Darbo teisės nuostatų atitikimas: darbdavio pareigas

Teisinių nuostatų atitikimas darbo teisėje yra strateginis tikslas bet kuriai įmonei, nepaisant jos dydžio. Prancūzijoje Darbo kodeksas nustato darbdaviui konkrečias pareigas, apimančias sutarčių rengimą, atostogų valdymą, profesinių rizikų prevenciją ir darbuotojų asmeninių duomenų apsaugą. Šių pareigu nevykdymas gali sukelti administracines, baudžiamąsias ir civilines sankcijas. Greitėjančios skaitmeninės transformacijos kontekste HR dokumentų demateriłizacija — darbo sutartys, priedai, įmonės susitarimai — keliami nauji klausimal dėl teisinės galiojimo. Šiame straipsnyje aptariamos pagrindinės darbdavio pareigos, susijusios rizikos ir geresnios praktikos darbdavio atitikstymui saugoti.

Pagrindinės darbdavio sutartinės pareigos

Darbdavys privalo formalizuoti darbo santykius raštu didžioje daugumoje situacijų. Šis įpareivojimas, ilgą laiką apribotas nustatytos trukmės sutartimis (NTS), žymiai išplėtėtas Europos teisės.

Darbo sutartis: privalomas turinys ir terminai

Nuo Direktyvos (ES) 2019/1152 dėl skaidrių ir numatytų darbo sąlygų, kodifikuotos Darbo kodekso 1221-5 ir sekančiuose straipsniuose, perkelimo darbdavys privalo darbuotojui išduoti, per septynias kalendorines dienas nuo įdarbinimo:

• Šalių identifikavimas ir darbo vieta

• Pareigų pavadinimas, užimtumo kategorija ir darbo pobūdis

• Darbo santykio pradžios data

• Darbo laiko trukmė (visas arba dalinis)

• Atlyginimas (pagrindinis atlygis, premijos ir priedai)

• Metinės atliekamos atostogos

• Procedūra, kurią turėtų laikytis darbdavys ir darbuotojas darbo santykiui pasibaigus

• Taikomos kolektyvines sutartys

CDI atveju, nors Darbo kodeksas nereikalauja parašytinės sutarties, nuo 2022 m. rugpjūčio 1 d. privalomas yra unikalus informacinis dokumentas (UID). Šio pareigo nevykdymas gali sukelti 750 € baudą per kiekvieną darbuotoją (4-tos klasės pažeidimas).

Priedai ir darbo sutarties pakeitimai

Bet kurie darbo sutarties esminių elementų pakeitimai — atlyginimas, darbo laiko trukmė, darbo vieta, sukeliantys geografinio sektoriaus pokyčius — reikalinga darbuotojo rašytinis ir pasirašytas sutikimas. Kasacijos teismo jurisprudencija yra nuolatinė šiuo klausimu: esamasis unilateralus esminių elementų pakeitimas gali sukelti rimtą pažeidimą, pagrindžiantį darbuotojo protestą (Kasacijos teismas, 1987 m. spalio 8 d., nr. 84-41.902).

Dokumentų demateriłizacija per elektroninio parašo sprendimą HR leidžia pagreitinti procesus, žinant apie jų sekumą ir įrodinę vertę.

Pareigos sveikatos, saugumo ir profesinės rizikos prevencijos srityje

Darbo kodekso 4121-1 straipsnis nustato darbdaviui rezultato saugumo pareigą savo darbuotojų atžvilgiu. Ši pareiga remiasi keliais privalomais dokumentų įrenginiais.

Profesinės rizikos vertinimo unikalus dokumentas (PRVUD)

PRVUD yra privalomas visoms įmonėms nuo pirmojo darbuotojo, pagal 2001 m. lapkričio 5 d. dekretą nr. 2001-1016, pakeitą 2021 m. rugpjūčio 2 d. įstatymu nr. 2021-1018 „Sveikatos darbe įstatymas". Nuo 2023 m. birželio 30 d. įmonėms, turinčioms daugiau kaip 150 darbuotojų (ir nuo 2024 m. birželio 30 d. kitoms) PRVUD turi būti deponuotas skaitmeninėje platformoje, valdytoje OPCO.

