Súlad so zákonom v pracovnom práve: Povinnosti zamestnávateľa

Úvod

V roku 2026 zostáva súlad so zákonom v pracovnom práve jednou z absolútnych priorít pre každého vedúceho podniku alebo zodpovedného za HR. Medzi neustálou evolúciou pracovného zákonníka, požiadavkami RGPD, digitalizáciou zmlúv a posilňovaním kontrol inšpekcie práce sú povinnosti spočívajúce na zamestnávateľovi nikdy predtým také početné ani také presné. Ich neovládnutie vystavuje spoločnosť sankcií administratívnym, trestným a občianskym, ktoré môžu ohroziť udržateľnosť podniku. Tento článok podáva vyčerpávajúci prehľad o hlavných kategóriách povinností, súvisiacich rizík a osvedčených postupoch na ich účinnú realizáciu.

---

Základné povinnosti zamestnávateľa pri nábore

Predbežné oznámenie o prijatí do zamestnania (DPAE)

Pred každým náborem je zamestnávateľ povinný vykonať Predbežné oznámenie o prijatí do zamestnania (DPAE) na URSSAF, najneskôr do 8 dní pred nástupom zamestnanca (článok R. 1221-1 Pracovného zákonníka). Táto formalita spustí registráciu zamestnanca v systéme všeobecného sociálneho poistenia, otvorenie práv na poistenie v nezamestnanosti a organizáciu lekárskej prehliadky pri nástupe. V roku 2024 skontrolovala URSSAF viac ako 180 000 zamestnávateľov a vyhlásila vrátenie finančných prostriedkov dosahujúce niekoľko miliónov eur za porušenie tejto povinnosti.

Vypracovanie a odovzdanie zmluvy o práci

Zmluva o práci je základom právneho vzťahu podriadenosti. V prípade zmlúv na určitú dobu (CDD) je povinný výpis v 48 hodinách po prijatí do zamestnania (článok L. 1242-12 Pracovného zákonníka), inak hrozí kvalifikácia ako neurčitá lehota. V prípade CDI na čiastočný úväzok je písomný výpis tiež povinný. Od zákona č. 2019-1428 z 24. decembra 2019 a jeho transpozície smernice EU 2019/1152 je zamestnávateľ povinný odovzdať písomné vyhlásenie špecifikujúce podstatné podmienky zmluvy v priebehu prvých siedmich pracovných dní.

Elektronický podpis pre HR ponúka dnes bezpečné riešenie, ktoré je v súlade s nariadením eIDAS, na formalizáciu týchto zmlúv na diaľku, zníženie lehôt na podpis a archiváciu dokumentov ako dôkazného materiálu. Riešenia ako tie opísané v našom kompletnom sprievodcovi elektronickým podpisom umožňujú zladenie praktík HR s najnovšími právnymi požiadavkami.

Povinná informácia pre zamestnanca

Od transpozície smernice 2019/1152 (tzv. smernica o „transparentných podmienkach zamestnania") je zamestnávateľ povinný informovať každého nového zamestnanca v písomnej forme o: identite strán, mieste práce, názve pozície, odmeňovaní, pracovnom čase, právach na dovolenku, použiteľnej kolektívnej zmluve a postupoch dodržiavajúcich sa v prípade skončenia. Tieto informácie musia byť poskytnuté najneskôr siedmy kalendárny deň po nástupe na pracovnú pozíciu. Porušenie tejto povinnosti vystavuje zamestnávateľa občianskej pokute až do výšky 750 € na každého neinformovaného zamestnanca.

---

Stále povinnosti v oblasti riadenia personálu

Vedenie povinných registrov

Každý zamestnávateľ musí vedieť a udržiavať v aktuálnom stave viaceré právne registry, ktoré sú dostupné inšpekcii práce a pracovníkom:

• Jednotný register personálu (článok L. 1221-13 Pracovného zákonníka): musí obsahovať v chronologickom poradí podľa dátumu prijatia každého zamestnanca jeho meno, priezvisko, národnosť, dátum narodenia, pohlavie, pracovnú pozíciu, kvalifikáciu a dátumy vstupu/výstupu. Údaje musia byť zaznamenané v čase prijatia a vedené počas 5 rokov po odchode zamestnanca.

