Viešieji BTP pirkimai: suderinta elektroninė parašo sistema 2026 m.

Statybos ir viešųjų darbų (BTP) sektorius yra vienas iš aktyviausių valstybės pirkimų sričių: Prancūzijoje statybos viešieji pirkimai kasmet viršija 80 milijardus eurų pagal Ekonomikos ministerijos Teisinių reikalų direktoriaus (DAJ) duomenis. Nepaisant to, šių procedūrų pilna dematerializacija vis dar vykdomoje darbai daugeliui sektoriaus įmonių. Nuo 2018 m. spalio 1 d. viešieji pirkimai, viršijantys 25 000 € be PVM, privaloma pateikti ir tvarkyti per elektroninius portus. 2026 m. taisyklinė branda reikalauja sustiprinto atitikimo, ypač dėl kvalifikuotos elektroninės parašo sistemos. Šis straipsnis jus vadovaus per teisinukus įpareigojimus, geriausią praktiką ir konkrečius sprendimus BTP viešiesiems pirkimams saugoti naudojant elektroninę parašo sistemą.

Kodėl dematerializacija yra nesubyline viešiuosiuose BTP pirkimuose

Taisyklinė aplinka, reikalavusi skaitmeninimą

Viešųjų pirkimų kodeksas (CCP), įsigaliojęs 2019 m. balandžio 1 d., konsolidavo visus viešųjų pirkimų ir koncesijos sutarčių tekstus. Jame integruoti dematerializacijos reikalavimai iš Europos direktyvų 2014/24/ES (viešieji pirkimai) ir 2014/25/ES (specialūs sektoriai). Praktiškai, nuo 2018 m. viešiesiems perkėjams ir tiekėjams, visa dokumentų grandinė — kandidatūrų pateikimas, techninių ir administracinių dokumentų perdavimas, įsipareigojimų aktų parašai — turi būti perduodama elektroniniu keliu.

Perkėjų profiliai (PLACE, AWS-Achat, Maximilien arba e-Bourgogne tipo platformos) centralizuoja šiuos srautus. CCP straipsnis R. 2132-7 aiškiai nustato, kad „konsultacijos dokumentai perkėjų profilyje pateikiami ekonominiams subjektams". Elektroninė parašo sistema atsiranda keliose etapuose: tiekėjo pasiūlymo įsipareigojimų akto parašas, keičiamųjų aktų (priedų) parašas, taip pat priėmimo protokolų ir darbo situacijų parašai tam tikrose sutarties konfigūracijose.

Specifiniai iššūkiai BTP sektoriuje

BTP turi ypatumų, kurie sudėtina dematerializaciją:

• Dalyvių tūris ir įvairovė : darbu rinkoje gali dalyvauti viešas statytoja, darbu vadovas, vienas ar keli pagrindiniai rangovai, deklaruoti subrangovai ir co-rangovai laikinojo bendrosios sutarties (GME) rėmuose.
• Daugybė techninių dokumentų : CCTP, CCAP, DC1, DC2, DC4, mokestinių ir socialinių sertifikatai, pareikalavus pirmo banko garantijos (GAPD), vykdymo planai… Kiekvienas dokumentas gali reikalauti parašo arba elektroninio patvirtinimo.
• Riboti terminai : atviري pasiūlymų procedūros nustato minimalius pasiūlymų priėmimo terminus (25 dienos standartinėje procedūroje, mažintinus tam tikromis sąlygomis). Bet kokie parašo disfunkcijos sukelti vėlavimai gali sukelti pasiūlymo nepriimtinumą.

Norėdami suprasti pagrindus prieš pereinant prie sektoriaus taisyklinės dalies, pilnas elektroninės parašo vadovas nustato reikalingas terminologines ir teisinės pagrindas.

Elektroninės parašo lygiai, taikytini viešiesiems BTP pirkimams

Paprastas, pažengęs arba kvalifikuotas parašas: koks reikalavimas BTP?

Taisyklė eIDAS (Nr. 910/2014) skiria tris elektroninės parašo lygius, ir Prancūzijos viešųjų pirkimų taisykles juos traktuoja nevienodai. 2018 m. balandžio 12 d. orderis dėl elektroninės parašo sistemos viešiuosiuose pirkimuose nustato Prancūzijoje taikomą techninę sistemą.

