Validavimo sąlyga viešame tiekimo pirkime

Viešo tiekimo pirkimo skelbimas nesibaigia nustatant sutartį. Tarp fizinio prekių pristatymo ir faktinio viešojo pirkėjo mokėjimo yra etapas, kuris dažnai nėra pakankamai vertinamas: validacija — arba patikra — paslaugos. Ši sąlyga nustato sąlygas, kuriomis pirkėjas pripažįsta, kad pristatytos prekės atitinka darbo užduoties specifikacijas, todėl pradedamas trisdešimties dienų mokėjimo terminas, nustatytas įstatyme. Be tikslaus formulavimo, nesutarimai daugėja, mokėjimai vėluoja ir sutarties dalyviai gali susidurti su nepagrįstais bausmėmis. Šiame straipsnyje žingsnis po žingsnio paaiškinta, kaip į viešo tiekimo pirkimo sutartinį dokumentą įtraukti tvirtą validavimo sąlygą, laikantis viešųjų pirkimų kodekso nustatyto reguliavimo rėmo.

Validavimo sąlygos supratimas viešuose tiekimo pirkimuose

Teisinė apibrėžtis ir operaciniai tikslai

Viešųjų pirkimų terminijoje validavimo sąlyga (kartais vadinama priėmimo arba patikros sąlyga) yra sutartinė nuostata, kuri organizuoja procesą, kuriuo viešasis pirkėjas patvirtina, kad pristatytos prekės atitinka technines specifikacijas ir sutarties vykdymo sąlygas. Ją reguliuoja Viešųjų pirkimų kodekso 2191-1 ir tolesniai straipsniai, kurie skiria „patikros operacijas" nuo „priėmimo operacijų".

Praktiškai sąlyga atsako į tris esminius klausimus:

1. Kas atlieka patikrą (paskelbėjo atstovai, techninė komisija, trečiasis ekspertas)?
2. Per kiek laiko patikra turėtų būti atlikta po pristatymo?
3. Kokie yra pasekmes, jei nėra patikros arba ji atliekama ne laiku?

Viešųjų pirkimų kodekso R2192-10 straipsnis nustato maksimalų trisdešimties dienų patikros terminą nuo pristatymo datos, nebent sutartyje numatyta kitaip — ne daugiau kaip šešiasdešimt dienų sudėtingiems pirkimams. Bet kuri sąlyga, numatanti terminą, viršijantį šešiasdešimt dienų, laikoma nerašyta.

Skirtumai tarp patikros, priėmimo ir patvirtinimo

Viešųjų pirkimų kodekso terminija gali sukelti painiavą. Būtina atskirti:

• Patikra: techninė faza, kurios metu pirkėjas įsitikina, kad prekės kokybės ir kiekybės atžvilgiu atitinka užsakymą arba PKVA.
• Priėmimas: teisinė veika, kurioje pirkėjas formaliai priima patikrintas prekes, suteikdamas teisę gauti mokėjimą. Priėmimas gali būti aiškus (pasirašytas dokumentas) arba tylus (tyla sutartyje nustatyto termino pabaigoje).
• Patvirtinimas: terminas, daugiau naudojamas darbų pirkimuose; prekėms naudojamas terminas „priėmimas". Nerekomenduojama naudoti termino „patvirtinimas" tiekimo PKVA, nes gali kilti dviprasmybė dėl taikymo režimo.

Šis skirtumas nėra vien akademinis: blogai suformuluota sąlyga, kuri sumaišo patikrą ir priėmimą, gali atidėti mokėjimo termino pradžią ir sukelti vėlavimo palūkanas pirkėjui.

Validavimo sąlygos formulavimas: privalomi struktūros ir turinio elementai

Neišvengiami punktai

Kad validavimo sąlyga, įtraukta į Specialiąsias administracines sąlygas (SAK), būtų ginčytina ir visapusiška, ji turi turėti bent šiuos elementus:

1. Patikros tikslas ir apimtis Nurodykite, ar patikra skirta techninei atitiktis (pagal PKVA), dokumentų atitiktis (pristatymo sąskaitos, techniniai lapai, CE sertifikatai) ir (arba) kiekybinei atitiktis.

2. Patikros terminas Aiškiai nurodykite terminą, pavyzdžiui: „Perkančioji organizacija turi penkiolika kalendorinių dienų nuo pristatymo datos, nurodytos pasirašytoje pristatymo sąskaitoje, atlikti patikros operacijas."

