Kā arhivēt elektroniski parakstītu dokumentu

Kāpēc pareizi arhivēt

Kāpēc pareizi arhivēt

Elektroniski parakstītam dokumentam ir vērtība tikai tad, ja pierādījums paliek apskatāms un pārbaudāms visu likumīgo periodu — dažreiz 10, 20, pat 30 gadus. Nevērīga arhivēšana = novājināti pierādījumi strīda gadījumā.

• Ilgums, kas jāievēroIlgums, kas jāievēro
• Komerclīgumi ⬥⬥⬥: 10 gadi (Komerclikums)Darba līgumi ⬥⬥⬥: 5 gadi pēc beigām ⬥⬥⬥ Rēķins 10 gadi 6 gadi (nodoklis)
• Darba līgumi ⬥⬥⬥: 5 gadi pēc beigām ⬥⬥⬥ Rēķins 10 gadi 6 gadi (nodoklis)Nomas līgumi ⬥⬥⬥: ilgums + 5 gadi
• Notariālie akti ⬥⬥⬥: 30 gadiApdrošināšana
• ApdrošināšanaSaglabāt atkarībā no veida
• Parakstīts PDFParakstīts PDF

unaudita izsekojamībapar visilgāko piemērojamo periodu.par visilgāko piemērojamo periodu.Arhīvu formāti

PAdES-B-B ⬥⬥⬥: vienkāršs, vienkāršs paraksts

• PAdES-B-B ⬥⬥⬥: vienkāršs, vienkāršs parakstsPAdES-B-T ⬥⬥⬥: + kvalificēts laikspiedols ⬥⬥⬥ ķēde⬥⬥⬥⬥ PAdES-:
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periodiski laikspiedoli (vairākas desmitgades)Ilgai arhivēšanai izvēlieties
• Ilgai arhivēšanai izvēlietiesPAdES-B-LTA
• ..

3 arhivēšanas iespējas1. Ārpakalpojuma arhivēšana (platforma)1. Ārpakalpojuma arhivēšana (platforma)

Paraksta platforma glabā jūsu dokumentus X gadus. Iekļauts lielākajā daļā plānu.

Priekšrocības ⬥⬥⬥: bez piepūles, saderīgs ar eIDAS

Trūkumi ⬥⬥⬥: atkarība no pakalpojumu sniedzēja, pārbaudāma atgriezeniskā iespēja

Trūkumi ⬥⬥⬥: atkarība no pakalpojumu sniedzēja, pārbaudāma atgriezeniskā iespēja2. Iekšējā arhivēšanaJūsu dokumenti tiek glabāti jūsu serveros vai īpašā SAE.Jūsu dokumenti tiek glabāti jūsu serveros vai īpašā SAE.

Priekšrocības ⬥⬥⬥: pilnīga kontrole

Trūkumi ⬥⬥⬥: izmaksas, nepieciešamas iekšējās prasmes

3. SAE ar pierādījuma vērtību3. SAE ar pierādījuma vērtībuSertificēta elektroniskā arhivēšanas sistēmaNF Z42-013 ⬥⬥⬥. Augstākais atbilstības līmenis.

NF Z42-013 ⬥⬥⬥. Augstākais atbilstības līmenis.

Priekšrocības ⬥⬥⬥: juridiskās uzticamības prezumpcijaTrūkumi ⬥⬥⬥: augstas izmaksas, pārāk liels MVULabākā prakse

Labākā prakseSaglabātPDF + audita izsekojamība ⬥⬥⬥⬥ ⬥ Sarkans ⬥⬥ ⬥ ⬥ vairākas vietnes, vairāku atbalstuPDF + audita izsekojamība ⬥⬥⬥⬥ ⬥ Sarkans ⬥⬥ ⬥ ⬥ vairākas vietnes, vairāku atbalstu

Periodiska pārbaude ⬥⬥⬥: ik pēc 6–12 mēnešiem apstipriniet, ka dokumenti ir lasāmi.

