Ugovor o poslovnom zakupu: elektronski potpis i validnost u 2026

Uvod: zašto je elektronski potpis ugovora o poslovnom zakupu strateško pitanje

Do 2026. godine, digitalizacija poslovnih akata se duboko ukorenila u praksi nekretninarskog sektora. Ipak, elektronski potpis na ugovoru o poslovnom zakupu i dalje pokreće mnoga legitimna pitanja: koji su nivoi potpisa prihvaćeni? Da li zakon Pinel iz 2014. nametne specifične ograničenja? Šta je sa obnavljanjem ili raskidom? Ovaj članak odgovara na svako pitanje, od materijalne validnosti do formalnih zahteva koje nametne uredba eIDAS, kao i na operativne dobre prakse za iznajmljivače i zakupce.

---

Šta zakon kaže o ugovoru o poslovnom zakupu: definicija i osnovni pravni okvir

Ugovor o poslovnom zakupu reguliše se Trgovačkim zakonikom, članovi L. 145-1 do L. 145-60. Odnosi se na zakup prostora koji se koriste za vođenje trgovačkog ili obrtničkog fonda. Minimalna trajanja je devet godina, sa mogućnošću raskida na tri godine — otuda uobičajeni naziv „zakup 3-6-9".

Neophodan formalizam: privatni akt ili javna isprava?

Za razliku od ugovora o zakupu stambenog prostora ili ugovora o profesionalnom zakupu, ugovor o poslovnom zakupu nije podložan obavezi notarske javne isprave pri zaključenju. Privatna isprava je potpuno validna. Ta sloboda forme je suštinska: otvorila je vrata za elektronski potpis čim su ispunjeni uslovi validnosti iz Građanskog zakonika (čl. 1366 i 1367).

Međutim, određeni dopunski akti ostaju podložni pojačanim zahtevima:

• Cesija zakupa zajedno sa cesijom trgovačkog fonda mora biti registrovana kod poreske uprave (čl. 635 Zakona o poreskim prihodima).
• Zakup sa pravom gradnje mora biti objavljen u službi za publikovanje i zahteva javnu ispravu.
• Uspostavljanje stvarnog osiguranja na zakupu može zahtevati notarsku intervenciju.

Zakon Pinel 2014 i dokumentacijska obaveza

Zakon br. 2014-626 od 18. juna 2014., poznat kao zakon Pinel, duboko je reformisao status ugovora o poslovnom zakupu. Među njegovim glavnim doprinosima nalaze se:

1. Obaveza prilaganja protokola o pregledu prostorija sa согласношћу pri početku i kraju zakupa.
2. Prilaganje inventara naknada, poreza, taksi i pristojbi sa podelom između zakupca i iznajmljivača.
3. Regulacija indeksa trgovačkih zakupnina (ILC) i indeksa zakupnina za tercijarnu delatnost (ILAT).
4. Ograničenje prava na anticipirani raskid za zakupe koji se odnose na jednofunkcionalne prostore.

Ovi dopunski dokumenti mogu biti sami elektronski potpisani. Zakon Pinel ne propisuje papirnati oblik: poštovanje obaveznog sadržaja je bitan nad materijalnom formom medijuma. Za detaljan pregled pitanja dokazne vrednosti ovih akata, proverite naš vodič o pravnoj vrednosti elektronskog potpisa.

---

Nivoi elektronskog potpisa primenjivi na ugovor o poslovnom zakupu

Evropska uredba eIDAS br. 910/2014 definiše tri nivoa elektronskog potpisa, svaki sa rastućim stepenom sigurnosti i dokazne vrednosti.

Jednostavni elektronski potpis (SES)

Jednostavni potpis odgovara minimalnoj definiciji: svi podaci u elektronskom obliku povezani ili logički asocirani sa drugim elektronskim podacima koji služe za potpisivanje. On je prihvatljiv za običajne upravljačke akte male važnosti, ali je snažno nedoporučen za ugovor o poslovnom zakupu sa značajnom zakupnom vrednošću. U slučaju spora, njegova suprotstavljivost zavisi samo od opterećenja dokazom.

