Teisinės atitikties darbo teisėje: darbdavio pareigos

Teisinė atitiktis darbo teisėje yra vienas iš sudėtingiausių iššūkių, su kuriais susiduria darbdaviai Prancūzijoje ir Europoje. Tarp Darbo kodekso reikalavimų, BDAR imperatyvų, kolektyvinių sutarčių ir nuolatinės skaitmeninių praktikų raidos, neklaidinga atitiktis reikalauja griežtos organizacijos ir pritaikytos infrastruktūros. Šis straipsnis pateikia išsamų darbdavio pareigų apžvalgą, rizikos, susijusios su nesilaikymui, ir konkretūs sprendimų — ypač elektroninis parašas HR — saugant jūsų dokumentų procesus.

Teisinės atitikties darbo teisėje pagrindai

Teisinė atitiktis darbo teisėje remiasi obligatorių taisyklių pamatu, kurį turi įsisavinti kiekvienas darbdavys, nepriklausomai nuo įmonės dydžio.

Darbo sutarčių rengimas ir saugojimas

Darbo sutartis yra darbdavio ir darbuotojo santykio pagrindinis dokumentas. Prancūzijoje straipsnis L. 1242-12 iš Darbo kodekso nustato rašytinę nuolatinės trukmės sutarties (CDD) forma, grėsiant jų perapibrėžimu kaip nuolatinės sutarties (CDI). Dėl nuolatinių sutarčių (CDI) visą darbo dieną, rašytinis dokumentas nėra juridiškai privalomas, tačiau jis yra de facto reikalavimas įrodymų ir teisinės apsaugos požiūriu.

Nuo 2018 m. ESSOC įstatymo ir 2017 m. Macron ordinacijų, darbo sutarčių deskvalifikavimas yra visiškai pripažintas. Darbdavys dabar gali naudoti elektroninį parašą atitinkantį eIDAS sutartims, pakeitimams ir HR dokumentams patvirtinti, sąlygoje, kad parašo lygis atitiktų susijusią teisinę riziką.

Darbo sutarčių saugojimo laikotarpis nustatomasis 5 metais po sutarties pabaigos pagal Darbo kodekso straipsnį L. 3243-4 dėl išlaidos kvitų ir 30 metų kai kuriems dokumentams, susijusiems su pensija (karjeros įrašai, profesinio eksponavimo pagrindai). Šie terminai nustato struktūrinį ir sekamą dokumentų valdymą.

Privalomi registrai ir socialinių dokumentų laikymas

Darbdavys turi palaikyti kelis privalomius registrus ir dokumentus:

• Vienytasis personalo registras (Darbo kodekso str. L. 1221-13): kiekvienas darbuotojas turi būti jame užregistruotas nuo jo samdymo chronologine tvarka. Netinkamas jo vedimas baustiems 750 € už kiekviename neužregistruotą darbuotoją.

• Unikalus profesinės rizikos vertinimo dokumentas (DUERP): padarytas privalomas 2001 m. lapkričio 5 d. dekretu, jis turi būti atnaujintas bent kartą per metus ir saugojamas 40 metų nuo 2021 m. rugpjūčio 2 d. įstatymo.

• Vidinis reglamentas: privalomas bent 50 darbuotojų turinčiose įmonėse (str. L. 1311-2), jis turi būti perduotas Prud'hommes Tarybos sekretoriatui.

• Įmonės susitarimai ir procedūriniai personalo atstovybės (CSE) protokolai: jų saugojimas yra būtinas ginčo atveju.

Darbuotojų asmeninių duomenų apsauga: BDAR pareigos

Nuo Bendro duomenų apsaugos reglamento (BDAR) taikymo pradžios gegužėje 2018 m., darbdaviai yra nustatyti su specifinėmis pareigomis kaip savo darbuotojų asmeninių duomenų apdorojimo vadybininkai.

Teisinė apdorojimo pagrindinė

Darbo santykis sukuria daugybę duomenų apdorojimą: atlyginimo vadyba, atostogų stebėjimas, profesinis vertinimas, prieigos kontrolė, aptarnavimo transporto diegimas, vaizdo stebėjimas... Kiekvienas apdorojimas turi remtis iš šešių nustatytos teisinės pagrindu iš BDAR 6-ojo straipsnio.