Pagal šį ordenį:

• Pažengusi elektroninė parašo sistema, pagrįsta kvalifikuotu sertifikatu, yra minimalus reikalavimas įsipareigojimų aktui parašyti.
• Kvalifikuota elektroninė parašo sistema pagal eIDAS (sudaryta naudojant kvalifikuotą parašo kūrimo įrenginį ir pagrįsta kvalifikuotu sertifikatu) suteikia didžiausią patikimumo prezunciją ir rekomenduojama sudėtingiems pirkimams arba svarbiems keičiamiesiems aktams.

Kritiškai svarbu suprasti, kad paprasta elektroninė parašo sistema (paprastas spragtelėjimas arba žymimasis langelis) yra nepakankama viešųjų pirkimų kontraktiniams dokumentams. Sertifikato teikėjai, išduodantys kvalifikuotus sertifikatus Prancūzijoje, yra susiję tiesą pasitiklinimo sąrašą (LOTL), kurį skelbia ANSSI ir kuri pasiekiama Europos Sąjungos oficialaus portalo.

Norėdami sužinoti daugiau apie šiuos lygio skirtumus, vadovas apie eIDAS 2.0 taisyklę pateikia naujosios taisyklės įneštus pokyčius ir jų padarinius Prancūzijos įmonėms.

Elektroniniai sertifikatai ir jų atitikimas

Kvalifikuotasis sertifikatas turi būti išduotas kvalifikuoto pasitiklinimo paslaugų teikėjo (PSCQ), nurodyt laisvalyje Europos pasitiklinimo sąraše. Praktiškai BTP atžvilgiu tai reiškia:

1. Gauti asmeninį arba profesionalinį sertifikatą iš PSCQ (ChamberSign, Certigna, DocuSign France ir kt.).
2. Patikrinti suderinamumą parašo formato su perkėjų profiliais: XAdES, CAdES ir PAdES formatai yra labiausiai paplitę, atitinkamai ETSI EN 319 132 (XAdES) ir EN 319 122 (CAdES) standartams.
3. Sukonfigūruoti darbo vietą su reikalingais tvarkikliais ir tarpine programa, ypač raktams ant kriptografinės aparatūros nešiklio (USB raktas arba išmanioji korta).

Dažnai nepasiūlytas punktas: sertifikato galiojimas laike. Siekiant garantuoti dokumentų, pasirašytų pasibaigiusio sertifikato galiojimo, įrodymo vertę, kvalifikuota elektroninė data ir laikas yra būtina. Jis leidžia patvirtinti, kad parašas buvo uždėtas konkrečiu momentu, kai sertifikatas buvo galiojančiai.

BTP pasiūlymų dematerializacija: procesas ir geriausia praktika

Struktūrizuoti dokumentų srautą tiekėjams

BTP įmonei dalyvaujantiems viešajame pirkime dematerializacija reikalauja peržiūrėti vidinę organizaciją. Štai optimizuoto proceso pagrindiniai etapai:

1 etapas — Stebėjimas ir DCE atsisiuntimas : Įmonių konsultacijos dossier dabar yra visiškai parsisiuntimas iš perkėjų profilio. Šis etapas paprastai nereikalauja parašo, bet gali reikalauti registracijos (paskyros kūrimo) platformoje.

2 etapas — Kandidatūros dokumentų paruošimas : Formos DC1 (kandidatūros laiškas) ir DC2 (kandidato pareiškimas) turi būti pildomi elektroniškai. Mokestinio statuso sertifikatai (mokestinė taisyklingumo, URSSAF sertifikalas) dabar išduodami tiesiogiai internete. Elektroninė parašo sistema įmonėms apima dažnus verslo naudojimo atvejus, įskaitant administracinius aktus.

3 etapas — Įsipareigojimų akto parašas : Tai kritinis etapas. Įsipareigojimų aktas (AE) arba jo ekvivalentas DUME formoje (vieningo rinkos dokumento) turi būti parašytas elektroniškai įmonės teisinio atstovo arba jo delegato. Jei tai grupavimas, kiekvienas grupavimo narys pasirašo DC1, o mandataris pasirašo AE.

4 etapas — Pasiūlymo pateikimas : Pateikimas atliekamas prieš nurodytą pasiūlymo priėmimo ribinę datą ir laiką. Elektroninis patvirtinimas su data ir laiku įrodo pasiūlymo pateikimą laiku.

