Tributação empresarial: Impostos, deduções e otimização

A otimização tributária de uma empresa raramente começa por uma estruturação complexa. Ela começa por três decisões estruturantes — o regime de tributação, o tratamento dos investimentos e o rigor dos comprovantes — que determinam a maior parte da carga tributária real. O restante corresponde a ajustes marginais, frequentemente sobrestimados. Este artigo retoma esses três planos, e em seguida os pontos em que a administração tributária mais frequentemente autua.

O regime de tributação, uma decisão fundadora

Os lucros são tributados seja pelo imposto de renda em nome do titular ou dos sócios, seja pelo imposto sobre as sociedades no nível da própria empresa.

O enquadramento depende da forma jurídica, mas ele é em grande parte opcional: uma empresa individual ou uma sociedade de pessoas pode optar pela tributação como sociedade de capital, e certas sociedades de capital podem, sob condições e por prazo limitado, optar pelo regime das sociedades de pessoas.

A escolha se resolve em um ponto concreto: o que o dirigente efetivamente retira. No regime de tributação em nome dos sócios, a totalidade do lucro é tributada em suas mãos, seja ela retirada ou não. No regime de tributação da sociedade, o lucro não distribuído só é tributado no nível da empresa; a remuneração paga é dedutível do resultado, e os dividendos seguem seu próprio regime. Uma empresa que reinveste geralmente encontra vantagem no regime de tributação da sociedade; uma atividade cujo dirigente retira a totalidade do resultado não ganha automaticamente com isso.

Quanto às alíquotas, uma alíquota reduzida de 15% se aplica a uma primeira faixa de lucro, sob condições relativas ao faturamento, à integralização total do capital e à sua detenção majoritária por pessoas físicas. Além dessa faixa, aplica-se a alíquota normal. Como esses limites são revisados periodicamente, eles devem ser verificados para o exercício em questão.

As despesas dedutíveis: quatro condições cumulativas

Uma despesa só é dedutível se atender a todas as condições seguintes:

• Ela é incorrida no interesse da atividade, e não no interesse pessoal do dirigente.
• Ela se traduz em uma diminuição do ativo líquido, o que exclui os gastos que na realidade constituem uma imobilização.
• Ela é contabilizada no exercício em que foi incorrida.
• Ela é comprovada por um documento hábil.

A quarta condição é a que causa a maior perda de deduções, e ela é puramente documental. Uma despesa real e perfeitamente legítima se torna não dedutível por falta de nota fiscal em conformidade. É também nesse terreno que a generalização da faturação eletrônica está mudando as práticas: a trilha de auditoria confiável, que conecta a nota fiscal ao fluxo econômico e ao pagamento, está se tornando o padrão de prova. Nosso artigo sobre a trilha de auditoria confiável detalha o que essa exigência abrange.

Certas despesas são excluídas por natureza, qualquer que seja sua utilidade: multas e penalidades, gastos suntuosos, e parte das despesas relacionadas a veículos de passeio.

Investimentos: amortizar, provisionar, deduzir

Três tratamentos coexistem e não são intercambiáveis.

A amortização distribui a dedução de um bem imobilizado ao longo de sua vida útil. A escolha do método e do prazo não é livre: ela deve refletir o consumo real dos benefícios econômicos esperados. As regras aplicáveis são desenvolvidas em nosso artigo sobre as amortizações contábeis.

A provisão antecipa uma despesa provável e claramente definida. Sua dedutibilidade pressupõe que o evento esteja em curso no encerramento do exercício e que o valor possa ser estimado com aproximação suficiente. Uma provisão calculada por percentual fixo, sem análise individual, é regularmente rejeitada — veja nossas regras aplicáveis às provisões.

A dedução imediata permanece possível para bens de baixo valor, abaixo de um limite unitário, assim como para despesas de manutenção que não prolonguem a vida útil do bem. A fronteira entre manutenção dedutível e melhoria a ser imobilizada é um ponto clássico de autuação.

O imposto sobre o valor agregado, uma questão de fluxo de caixa tanto quanto de tributação

O imposto sobre o valor agregado não é uma despesa para a empresa sujeita ao tributo, mas ele pesa sobre seu fluxo de caixa e concentra uma parte importante das correções fiscais.

A dedução do imposto sobre o valor agregado a montante pressupõe uma nota fiscal em conformidade, contendo todas as informações obrigatórias, uma despesa incorrida para as necessidades de operações que dão direito à dedução, e a exigibilidade do tributo por parte do fornecedor. Certas despesas são excluídas do direito à dedução, notadamente aquelas relativas a veículos de passeio e a certos serviços de hospedagem.