Dėl HR vadybos, dažniausiai naudojamos teisinės pagrindinės yra:

• Darbo sutarties vykdymas: atlyginimas, atostogų vadyba, išlaidos grąžinimas.

• Teisinė prievola: socialinės deklaracijos, darbuotojų sveikatos priežiūra.

• Darbdavio teisėtas interesas: darbo įrankių naudojimo kontrolė, laikantis darbuotojo teisių.

Darbuotojo sutikimas yra retai teisėta pagrindinė profesinėje aplinkoje, atsižvelgiant į darbo santykio nesubalansuotumą, kaip prisimins CNIL savo gairėse.

Apdorojimo veiklos registras ir darbuotojų teisės

Kiekvienas darbdavys, bent 250 darbuotojų (ir dažnai žemiau, jei apdorojimas turi didele riziką) privalo laikyti apdorojimo veiklų registrą (BDAR 30 straipsnis). Šis registras nuskaito kiekvieno apdorojimo paskirtį, duomenis renkamus, gavėjus ir saugojimo laikotarpius.

Darbuotojai turi visas BDAR teises: prieigos teisę, pataisymo teisę, ištrynimo teisę (tose ribose, kuriose galioja teisinės saugojimo pareigos), apdorojimo ribojimo teisę ir perkeliamumą. Darbdavys turi vieną mėnesį atsakyti į bet kokią teisės naudojimosi prašymą.

Jei duomenys siekiami pažeistos (nuotėkis, įsilaužimas, netyčinis praradimas), darbdavys turi pranešti CNIL per 72 valandas ir, jei pažeidimas kelia aukštą riziką asmenų teisėms ir laisvėms, informuoti susijusius darbuotojus.

HR dokumentų skaitmeninimas: reguliavimas ir geros praktikos

Žmogiškųjų išteklių skaitmeninė transformacija žymiai pagreitėjo. Išlaidos kvitų elektroninis pateikimas, darbo sutarčių ir pakeitimų elektroninis parašas arba elektroninis onboarding dokumentų vadyba yra šiandien bendros praktikos. Tačiau jos paklūsta tikslias taisykles.

Elektroninis išlaidos kvitų pateikimas

Nuo 2016 m. rugpjūčio 8 d. Darbo įstatymo, elektroninis išlaidos kvitų pateikimas yra leidžiamas be ankstesnio darbuotojo sutikimo, su sąlyga, kad darbdavys garantuoja:

• Duomenų vientisumą perduodamas.

• Prieinamumą kvito mažiausiai 50 metų arba iki darbuotojo 75 metų.

• Paslapčio saugojimas: tik susijęs darbuotojas gali naudotis savo kvitu.

Darbuotojas gali bet kuriuo metu prieštarauti elektroniniam pateikimui ir paprašyti popierinės versijos.

Darbo sutarčių ir HR dokumentų elektroninis parašas

Elektroninio parašo naudojimas įmonėje buvo išplėstas darbo sutarčioms, pakeitimams, misijos laiškams ir onboarding dokumentams. eIDAS reglamentas skiria tris parašo lygius:

• Paprastas elektroninis parašas (SES): pakankamas dokumentams, turintiems mažą riziką (priėmimo patvirtinimai, vidinės formos).

• Išplėstinis elektroninis parašas (SEA): rekomenduojamas standartiniams darbo sutarčiams, CDD ir pakeitimams.

• Kvalifikuotas elektroninis parašas (SEQ): lygus rankiniam parašui, reikalingam jutliems aktams.

Dėl darbo sutarčių, išplėstinis arba kvalifikuotas parašas suteikia optimalią teisinę apsaugą. Elektroninio parašo sprendimas atitinkantis leidžia ne tik pagreitinti samdymo procesus, bet ir garantuoti parašytų dokumentų sekamumą ir vientisumą, pagrindiniai elementai prud'homalės bylos atveju.

