Skladnost s pravom delovnega razmerja: Obveznosti delodajalca

Skladnost s pravom delovnega razmerja predstavlja strateško vprašanje za vsako podjetje, ne glede na njegov obseg. V Franciji Kodeks o delu nalaže delodajalcu niz natančno opredeljenih obveznosti, ki zajemajo pisanje pogodb, upravljanje dovoljen, preprečevanje poklicnih tveganj in varstvo osebnih podatkov zaposlenih. Neupoštevanje teh obveznosti izpostavlja podjetje možnim upravnim, kazenskim in civilnopravnim sankcijam. V kontekstu pospešene digitalizacije se dematerializacija dokumentov kadrovske funkcije — pogodbe o zaposlitvi, aneksi, podjetniški sporazumi — postavlja nove vprašanje o pravni veljavi. Ta članek podrobno pojasnjuje glavne obveznosti delodajalca, povezana tveganja in najboljše prakse za varnost skladnosti s pravom delovnega razmerja.

Temeljne pogodbe obveznosti delodajalca

Delodajalec mora formalizirati delovno razmerje pisno v veliki večini primerov. Ta obveznost, ki je dolgo časa veljala samo za pogodbe za določen čas (CDD), se je bistveno razširila na podlagi evropskega prava.

Pogodba o zaposlitvi: obvezna vsebina in roki

Od prenovljene Direktive (EU) 2019/1152 o transparentnih in napovedljivih delovnih pogojih, kodificirane v členih L1221-5 in naslednji Kodeksa o delu, mora delodajalec zaposljencu izročiti pisni dokument v roku sedmih koledarskih dni po zaposlitvi, ki mora vsebovati najmanj:

• Identiteto strank in mesto dela

• Naziv delovnega mesta, kategorijo zaposlitve in naravo dela

• Datum začetka delovnega razmerja

• Trajanje dela (polni ali delni čas)

• Nadomestilo (osnovni plačo, nagrade in ugodnosti)

• Trajanje letnega plačanega dopusta

• Postopek, ki ga mora spoštovati delodajalec in zaposljenec v primeru prenehanja delovnega razmerja

• Veljavne kolektivne pogodbe

Za pogodbo za nedoločen čas (CDI), čeprav Kodeks o delu ne predpisuje formalne obveznosti pisnega besedila samega pogodbe, je remisija enotnega informativnega dokumenta (DUI) obvezna od 1. avgusta 2022. Neupoštevanje te obveznosti delodajalcu grozi z globo 750 € na zaposlenega (prekršek 4. razreda).

Aneksi in spremembe pogodbe o zaposlitvi

Vsaka sprememba bistvenega elementa pogodbe o zaposlitvi — nadomestilo, trajanje dela, mesto dela, ki povzroči spremembo geografskega območja — zahteva pisni sporazum in podpis zaposlenega. Sodno praksa Kasacijskega sodišča je na tem področju dosledna: enostrana sprememba bistvenega elementa predstavlja resno kršitev, ki lahko upravičuje dejanje s slabo vero delodajalca (Cass. Soc., 8. oktober 1987, št. 84-41.902 in dosledna sodno praksa).

Dematerializacija teh dokumentov prek elektronskega podpisa omogoča pospešitev procesov ob hkratnem zagotavljanju sledenja in dokazne vrednosti izmenjav.

Obveznosti na področju zdravja, varnosti in preprečevanja tveganj

Člen L4121-1 Kodeksa o delu nalaže delodajalcu obveznost varnosti glede na rezultat v odnosu do njegovih zaposlenih. Ta obveznost se osredotoča na več obveznih dokumentalnih mehanizmov.

Enotni dokument za ocenjevanje poklicnih tveganj (DUERP)

DUERP je obvezen za vsa podjetja takoj ob prvem zaposlencu v skladu z dekretom št. 2001-1016 z dne 5. novembra 2001, spremenjenim s tveganji za zdravje na delu (zakona o zdravju na delu). Od 1. julija 2023 za podjetja z več kot 150 zaposlenimi (in od 1. julija 2024 za druga) mora biti DUERP depozitiran na namenska digitalno platformo, ki jo upravljajo OPCO.

DUERP je treba posodabljati:

• Najmanj enkrat letno v podjetjih z 11 ali več zaposlenimi

• Pri vsakem odločitvi o bistveni spremembi pogojev dela

• Ko se zbere dodatna informacija o tveganju

Kazen za neupoštevanje: odsotnost DUERP predstavlja neobvladljivo napako delodajalca v primeru ponesrečka pri delu ali poklicne bolezni, ki daje pravico do povečane rente za zaposlenega (Cass. Soc., 28. februar 2002, št. 00-11.793).