PRVUD turi būti atnaujinamas:

• Bent kartą per metus įmonėse, kuriose dirba 11 ir daugiau darbuotojų

• Bet kokiam reikalingam darbo sąlygų pokyčiui

• Kai surenkama papildoma informacija apie riziką

Sankcija dėl neveiklumo: PRVUD nebuvimas yra darbdavio žala dėl nesusidorojimo esant darbo nelaimenei ar profesinei ligai, teisę į pensijos padidėjimą (Kasacijos teismas, 2002 m. vasario 28 d., nr. 00-11.793).

Saugumo mokymas ir privalomi registrai

Darbdavys privalo suorganizuoti praktinį ir tinkamą saugumo mokyą visiems naujai įdarbintiems darbuotojams, keičiant darbą ar techniką (Darbo kodekso 4141-2 straipsnis). Šis mokymas turi būti užfiksuotas mokymo registre. Be to, darbdavys privalo prižiūrėti:

• Unikalų personalo registrą (1221-13 straipsnis)

• Nežymių darbo nelaimių registrą (jei įmonė tam autorizuota)

• Saugumo registrą ERP arba pagal Darbo kodeksą nurodytose įstaigose

Šių registrų skaitmenizacija yra leidžiama jei garantuojami jų vientisunas, prieinamumas ir neliečiamumas, ką leidžia eIDAS reglamento atitinkantys elektroninio parašo sprendimai.

Darbdavio pareigos darbo laiko ir atlygio srityse

Darbo trukmės ir algos taisyklių laikymasis yra vienas iš darbo inspektūros prioritetinių tikrinimo aspektų.

Maksimalios trukmės ir privalomas poilsis

Darbo kodeksas nustato griežtus apribojimus:

• Maksimali kasdieninė trukmė: 10 valandų (4121-18 straipsnis), galima į 12 valandų

• Maksimali savaitinė trukmė: 48 valandos per savaitę (4121-20 straipsnis) ir 44 valandos vidutiniškai per 12 nuoseklių savaičių (4121-22 straipsnis)

• Kasdieninės poilsio: mažiausiai 11 valandų nuosekliai (3131-1 straipsnis)

• Savaitinės poilsio: mažiausiai 35 valandų nuosekliai (24h + 11h kasdieninio poilsio)

Dienos forfeit sutartys, taikomos vadovams ir autonomiems darbuotojams, laikaosi specifinių taisyklių ir jų turi remtis galiojantis kolektyvinis susitarimas (3121-64 straipsnis). Darbdavys taip pat turi reguliariai stebėti darbo krūvį darbuotojo forfeitais, priešingu atveju forfeit gali būti laikomas neprivalomas.

Algos išrašas ir susijusios pareigos

Skaitmeninis algos išrašas dabar yra norma nuo 2017 m. rugsėjo 22 d. dekreto nr. 2017-1387: darbdavys gali išduoti algos išrašą elektronine forma be darbuotojo prieankstinio sutikimo, išskyrus darbuotojo priešinimąsi. Algos išrašas turi būti saugomas 5 metai darbdavio ir pasiekiamas darbuotojui per 50 metų arba iki 75 metų per asmeninę tobulinimosi sąskaitą ar kitą saugią skaitmeninę erdvę.

Algos išrašo atitikimas taip pat reikalauja laikytis supaprastintą pateiktis iš 2016 m. vasario 25 d. decreto nr. 2016-190 (Darbo ministerijos modelis).

Pareigos, susijusios su personalo reprezentacija ir kolektyviniais derybomis

Pasiekus tam tikrus darbuotojų skaičiaus slenkščius, darbdavys turi papildomus socialiniu valdžios įsipareigojimus.