• Saglabājiet tikai PDF, nevis audita liecībasSaglabājiet tikai PDF, nevis audita liecībasGlabājiet vienā datu nesējā (iekšējā cietajā diskā)
• Izmantojiet mākoni bez saglabāšanas klauzulasAizmirstiet par noteiktiem sektoriem raksturīgos ilgumus
• Aizmirstiet par noteiktiem sektoriem raksturīgos ilgumusNepārbaudiet arhivēšanu.
• Ja maināt paraksta nodrošinātāju:Ja maināt paraksta nodrošinātāju:
• Eksportējiet visus parakstītos dokumentus + audita pēdasImportējiet jaunajā sistēmā vai speciālā SAE

Pārbaudiet integritāti (SHA-256 pirksta nospiedums)

• Pārbaudiet integritāti (SHA-256 pirksta nospiedums)
• Konkrēts pakalpojuma sniedzējs ⬥ Sistēmas gadījuma maiņa: īslaicīgi saglabājiet piekļuvi vecajai sistēmai.
• MVU ar 50 darbiniekiem, 3000 parakstītu dokumentu, kas uzkrāti 5 gadu laikā. Migrācija:
• MVU ar 50 darbiniekiem, 3000 parakstītu dokumentu, kas uzkrāti 5 gadu laikā. Migrācija:
• automatizēts eksports, izmantojot API

importēšana jaunā pakalpojumu sniedzējā + ārējais SAE kā rezerves

pārbaude pēc parauga (pārbaudīti 50 dokumenti)

1. pārbaude pēc parauga (pārbaudīti 50 dokumenti)
2. vecais pakalpojumu sniedzējs pārtraukts pēc 3 mēnešiem
3. Kopējais ilgums: 4 nedēļas. Nulle zaudējums.
4. Kopējais ilgums: 4 nedēļas. Nulle zaudējums.

Kā Certyneo jums palīdz

Certyneo ietver

• Certyneo ietver
• 10 gadus arhivēšanu
• visos plānos ar ģeogrāfisko dublēšanu ES, versiju veidošanu un pilnīgu eksportēšanu jebkurā laikā (kopējā atgriezeniskā iespēja). PAdES-B-T formāts pēc noklusējuma, PAdES-B-LTA neobligāts kritiskiem dokumentiem.
• Atklājiet Certyneo elektroniskā paraksta risinājumu

Atklājiet Certyneo elektroniskā paraksta risinājumu

FAQ

Vai man ir jādrukā mani parakstītie dokumenti?Vai man ir jādrukā mani parakstītie dokumenti?Nē, bezjēdzīgi un neproduktīvi (pierādījuma spēka zaudēšana).

Vai pietiek ar standarta mākoni (Google disks, Dropbox)?

PDF failam jā, bet ne pierādījuma vērtībai. Dodiet priekšroku īpašai arhivēšanai.

PDF failam jā, bet ne pierādījuma vērtībai. Dodiet priekšroku īpašai arhivēšanai.

Kas man jādara, ja paraksta platforma tiek aizvērta?

PAdES PDF failus var pārbaudīt bezsaistē. Regulāri eksportējiet audita pēdas.

PAdES PDF failus var pārbaudīt bezsaistē. Regulāri eksportējiet audita pēdas.

Vai arhīvi ir jāšifrē?

Ieteicams sensitīviem dokumentiem. Esiet uzmanīgi, lai atslēgas glabātu ilgu laiku.

Kad sākas 10 gadu periods?

Kad sākas 10 gadu periods?

Komerclīgumam: izpildes beigas. Darba līgumam: līguma beigas.

Secinājums

Secinājums

Laba arhivēšana ir jūsu elektronisko parakstu dzīvības apdrošināšana. Izvēlieties formulu, kas pielāgota jūsu izaicinājumiem (ārpakalpojums lielākajai daļai MVU, SAE NF Z42-013 kritiskiem gadījumiem), regulāri pārbaudiet.

Izmēģiniet Certyneo, lai tiešsaistē vienkārši, ātri un droši nosūtītu, parakstītu un izsekotu savus dokumentus.