Spąstai, kurie reikia išvengti dematerializacijos metu

Viešųjų perkėjų ir BTP įmonių patirtis rodo kelias pasikartojančias klaidas:

• Painiava tarp mandataro parašo ir asmeninio parašo : Jungiant grupavime, tik mandataris pasirašo įsipareigojimų aktą. Co-rangovai pasirašo tik juos tiesiogiai liečiančius dokumentus (kiekvieno DC1).
• Nesuderintas parašo formatas : Kai kurie perkėjų profiliai nepriima visų formatų. Būtina patikrinti RC techninius specifikacijas prieš pradedant parašyti.
• Sertifikatas pasibaigia galioti arba atšauktas : Išankstinis sertifikato būklės patikrinimas naudojant OCSP (internetinis sertifikato būklės protokolas) mechanizmą padeda išvengti parašo atmetimo.
• Nėra perkėjų parašo : Kad rinkos turėtų teisinę formą, viešasis perkėjas taip pat turi elektroniškai parašyti rinką ir pranešti prizidantiesiems. Pranešimo terminas iniciuoja sutarties įsipareigojimų pradžią.

Įmonėms, norinčioms įvertinti grąžą prieš pereinant prie dedikuotos elektroninės parašo sistemos, Certyneo ROI skaičiuotuvas leidžia objektyviai nustatyti tikėtinus pelnus pagal tvarkytų dokumentų kiekį.

Elektroninės parašo sistemos integravimas BTP darbų srautui

Platformos atitikimo kriterijumi

Susidūrę su daugybe turimos rinkoje sprendimų, valstybės perkėjai ir ataskaitydintinos įmonės turi pasirinkti platformą, atitinkančią konkrečius viešųjų pirkimų konteksto kriterijus:

1. eIDAS atitiktis : Gimtas pasulinių ir kvalifikuotų parašų parama, integravimas su eIDAS Europos pasitiklinimo sąraše nurodytais PSCQ.
2. Standartiniai parašo formatai : PAdES palaikymas PDF failams (dažniausia BTP viešiesiems pirkimams naudojama forma), XAdES XML dokumentams ir CAdES dvejetainiams failams.
3. Sutraceability ir audit trail : Detalus audito žurnalas, kvalifikuota data ir laikas, archyvavimas pagal NF Z 42-013 standartą.
4. Tarpusavyje suderinamumas : Gebėjimas sąveikauti su perkėjų profiliais per API arba standartizuotus mainų protokolus.
5. Kelių pasirašančiųjų valdymas : Būtina įmonių grupavimams arba pirkimams, kuriuose yra keletas vidinio patvirtinimo lygių.

Elektroninės parašo sistemos palyginimas pateikia palyginamąją analizės tinklelį pagrindinėms Prancūzijoje turimos rinkoje platformoms, atsižvelgiant į jų B2B ir viešųjų pirkimų kontekste stipriąsias puses.

Subrangos šalys ir elektroninė parašo sistema: grandis, kurią reikia saugoti

1975 m. gruodžio 31 d. įstatymas Nr. 75-1334 dėl subrangų pareikalavai ankstesnį subrangų skelbimą ir jų mokėjimo sąlygų tvirtinimą valstybės statytojo. Dematerializuotame kontekste, elektroninio DC4 (subrangų skelbimo) perdavimas integruojasi į šį teisinį mechanizmą.

Elektroninė parašo sistema taip pat saugo:

• Mėnesines darbo situacijas ir jų perdavimą patvirtinti darbu vadovui, o tada valstybės statytojui apmokėti.
• Priėmimo protokolus (su ar be pastabų), pagrindinius aktus, kurie inicijuoja garantijų pradžią (puikus baigimas, dvejais metais ir dešimt metų).
• Keičiamus aktus vykdant sutartį, kurie turi atitikti CCP straipsnio R. 2194-1 nustatytas reikšmingos modifikacijos ribas.

Įmonės, jau aprūpintos esamais sprendimais ir norinčios geresnius integravimą, gali peržiūrėti Certyneo migracijos pasiūlymą nenutrūkstamam dokumentiniam perėjimui.

Teisinė sistema, taikoma dematerializuotiems BTP viešiesiems pirkimams

Dematerializuoti BTP viešieji pirkimai yra grindžiami tankiu juridiniu korpusu, suderinus nacionalinę ir Europos teisę. Štai pagrindiniai tekstai, kurie kiekviena šio sektoriaus įmonė turi žinoti.