• Jednotný dokument hodnotenia rizík v zamestnaní (DUERP): povinný od prvého zamestnanca (článok R. 4121-1), musí byť aktualizovaný aspoň ročne alebo pri akejkoľvek významnej zmene podmienok práce. Zákon z 2. augusta 2021 na posilnenie prevencie v oblasti zdravia a bezpečnosti pri práci vyžaduje od 31. marca 2022 uchovávanie a digitálny vklad DUERP na dedikovaný národný portál.

• Register bezpečnosti: zaznamenáva periodické kontroly zariadení, cvičenia evakuácie a incidenty.

Mzda, výplatné pásky a sociálne vyhlásenia

Zamestnávateľ je povinný poskytnúť výplatný list pri každej výplate mzdy (článok L. 3243-2 Pracovného zákonníka). Od 1. januára 2027 bude úplná digitalizácia nominálneho sociálneho vyhlásenia (DSN) povinná pre všetky podniky bez ohľadu na veľkosť. Výplatný list musí obsahovať konkrétne prvky (hrubá mzda, zrážky, čistá mzda pred a po daní z príjmu, čistá suma na úhradu atď.) pod hrozbou sankcií. Zamestnávateľ musí tieto dokumenty uchovávať najmenej päť rokov.

Používanie elektronického podpisu v podniku uľahčuje digitalizovanú validáciu dodatkov zamestnancov, individuálnych zvýšení alebo zhrnutí výplatných listov v súlade s dôkazným požiadavkami Občianskeho zákonníka.

Dodržiavanie maximálnych pracovných čias a dovoleniek

Pracovný zákonník stanovuje imperatívne limity:

• Maximálna denná pracovná doba: 10 hodín (okrem výnimiek)

• Maximálna týždenná pracovná doba bez výnimky: 48 hodín za týždeň, 44 hodín v priemere počas 12 po sebe idúcich týždňov

• Povinný denný odpočinok: 11 hodín po sebe idúcich

• Dovolenka: 2,5 pracovného dňa za mesiac odpracovanej práce, t. j. 30 pracovných dní (5 týždňov) za rok

Porušenie týchto ustanovení vystavuje zamestnávateľa trestnej zodpovednosti (články L. 3171-4 a nasledujúce). Nástroje na správu času spojené so systémami digitálneho podpisu umožňujú zaznamenať dohody o modulácii alebo forfaitnej práci-dňoch spôsobom, ktorý sa dá tvrdiť.

---

Povinnosti v oblasti zdravia, bezpečnosti a prevencie rizík

Všeobecná povinnosť bezpečnosti

Článok L. 4121-1 Pracovného zákonníka ukladá zamestnávateľovi prijať potrebné opatrenia na zabezpečenie bezpečnosti a ochranu fyzického a duševného zdravia pracovníkov. Táto povinnosť výsledku (judikatúra Kasačného súdu, rozhodnutia o azbeste z roku 2002 a ich vývoj smerom k posilnenej povinnosti prostriedkov od roku 2015) pokrýva: akcie na prevenciu rizík v zamestnaní, školenie a informácie pracovníkov, implementácia vhodnej organizácie a prostriedkov.

Lekársky dohľad a sledovanie preventívnou službou

Od zákona o zdraví pri práci z 2. augusta 2021 (platný od 31. marca 2022) je jednotlivý dohľad zdravotného stavu posilnený. Návšteva s informáciou a prevenciou (VIP) musí prebehnúť do 3 mesiacov po nástupe (30 dní pre nočných pracovníkov alebo pracovníkov na pozíciách s rizikom). Zamestnávateľ musí organizovať a financovať tento dohľad prostredníctvom medziodvetvovej služby prevencie a zdravia pri práci (SPSTI) alebo internej.

Prevencia psychosociálnych rizík (RPS)

Morálne obťažovanie (článok L. 1152-1), sexuálne obťažovanie (článok L. 1153-1) a sexistické konanie sú povinnosti aktívnej prevencie. Zamestnávateľ musí určiť zástupcu pre obťažovanie v podnikoch s 250 a viacerými zamestnancami (článok L. 1153-5-1). Zavedenie interného systému anonymného upozorňovania sa odporúča CNIL a môže byť uložené zákonom Sapin II pre veľké podniky.