Usposabljanje za varnost in obvezni registri

Delodajalec mora organizirati praktično in primerno usposabljanje za varnost za vsakega novo zaposljenega delavca, ob spremembi delovnega mesta ali tehnike (člen L4141-2 Kodeksa o delu). To usposabljanje je treba vnesti v register usposabljanja. Poleg tega mora delodajalec ažurno voditi:

• Enotni register osebja (člen L1221-13)

• Register manjših ponesrečkov pri delu (za podjetja, ki imajo dovoljenje)

• Register varnosti za javne zgradbe in ustanove, podvržene Kodeksu o delu

Digitalizacija teh registrov je dovoljena, če se zagotavlja njihova celovitost, dostopnost in nepovredljivost, kar omogočajo rešitve za napredni elektronski podpis v skladu z uredbom eIDAS.

Obveznosti delodajalca na področju delovnega časa in nadomestila

Spoštovanje pravil, ki se nanašajo na trajanje dela in plačo, predstavlja eno od prioritetnih področij nadzora inšpekcije za delo.

Največje trajanje in obvezni počitek

Kodeks o delu predpisuje stroge omejitve:

• Največje dnevno trajanje: 10 ur (člen L3121-18), podaljšano na 12 ur s posebnimi dogovori

• Največje tedensko trajanje: 48 ur v določenem tednu (člen L3121-20) in 44 ur povprečno v 12 zaporednih tednih (člen L3121-22)

• Dnevni počitek: najmanj 11 ur zaporednih (člen L3131-1)

• Tedenski počitek: najmanj 35 ur zaporednih (24 ur + 11 ur dnevnega počitka)

Pogodbe za forfejtane dni, ki se uporabljajo za direktorje in določene samostojne zaposlene, so podvržene posebnim pravilom in morajo nujno temeljiti na veljavnem kolektivnem sporazumu (člen L3121-64). Delodajalec mora tudi zagotoviti redni nadzor delovne obremenitve zaposlenega na forfejtane dni, sicer se forfejtani dnevi штampају kot nepravni.

Plačilni listek in povezane obveznosti

Digitalizirani plačilni listek je zdaj norma od uredbe št. 2017-1387 z dne 22. septembra 2017: delodajalec lahko izroči plačilni listek v elektronski obliki brez predhodnega soglasja zaposlenega, razen če se slednji nasprotuje. Plačilni listek mora delodajalec hraniti 5 let in ga zaposljencu staviti na voljo 50 let ali do njegovih 75 let prek osebnega računa za izobraževanje ali drugega varnega digitalnega prostora.

Skladnost plačilnega listka pomeni tudi spoštovanje poenostavljene oblike iz dekreta št. 2016-190 z dne 25. februarja 2016 (model Ministrstva za delo).

Obveznosti v zvezi s predstavstvom osebja in kolektivnimi pogajanji

Takoj ko se dosežejo določeni pragovi števila zaposlenih, je delodajalec podvržen dodatnim obveznostim na področju socialne uprave.

Socialni in ekonomski odbor (CSE)

Od makronovskih uredb z dne 22. septembra 2017 (uredba št. 2017-1386) morajo imeti vsa podjetja z najmanj 11 zaposlenimi izvedene volitve za ustanovitev Socialnega in ekonomskega odbora (CSE). Delodajalec mora:

• Organizirati volitve v 90 dneh od informiranja zaposlenih

• Zagotoviti CSE potrebna sredstva (lokal, delovni čas, proračun)

• Obveščati in posvetovati se s CSE o strateških nasmeritvah, gospodarskem stanju in socialni politiki podjetja

Neupoštevanje postavitve CSE ali organizacija volitev predstavlja kaznivo dejanje oviranje s kaznijo 7.500 € za pravno osebo (člen L2317-1 Kodeksa o delu).

Obvezni pogajanja v podjetju (NOE)

V podjetjih s sindikatnimi delegati je delodajalec dolžan voditi obvezna pogajanja v skladu s sledečo periodičnostjo (členi L2242-1 in naslednji):

• Vsako leto: o nadomestilih, delovnem času, deljenju dodane vrednosti in pravni enakopravnosti

• Vsaka tri leta: o upravljanju delovnih mest in poklicnih poti (GEPP) v podjetjih z več kot 300 zaposlenimi

Elektronski podpis zapisnikov pogajanj in podjetniških sporazumov prek elektronskega podpisa ponuja povečano dokazno vrednost in poenostavi postopek depozita na platformi TéléAccords.

Varstvo osebnih podatkov zaposlenih: obveznost GDPR integrirana

Delodajalec, kot odgovoren obdelovalec v smislu GDPR (Uredba (EU) 2016/679), mora spoštovati niz posebnih obveznosti v kontekstu delovnega razmerja.