Elektroninis dokumentų valdymas (GED) ir įrodinėjimo archyvavimas

Elektroninis archyvavimas su įrodymo verte remiasi keliais techniniais reikalavimais: kvalifikuoto laiko žymėjimo, dokumentų sandarytos, prieigos sekamumas ir vientisumą garantuoti trukmės. Šie reikalavimai apibrėžti NF Z 42-020 norma ir ANSSI rekomendacijomis.

Darbdavys, kuris negali pateikti prud'hommes Tarybai tinkamai pasirašytą darbo sutartį arba pasiūlytą pakeitimą, rizikuoja pamatymą jo argumentų susilpninimą. Įrodymo archyvavimas yra teisinės apsaugos investicija, ne paprastos techninės išlaidos.

Higiena ir saugumas, priekabiavimas ir diskriminacija: proaktyvios pareigos

Teisinė atitiktis darbo teisėje neapsiriboja dokumentų valdymu. Tai apima materialias pareigas rizikos prevencijoje ir darbuotojo apsaugoje.

Pasikeitusi saugumo pareigos iš rezultato

Nuo 2002 m. Asbestos sprendimų, Kasacijos teismas buvo įtvirtinęs saugumo pareigos iš rezultato, keliamos darbdaviui. Nuo 2015 m., jurisprudencija išsivystė į sustiprintą saugumo pareigą iš priemonės: darbdavys, kuris pagrinde turėti visas būtinas priemones nusako straipsniais L. 4121-1 ir toliau iš Darbo kodekso, gali išsisukinėti nuo savo atsakomybės.

Praktiškai tai reiškia:

• Reguliarius ir dokumentuotą rizikos vertinimą (DUERP).

• Prevencijos ir mokymo veiksmų nustatymą.

• Pagalbos organizavimą ir kompetentingo darbuotojo ar prevencijos paslaugos paskyrą.

Seksualinio ir moralinio priekabiavimo prevencija

Nuo 2018 m. rugsėjo 5 d. įstatymo, kiekvienas darbdavys iš mažiausiai 250 darbuotojų turi paskirti seksualinio priekabiavimo nuolatinį atstovą CSE viduje. Be to, darbdavys yra suinteresuotas imtis prevencinių priemonių (informacija, mokymas) ir gydžiusios (vidinis tyrimas, drausminis bausmės) artėjant, kai jis žino faktus, kurie gali suformuoti seksualinio priekabiavimo atvejus.

Darbo kodekso straipsnis L. 1153-5 nustato darbdaviui imtis visų būtinų priemonių norint neleisti seksualinio priekabiavimo veiksmus. Vidinio procedūro arba mokymo nebuvimas gali sukelti darbdavio pilietinę ir baudžiamąją atsakomybę, nepriklausomai nuo jo sveiko atsitikimo.

Nediskriminavimas ir profesinė lygybė

Darbo kodekso straipsnis L. 1132-1 nusako 25 draudžiamų diskriminacijos kriterijų sąrašą (šaltinis, lytis, amžius, negalia, profsąjungos orientacija ir t.t.). Darbdavys turi užtikrinti, kad jo samdymo, vertinimo ir paaukštinimo procesai būtų laisvi nuo bet kokios diskriminacinės šališkumo, įskaitant dirbtinio intelekto įrankių algoritmuose.

Profesinės lygybės tarp moterų ir vyrų indeksas, naujas 2018 m. rugsėjo 5 d. Ateities profesinės karjeros įstatymu, yra privalomas mažiausiai 50 darbuotojų turinčiose įmonėse nuo 2020 m. Jo skaičiavimas, publikavimas ir galimi korektyvūs veiksmai turi būti dokumentuoti ir sekiami.

Darbo teisės atitiktį taikomasis teisinis rėmimas

Darbdavio teisinė atitiktis yra struktūrinė ir hierarchinė normų rinkinys, jungiantis nacionalinę ir europos teisę.

