Како архивирати електронски потписан документ

Зашто правилно архивирати

Зашто правилно архивирати

Електронски потписан документ има вредност само ако се доказ може консултовати и проверити током читавог законског периода — понекад 10, 20, чак 30 година. Траљаво архивирање = ослабљени докази у случају спора.

• Трајање које треба поштоватиТрајање које треба поштовати
• Комерцијални уговори ⬥⬥⬥: 10 година (Комерцијални законик)Уговори о раду ⬥⬥⬥: 5 година након завршетка ⬥⬥⬬ 0 година:⬥⬥⬬ (рачуноводство), 6 година (порез)
• Закупи ⬥⬥⬥: трајање + 5 годинаЗакупи ⬥⬥⬥: трајање + 5 година
• Нотарски акти ⬥⬥⬥: 30 годинаОсигурање
• У зависности од 2 године до 10:У зависности од 2 године до 10:
• Потписани ПДФи

ревизорски трагревизорски трагза најдужи применљиви период.Архивски форматиПАдЕС-Б-Б ⬥⬥⬥: основни, једноставан потпис

ПАдЕС-Б-Б ⬥⬥⬥: основни, једноставан потпис

• ПАдЕС-Б-Т ⬥⬥⬥: + квалификована временска ознака ⬥⬥⬥-ЛТ сертификатланац ПАд
• ПАдЕС-Б-ЛТА ⬥⬥⬥: + периодичне временске ознаке (вишедекадне)ПАдЕС-Б-ЛТА ⬥⬥⬥: + периодичне временске ознаке (вишедекадне)
• За дуго архивирање, фаворизујтеПАдЕС-Б-ЛТА
• ..

3 опције архивирања1. Екстерно архивирање (платформа)Платформа за потпис чува ваше документе Кс година. Укључено у већину планова.

Платформа за потпис чува ваше документе Кс година. Укључено у већину планова.

Предности ⬥⬥⬥: без напора, усклађено са еИДАС-ом

Недостаци ⬥⬥⬥: зависност од добављача услуга, реверзибилност која треба да се провери

2. Интерно архивирање2. Интерно архивирањеВаши документи се чувају на вашим серверима или наменском САЕ.Предности ⬥⬥⬥: потпуна контрола

Недостаци ⬥⬥⬥: цена, потребне интерне вештине

Недостаци ⬥⬥⬥: цена, потребне интерне вештине

3. САЕ са доказном вредношћуСертификовани систем електронског архивирањаНФ З42-013 ⬥⬥. Највиши ниво усклађености.НФ З42-013 ⬥⬥. Највиши ниво усклађености.

Предности ⬥⬥⬥: претпоставка правне поузданости

Недостаци ⬥⬥⬥: висока цена, превелика за МСПНајбоље праксеНајбоље праксе

ЧувајтеПДФ + ревизијски траг ⬥⬥⬥, никад једно без другог ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥ више локација, подршка на више локацијаПериодична верификација ⬥⬥⬥: сваких 6-12 месеци, потврдите да су документи читљивиПериодична верификација ⬥⬥⬥: сваких 6-12 месеци, потврдите да су документи читљиви

Документација ⬥⬥⬥: писане процедуре

• Чести годишњи тестови рестаурације ⬬⥥⥬⬬Чувајте само ПДФ, а не контролни трагЧувајте само ПДФ, а не контролни траг
• Чувајте на једном медијуму (интерни чврсти диск)Користите облак без клаузуле о задржавању
• Заборавите на трајања специфична за одређене сектореЗаборавите на трајања специфична за одређене секторе
• Не тестирајте поновно архивирање⬥⬥⬥⬥⬥⬥Ако промените добављача потписа:
• Извезите све потписане документе + ревизијске траговеИзвезите све потписане документе + ревизијске трагове

Увезите у нови систем или наменски САЕ

• Проверите интегритет (СХА-256 отисак прста)
• ⬥⬥⬥
• ⬥⬥⬥
• Континуирани приступ⬥⬥⬥ случај: МСП мења пружаоца услуга
• МСП са 50 запослених, 3000 потписаних докумената акумулираних током 5 година. Миграција:

аутоматизовани извоз преко АПИ-ја

аутоматизовани извоз преко АПИ-ја

1. увоз у новог провајдера услуге + екстерни САЕ као резервна
2. верификација узорком (50 проверених докумената)
3. стари провајдер услуга прекинут после 3 месеца
4. стари провајдер услуга прекинут после 3 месеца

Укупно трајање: 4 недеље. Нулти губитак.

Како вам Цертинео помаже

• Цертинео укључује
• Цертинео укључује
• 10 година архивирања
• у свим плановима, са географском редундантношћу у ЕУ, верзионирањем и потпуним извозом у било ком тренутку (потпуна реверзибилност). Формат ПАдЕС-Б-Т подразумевано, ПАдЕС-Б-ЛТА опционо за критичне документе.

Откријте Цертинео решење за електронски потпис

Откријте Цертинео решење за електронски потпис

Честа питањаДа ли треба да одштампам своје потписане документе?Не, бескорисно и контрапродуктивно (губитак доказне вредности).

Не, бескорисно и контрапродуктивно (губитак доказне вредности).

Да ли је стандардни облак (Гоогле диск, Дропбок) довољан?

За ПДФ да, али не и за доказну вредност. Дајте предност наменском архивирању.

Шта да радим ако се моја платформа за потпис затвори?

Шта да радим ако се моја платформа за потпис затвори?

ПАдЕС ПДФ-ови остају проверљиви ван мреже. Редовно извозите ревизорске трагове.

Да ли архиве треба да буду шифроване?

Препоручује се за осетљиве документе. Пазите да кључеве чувате дуже време.

Препоручује се за осетљиве документе. Пазите да кључеве чувате дуже време.

Када почиње период од 10 година?

За комерцијални уговор: крај извршења. За уговор о раду: престанак уговора.

Закључак

Закључак

Добро архивирање је животно осигурање ваших електронских потписа. Изаберите формулу прилагођену вашим изазовима (оутсоурцед за већину малих и средњих предузећа, САЕ НФ З42-013 за критичне случајеве), редовно тестирајте.

Испробајте Цертинео за слање, потписивање и праћење ваших докумената на мрежи једноставно, брзо и безбедно.