3. Priėmimo terminas Skirkite patikros terminą nuo priėmimo termino. Priėmimas turi įvykti ne vėliau nei trisdešimt dienų nuo pristatymo. Pavyzdys: „Priėmimas, aiškus arba tylus, įvyksta ne vėliau kaip trisdešimt dienų nuo pristatymo. Pasibaigus šiam terminui, prekės laikomos priimtomis."

4. Atsisakymo arba atidėjimo modalumas Sąlyga turi numatyti atvejus, kai prekės gali būti atmestos arba jų priėmimas atidėtas, taip pat terminus, per kuriuos dalyvis turi pakeisti arba suderinti su reikalavimais.

5. Dokumentas, patvirtinantis priėmimą Nurodykite priėmimo akto formą: pasirašytas priėmimo dokumentas, patikros protokolas, elektroninis pranešimas per pirkėjo profilį. Čia naudingai intervencija elektroninis parašas viešuose pirkimuose.

Tipinės sąlygos pavyzdys (SAK)

Čia pateiktas modelis, kurį galima tiesiogiai įtraukti į tiekimo pirkimo SAK:

``` X STRAIPSNIS — PREKIŲ PATIKRA IR PRIĖMIMAS

X.1 Patikros operacijos Pristatymo metu perkančioji organizacija atlieka prekių patikrą per [15] kalendorinių dienų. Ši patikra apima kiekybinę ir kokybinę prekių atitiktį PKVA specifikacijoms ir sutarties dokumentams.

X.2 Priėmimas Priėmimą išduoda perkančioji organizacija rašytiniu pranešimu (įskaitant elektroninę formą) dalyvui ne vėliau kaip [30] dienų nuo pristatymo. Jei pranešimo nėra šiame termine, prekės laikomos be perstojo priimtomis.

X.3 Atsisakymas arba atidėjimas Nustatant neatitiktį, perkančioji organizacija praneša dalyvui, per patikros terminą, atsisakymo arba atidėjimo motyvus. Dalyvis tada turi [10] dienų pakeisti arba suderinti su reikalavimais.

X.4 Priėmimo patvirtinimas Priėmimas formalizuojamas protokolu, pasirašytu elektroniškai autorizuoto perkančiosios organizacijos atstovo, atsižvelgiant į eIDAS reglamentą (ES) 910/2014 ir Civilinio kodekso 1366-1367 straipsnius. ```

Sąsaja su PKVA ir priedais

Validavimo sąlyga iš SAK turi būtinai remtis atitikties kriterijais, nustatytais Specialiosiose techniniuose sąlygose (PKVA). Validavimo sąlyga, kuri neprecizuoja atitikties kriterijų arba tik sako „prekės bus patikrintos pristatymo metu", yra nepakankama ir gresia pirkėjui ginčais. PKVA atlieka techninio nuorodos šaltinio vaidmenį, o SAK organizuoja administracinę ir teisinę procedūrą.

Rekomenduojama taip pat sudaryti priedą, kuriame būtų išvardinti dokumentai, kurie turi būti pateikti pristatymo metu (pristatymo sąskaitos, saugos duomenų lapai, kilmės sertifikatai, CE pranešimai), kurių pateikimas lemia patikros termino pradžią. Šis tikslumas žymiai sumažina nesutarimus dėl termino pradžios.

Sąlygos įtraukimas į dokumentą: praktiniai ir skaitmeniniai aspektai

Vieta sutartiniuose dokumentuose

Validavimo sąlyga turi būti SAK, kuri yra sutarties administracinio pobūdžio dokumentas. Ji taip pat gali būti apibendrinta Konsultavimosi taisyklėse (KT) arba Dalyvio pareiškime (DP) jei pirkėjas nori tai padaryti esminė sąlyga, matoma nuo kandidavimo. Tačiau jo nebuvimas SAK negali būti kompensuojamas paprastu minėjimu kainų sąmatoje arba vėlesniame užsakyme: šie dokumentai negali pakeisti sutarties vykdymo sąlygų be taisyklingo priedėlio.

Pirkimuose su užsakymais (Viešųjų pirkimų kodekso 2125-1 straipsnis), kiekvienas užsakymas yra dalinė vykdymo nuosavybė. SAK validavimo sąlyga taikoma kiekvienam daliniam pristatymui, nebent ypatingoje užsakymo sąlygoje numatyta kitaip — kurio atveju užsakymo priedėlis ar jis turi aiškiai numatyti išimtį iš SAK bendrųjų sąlygų.

Elektroninio parašo naudojimas priėmimui formalizuoti