Socialinis ir Ekonominis Komitetas (SEK)

Nuo 2017 m. rugsėjo 22 d. ordinancijų (ordinancija nr. 2017-1386) visos įmonės, turinčios mažiausiai 11 darbuotojų, turi suorganizuoti rinkimus Socialinio ir Ekonominio Komiteto (SEK) įsteigimui. Darbdavys privalo:

• Suorganizuoti rinkimus per 90 dienų nuo darbuotojų informavimo

• Suteikti SEK reikalingus išteklius (patalpą, delegavimo valandas, biudžetą)

• Informuoti ir konsultuoti SEK dėl strateginių orientacijų, ekonominės padėties ir įmonės socialinės politikos

Nepastačius SEK ar nerinkus neatidaro trukdymas byloje, kurie gali sukelti 7 500 € baudą juridiniam asmeniui (Darbo kodekso 2317-1 straipsnis).

Privalomosios derybos įmonėje (PDĮ)

Įmonėse, turinčiose profsąjungų delegatų, darbdavys privalo pradėti derybas pagal šią periodiką (2242-1 ir sekančiais straipsniais):

• Kiekvienais metais: dėl atlygio, darbo laiko, pridėtinės vertės pasiskirstymo ir profesinio lygybės

• Kas tris metai: dėl darbų valdymo ir profesinio kelio (DVPK) įmonėse, turinčiose daugiau kaip 300 darbuotojų

Derybų protokolų ir įmonės sutarčių elektroninis parašas per eIDAS reglamento atitinkančią elektroninio parašo sprendimą suteikia sustiprintą įrodyminę vertę ir supaprastina dėl TéléAccords platformos.

Darbuotojų asmeninių duomenų apsauga: GDPR įtrauktas įpareivojimas

Darbdavys, kaip GDPR (Reglamentas (ES) 2016/679) atžvilgiu atsakingas asmuo, turi laikytis specialių pareigų darbo santykio kontekste.

HR traktavimas ir teisinė nuostata

Asmeninių darbuotojų duomenų traktavimas turi remtis galiojančia teisine nuostata. Darbo kontekste pagrindinės naudojamos teisinės nuostatos yra:

• Sutarties vykdymas (GDPR 6.1.b artikulas) dėl algos valdymo, atostogų, mokymų

• Teisingas įpareivojimas (6.1.c straipsnis) DSN deklaravimui, privalomų registrų priežiūrai

• Teisėtas interesas (6.1.f straipsnis) tam tikriems stebėjimo įrenginiams, sąlyga, kad būtų atliktas griežtas balanso tikrimas

Darbdavys turi darbuotojus informuoti apie juos liečiančius traktavimus per informacinį pranešimą, pridedamą prie darbo sutarties (GDPR 13 straipsnis). Traktavimo veiklos registras (TVR) privalo inventorizuoti HR traktavimą.

Saugojimo trukmės ir teisė į išbraukimą

CNIL publikavo sektorinius nuorodžius, nurodančius HR duomenims taikomus saugojimo terminus. Pavyzdžiui:

• Neatrinktų kandidatūrų duomenys: 2 metai maksimaliai

• Darbo sutartys ir susiję dokumentai: 5 metai po sutarties pabaigos

• Algos išrašai: 5 metai (darbdavys) ir prieinamuos 50 metų (darbuotojas)

• Vaizdo stebėjimo duomenys įmonėje: 1 mėnuo bendruoju atveju

Įmonės, skaitmeninančios savo HR procesus, turi integruoti šiuos apribojimus savo dokumentų valdymo politikoje. Sužinokite, kaip Certyneo AI sutarčių generatorius gali padėti sukurti dokumentus, atitinkančius galiojančius norminius reikalavimus.

