Elektroniniai asociacijų statutai: 2026 m. pakeitimai

Asociacijų procedūrų dematerializavimas sparčiai progresuoja: pagal Vidaus reikalų ministerijos duomenis, daugiau nei 85 000 asociacijų kasmet keičia savo statutus Prancūzijoje, o vis didesnė jų dalis naudojasi elektroniniu parašu, norėdama užtikrinti ir pagreitinti šį procesą. Tačiau daugelis savanorių vadovų dvijojas, nes trūksta aiškios informacijos apie tikrąją tokių dematerializuotų veiksmų teisinę vertę. Šis straipsnis atsakys į visus jūsų klausimus: kokį parašą pasirinkti, kaip organizuoti narių patvirtinimą, kokios pareigos likutines išlaiko prefektūrai, ir kaip išvengti spragų, kurios susilpnina jūsų elektroninius statutus.

Kodėl dematerializuoti asociacijų statutų pakeitimą?

Palankus reguliavimo pagrindas nuo 2016 m.

Europos Parlamento reglamentas eIDAS Nr. 910/2014, taikomas Prancūzijoje nuo 2016 m. liepos 1 d., nustatė vienodą elektroninio parašo pripažinimo pagrindą Europos Sąjungoje. Šis tekstas skiria tris parašo lygius — paprastą, išplėstinį ir kvalifikuotą — kiekvienas jų suteikdamas didesnį saugumą ir teisinę vertę. Asociacijoms, priklausančioms 1901 m. liepos 1 d. įstatymui, statutų pakeitimai yra teisiniai aktai, kurių įrodymas gali būti pateiktas bet kokiais priemonėmis nuo 2016 m. sutarčių teisės reformos (dekretas Nr. 2016-131). Civilinio kodekso 1366 straipsnis tiesiogiai nustatosi, kad „elektroninis raštas turi tokią pat įrodymų vertę kaip raštas ant popierinės medžiagos".

Iš to išplaukia, kad valstybės notaro bylos posėdžio stenograma, pasirašyta elektroniškai narių, turinčių teisę, yra tokios pat vertės kaip dokumentas, pasirašytas ranka ant popierinės medžiagos, jei bus laikomasi integralumo ir identifikavimo sąlygų, nustatytų įstatymu.

Praktiniai dematerializavimo pranašumai asociacijoms

Nepaisydami atitikties, dematerializavimas suteikia praktinių pranašumų:

• Laiko sutrumpinimas: jei geografiškai išsibarstę nariai sulaukdavo grąžintų laiškų savaitėmis. Elektroninis parašas sumažina pasirašymo rinkimo laiką iš kelių savaičių iki kelių valandų.
• Išsamesnė sekos žyma: kiekvienas parašas turi laiko žymę ir yra susietas su patikrinta tapatybe, sumažindamas tolimas ginčus.
• Saugus archyvavimas: elektroniškai pasirašyti dokumentai saugomi atitinkantose saugose skaitmeninėse seifuose, prieinami bet kuriuo metu prefektūros paskelbimams.
• Išlaidos sumažinamos: spausdinimas, pašto mokestis, narių kelionės — visi šie kaštai išnyksta ar drastiškai sumažėja.

Norėdami sužinoti daugiau apie sprendimo pasirinkimo kriterijus, žiūrėkite mūsų elektroninio parašo sprendimų palyginimą.

Kokį elektroninį parašą pasirinkti savo statutams?

Trys eIDAS lygiai, taikomi asociacijų statutams

Ne visi parašo lygiai yra vienodi statutų pakeitimui. Čia yra kaip juos ranginti:

Paprastas elektroninis parašas (SES): jis remiasi elementaria identifikavimo mechanika (el. pašto nuoroda, OTP kodas). Pakankamas bendriems su nedideliu nulio veiksmams, jis turi ribotą patikimumo prezumciją. Statutams jis yra nerekomenduojamas, jei asociacija valdo reikšmingą turtą arba jei jos statutus reikalauja partneriai institucijos (bankai, savivaldybės).

Išplėstinis elektroninis parašas (SEA): jis reikalauja stipresnio parašytojo identifikavimo ir kriptografinės jungtys su dokumentu. Jis atitinka eIDAS 26 straipsnį ir yra rekomenduojamas lygis didžiajai daliai asociacijų statutų pakeitimų. Jis yra be išimties pripažįstamas prefektūrų, jei patvirtinimo procedūra yra dokumentuota.