Nuo privalomos demateriazlizacijos, taikomos pirkimams, viršijantiems 40 000 € be PVM (2019 m. kovo 22 d. įsakymas), pirkėjai turi naudoti sertifikuotą pirkėjo profilį. Priėmimo formalizavimas elektroniškai pasirašytu protokolu palaipsniui tampa norma, ypač norint neabejotinai užfiksuoti priėmimo datą ir automatiškai pradėti mokėjimo terminą.

eIDAS reglamentui (ES) 910/2014 atitinkanti elektroninio parašo sprendimas leidžia pasirašyti priėmimo protokolą su įrodymų vertybe, kuri yra pripažinta administracinių teismų. Išankstinis elektroninis parašas (IEP) paprastai pakankamas tokio tipo dokumentams; kvalifikuotas parašas (KP) bus reikalingas reikšmingiausiiems aktams (priedėliai, nutraukimas).

Pirkėjams, norintiems palyginti prieinamas variantus, elektroninio parašo sprendimų palyginimas certyneo.com siūlo sintetinį kelių kriterijų peržiūrą (eIDAS lygis, audito suvestinė, API integracija, kainodara).

Dažnos klaidos, kurias reikia išvengti įtraukiant sąlygą

Ginčų analizė administraciniuose teismuose atskleidžia pasikartojančias klaidas validavimo sąlygų formulavime:

• Praleisti termino pradžią: patikros terminas turi pradėtis nuo įvykio, kurio data yra tikra (pasirašytos pristatymo sąskaitos, elektroninio pranešimo, paskelbimo pirkėjo profilyje). Miglota formuluotė, tokia kaip „nuo priėmimo", yra ginčo šaltinis.
• Sumaišyti patikros terminą ir mokėjimo terminą: trisdešimties dienų mokėjimo terminas (2013-269 dekretas) prasideda nuo priėmimo datos arba sąskaitos gavinėjimo datos, jei ji yra vėlesnė. Nurodyti mokėjimo terminą validavimo sąlygoje be skirtumo kuria prieštaravimus.
• Numatyti patikros terminą, viršijantį šešiasdešimt dienų: tokia sąlyga laikoma nerašyta (Viešųjų pirkimų kodekso R2192-10 straipsnis), o tai gresia pirkėjui nedelsiant tyliai priimti prekes.
• Nenumatyti tylos pasekmių: pirkėjas, kuris neatsakyti per sutartyje nustatytą terminą, be perstojo priima prekes. Jei sąlyga to nesakyti, abi šalys gali to nežinoti, todėl atsiranda blokavimas išlaidas sudenginat.

Pasikliavimas paruoštomis, suderintomis su standartais, tinkamosiomis sutartimis gali padėti viešiesiems pirkėjams ir jų paslaugų teikėjams išvengti šių redakcinių klaidų ir sutaupyti brangų laiką paruošos etape.

Specialūs atvejai: sudėtingi pirkimai, skaidyti ir preliminariosios sutartys

Skaidyti pirkimai ir daliniai pristatymai

Skaidytame pirkime kiekviena dalis gali turėti savo pristatymo ir patikros sąlygas. Rekomenduojama suformuluoti validavimo sąlygą kiekvienai daliai arba bendrajai sąlygai, papildytai technines panaudoti pagal dalis. Ši detalizacija leidžia išvengti, kad neatitiktis vienoje dalyje neblokuotų priėmimo — ir todėl mokėjimo — kitose dalyse.

Certyneo pagalbos centras siūlo išteklius apie kelių dokumentų ir kelių pasirašytojų valdymą, ypač naudingas skaidytų pirkimų kontekste, kai kelis pirkėjo skyrius reikia vienu metu patvirtinti skirtingas dalis.

Preliminariosios sutartys su vėlesniais pirkimais

Preliminariosios sutarties kontekste validavimo sąlygos yra paprastai nustatytos pačioje preliminariojoje sutartyje, o vėlesni pirkimai į ją remsis. Tačiau konkrečių prekių parti pristatymo ir patikros sąlygos gali būti detalizuotos vėlesniuose pirkimuose arba užsakymuose. Būtina užtikrinti, kad vėlesnių pirkimų validavimo sąlygos neprieštarautų preliminariosios sutarties sąlygoms, nes kitu atveju gresia dalinė nulybė.

Gynybos ir saugumo pirkimai