Napredni elektronski potpis (SEA)

SEA je jedinstveno povezan sa potpisivačem, omogućava njegovo utvrđivanje, nastao je od podataka koji se nalaze isključivo pod njegovom kontrolom i garantuje integritet potpisanog dokumenta. On predstavlja minimalni preporučeni nivo za ugovor o poslovnom zakupu prema dominantnoj praksi tržišnih učesnika i preporukama ANSSI.

Za ugovore o poslovnom zakupu sa godišnjom zakupnom vrednošću manjom od 30.000 €, dobro dokumentovan SEA (verifikacija identiteta kopijom dokumenta o identifikaciji + slanje na poslovnu email adresu) nudi zadovoljavajuću sigurnost dokaznog standarda.

Kvalifikovani elektronski potpis (SEQ)

SEQ se zasniva na kvalifikovanom sertifikatu koji je izdao kvalifikovani pružalac usluga povere (PSTQ) uključen na listu poverenja Evrope (Trust List). On dodeluje potpisku istu pravnu vrednost kao vlastoručni potpis prema članu 1367 Građanskog zakonika, bez mogućnosti da ga osporava po formi.

Za ugovore o poslovnom zakupu koji se tiču prostora sa visokim rizikom — kancelarijske zgrade u poslovnoj zoni, logistički skladišti, poslovni prostori u prizemlju pariškog zgrade —, SEQ je snažno preporučen, čak je namenjen od strane određenih iznajmljivača (kotirane nekretnine, SCPI, banke vlasnice).

Naš potpuni vodič kroz uredbu eIDAS 2.0 detaljno opisuje obaveze kvalifikovanih pružalaca i očekivane izmene sa eIDAS 2 u 2026.

---

Obnavljanje, cesija i raskid: šta je sa elektronskim potpisom?

Obnavljanje ugovora o poslovnom zakupu

Obnavljanje je regulisano članovima L. 145-8 do L. 145-17 Trgovačkog zakonika. Može biti:

• Po pravu kroz tiho slaganje po isteku zakupa;
• Kroz zvanični akt: obaveštenje sa ponudom obnove ili zahtev za obnovu od strane zakupca.

Zahtev za obnovu (čl. L. 145-10) može biti dostavljen sudom ovlašćenim licem ili preporučenom pošiljkom sa povratnom potvrdom. Od sudskih revizija 2022-2023, obaveštenje preporučenom elektronskom poštom (LRE) — različito od elektronskog potpisa ali komplementarno — je prihvaćeno od nekoliko trgovačkih sudova, pod uslovom da LRE ispunjava zahteve člana 100 zakona br. 2004-575 od 21. juna 2004.

Sam akt obnove (dopuna na ugovor ili novi ugovor) može biti elektronski potpisana prema istim pravilima kao početni akt.

Cesija zakupa

Cesija ugovora o poslovnom zakupu zahteva saglasnost iznajmljivača (osim ako je drugačije određeno ugovorom). Pošto je akt cesije privatna isprava, može biti elektronski potpisana. Pažnja: ako cesiju prati cesija trgovačkog fonda, poreska registracija u roku od mesec dana je obavezna (čl. 635 A Zakona o poreskim prihodima), a poreske službe prihvataju elektronski potpisane akte od 2020.

Prijateljski raskid

Dopuna o prijateljskom ranom raskidu ugovora o poslovnom zakupu može biti zaključena elektronski. Sigurnost datuma dokumenta je osigurana kvalifikovanom elektronskom pečatom i kvalifikovanim elektronskim vremenskim pečatom, što neosporno fiksira datum dogovora strana.