Kvalifikuotas elektroninis parašas (SEQ): aukščiausias lygis, išduodamas kvalifikuoto patikimos paslaugos teikėjo (QTSP) parašu, kurie įrašyti į nacionalinę patikimumo sąrašą (TSL). Jis suteikia nekvestionuojamą autentiškumo prezumciją. Jis yra rekomenduojamas, kai statutus turi būti pristatyti notarui, teismui arba viešojo naudingumo prizintoms asociacijoms (ARUP).

Narių patvirtinimas: nuotolinės balsavimo organizavimas

Statutų pakeitimas paprastai reikalauja nepaprastos generalinės asamblėjos. Kyla klausimas: ar galima tokią GAA surengti nuotoliniu būdu su elektroniniu balsavimu?

Atsakymas yra taip, su sąlygomis. Nuo dekreto Nr. 2020-321 (2020 m. kovo 25 d.) (jo principais sustiprintos), asociacijos gali numatyti savo statutuose ar vidaus reglamente nuotolinių asamblėjų renging, įskaitant elektroninę pagrindu. Jei jūsų dabartiniai statutai to aiškiai nenumatomi, reikia, viena vertus, patikrinti, ar tokią galimybę galima išvesti iš jų redakcijos, o kita vertus, tai formalizuoti kito pakeitimo metu.

Praktiškai, asociacijų statutų pakeitimo procedūra su elektroniniais narių parašais eina šią schemą:

1. Kvietimas: elektroninis siuntimas nariams, su patvirtinimu priėmimo, laikantis nustatytos tūsuose pareigos sąlygų (paprastai 15 iki 21 dienų).
2. Dokumentacija: pateiktina pakoreguota statutų projekto forma PDF formatu, nemodifikuojama.
3. GAA laikymas: asmeniškai, hibridine forma arba nuotoliniu būdu (vaizdo konferencija su įrašymu).
4. Balsavimas: elektronine pagrindu (skirta platforma) arba stenogramos parašu.
5. PV parašymas: pirmininkas ir posėdžio sekretoriaus elektroniškai pasirašo suvestinės stenogramą.
6. Paskelbimas prefektūrai: per tris mėnesius po GAA, per service-public.fr portalą arba paštu.

Mūsų išsamus elektroninio parašo vadovas išsamiai paaiškina kiekvieno lygio techninius mechanizmus.

Pakeitimo deklaravimo procedūra prefektūrai

Kas prefektūra priima (ir ko reikalauja)

Nuo service-public.fr portalo modernizavimo, asociacijos gali paskelbti savo pakeitimo deklaraciją visiškai internetu, pridedami failai. Prefektūra priima pakoreguotus statutus PDF formatu, jei jie pasirašyti elektroniškai ar atspausdinti, tada nuskaitytais. Tačiau norint garantuoti įrodymų vertę ginčo atveju, topti rekomenduojama išsaugoti:

• Originalus PDF failas, pasirašytas elektroniškai (su integruotomis parašo metaduomenimis).
• Parašo audito ataskaitą, sugeneruotą jūsų platformoje (parašytojų tapatumo įrodymas, kvalifikuota laiko žyma, dokumento integralumas).
• GAA dalyvavimo sąrašą arba elektroninio balsavimo registrą.

Kvalifikuota elektroninė laiko žyma čia vaidina svarbų vaidmenį: ji neklaidžiai nustato datą, kurią statutai buvo priimti, informacija yra būtina, jei iškyla ginčas dėl procedūros teisumo.

Kvorumo ir dauguma: statutiniams taisyklėms laikytis

Dematerializavimas neatleidžia nuo jūsų esamų statutų numatytų kvorumų ir balsavimo taisyklių šilumimo. Jei jie reikalauja, pavyzdžiui, kad du trečdaliai narių, kurie yra nariais su mokesčiais, patvirtintų bet kokį pakeitimą, ši sąlyga vienodai taikoma fiziniui arba elektroniniam balsavimui. Platformos balsuotojai turi būti sukonfigūruoti:

• Patikrinti, ar tik nariai, kurie atsiskaityti su mokesčiais, gali pasirašyti.
• Automatiškai uždaryti procedūrą pasiekus kvorumą arba baigus laiką.
• Generuoti sertifikuotą rezultato ataskaitą, kurioje nurodomas parašiusiųjų skaičius ir balsavimo rezultatas.