---

Digitálne povinnosti a RGPD v pracovnom vzťahu

Ochrana osobných údajov zamestnancov

Zamestnávateľ je prevádzkovateľom v zmysle RGPD (Nariadenie EÚ 2016/679) pre všetky osobné údaje svojich zamestnancov: HR spisy, výplatné pásky, geolokácia, pracovné správy, biometrické údaje. Musí:

• Vedieť register aktivít spracúvania (článok 30 RGPD)

• Informovať zamestnancov o použití ich údajov (články 13 a 14)

• Určiť delegáta na ochranu údajov (DPO) ak činnosť zahrnuje rozsiahlé spracovanie citlivých údajov

• Zmluvne upraviť všetkého spracúvateľa spracúvajúceho údaje zamestnancov

V roku 2025 vydala CNIL sankcie v celkovej výške 90,4 milióna eur, z toho niekoľko sa týkalo porušení ochrany údajov zamestnancov (zneužívanie geolokácie, neprimerané videomonitorovanie, absentácia informácií).

Digitalizácia HR dokumentov a elektronický podpis

Digitalizácia HR procesov je dnes nevyhnutná. Porovnanie riešení elektronického podpisu dostupných na trhu ukazuje, že nástroje v súlade s eIDAS umožňujú podpísať zmluvy o práci, dodatky, dohody o dôvernosti, vnútorné poriadky alebo dokumenty o dohodnutom ukončení s právnou hodnotou ekvivalentnou podpisu rukou, v súlade s článkom 1366 Občianskeho zákonníka.

Je potrebné si vybrať riešenie ponúkajúce aspoň pokročilý elektronický podpis (SEA) pre dokumenty s vysokou hodnotou a zabezpečiť, aby poskytovateľ služieb bol kvalifikovaný alebo certifikovaný v zmysle eIDAS, aby sa zabránilo nepohodliu pri ďalších sporoch. Generátor zmlúv prostredníctvom AI ponúkaný spoločnosťou Certyneo tiež umožňuje automatizovať vypracovanie dokumentov HR v súlade so zákonom, čím sa znižujú riziká chýb a pracovné lehoty.

Bezpečnosť siete a smernica NIS 2

Od októbra 2024 smernica NIS 2 (transponovaná do francúzskeho práva zákonom z 17. októbra 2024) ukladá podstatným a dôležitým subjektom posilnené povinnosti v oblasti kybernetickej bezpečnosti, vrátane zabezpečenia HR informačných systémov. Postihnutí zamestnávatelia musia prijať primerané technické a organizačné opatrenia, ohlasovať významné incidenty ANSSI v lehote 72 hodín a pravidelne školiť svoje tímy o bezpečnosti.

---

Sankcie hrozné pri porušení súladu

Trestné sankcie

Pracovný zákonník predpokladá trestné sankcie za mnohé porušenia:

• Skrytá práca (absentácia DPAE alebo zmluvy): až 3 roky väzenia a pokuta 45 000 € za fyzickú osobu, 225 000 € za právnickú osobu (článok L. 8224-1)

• Porušenie pravidiel hygieny a bezpečnosti vedúce k úrazu: trestný čin ohrozovania druhých osôb (článok 223-1 Trestného zákonníka)

• Morálne alebo sexuálne obťažovanie: až 2 roky väzenia a pokuta 30 000 €

Občianske a pracovné sankcie

Porušenie zmluvnej alebo právnej povinnosti môže viesť k rozhodnutiam pracovných súdov: vrátenie mzdy, náhrady za skončenie zamestnania bez skutočného a vážneho dôvodu, náhrady škody. Kvalifikácia CDD ako CDI automaticky vedie k zaplateniu náhrady za kvalifikáciu aspoň rovnajúcej sa mesiacu mzdy (článok L. 1245-2).

Správne sankcie

Inšpekcia práce má rozšírené právomoci od zákona „Práca" z roku 2016 a zákona z 5. septembra 2018: písomné upozornenie, dočasné uzavretie zariadenia, správna pokuta až 10 000 € na zamestnanca pri určitých porušeniach. DREETS (regionálna riaditeľňa ekonomiky, zamestnanosti, práce a solidarity) môže tiež uložiť plány na dosiahnutie súladu.