Um crédito de imposto sobre o valor agregado pode ser objeto de reembolso em vez de reporte, o que altera de forma útil o perfil de fluxo de caixa das empresas em fase de investimento. As modalidades são expostas em nosso artigo sobre a regularização e o reembolso de crédito de imposto sobre o valor agregado.

Os incentivos fiscais, a serem avaliados antes de assumi-los

Crédito fiscal de pesquisa, crédito fiscal de inovação, subsídios à aprendizagem, isenções ligadas à localização geográfica: esses incentivos representam valores significativos, mas sua lógica é idêntica. Eles pressupõem uma documentação constituída ao longo do tempo, não reconstituída no ano da fiscalização.

Um crédito fiscal de pesquisa sem dossiê técnico justificativo e sem acompanhamento do tempo dedicado por projeto é um crédito fiscal frágil. O valor obtido e o valor mantido após uma fiscalização são duas coisas diferentes, e a diferença depende inteiramente da qualidade do dossiê.

O que uma fiscalização examina

O prazo de fiscalização de direito comum permite à administração corrigir os três exercícios anteriores. Os pontos de correção mais frequentes são estáveis de um ano para o outro:

• As despesas não comprovadas ou insuficientemente comprovadas.
• A confusão entre patrimônio pessoal e profissional, notadamente sobre veículos, despesas de deslocamento e imóveis de uso mista.
• As provisões insuficientemente individualizadas.
• As despesas que deveriam ser imobilizadas mas foram lançadas como despesa.
• O imposto sobre o valor agregado deduzido sobre despesas excluídas do direito à dedução.

Os direitos e obrigações durante o procedimento — prazos de resposta, garantias, vias de recurso — são tratados em nosso artigo sobre a fiscalização tributária.

Cenários de aplicação

Abertura de atividade. A escolha do regime deve ser feita a partir de uma projeção das retiradas do dirigente ao longo de três anos, e não apenas da alíquota de tributação exibida. É a decisão cujo efeito acumulado é o mais significativo.

Exercício com resultado inesperadamente positivo. As alavancas legítimas de fim de exercício são limitadas: constituir as provisões justificadas, incorrer nas despesas realmente úteis antes do encerramento, verificar se as amortizações foram praticadas. As decisões tomadas após o encerramento não têm efeito retroativo.

Investimento significativo. A escolha entre dedução imediata e amortização deve ser preparada antes do compromisso, pois depende da natureza do bem e não de uma escolha discricionária.

Perguntas frequentes

Qual regime de tributação escolher? Isso depende principalmente do que o dirigente efetivamente retira. O regime de tributação da sociedade convém às empresas que reinvestem, já que o lucro não distribuído só é tributado no nível da empresa. A tributação no nível dos sócios tributa a totalidade do lucro, retirado ou não.

Uma despesa profissional é sempre dedutível? Não. Ela deve ser incorrida no interesse da atividade, diminuir o ativo líquido, ser contabilizada no exercício correto e ser comprovada. Certas categorias são excluídas por natureza, como as multas e os gastos suntuosos.

É possível deduzir um veículo? Parcialmente. Os veículos de passeio sofrem um limite na amortização dedutível e uma exclusão do direito à dedução do imposto sobre o valor agregado. Os veículos utilitários seguem um regime diferente.

Uma provisão é livremente dedutível? Não. Ela pressupõe uma despesa provável, claramente definida, cujo evento esteja em curso no encerramento do exercício. Uma provisão calculada por percentual fixo, sem análise caso a caso, é regularmente contestada.

Sobre quantos anos a administração pode retroagir? O prazo de fiscalização de direito comum abrange os três exercícios anteriores, com prazos ampliados em determinadas situações, notadamente em caso de atividade não declarada.

O crédito fiscal de pesquisa é arriscado? O dispositivo em si não é; um dossiê constituído retroativamente sim. A documentação técnica e o acompanhamento do tempo por projeto devem ser produzidos ao longo do tempo para que o crédito obtido resista a uma fiscalização.

Para lembrar

Três decisões determinam a carga tributária real de uma empresa, e elas são tomadas antecipadamente: o regime de tributação, decidido com base nas retiradas efetivas do dirigente e não na alíquota exibida; o tratamento dos investimentos, entre dedução imediata, amortização e provisão; e a qualidade dos comprovantes.

Esse último ponto é o menos valorizado e o mais rentável. A maioria das autuações não pune estruturações questionáveis, mas despesas reais mal documentadas. Uma contabilidade em que cada lançamento está ligado a um documento comprobatório mantém, após uma fiscalização, o que uma contabilidade aproximada terá apenas declarado.