Ši procedūrinė tikslumo yra būtina, kad jūsų elektroniniai statutai atlaikytų galimai atsiskyrusio nario skundą.

Geresnės praktikos jūsų elektroniniams statutams saugoti

Atnaujinti vidaus reglamentą prieš perėjimą

Prieš pradedant naudoti elektroninį parašą, yra rekomenduojama atnaujinti vidaus reglamentą, aiškiai įtraukiant:

• Priimtus elektroninius kvietimo būdus.
• Nuotolinio balsavimo procedūras ir jų sprendiminę vertę.
• Recourse į elektroninį parašą asociacijos oficialių veiksmų.
• Reikalingą parašo lygį, priklausydamas nuo veiklo pobūdžio (išplėstinis statutams, paprastas įprastiems stenogramoms).

Šis atnaujinimas, pats priimtas GAA, saugo visas būsimas dematerializuotus procedūras ir išvengti bet kokių ginčų dėl dematerializuotų procedūrų teisėtumo.

Pasirinkti atitinkančią ir ilgalaikę platformą

Ne visi elektroninio parašo teikėjai yra lygūs. Asociacijoms pagrindiniai kriterijai yra:

• eIDAS sertifikavimas: patikrinkite, ar platforma yra pripažinta arba pasinaudoja QTSP, kuris yra įrašytas į Europos patikimumo sąrašą.
• Įrodymų saugojimas: platforma turi archyvuoti įrodymo tūrinio (LTV — Ilgalaikis patvirtinimas) mažiausiai 10 metų.
• GDPR atitiktis: parašymo asmeniniai duomenys (asociacijos nariai) turi būti tvarkomi pagal reglamentą Nr. 2016/679, pageidautina nubaigoje Europos Sąjungoje.
• Pasiekiamumas: savanorių nariams neturi būti būtinai brangingas kompiuterinės dalies turinys; padidinkite mobilųjį sąsają be programinės įrangos įdiegimo.

Elektroninio parašo teisinė vertė priklauso tiesiogiai nuo pasirinktos platformos techninio ir norminės tvirtumo. Asociacijoms, kurios atradžia šį klausimą pirmu kartą, mūsų elektroninio parašo vadovas įmonei suteikia papildomą, naudingą perspektyvą apie pasirinkimo kriterijus.

Tvarkų parašytojus, kurie neatsilankė arba nenori

Dažnai nepastebiama vieta: ką daryti, jei kai kurie nariai neatsisakys elektroninio parašo arba neturi tinkamo skaitmeninio prieigos? Tada įsigalioja hibridinį sprendimas:

• Nariai su skaitmeniniais įrangom pasirašo elektroninę platformoje.
• Kiti nariai pasirašo to paties dokumento popierinį atvaizdu, kuris vėliau yra nuskaititas ir pridetas prie elektroninio parašo failų.
• Galutinė parašo ataskaitą minėti dvi modalitetes.

Šis hibridinis metodas yra juridiškai galiojantis, kol visi reikiami parašytojai yra išreikšę savo sutikimą dokumentuotai, bet kokia forma.

Asociacijos, tvarkančios ir darbo sutartis (pastovūs darbuotojai, subsidijuoti darbai) gali pasitikėti mūsų elektroninio parašo vadovu HR, norėdami vientisuoti savo dokumentavimo praktiką.

Teisinės nuostatos, taikytinos asociacijų elektroniniams statutams

1901 m. liepos 1 d. įstatymas ir 1901 m. rugpjūčio 16 d. dekretas

Asociacijos, kurioms taikomi 1901 m. liepos 1 d. įstatymai, privalo deklaruoti bet kokį savo statutų pakeitimą prefektūrai arba sub-prefektūrai per tris mėnesius (1901 m. įstatymo 5 straipsnis). Šioje deklaracijoje turi būti pakeitimų tekstas, taip pat asamblėjos, kurioje buvo priimti jie, stenogramų protokolas. Nė vienas 1901 m. įstatymo tekstas nenumato, kad šie dokumentai turi būti nustatyti popierinėje medžiagoje: todėl elektroninė forma yra visiškai priimtina, jei laikomasi bendrųjų galiojimo reikalavimų.