Právny rámec platný pre súlad zamestnávateľa

Súlad zamestnávateľa s právnymi predpismi sa opiera o hustý regulačný základ, spájajúci národné a európske právo.

Francúzsky pracovný zákonník

Pracovný zákonník tvorí centrálnu referenciu. Povinnosti pri prijatí sú regulované články L. 1221-1 a nasledujúcimi (zmluva o práci), L. 1242-1 a nasledujúcimi (CDD), R. 1221-1 (DPAE). Pracovný čas je upravený články L. 3121-1 a nasledujúcimi a dovolenka články L. 3141-1 a nasledujúcimi. Zdravie a bezpečnosť pri práci sa riaďa článkami L. 4121-1 až L. 4741-1, vrátane povinnosti hodnotenia rizík (DUERP, článok R. 4121-1). Obťažovanie je zakázané články L. 1152-1 (morálne) a L. 1153-1 (sexuálne).

Občiansky zákonník — Právna hodnota elektronického podpisu

Článok 1366 Občianskeho zákonníka potvrdzuje dôkazovú hodnotu elektronického dokumentu: „Elektronický dokument má rovnakú dôkazovú silu ako dokument na papierovej podstave, za predpokladu, že je možné riadne identifikovať osobu, z ktorej pochádza, a že je vyhotovený a uchovávané spôsobom vhodným na garantovanie jeho integrity." Článok 1367 objasňuje, že elektronický podpis pozostáva z používania spoľahlivého postupu na identifikáciu zaručujúcej jeho väzbu na akt, ku ktorému sa vzťahuje.

Nariadenie eIDAS č. 910/2014

Európske nariadenie eIDAS (Electronic IDentification, Authentication and trust Services) stanovuje tri úrovne elektronického podpisu: jednoduchý, pokročilý (SEA) a kvalifikovaný (SEQ). V prípade pracovných zmlúv a HR dokumentov s vysokou dôkaznou hodnotou sa odporúča pokročilý alebo kvalifikovaný elektronický podpis. Nariadenie eIDAS 2.0 (Nariadenie EÚ 2024/1183), ktoré vstúpilo v platnosť 20. mája 2024, tieto požiadavky ďalej sprísnuje, najmä pre peňaženky európskej digitálnej identity.

RGPD — Nariadenie EÚ č. 2016/679

Zamestnávateľ, ako prevádzkovateľ, podlieha články 5 (zásady spracúvania), 6 (zákonnosť spracúvania), 13-14 (informácia fyzických osôb), 30 (register spracúvania) a 32 (bezpečnosť údajov). Lehota na ohlásenie porušenia údajov CNIL je 72 hodín (článok 33). Maximálne sankcie dosahujú 20 miliónov eur alebo 4 % svetového obratu (článok 83).

Smernica NIS 2 — Francúzsky zákon z 17. októbra 2024

Transponujúc smernicu (EÚ) 2022/2555, tento text ukladá podstatným a dôležitým subjektom povinnosti riadenia kybernetických rizík, ohlaovania incidentov a vnútorného spávania. HR informačné systémy a systémy riadenia ľudských zdrojov môžu byť dotknuté, ak subjekt spĺňa kritériá veľkosti a sektora stanovené v článku 3 smernice.

Normy ETSI EN 319 132 a 319 102

Tieto európske technické normy definujú formáty pokročilého elektronického podpisu (XAdES, CAdES, PAdES) a postupy overovania. Vzťahujú sa na poskytovateľov služieb dôvery s kvalifikáciou (QTSP) uvedené na listinách dôvery (Trusted Lists). Zamestnávateľ, ktorý sa uchyľuje k poskytovateľovi certifikovanému podľa týchto noriem, zaručuje prijateľnosť podpisov v prípade pracovného sporu.