Teisinė bazė, taikytina darbdavio atitikčiai darbo teisėje

Darbdavio atitiksmumas darbo teisėje priklauso nuo gausios normatyvinės bazės, jungiančios nacionalinę ir Europos teisę.

Darbo kodeksas (teisės ir reglamentai): pagrindinė bazė, ji reguliuoja visus individualius ir kolektyvius darbo santykius. 1221-1 ir sekantys straipsniai reguliuoja darbo sutartis, o 4121-1 iki 4121-5 straipsniai apibrėžia darbdavio saugumo pareigas.

Direktyva (ES) 2019/1152 (2019 m. birželio 20 d.) dėl skaidrių ir numatytų darbo sąlygų Europos Sąjungoje, perkelta Prancūzijos teisėn 2022 m. rugpjūčio 25 d. dekretu nr. 2022-1173: jis nustato Unikalaus Informacinio Dokumento (UID) išdavimą per septynias dienas nuo įdarbinimo.

Reglamentas eIDAS nr. 910/2014 ir jo našlaitė eIDAS 2.0 (Reglamentas (ES) 2024/1183): jie apibrėžia elektroninio parašo lygius (paprastas, pažengtas, kvalifikuotas) ir jų teisinę vertę. Pagal eIDAS 25 straipsnį, kvalifikuotas elektroninis parašas (KEP) turi tą pačią teisinę galią, kaip rankų parašas visuose valstybės narėse. Darbo sutartims pažengtas elektroninis parašas (PEP) suteikia pakankamą garantijų lygį daugumoje situacijų.

Pilietinis kodeksas, 1366 ir 1367 straipsniai: 1366 straipsnis pripažįsta elektroniniam rašytui tą pačią įrodyminę galią, kaip popieriniam dokumentui, jeigu asmuo tinkamai nustatytas ir dokumentas sudarytas bei saugomas sąlygomis, garantuojančiomis jo vientisuną. 1367 straipsnis papildo, kad elektroninis parašas yra parašo naudojimas patikimu identifikavimo procesu, garantuojančiu ryšį su dokumentu.

GDPR nr. 2016/679 (2016 m. balandžio 27 d.): taikasvisiems darbuotojų asmeninių duomenų traktavimams. GDPR reikalavimų nevykdymas darbdaviui gali sukelti baudas iki 4 % pasaulinių metinių pajamų arba 20 milijonų eurų (GDPR 83 straipsnis). Prancūzijoje CNIL nurodė kelias reikšmingas sankcijas darbdaviams už GDPR reikalavimų nevykdymą HR srityje.

ETSI standartai EN 319 132 ir EN 319 122: jie apibrėžia pažengto elektroninio parašo formatus XAdES ir CAdES, garantinančius tarpusavybę ir parašų ilgaamžikumą.

Įstatymas nr. 2021-1018 (2021 m. rugpjūčio 2 d.) (Sveikatos darbe įstatymas): sustiprina pirminės prevencijos pareigas, ypač PRVUD atnaujinimą ir skaitmeninį depozitavimą.

Ordinarinės Macron (2017 m. rugsėjo 22 d.) (nr. 2017-1385, nr. 2017-1386, nr. 2017-1387, nr. 2017-1388): nuostabiausiai reformuoja darbo teisę, nustatydamos SEK ir palankindamos kolektyvinio derybų rėmą.

Darbdavys, nesuteikiantis šiems tekstams, pažeidžia baudžiamuosius (trukdymas, paslėptas darbas), civilius (negatyvumas, žala) ir administracinius (perspėjimai DRIEETS, administracinė uždarymas) sankcijas. Sertifikuotų skaitmeninių priemonių naudojimas žymiai sumažina šias rizikas.