Obdelave HR in pravna osnova

Obdelave osebnih podatkov zaposlenih morajo temeljiti na veljavni pravni osnovi. V kontekstu zaposlitve so glavne pravne osnove:

• Izvršitev pogodbe o zaposlitvi (člen 6.1.b GDPR) za upravljanje plač, dovoljenj, usposabljanj

• Pravna obveznost (člen 6.1.c) za prijavo DSN, vodenje obveznih registrov

• Zakoniti interes (člen 6.1.f) za določene nadzorne naprave, pod pogojem strogega uravnovešenja

Delodajalec mora zaposlence obveščiti o obstoječi obdelavi njihovih podatkov prek obvestila o informacijah, priloženega pogodbi o zaposlitvi (člen 13 GDPR). Register dejavnosti obdelave (RAT) mora nujno navajati obdelave HR.

Obdobja hrambe in pravica do pozabe

CNIL je objavila referenčne cilje, ki pojasnjujejo veljavna obdobja hrambe HR podatkov. Primer:

• Podatki kandidatov, ki niso bili izbrani: največ 2 leti

• Pogodbe o zaposlitvi in priloženi dokumenti: 5 let po koncu pogodbe

• Plačilni listki: 5 let (delodajalec) in dosegljivost 50 let (zaposljenec)

• Videovnadzor v podjetju: 1 mesec praviloma

Podjetja, ki digitalizirajo svoje HR procese, morajo te omejitve vključiti v svojo politiko upravljanja dokumentov. Odkrijte, kako elektronski podpis lahko pomaga pri izdelavi dokumentov v skladu s sedanjimi zakonskimi zahtevami.

Pravni okvir, veljaven za skladnost delodajalca s pravom delovnega razmerja

Skladnost delodajalca s pravom delovnega razmerja se wklanja v gost norme korp, ki povezuje državo pravo in evropsko pravo.

Kodeks o delu (zakonodajni in izvršilni deli): temeljni vir je upoštevanja njegovih pravic med posameznimi in kolektivnimi delovnimi razmerji. Členi L1221-1 in naslednji urejajo pogodbe o zaposlitvi, medtem ko členi L4121-1 do L4121-5 opredelijo obveznosti varnosti delodajalca.

Direktiva (EU) 2019/1152 z dne 20. junija 2019 o transparentnih in napovedljivih delovnih pogojih v Evropski uniji, prenovljena v francoski pravi z dekretom št. 2022-1173 z dne 25. avgusta 2022: zahteva remisijo Enotnega informativnega dokumenta (DUI) v sedmih dneh po zaposlitvi.

Uredba eIDAS št. 910/2014 in njena nastoparica eIDAS 2.0 (Uredba (EU) 2024/1183): opredelita ravni elektronskega podpisa (enostaven, napredni, kvalificirani) in njihovo pravno vrednost. V skladu s členom 25 eIDAS kvalificirani elektronski podpis (SEQ) proizvede enake pravne učinke kot ročni podpis v vseh državah članicah. Za pogodbe o zaposlitvi napredni elektronski podpis (SEA) ponuja zadosten nivo zagotovila v veliki večini situacij.

Civilni zakonik, členi 1366 in 1367: člen 1366 prizna elektronskemu pisanju isto dokazno vrednost kot pisanju na papirju, pod pogojem, da je oseba ustrezno identificirana in da je dokument ustanovljen in hranjen pod pogoji, ki zagotavljajo njegovo celovitost. Člen 1367 pojasnjuje, da se elektronski podpis sestoji iz uporabe zanesljivega postopka za identifikacijo podpisnika, ki zagotavlja njegovo povezavo z aktom.

GDPR št. 2016/679 z dne 27. aprila 2016: veljava za vse obdelave osebnih podatkov zaposlenih. Neupoštevanje obveznosti GDPR izpostavlja delodajalca globam do 4% letnega svetovnega prometa ali 20 milijonov evrov (člen 83 GDPR). V Franciji je CNIL izrekla več večjih kazni v naslov delodajalcev za neupoštevanje njihovih obveznosti GDPR v zvezi s HR.

Standardi ETSI EN 319 132 in EN 319 122: opredelita formate za napredni elektronski podpis XAdES in CAdES, ki zagotavljata interoperabilnost in trajnost podpisov skozi čas.

Zakon št. 2021-1018 z dne 2. avgusta 2021 (zakon o zdravju na delu): okrepi obveznosti preprečevanja na primarni ravni, zlasti posodabljanje in digitalni depozit DUERP.