Viešųjų pirkimų kodeksas (CCP) — Įsigaliojęs 2019 m. balandžio 1 d., jis kodifikuoja ordenukus Nr. 2015-899 ir Nr. 2016-65. Straipsniai R. 2132-1 R. 2132-14 reguliuoja konsultacijos dokumentų pateikimą ir elektroninį pasiūlymų pateikimą. Straipsnis R. 2182-3 reikalauja elektroninės parašo sistemos pasiūlymo akto su formalizuoti pirkimais.

Orderis iš 2018 m. balandžio 12 d. — Priimtas pagal dekreto Nr. 2016-360 nuostatas, jis nustato elektroninės parašo sistemos naudojimo sąlygas viešiesiems pirkimams. Jis reikalauja naudoti kvalifikuotą sertifikatą pagal eIDAS taisyklę ir parašo sistemas, atitinkančias ETSI standartus.

eIDAS taisyklė Nr. 910/2014 — Ši Europos taisyklė, tiesiogiai taikoma Prancūzijos teisėje, nustato elektroninės parašo sistemos, elektroninių antspaudų, elektroninės datos bei laiko ir autentifikacijos paslaugų teisinę sistemą. Kvalifikuota elektroninė parašo sistema gauna patikimumo prezunciją, lygiąją rašytai parašo sistemos (straipsnis 25, 2 punktas). eIDAS 2.0 taisyklė (ES taisyklė 2024/1183) jau yra išdiegus, sustiprins tarpumo reikalavimus per Europos skaitmeninės tapatybės portfelį (EUDIW).

Civilinis kodeksas, straipsniai 1366 ir 1367 — Straipsnis 1366 nustato elektroninio rašto ir popierinės formos ekvivalentiškumą, jei garantuojamas autoriaus nustatymas ir integralumo garantija. Straipsnis 1367 nustato patikimą elektroninę parašo sistemą, kuri „susideda iš patikimumo proceso naudojimo, garantuojančios jos saitą su aktu, prie kurio ji pritvirtinta".

ETSI standartai — ETSI standartai EN 319 132 (XAdES), EN 319 122 (CAdES) ir EN 319 102 (PAdES) nustato pažangaus ir kvalifikuoto elektroninio parašo sistemos techninius profilius. Jie yra paversti privalomais 2018 m. orderiu viešiesiems pirkimams.

GDPR Nr. 2016/679 — Dematerializacija apima asmeninių duomenų (parašytojų tapatybės, elektroninių sertifikatų) tvarkymą. Viešieji perkėjai ir platformų operatoriai turi atsakomybės nešėjo arba subprocesoriaus statusą pagal konfigūracijas. Duomenų saugojimo trukmės, prieigos teisės ir duomenų sumažinimo įsipareigojimai yra visiškai taikomi.

NIS 2 direktyva (2022/2555/ES) — Jį pertvarkius Prancūzijos teisei pagal 2023 m. rugpjūčio 1 d. įstatymą Nr. 2023-703, nustatomi sustiprinti kibernetinio saugumo reikalavimai esminėms ir svarbios kategorijoms įmonėms, kurios gali apimti viešųjų pirkimų platformų operatorius ir kai kurias dideles BTP pirkėjų organizacijas. Saugumo incidentai, turintys tiesioginį parašo sistemos sistemų poveikį, turi būti pranešti ANSSI.

Teisiniai rizika neatitikus taisyklės : Parašas, uždėtas nenaudojant kvalifikuoto sertifikato arba nesuderintame formate, gali sukelti pasiūlymo neatitikimą ir jo atmestimą. Vykdymo metu įsipareigojimų aktas arba avansas, pasirašytas nepaisę taisyklinių reikalavimų, atidaro įmonę ginčui dėl dokumento įrodymo vertės, net nulinei aktui pagal Civilinio kodekso 1366 ir 1367 straipsnius.

Naudojimo scenarijai: elektroninė parašo sistema veikoje BTP

Scenarijus 1 — BTP smulki ir vidutinė įmonė su 40 pasiūlymų per metus

Antrosios pakopos smulkioji ir vidutinė įmonė (apie 80 darbuotojų, jis specifices aliuminio stiklo ir baldų), iki 2024 m. dalyvavo keturiasdešimt viešuose pirkimuose per metus, derinant popierinį ir nuskaitytų failų siuntimų procesus. Vadovas ir komercinis direktorius turėjo uždėti parašus įsipareigojimų aktui, nuskaitytis dokumentus ir juos dėti perkėjų profilyje, su dažnas formatų klaidų arba atlaiko ribotus rizika.