---

Primena elektronskog potpisa na ugovor o poslovnom zakupu: operativne dobre prakse

Odabir pravog pružaoca usluge povere

Svi pružaoci usluge elektronskog potpisa nisu ravnopravni. Za ugovor o poslovnom zakupu, potrebno je proveriti:

• Kvalifikacija eIDAS pružaoca na listi poverenja ANSSI ili na evropskoj listi TL-Browser;
• Sposobnost da izda kvalifikovane sertifikate odmah (preko PVID — Usluga daljinske verifikacije identiteta) za kvalifikovane potpise;
• GDPR saglasnost za obradu podataka identifikacije potpisivača;
• Postojanje kompletnog dokaznog dosijea (audit log, otisak dokumenta, sertifikat potpisa) koji se može preuzeti nakon potpisivanja.

Certyneo nativno integrira ove funkcionalnosti i uklapa se u ekosistem rešenja za elektronski potpis u nekretninama.

Organizovanje scenarija sa više potpisivača

Ugovor o poslovnom zakupu uključuje najmanje dve strane (iznajmljivač i zakupac), ali često i više: fizičko ili pravno lice kao jamac, rukovodilac zakupčeve kompanije, zakonski predstavnici SCI kao iznajmljivači. Upravljanje redosledom potpisivanja i automatskim podsetnicima je esencijalni kriterijum za izbor rešenja.

Preporučuje se:

1. Definisanje hronološkog redosleda potpisivanja (zakupac → jamac → iznajmljivač) kako bi se sprečilo da jamac otkrije ugovor već potpisana bez čitanja;
2. Parametrovanje automatskih podsetnika na dan 2 i dan 5;
3. Čuvanje dokaznog dosijea tokom celog trajanja zakupa plus rok zastare (5 godina posle isteka prema čl. 2224 Građanskog zakonika).

Arhiviranje sa dokaznom vrednošću

Vrednost zakupa potpisanog elektronski zavisi i od trajanja i uslova arhiviranja. Sistem za elektronsko arhiviranje (SAE) u skladu sa normom NF Z 42-013 ili referentnom okviru SIAF (Međuslužbena služba arhiva Francuske) garantuje integritet i čitljivost dokumenta dugoročno. Za zakup 3-6-9, arhiviranje mora pokrivati najmanje trajanje zakupa plus 10 godina. Naš upoređivanje rešenja za elektronski potpis detaljno prikazuje kriterijume arhiviranja za poređenje između pružalaca.

---

Zamke za izbegavanje i tačke opreznosti specifične nekretninarskom sektoru

Poseban slučaj inostranih kompanija

Kad je zakupac ili iznajmljivač kompanija stranog prava (luksemburška holding, britanskog fonda za investicije posle Bregzita, itd.), međusobno priznavanje kvalifikovanih potpisa eIDAS se primenjuje samo na države članice EU/EEA. Za subjekte van EU, kvalifikovani sertifikat izdant od strane evropskog PSTQ ostaje najčvršće rešenje. Certyneo nudi prilagođeni scenarij potpisivanja za međunarodne potpisivače, kompatibilan sa zahtevima međunarodnog ugovornog prava.

Predstavljanje i ovlašćenja

Elektronski potpis ne uklanja potrebu da se proveravaju ovlašćenja potpisivača. Za SCI kao iznajmljivača ili kompaniju kao zakupca, preporučuje se da se dokumenti priloženoj dosijeu:

• Izveštaj Kbis koji nije stariji od 3 meseca;
• Aktuelni statuti;
• Potpisana delegacija ovlašćenja (koja sama može biti elektronski potpisana).

Generator ugovora pomoću AI-a od Certyneoa omogućava automatizovanu proizvodnju tih dopunskih dokumenata i njihovu direktnu integraciju u scenarij potpisivanja.

Klauzule o izbornom domaćinstvu i obaveštenjima

Ugovorne odredbe koje predviđaju obaveštenja kroz preporučenu papirnatu poštu moraju biti prilagođene kako bi pokrivale elektronski vid. Preporučuje se umetanje specifične klauzule koja priznaje validnost LRE i elektronskog potpisa za bilo koju budućnu komunikaciju između strana, u skladu sa članom 1127-1 Građanskog zakonika.