Prancūzijos Darbo kodeksas: straipsniai L. 1221-1 ir toliau reguliuoja darbo sutarties formavimą ir vykdymą. Straipsnis L. 1242-12 nustato CDD raštišką formą. Straipsniai L. 4121-1 iki L. 4121-5 apibrėžia bendrą profesinės rizikos prevencijos pareigą. Straipsnis L. 3243-4 nustato išlaidos kvitų saugojimo laikotarpius.

Civilinis kodeksas: 1366 ir 1367 artikulai iš Civilinio kodekso, iš 2016 m. vasario 10 d. ordinaracijos, pripažįsta elektroninio teksto ir elektroninio parašo teisinę vertę. 1366 straipsnis nusako, kad „elektroninis tekstas turi tokią patikimumą kaip tekstas ant popieriaus, su išlyga, kad galima būti tinkamai identifikuota asmenybė, iš kurios jis eina ir jis sudaromas ir saugomas tokiomis sąlygomis, kurios garantuoja jo vientisumą". 1367 straipsnis tikslina, kad „parašas, būtinas juridinio akto tobulumo jį suidentifikuoti jo autorių" ir kad „kai jis elektroninis, jis naudoja patikimo identifikavimo procesą, kurie garantuoja ryšys su aktu, prie kurio jis pritvirtintas".

eIDAS reguliacija Nr. 910/2014/ES: šis europinis reguliavimas, tiesiogiai taikomas visuose valstybės narėse nuo 2016 m. liepos 1 d., nusako tris elektroninio parašo lygius (paprastan, išplėstas, kvalifikuota) ir jų teisinę vertę. Kvalifikuotas parašas naudojasi teisinės vertės prezumpcija, lygi rankiniams parašams. eIDAS 2.0 reguliavimas, įsigaliojęs 2024 m. gegužėje, sustiprina šią sistemą su Europos skaitmeninės tapatybės portfelio (EUDIW) įvedimu.

BDAR Nr. 2016/679/ES: straipsniai 5 iki 11 nusako licencijos, nuoširdžios, skaidrumo ir tikslų ribojimo principus, taikomas visam darbuotojų duomenų apdorojimui. 83 straipsnis nustato baudas, kurios gali siekti 20 milijonų eurų arba 4 % pasaulinės metinės apyvartos rimto pažeidimo atveju. Prancūzijoje, 1978 m. sausio 6 d. Informacijos ir Laisvių įstatymas, iš 2018 m. pataisa, papildo šį rėmimą.

ETSI normos: ETSI EN 319 132 norma nusako išplėsto elektroninio parašo formatus XAdES, PAdES ir CAdES, naudojamus atitinkančiose eIDAS sprendimams. ETSI EN 319 401 norma nustato bendras politikas, taikytinas pasitikėjimo paslaugų teikėjams.

Darbo įstatymas iš 2016 m. rugpjūčio 8 d.: jis legalizavo elektroninį išlaidos kvitų pateikimą ir atidare kelią HR dokumentų skaitmeninimui saugioje sistemoje.

Teisinės rizikos jei nėra atitikties: darbdavys rizikuoja bausmėmis baudžiamoj teisėj (dalyvavimo užkardymą, higienos ir saugumo taisyklių pažeidimą), civilinėje (atlyginimas darbuotojams), administracinėje (CNIL baudos, URSSAF pataisymas) ir nestabilu sutarčių perapibrėžimu į CDI. Vadovo asmeninė atsakomybė gali būti priekabiavima su nesitikėta kaltim arba charakterizuoto baudžiamo pažeidimo atveju.

Konkrečios naudojimo scenarijūs

1-asis scenarijus: maža ir vidutinė paslaugų įmonė greitame augime

Maža ir vidutinė skaitmeninių paslaugų įmonė, maždaug 80 darbuotojų, greitoje samdymo fazėje, iki šiol pasirašinėjo darbo sutartis ir pakeitimus pašto keliu. Vidutinis laikas nuo sutarties išsiuntimo iki pasirašytos priėmimo viršijo 12 darbo dienų, žymiai pailgindamas onboarding procesą ir sukeliant teisinę riziką (darbuotojų pradedantys dirbti nepasirašę grąžintų sutarčių).