Po pilnos elektroninės parašo sistemos diegimo, integruotos į šią komercinio valdymo sistemą, administracinių dokumentų paruošimas ir parašas sumažėjo nuo 4 valandų iki mažiau nei 45 minučių. Sistematinis sekimas (kvalifikuota data ir laikas, audito žurnalas) sumažėjo 90 % ginčų dėl pateikimo laiku. Pasiūlymu, atmestų formų klaidos, norma nukrito į nulį per 18 mėnesių po diegimo.

Scenarijus 2 — Laikinas bendras susitarimas (GME) šiluminio renovavimo rinkoje

Trys įmonės — šiluminis inžinierių biuras, išorinės izoliacijios specialistas ir elektrikas — susigrouppuoja kaip GME kontaktą atsakyti rinkoje šiluminio senoriau pastatų parko rinkoje šildyti. Procedūra yra atvira pasiūlymo procedūra, patvirtinta CCP su pilna dematerializacija.

Sudėtingumas buvo gautis parašais DC1 iš kiekvieno iš trijų narių, esančių skirtingose miesto vietose, tada įsipareigojimų akto parašas nurodyta mandataru. Naudojant elektroninę parašo sistemą, valdančią kelių pasirašančiųjų srautus su atitinkamuoju užsakymu, patvirtinimo grandinė buvo užbaigta mažiau nei 3 darbo valandose, tarp 2 iki 3 dienų, reikalingų ankstesniems popierin arba el. pašto mainams. Visi 47 dokumentų dossier buvo pasirašyti ir pateikti 72 valandoms prieš uždarymą, panaikinant bet kokią atlaiko riziką.

Scenarijus 3 — Viešojo perkėjo valdymą pranešimą ir vykdymą darbų rinkose

Teritorinės savivaldybės, valdančios daugelyje metų investicinio programo (apie dvidešimt aktyviai vykdyvų rinkų vienu metu, maždaug 15 milijonų eurų metiniam tūriui) pradėjo dematerializuoti visą sutartymo grandinę nuo pranešimo iki priėmimo protokolų.

Iki pilnos dematerializacijos, keičiamųjų aktų parašas reikalavo fizinių grąžinimų tarp techninio skyriaus, juridinio skyriaus, pasirašančio išrinkto, ir įmonės. Vidutinis keičiamojo akto apdorojimas užtruko 18 darbo dienų. Po elektroninio parašo sistemos su pilnu įdiegimu, integruojant kvalifikuotą elektroninę parašo sistemą ir skaitmeninį parašo delecavimą, šis terminas sumažėjo iki 4 darbo dienų, taigi 78 % sumažinimas. Automatinis patvirtintų dokumentų archyvavimas savivaldybės dokumentinio informacijos sistemoje papildomai garantavo įrodymų saugojimą dėl galimų regioninių sąskaitų kamerų auditų.

Išvada

BTP viešųjų pirkimų dematerializacija nėra pasirinkimas: tai yra struktūringas taisyklingas įpareigojimas, kontroliuojamas viešųjų pirkimų kodeksu, eIDAS taisyklę ir 2018 m. orderiu. 2026 m., BTP įmonės, kurios dar neįsigijo kvalifikuotos elektroninės parašo sistemos, yra konkrečios rizikos: pasiūlymai atmesti formos dėl klaidos, termini nepasiekti, ginčai dėl kontraktinių aktų įrodymo vertės.

Gera žinia: robustos, atitinkančios ir lengvos diegti sprendimai egzistuoja, naudojant ir smulkiąsias vidutines įmones. Jie leidžia saugoti kiekvieną etapą — nuo kandidatūros iki darbų priėmimo — sumažindami reikšmingai administraciniam laiko ir apdorojimo išlaidos.

Certyneo jus padeda šioje perėjime su eIDAS atitinkantį platformą, pritaikytą BTP kelių pasirašančiųjų srautams. Pradėkite nemokamą bandymą arba paprašykite demonstracijos norėdami sužinoti, kaip efektyviai skaitmeninti savo viešuosius pirkimus.