЕ/СМЕ).

Да ли да скенирамо све папирне архиве?

Не, дајте приоритет активним документима (последњих 10 година). Остатак се може архивирати физички.

Која је цена за МСП?

Која је цена за МСП?

Променљиво у зависности од обима: 5.000 € до 50.000 € за комплетан пројекат.

Очекивани повраћај улагања?

Обично 1 до 2 године.

Ризик од губитка докумената?

Ризик од губитка докумената?

Не ако архивирање има доказну вредност и сувишно је.

Закључак

Дематеријализација је пројекат структуралне трансформације. Почните са потписом (брза победа), а затим проширите. Повраћај улагања је мерљив од првих месеци.

Испробајте Цертинео за слање, потписивање и праћење ваших докумената на мрежи једноставно, брзо и безбедно.