Dėl Viešųjų pirkimų kodekso L1113-1 straipsnio šakoje esančių pirkimų (gynybos ir saugumo pirkimai), taikomos konkrečios patikros dokumentų konfidencialumo sąlygos. Validavimo sąlyga turi integruoti apribojimus, susijusius su valstybės gynybos paslaptimi, ypač dėl elektroninio sekimo ir priėmimo protokolų saugojimo.

Teisinės bazės, taikomos validavimo sąlygai viešuose tiekimo pirkimuose

Validavimo sąlygos suformulavimas ir taikymas viešame tiekimo pirkime yra įstatyminė ir taisyklinga sistema, kurią reikia valdyti.

Viešųjų pirkimų kodeksas (VPK) VPK L2191-1 straipsnis nustato bendrąjį patikrų principą prieš mokėjimą. R2192-1 iki R2192-15 straipsniai organizuoja patikrų ir priėmimo operacijų režimą tiekimo bei paslaugų pirkimams. R2192-10 straipsnis nustato maksimalų trisdešimties dienų patikros terminą (šešiasdešimt dienų sudėtingiems pirkimams). R2192-12 straipsnis numato kainą, jei priėmimas su išlygomis dėl iš dalies atitinkančių prekių.

2013 m. kovo 29 d. Dekretas Nr. 2013-269 dėl kovos su mokėjimų vėlavimu Šis dekretas, pavadintas VPK R2192-20 iki R2192-36 straipsniais, nustato trisdešimties dienų mokėjimo terminą ir precizuoja termino pradžią priklausomai nuo to, ar priėmimas vyksta prieš ar po sąskaitos gavimo. Bet koks viršijimas automatiškai suteikia vėlavimo palūkanas (ECB norma + 8 taškai) ir iš esmės bylos nuostolių kompensaciją €40.

Bendrųjų administracinių sąlygų biletinas (BASS Paprastas tiekimas ir paslaugos) 2021 m. kovo 30 d. įsakymas dėl BASS-PTP, galiojantis nuo 2021 m. balandžio 1 d., skiria 27–31 straipsnius patikroms ir priėmimams. Šie straipsniai taikomi pagal numatytuosius nustatymus, nebent SAK aiškiai nuo jų atsiriboja. 27.3 straipsnis aiškiai nustato be perstojo priėmimą, jei pranešimo nėra nustatytu terminu.

eIDAS reglamentas (ES) 910/2014 ir eIDAS 2.0 (reglamentas (ES) 2024/1183) Dematualizuojant priėmimo protokolo formalizavimą, eIDAS reglamentas yra visiškai taikytinas. Išankstinis elektroninis parašas (26 straipsnis) reikalingas reikšmingiems sutartiniams aktams; kvalifikuotas parašas (27-28 straipsniai) suteikia rankraščio parašui lygiavertę prielaidas Prancūzijos civilinio kodekso 1367 straipsnio nuomone.

Civilinis kodeksas — 1366 ir 1367 straipsniai 1366 straipsnis pripažįsta elektroninio rašto pagrįstumą, jei identifikuojamas autorius ir dokumento integrumas. 1367 straipsnis suteikia kvalifikuotam elektroniniam parašui tokią pačią įrodymų vertę kaip rankraščio parašui. Šios nuostatos yra pagrindinės dėl be perstojo priimtos verifikacijos elektroninio parašo įrodymų svarbos.

BDPR reglamentas (ES) 2016/679 Asmeninių duomenų, esančių priėmimo protokoluose (patikros agentų vardai, pristatymo informacija), saugojimas turi atitikti BDPR įsipareigojimus: teisinį pagrindą (teisinį įsipareigojimą, 6.1.c straipsnis), saugojimo trukmę, atitinkančią viešųjų pirkimų archyvavimo taisykles (mažiausiai dešimt metų) ir apdorojimų saugumą. Viešoji perkančioji organizacija yra atsakinga tvarkytoją BDPR prasme (4 straipsnis).

NIS2 direktyva (2022/2555/ES) Pirkėjams, kurie yra NIS2 nuomone esminės arba svarbios subjektos, elektroninio parašo platforma, naudojama priėmimo protokolams patvirtinti, turi atitikti direktyvos saugos reikalavimus, ypač tiekėjo rizikos valdymo ir paslaugų tęstinumo srityse.

Naudojimo scenarijai: validavimo sąlyga praktikoje

1 scenarijus — savivaldybė ir tiekimo pirkimas