Naudojimo scenarijai: kaip įmonės saugo darbo teisės atitiksmą

Scenarijus 1: 80 darbuotojų paslaugų PME greitina sutarčių ir priedų pasirašymą

Informatinių paslaugų sektoriaus PME, valdydama apie 80 CDI darbuotojų ir reguliariai naudodama CDD sezoninius darbuotojus, susidūrė su vidutiniais 8-12 dienų atidėjimu pasirašant darbo sutartis ir priedus. Šie atidėjimai sudarė riziką dėl nesuderinimo UID išdavimo per septynias dienas direktyvos 2019/1152 atžvilgiu. Diegdama pažengto elektroninio parašo sprendimą, integruotą į savo SIRH, PME sumažino vidutinį parašo atidėjimą iki mažiau nei 24 valandų. Dokumentų, pasirašytų per teisinį terminą, procentas padidėjo nuo 61 % iki 97 %. Sutaupymai spausdinio, pašto ir dokumentų valdymo išlaidos buvo apskaičiuoti apie 8 500 € per metus, suteikiant teigiamą ROI nuo ketvirtojo panaudojimo mėnesio.

Scenarijus 2: 350 darbuotojų pramonės grupė skaitmeninima PRVUD ir saugumo protokolus

350 darbuotojų tarpmeti dydžio pramonės grupė, veikianti tris gamybos vietas, turėjo atitikti PRVUD skaitmeninio depozito įsipareigojimą, nustatytą 2021 m. Sveikatos darbe įstatymu. Kelių vietų ir metinio atnaujinimo sudėtingumas sudarė nenuoseklumų ir didelę riziką paskelbti dokumentą neprivaloma tikrinimo atveju. Skaitmenizavus visą procesą — bendradarbiauti rašymą, SEK narių patvirtinimą per elektroninį parašą, automatinį depozitą OPCO portalui — grupė sumažino metinio PRVUD atnaujinimo laiką trečdaliu (nuo 6 savaičių iki 2 savaičių). Sustiprintasis sekumumas leido parodyti atitiksmą nenumatyto darbo inspektūros tikrinimo metu, išvengiant apbūdinimo.

Scenarijus 3: Restoranų franšizės tinklas saugo savo sutarčius ir derybos

Restoranų franšizės tinklas, sutelkiantis apie trisdešimt filialų, svetimuose nuosavybėje, turinčius iš viso daugiau kaip 400 darbuotojų, turėjo suorganizuoti metinės privalomosios derybas dėl atlygio ir profesinio lygybės. Geografinis delegatų ir pasirašytuvų pasiskirstymas komplikuot derybų protokolų ir sutarčių parašo surinkimą. Elektroninio parašo sprendimo diegimas, atitinkantis eIDAS, leido sujungti kelių dalyvių parašo procesą, sumažindamas sutarčių finalizavimo terminą nuo vidutinės 21 dienos iki mažiau nei 5 dienų. Automatinis depozitas TéléAccords, generuotas iš platformos, taip pat pašalino procedūrinės klaidos riziką depozito metu, paprastai sukeliančios atmetimą.

Išvada

Darbo teisės atitiksmumas yra nuolatinis darbdavio uždavinys: sutartinės pareigos, rizikų prevencija, darbo laiko valdymas, personalo reprezentacija ir duomenų apsauga sudaro reikalaujantį normatyvinį visumą, kurio nevykdymas gali brangiai kainuoti sankcijose ir socialinėje reputacijoje. HR procesų skaitmeninimas — ypač eIDAS atitinkantis elektroninis parašas — šiandien yra vienas iš veikliausių svirtų, suderindamas greitumą, įrodyminę vertę ir normatyvinį atitiksmą.

Certyneo jums padeda saugoti visus HR dokumentus: darbo sutartis, priedus, įmonės sutartis, PRVUD ir daugiau. Sužinokite apie mūsų HR sprendimus arba apskaičiuokite savo ROI keliais spustelėjimais konkretiškai išmatuoti galimą pelną. Paruošti veikti? Nemokamai sukurkite savo paskyrą ir pradėkite pasirašyti atitiksmoje šiandien.