Primenjiv pravni okvir za elektronski potpis na ugovoru o poslovnom zakupu

Građanski zakonik: osnove digitalne dokaznosti

Članak 1366 Građanskog zakonika postavlja princip ekvivalencije između elektronskog pisma i papirnate pismo: „Elektronski tekst ima istu dokaznu vrednost kao tekst na papirnati podlozi, pod uslovom da se osoba koja ga je izdala može odgovarajuće utvrditi i da je tekst uspostavljen i čuvan pod uslovima koji garantuju njegov integritet."

Članak 1367 pojašnjava da elektronski potpis „zavisi od upotrebe pouzdane procedure identifikacije koja garantuje njegovu povezanost sa aktom kojem se vezan. Pouzdanost te procedure se pretpostavlja, do protivnog dokaza, kada je elektronski potpis nastao, identifikacija potpisivača osigurana i integritet dokumenta garantovan, pod uslovima određenim dekretom u konzultaciji sa Državnim savetom." Taj dekret je dekret br. 2017-1416 od 28. septembra 2017., koji eksplicitno upućuje na zahteve uredbe eIDAS za pretpostavku pouzdanosti.

Uredba eIDAS br. 910/2014

Evropska uredba eIDAS (Elektronska identifikacija, autentifikacija i usluge povere) se direktno primenjuje u svim državama članicama od 1. jula 2016. Ona definiše tri nivoa potpisa (jednostavni, napredni, kvalifikovani) i uspostavlja listu kvalifikovanih pružalaca usluga povere (PSTQ). Članak 25.2 navodi da "kvalifikovani elektronski potpis ima istu pravnu vrednost kao vlastoručni potpis". Sa postepenim stupanjem na snagu eIDAS 2.0 (uredba EU 2024/1183), novi zahtevi se tiču evropskog portfeljskog identiteta (EUDI Wallet), koji će na kraju biti bitan za identifikaciju potpisivača za važnije poslovne akte.

GDPR br. 2016/679 i obrada podataka identifikacije

Predverifikacija identiteta pre potpisivanja prikuplja lične podatke (ime, prezime, broj dokumenta za identifikaciju, email adresa). Ta obrada mora biti zasnovana na zakonskoj osnovi u skladu sa GDPR-om (čl. 6.1.b — izvršenje ugovora, ili čl. 6.1.c — pravna obaveza). Odgovarajući rok čuvanja u skladu sa važnošću ugovora mora biti definisan. U slučaju provere ili spora, pružalac usluge potpisivanja mora biti u mogućnosti da dostavi aktuelni registar obrade.

Norme ETSI i arhiviranje

Norme ETSI EN 319 132-1 (format XAdES) i ETSI EN 319 122-1 (format CAdES) regulisuju tehničku strukturu naprednih i kvalifikovanih elektronskih potpisa. Norma ETSI EN 319 102-1 definiše procedure validacije. Za dugoročno arhiviranje, norma ETSI EN 319 162 (ASiC — Pridruženi kontejneri potpisa) garantuje čitljivost i integritet dokumenta i njegovog potpisa tokom decenija.

Pravni rizici u slučaju neusklađenosti

Korišćenje jednostavnog elektronskog potpisa za ugovor o poslovnom zakupu sa značajnom vrednošću izlaže nekoliko rizika: reklasifikacija dokumenta kao neformalnog obećanja sažete ponude, nemogućnost da se ugovor suprotstavi trećoj strani u slučaju cesije ili sudske prodaje, i težina da se dobijem naredba za iseljenje u slučaju neplaćanja ako se dokazivanje zaključenja ugovora osporava. U sporu, sudija će slobodno da proceni dokaznu vrednost dostavljenih elemenata.

Konkretni scenariji upotrebe: ugovor o poslovnom zakupu i elektronski potpis

Scenario 1: regionalna nekretninska preduzeća koja upravlja 150 poslovnih prostora

Nekretninska preduzeća upravlja stotinjak i pola poslovnog prostora raspoređenih preko nekoliko privrednih zona i srednje velikih trgovačkih centara. Prije digitalizacije, postupak potpisivanja novog ugovora o poslovnom zakupu zahtevao je u proseku 18 dana između slanja projekta i povratka potpisa od obe strane, zbog poštanskih kašnjenja, povratnih slanja izmena preko pošte i upravljanja jamcima.