Civilinis kodeksas: 1366-1368 straipsniai

Civilinio kodekso 1366 straipsnis numato pusiausvyros principą: „Elektroninis raštas turi tokią pat įrodymų vertę kaip raštas ant popierinės medžiagos, jei tik gali būti tinkamai identifikuota asmuo, iš kurio jis kilęs, ir jei jis yra nustatytas ir saugomos tokios būklės, kuri garantuoja jo integralumą." 1367 straipsnis patikslina, kad elektroninis parašas „susideda iš patikimo identifikavimo processo naudojimo, garantuojančio jo ryšį su aktu, prie kurio jis yra pritvirtintas". Patikimumas yra laikomas patvirtintu iki priešingo įrodymo, kai parašas yra kvalifikuotas elektroninis parašas, kaip apibrėžta eIDAS reglamente.

eIDAS reglamentas Nr. 910/2014 ir eIDAS 2.0

eIDAS reglamentas (Elektroninis identifikavimas, autentifikacija ir patikimos paslaugos) nustato patikimos paslaugos Europos teisinę sistemą. Jo 25 straipsnis nustato, kad elektroninio parašo diskriminacijos negalima atmesti vien todėl, kad jis yra elektroninėje formoje. 26 straipsnis apibrėžia išplėstinio parašo reikalavimą (unikali rišči su parašytoju, gebėjimas identifikuoti parašytą, išimtinas duomenų generavimo kontrolė, po-parašo pakeitimo aptikimas). eIDAS 2.0 reglamentas, kuris pradedamas grądinti nuo 2024 m., sustiprins šiuos reikalavimus su Europos skaitmeninio identiteto piniginės (EUDIW) įvedimu, kuris paveiks parašytojų identifikavimo procedūras iki 2027 m.

GDPR Nr. 2016/679: parašytojo narių duomenų tvarka

Kai asociacija renka savo narių elektroninius parašus, ji tvarkosi asmens duomenims (vardą, pavardę, el. pašto adresą, kartais telefono numerį OTP). Kaip apdorojimo atstovaujantis, asociacija turi:

• Pranešti nariams apie jų duomenų tvarkymą (GDPR 13 straipsnis).
• Riboti rinkimą tik būtinams duomenims (minimizavimo princip, GDPR 5§1c).
• Sudaryti duomenų tvarkymui sutartį su parašo platforma (GDPR 28 straipsnis).
• Nustatyti proporcingą saugojimo laikotarpį (statutų gyvavimo laikas + taikytinas pasiskola laikas).

Taikomos techninės normos

Išplėstiniai ir kvalifikuoti elektroniniai parašai turi atitikti ETSI EN 319 132 (XAdES), ETSI EN 319 122 (CAdES) arba ETSI EN 319 142 (PAdES) PDF parašams. Šios normos garantuoja tarpusavio veiksmą ir parašų ilgaamžiškumą bėgyje laiko (LTV formatai). Šių normų nesilaikymas gali nušluoti parašų patikrinimą ilgalaikiu laikotarpiu, ypač administracinio patikrinimo arba ginčo metu.

Teisiniai rizikos, jei neatitinka

Statutų pakeitimas, priimtas be kvorumų, dauguma ar kvietimo taisyklių, gali būti panaikintas teismes nario ar valstybės prokuroro ieškiniu. Elektroninė forma neatleisda nuo šių šaltinio pareigų. Taip pat, elektroninis parašas, gautas be pakanko parašo identifikavimo (pavyzdžiui, paprastas spustelėjimas be tapatumo patikrinimo) gali būti pasigesti ir priveng savo įrodymų jėgą, ekspozuojant asociaciją į būtinybę kartoti visą procedūrą.

Konkretūs naudojimo scenarijai

Scenarij 1: regioninis sportinis sąjungam su išsibarstytais nariais

Regioninis sportinis federacija su penkiasdešimties affiliuotu klubų turi iš naujo apibrėžti savo statutus, norėdama integruoti naujus valdysio taisykles, kurias įtvirtino pagrindinė federacija. Jos vadovaujantieji nariai yra išsibarstę po visą regioną, o tai padare kiekvieną tinkamą GAA logistini sudėtingą ir brangi (salės nuoma, kelionės, apgyvendinimas kai kuriems).

