Elektroninis parašas HR sektoriui: darbo sutartys ir dokumentai
Darbo sutarčių elektroninis parašas yra teisiškai pripažintas Prancūzijoje nuo 2017 m. Macron dekreto (Darbo kodekso 1221-1 straipsnio pakeitimas). Šis vadovas paaiškina, kaip jį teisingai naudoti darbo sutartims, papildymams, susitarimams dėl pasitraukimo ir kitiems HR dokumentams.
Teisinė bazė: elektroninis parašas darbo teisėje
Darbo kodekso 1221-1 straipsnis leidžia sudaryti darbo sutartį elektroniniu būdu. Reikalingas parašo lygis priklauso nuo sutarties tipo: SES arba AES daugumai CDI/CDD sutarčių, ir sustiprintą įrodinėjimo vertę (AES) rekomenduojama pasitraukimo susitarimams ir atstovavimo mandatams.
- CDI / CDD: rekomenduojamas AES parašas (OTP SMS/el. paštas)
- Papildymas: toks pat lygis kaip pradinė sutartis
- Pasitraukimo sutartis: AES su OTP rekomenduojama
- Laikinos sutarties: patikrinkite taikomąsias kolektyvinės sutarties nuostatas
HR dokumentai, kuriuos galima pasirašyti elektroniškai
Tipinis HR workflow naudojant Certyneo
- 1
Sukurkite sutarties šabloną
Importuokite savo Word arba PDF šablonį. Apibrėžkite laukus užpildyti (vardą, poziciją, atlyginimą) ir parašo zonas.
- 2
Užpildykite kandidato informaciją
Būsimo darbuotojo vardas, el. paštas ir telefonas. Certyneo automatiškai siunčia autentifikacijos OTP.
- 3
Siųskite sutartį
Darbuotojas gauna el. laišką su saugia nuoroda. Jis peržiūri ir pasirašo iš bet kurio įrenginio.
- 4
Archyvuokite automatiškai
Pasirašytas PDF su audito šlapu saugomas 10 metų. Eksportuojamas bet kuriuo metu iš jūsų valdymo panelės.
Dažnai užduodami klausimai — Elektroninis parašas ir HR
- Ar elektroniškai pasirašyta darbo sutartis yra galiojanti?
- Taip. Prancūzijos Darbo kodekso 1221-1 straipsnis aiškiai leidžia sudaryti darbo sutartį elektroninėmis priemonėmis. Išplėstinis elektroninis parašas (AES) per OTP rekomenduojamas dėl jo įrodymų vertės.
- Koks eIDAS parašo lygis reikalingas nuolatinei sutarčiai?
- Įstatymas nenurodo minimalaus lygio, tačiau praktikai ir teisininkų rekomenduoja AES (eIDAS išplėstinį parašą) su SMS OTP darbo sutartims. Certyneo apima AES pradedant asmeninio plano lygiu (9 €/mėn).
- Ar darbuotojas turi sukurti paskyrą norint pasirašyti?
- Ne. Darbuotojas gauna el. laiško nuorodą, peržiūri sutartį ir pasirašo keliais spustelėjimais be paskyros sukūrimo. Autentifikacija vyksta per OTP, išsiųstą į jo el. paštą arba telefoną.
- Kaip archyvuoti pasirašytas sutartis?
- Certyneo automatiškai archyvuoja kiekvieną pasirašytą sutartį 10 metų su jos laiko žymima audito šlapu. PDF failai gali būti atsisiunčiami bet kuriuo metu iš jūsų valdymo panelės, atskirai arba masinėje operacijoje.