Makronove uredbe z dne 22. septembra 2017 (št. 2017-1385, št. 2017-1386, št. 2017-1387, št. 2017-1388): temeljito reformira pravo delovnega razmerja, ustanavlja CSE in poenostavljanja okvira za kolektivno pogajanja.

Delodajalec, ki krši te besedila, tvegava kazenske (kaznivo dejanje oviranje, prikrita delovna razmerja), civilne (neveljavnost aktov, nadomestilo za škodo) in upravne sankcije (pisani odredek DRIEETS, upravna zaprtja). Uporaba certificiranih digitalnih orodij bistveno zmanjša ta tveganja.

Scenariji uporabe: kako podjetja varnostno zagotavljajo skladnost s pravom delovnega razmerja

Scenarij 1: Majhna srednje velika podjetja v storitvah s 80 zaposlenimi pospešijo podpisovanje pogodb in anekov

Malo srednje veliko podjetje v sektorju informacijskih storitev, ki ima približno 80 zaposlenih v CDI in redno uporablja dodatno pomoč v CDD dejavnostih, se je soočalo s povprečnimi roki 8 do 12 dni za zbiranje podpisov na pogodbah o zaposlitvi in anekih. Ti roki so izpostavili podjetje tveganju neusklađenosti z obveznostjo remisije DUI v sedmih dneh (direktiva 2019/1152). Z uvedbo rešitve za napredni elektronski podpis, integrirane v svoj SIRH, je malo srednje veliko podjetje zmanjšalo povprečni rok za podpisovanje na manj kot 24 ur. Delež dokumentov, podpisanih v predvidenem roku, se je zvišal s 61% na 97%. Prihranki pri tiskovinah, pošiljanju in upravljanju dokumentov so bili ocenjeni na približno 8.500 € letno, kar je bilo ROI pozitivno že v četrtem mesecu uporabe.

Scenarij 2: Proizvodno podjetje s 350 zaposlenimi digitalizira DUERP in varnostne protokole

Moyenne srednje veliko proizvodno podjetje, ki deluje na treh proizvodnih lokacijah in zaposluje 350 zaposlenih, je moralo izpolniti obveznost digitalnega depozita DUERP, uvedene s tveganji za zdravje na delu leta 2021. Množica lokacij in kompleksnost letnega posodabljanja so povzročile neskladnosti v dokumentih in visoko tveganja neveljavnosti v primeru kontrole. Z digitalizacijo celotnega procesa — skupinsko pisanjem, potrdilom članov CSE prek elektronskega podpisa, avtomatskim depozitom na portal OPCO — je podjetje razdelilo čas na tretjino letnega posodabljanja DUERP (s 6 tednov na 2 tedna). Okrepljeno sledenje je omogočilo dokazati skladnost pri nenadni inšpekciji inšpekcije za delo, s čimer je izognil pisanem odredbih.

Scenarij 3: Mrežo franšiz v gostinstvu varnostno zagotavlja sporazume podjetja in obvezna pogajanja

Mrežo franšiz v gostinstvu hitra hrana s približno 30 pridruženih podjetij glavo mreže, ki skupaj zaposluje več kot 400 zaposlenih, je morala organizirati vsako leto obvezna pogajanja o plačah in pravni enakopravnosti. Geografska disperzija sindikatnih delegatov in podpisnikov je otežila zbiranje podpisov na zapisnikih pogajanj in podjetniških sporazumih. Uvedba rešitve za elektronski podpis v skladu z eIDAS je omogočila fluidizacijo procesa podpisovanja več strank, zmanjšala je rok za dokončanje sporazumov s povprečno 21 dni na manj kot 5 dni. Avtomatski depozit na TéléAccords, ustvarjen iz platforme, je tudi odpravil tveganja napak postopkov pri depozitu, kar je bilo prej pogost razlog za zavrnitve.

Zaključek

Skladnost s pravom delovnega razmerja je stalno delo za delodajalca: pogodbe, preprečevanje tveganj, upravljanje delovnega časa, predstavstvo osebja in varstvo podatkov tvorijo zahteven norme sklop, katerega neupoštevanje lahko drago stane v smislu sankcij in družbene reputacije. Digitalizacija HR procesov — in zlasti elektronski podpis v skladu z eIDAS — je danes ena učinkovitejših vzvoda za usklajevanje hitrosti izvedbe, dokazne vrednosti in skladnosti s predpisi.

Certyneo vas spremlja pri varnosti vseh vaših HR dokumentov: pogodbe o zaposlitvi, aneksi, podjetniški sporazumi, DUERP in še veliko več. Kontaktirajte nas ali zahtevajte demonstracijo za konkretno izmerjenje dobitkov, ki bi jih lahko dosegli. Pripravljeni na dejanja? Registrirajte se in začnite podpisovati v skladnosti še danes.