Priimdata elektroninio parašo išplėstinę platformę, federacija siunčia petrauktas statutų projektą visiem klubų prezidentam. Parašo procedūra yra atidaryta 10 dienų. 47 klubai iš 50 pasirašo pirmas 72 valandas. Trys prezidentai be tinkamo skaitmeninės įrangos pasirašo popierinį atvaizdu, kuris tada yra nuskaititas. Du trečdalio kvorumo yra itin pasiektas.

Stebimi rezultatai: fizinę susitikimą pašalimas, kuris reikalavo 2-3 dienų organizavimo, skaičiuojamas finansinis santaupas 2 500 € logistini brangumą, uždarymų skaičių sumažinimas iš 6 savaičių iki 11 dienų. Dosije yra paskelbtas prefektūrai per interneto portalą su parašo ataskaita kaip papildomas patvirtinamoji medžiaga.

Scenarij 2: viešojo naudingumo asociacija, valdinatės dauguma darbuotojų

Namų pagalbos asociacija su trisdešimties darbuotojų ir gautami valstybės finansavimo (CPAM, savivaldybės taryba) turi pergrupuoti savo statutus, norėdama atitikti naujus savo pagrindinės finansuojančios institucijos reikalavimus dėl administracijos tarybos sudėties.

Susidūrusi su pareiga pateikti atnaujintus statutus iš naujo sudarometą jos daugialečio sutarčiai, asociacija pasirenka kvalifikuotą elektroninio parašo, kurie dokumentas, pateikti suteikti griausčiausią teisingu jėgų. Biure yra septyni nariai, du iš kurių gyvena užsienyje (iš to valstybės ekspatriantai).

Dėl nuotolinio parašo, du nariai, kurie gyvena užsienyje, gali pasirašyti iš jų šalies be būtino persikėlymo arba įgaliotumo. Parašo rinktų laikas mažėja iš iprasto keturių savaičių iki penkių darbo dienų. Horodatota audito ataskaita yra tiesiogiai persiųsta finansavimo agentūrai, kuri ją priima be sąlygų kaip tinkama valdysio atitikties patvirtinimas.

Scenarij 3: kultūrinė asociacija, susidūrusi su vidine užvedžiūtį

Kultūrinė asociacija su maždaug 200 narių atliekama visapusė savo statutų pertvarka, šios tema ginči tarp dviejų vidaus srovių. Mažumos narių žemiausias iš esmės ginčija procedūro reguliarumą dėl priėmimo.

Dėl visapusės sekos, kurią suteikia elektroninio parašo platforma — kiekvieno parašytojo tapatume, patikrinta el. pašto ir SMS OTP susijimu, kvalifikuota kiekvieno parašo veiklo laiko žyma, dokumento integralumo ataskaita, sertifikarinė, kad joks pakeitimas nepasitaikė po pirmo parašo — asociacija gali pateikti neginčijamą įrodymų tūrinį. Teismas, prieš kurį žemiau nariai ginčija, atmeta panaikinimo prašymą, nurodydamas, kad dematerializuota procedūra visiškai laikėsi teisinių ir statutinių reikalavimų. Šio ginčo išlaidos būtų itin didesnes, jei procedūra būtų remtus rankomis pasirašytais dokumentais, sunkiai autentifikuojamais.

Išvada

Asociacijos statutų pakeitimas per elektroniką šiandien yra visiškai pripažinta Prancūzijos ir Europos teisės parinktis, jei laikomas trys pagrindiniai imperatyvai: pasirinkti parašo lygis, pritaikytas dėl intereso (išplėstinį daugumo atvejų), dokumentuoti griežtai narių patvirtinimo procedūrą (kvorumą, daugumą, kvietimą), ir pasitikėti sertifikuota eIDAS atitinkanti platforma, kuri saugo ilgalaikius įrodymus.

Toli nuo papildo sudėtingumo, dematerializavimas ilgalaikis supaprastina asociacijų gyvenimą, sumažindami laiką, kaštus ir ginčus, susijusius su dokumentų autentiškumu. Tai taip pat įrodo sumaritumą institucijų partnerių ir finansuotojų atžvilgiu.

Certyneo siūlo elektroninio parašo sprendimą, atitinkančią eIDAS, sukurtą visų dydžių struktūroms. Sužinokite apie mūsų pasiūlymus ir pradėkite nemokamai, norėdami saugoti savo būsimus statutų pakeitimus.