Primenom rešenja za napredni elektronski potpis sa scenarijom za više potpisivača, nekretninska preduzeća su smanjila taj rok na prosečno 3,5 dana, što znači smanjenja od 80%. Centralizirano upravljanje dokaznim dosijema omogućilo je smanjenje troškova fizičkog arhiviranja za 65% tokom tri godine. U slučaju spora u 2025. godini koji se tiče datume početka važenja ugovora, elektronski dokazni dosije (kvalifikovani vremenski žig + sertifikovani audit log) dozvolio je da se spor reši u brzom postupku za manje od 6 nedelja.

Scenario 2: operator zajedničkog radnog prostora u brzoj ekspanziji

Operator koji nudi prostore za fleksibilne kancelarije u regionalnoj metropoli potpisuje nekoliko stotina ugovora o poslovnom zakupu kratke trajnosti (derogatorni čl. L. 145-5 Trgovačkog zakonika, ograničen na 36 meseci) svake godine sa samostalnim preduzetnicima, startapima i malim i srednjim poduzećima. Volatilnost tržišta nameće skoro trenutne rokove potpisivanja.

Integracija API-ja elektronskog potpisa direktno u CRM preduzeća omogućava automatizovanu proizvodnju pre-popunjenog ugovora iz datoteke klijijenta, slanje na potpisivanje i primitak potpisanog dokumenta u prosečnoj vremenske grani od 4 sata. Stopa efikasnog potpisivanja (naspram napuštanja) je porasla sa 71% uz papirnati scenarij na 94% sa elektronskim scenarijem, zahvaljujući automatizovanim podsetnicima. Trošak administrativne obrade po ugovoru je smanjio se za oko 40 €, što znači godišnju ekonomiju od više od 20.000 € za godinu sa 500 potpisanih ugovora.

Scenario 3: obnavljanje ugovora u distributerskoj mreži

Distributer hrane upravljajući pedesetim tačkama prodaje u franšizi mora jednovremeno obnoviti deset ugovora o poslovnom zakupu koji ističnu iste godine, sa različitim iznajmljivačima (porodičnim SCI, institucionalnim, opštinama). Koordinacija potpisivanja sa sagovornicima sa veoma različitim nivoima digitalne zrelosti predstavljala je veliki organizacioni izazov.

Distributer je odabrao platformu koja nudi vođeni scenarij potpisivanja prilagođen svakom profilu potpisivača (pojednostavljen interfejs za neobučene iznajmljivače, ojačana autentifikacija preko OTP SMS-a za akte sa visokim rizikom). Od 11 obnavljanja obrađenih, 9 je zaključeno za manje od 10 dana, naspram proseka od 45 dana u prethodnom ciklusu. Nije bilo sigurnosnog incidenata ili osporavanja validnosti, i svi dokazni dosijei su centralizovano arhivirani sa parametrizovanim rokom čuvanja od 25 godina.

Zaključak

Potpisati elektronski ugovor o poslovnom zakupu je ne samo pravno validno u 2026, već predstavlja nezamenljivu praksu za učesnike nekretninarskog sektora koji želje da pobede reaktivnost, pravnu sigurnost i operativnu efikasnost. Zahtevi zakona Pinel, Građanskog zakonika i uredbe eIDAS se konvergiraju ka jasnrom okviru: čim je identifikacija potpisivača osigurana i integritet dokumenta garantovan, elektronski akt ima punu dokaznu vrednost. Za ugovore sa visokim rizikom, kvalifikovani elektronski potpis se nameće kao referenca.

Certyneo prati iznajmljivače, nekretninske upravitelje, trgovačke lance i aktivnosti upravljanja nekretninama u punoj digitalizaciji svojih ugovora o poslovnom zakupu, od početnog potpisivanja do obnove. Tražite besplatnu demonstraciju ili saznajte naše cene kako biste otkrili rešenja prilagođena vašoj zapremini i zahtevima usklađenosti.