Atsiskyrusi elektroninio parašo sprendimą, išplėstinį atitinkantį eIDAS, visam jų HR srauto (CDI/CDD sutartys, pakeitimai, informacijos chartai, DUERP dokumentai), ši PME sumažino šį laikotarpį mažiau kaip 24 valandas 90 % atvejų. Pilnas parašų sekamumas — laikotarpio žymėjimas, audito pėdsakai, saugus saugojimas — leido stiprinti jos teisinę poziciją ginčo prud'hommes atveju. Apskaičiuoti laikingi spaidimai administraciniame laike sudaro apie 40 % sumažėjimą HR dokumentų vadybos laike.

2-asis scenarijus: didelė pramoninė grupė su keliais objektais, suprantama kompleksinius BDAR reikalavimus

Didelė pramoninė grupė (ETI), eksploatuojanti kelis gamybos objektus, su maždaug 600 darbuotojų, buvo susidūrusi su kompleksiniais BDAR reikalavimams: jautrių duomenų apdorojimas, susiję su medicininiu darbuotojų priežiūra, transporto diegimas, vidinis prieigos stebėjimas, teisinio ir mokymo įgaliojimų vadyba.

Po atitikties audito, DPO grupės nustatė daugiau kaip 35 HR duomenų apdorojimus, netvarkingai arba nedaržytai dokumentuotas apdorojimo veiklų registre. Tvarkydamas savo skaitmeninimo procesus ir priimdamas elektroninio dokumentų valdymo įrankį su įrodinėjimo verte, grupė sugebėjo:

• Dokumentuoti visus apdorojimus ir jų teisinę pagrindinę.

• Automatizuoti darbuotojo teisės naudojimosi atsakymo procedūras.

• Sumažinti 60 % vidinės BDAR prašymų tvarkymo laiko.

• Apsaugoti sutarčių archyvavimą su saugojimo laikotarpio garantija šusitarta.

3-asis scenarijus: greitosios sviestos restoranų franšizės tinklas

Greitosios sviestos restoranų franšizės tinklas, apie 50 pardavimo vietų ir maždaug 900 darbuotojų iš viso, turėjo valdyti labai aukštą CDD sezoninių ir papildomo darbuotojo apimtį, su sutartimis kartais pasirašytomis skubiai. Nebuvimas prieš rašytinos formos buvo keliamas sisteminę riziką tinklo vadybai ir franšizantams iš perapibrėžimo į CDI.

Standartizavus darbo sutarčių modelius iš anksto užpildytas ir pasirašytas elektroniškai per mobiliąją — darbuotojas gali pasirašyti iš savo išmaniojo telefono mažiau kaip 5 minučių — tinklas sumažino savo perapibrėžimo riziką ir padalino iš trijų jo nesugrąžinto pasirašytos sutarties laipsnio. Standartizuotų sutarčių šablonų naudojimas, sutinkantis su elektroninio parašo sekamumu, buvo lemiantis privalumas atliekant darbo inspekcijos kontrolę.

Išvada

Teisinė atitiktis darbo teisėje yra neabejotina darbdavio pareiga, nepriklausomai nuo jo organizacijos dydžio. Apimti daugias ir priklausomas pareigas: sutarčių rengimą ir saugojimą, darbuotojų asmeninių duomenų apsaugą, profesinės rizikos prevenciją, profesinę lygybę ir nediskriminaciją. Nesilaikymai yra grėsintojai finansinėmis, baudžiamosiomis ir reputacinėmis bausme, kurių poveikis gali būti žymus.

HR procesų skaitmeninimas ir ypač kvalifikuoto arba išplėsto elektroninio parašo naudojimas yra šiandien vienas iš veiksmingiausiųjų sverto, kurį galite saugoti dokumentų atitiktį, tuo pačiu laimėdami operacinio efektyvumo. Certyneo palydis šią transformaciją su eIDAS atitinkamam sprendimam, apgalvotam HR ir teisės komandų poreikiams.

Paruoštas saugoti savo HR procesus? Atskleiskite Certyneo ir pradėkite nemokamai šiandien.