Scenáre používania: súlad HR v praxi

Scenár 1 — Priemyselná skupina strednej veľkosti (800 zamestnancov)

Priemyselná skupina s približne 800 zamestnancami na troch miestach v Európe čelila problému opakujúcemu sa: podpis zmluvy sezónnych pracovníkov na určitú dobu a dodatkov modulácie pracovného času si vyžadoval poštové obiehacie kolo trvajúce 3 až 7 pracovných dní. V prípade urgentného nástup na prácu sa dodržiavali právne lehoty na odovzdanie zmluvy (48 hodín pre CDD), čo vystavovalo spoločnosť systematickému riziku kvalifikácie.

Zavedením riešenia pokročilého elektronického podpisu v súlade s eIDAS pre všetky HR procesy skupina skrátila priemernú dobu podpisu na menej ako 4 hodiny, eliminovala riziko neodovzdania v právnych lehôtach a dosiahla odhad úspor 35 000 € ročne na náklady tlače, zaslania a fyzickej archivizácie. Jednotný register personálu bol plne digitalizovaný, s časovým pečiatkovaním certifikovaným pre každú položku.

Scenár 2 — Kancelária s audítmi a účtovníckymi poradami 45 zamestnancov

Kancelária s audítmi a účtovníckymi poradami s 45 zamestnancami spravovala v podniku mzdu a HR formalitách pre desiatky klientov malých a stredných podnikov. Povinnosti súladu (DPAE, výplatné pásky, zmluvy, DUERP) boli spracúvané manuálne, čo generovalo vysoké riziko vynechania. Nasledujúci kontrola inšpekcie práce u klienta, absence zmluvy v písomnej forme pre troch zamestnancov na čiastočný úväzok viedla k kvalifikácii ako úplný úväzok, čo predstavovalo náklady 18 000 € vrátenia záväzkov a náhrad.

Prijatím integrovanej platformy spájajúcej automatické generovanie zmluvy podľa právnych predpisov a elektronického podpisu kancelária štruktúrovala svoje pracovné postupy tak, aby bolo nemožné prijať do zamestnania bez zmluvy podpísanej elektronicky. Miera súladu s dokumentáciou dosiahla 100 % pri nasledujúcej revízii a priemerná lehota spracúvania nábor sa znížila na tretinu.

Scenár 3 — Distribučný reťazec s 2 500 zamestnancami v multiple miestach

Maloobchodný reťazec s 2 500 zamestnancami na 60 predajných miestach musel spravovať zmluvy dodatočných pracovníkov, dodatky na dodatočné hodiny a jednotlivé dohody o dovolenkách. Geografická disperzia vylúčila zbieranie ručných podpisov v právnych lehôtach. Okrem toho CNIL zistila pri overení, že absentuje informácia zamestnancov o spracúvaní ich geolokačných údajov (pripojené hodinky).

Podnik nasadil riešenie jednoduchého elektronického podpisu na dokumenty s nízkou rizikou (pozývači, kolektívne informácie) a pokročilého na zmluvy a dodatky. Súčasne aktualizoval svoje oznámenia o informácii RGPD a integroval elektronické súhlasy, ktoré sú sledovateľné. Výsledky: nula nesúladu v dokumentácii pri nasledujúcej kontrole DREETS, skrátenie lehoty podpisu dodatočných pracovníkov z 72 hodín na menej ako 30 minút a úplnú dokumentovanú súlad s RGPD.

Záver

Súlad so zákonom v pracovnom práve je trvalý projekt pre každého zamestnávateľa: povinnosti pri prijatí, vedenie registrov, dodržiavanie pracovných čias, ochrana údajov, prevencia rizík… Každé porušenie sa môže prejaviť ťažkými sankciami, pracovnými, trestnými alebo správnymi. V roku 2026 sa digitalizácia HR procesov — najmä prostredníctvom elektronického podpisu v súlade s eIDAS — stala jednou z najúčinnejších páak na zabezpečenie týchto povinností, skrátenie lehôt a zaistenie dôkazného materiálu, ktorý sa dá tvrdiť.

Certyneo sprevádza zamestnávateľov v tomto postupu s certifikovanou platformou elektronického podpisu, generátorom HR zmlúv podľa právnych predpisov a pracovnými postupmi prispôsobenými požiadavkám francúzskeho pracovného práva. Prejdite si: objavte HR riešenia Certyneo alebo vypočítajte si váš ROI v niekoľkých klikoch na zmeranie skutočného vplyvu digitalizovanej a súladnej správy HR.