Apie 15 000 gyventojų savivaldybė daro pirkimą žemę biuro medžiagoms su keturių metų laikotarpiu, 80 000 € be PVM. Pradinis SAK neturėjo konkrečios validavimo sąlygos: jame tik paminėtas, kad „prekės bus patikrintos pristatymo metu". Po dalinės neatitinkančios pristatymo (negeras spausdintuvo kasetės), nesutarimas dėl be perstojo priėmimo datos blokavo mokėjimą keturiasdešimt penkias dienas. Dalyvis paprašė vėlavimo palūkanų.

Atnaujinant pirkimą, pirkimo tarnyba įtraukė struktūrinę validavimo sąlygą pagal BASS-PTP 2021 modelį: dešimties dienų patikros terminas, aiškus priėmimas elektroniškai pasirašytu pranešimu, septynių dienų pakeitimo terminas, jei atmesta. eIDAS atitinkanti elektroninio parašo priemonė buvo diegta priėmimo dokumentams pasirašyti. Rezultatas: vidutinis laikas nuo pristatymo iki mokėjimo sumažėjo nuo keturiasdešimt dviejų dienų iki dvidešimt šešių dienų, tai 38 % mokėjimo terminų sumažėjimas ir beveik nulis vėlavimo palūkanų.

2 scenarijus — sveikatos priežiūros įstaiga ir nesterilios medicininės medžiagos

Apie 600 lovų ligoninių grupė kasmet valdo dešimtis nesterilių medicininių medžiagų pirkimų (pirštinės, kaukės, sunaudojamos dalys). Daugelio paslaugų gavėjų (priimamųjų ligoniai, gydymo blokai, gydymo paslaugos) daugybė komplikavo patikrą: keletas agentų turinėjo patvirtinti savo pristatymus prieš galintą būti išdėstyta glaudi priėmimo.

Struktūruojant validavimo sąlygą, kad būtų galima numatyti dalinį priėmimą pagal paslaugą, su konsoliduotu priėmimo protokolu, pasirašytu elektroniškai tiekimo atsakingu asmeniu, įstaiga galėjo pradėti dalinį mokėjimą iš karto patvirtinus kiekvieną paslaugą. Dematualizacija per kelių pasirašytojų elektroninio parašo platformą sumažino protokolų administracinį apdorojimo laiką 60 %, sumažindama vidutinį laiką nuo 4,5 valandos per bylą į mažiau nei 2 valandas, pagal vidaus pirkimų skyriaus vertinimą.

3 scenarijus — MUP IT tiekimo preliminariosios sutarties dalyvis

Informatikos tiekybos MUP (maždaug 50 darbuotojų) yra multi-dalyvio preliminariosios sutarties dalyvis kompiuterių ir nešiojamųjų kompiuterių tiekymui licej tinklui. Ji susiduria su viešuoju pirkėju, kurio SAK numato keturiasdešimt penkių dienų patikros terminą — viršijantį tvarkaraščio trisdešimt dienų viršūnę tiekimo prekėms. Patarimą iš teisinės tarnybos, MUP informavo pirkėją, kad ši sąlyga yra nerašyta pagal Viešųjų pirkimų kodekso R2192-10 straipsnį ir pageidavo taikyti teisinį trisdešimties dienų terminą.

Pirkėjas sutiko ir pagal priedėlį pakeistė SAK, sumažintą terminą dvaddešimt dienų. MUP taip pat pasiūlė pateikti kiekvieno pristatymo metu elektroniškai pasirašytą ir data žymėtą pristatymo sąskaitą, sudarančią neginčijamą pristatymo datos ir todėl termino pradžios įrodymą. Šis metodas sumažino pristatymo datų ginčus 80 % tolimesniame periodą.

Išvada

Inserting well-drafted validation clause into a public procurement contract for supplies is not a secondary formality: it is a condition of legal certainty for both the buyer and the contractor. A structured clause — specifying the scope of verification, admission deadlines, consequences of silence and formal modalities of the report — prevents disputes, accelerates payments and improves the contractual relationship. Dematerialization of admission via eIDAS-compliant electronic signature strengthens traceability and probative force of acts, while reducing administrative delays.

Certyneo pagalbą Perkančiosioms organizacijoms ir jų tiekėjams diegti 100 % dematualizuotą priėmimo procesą, atitinkantį Viešųjų pirkimų kodekso ir eIDAS reglamento reikalavimus. Sužinokite mūsų pasiūlymus ir pradėkite nemokaą bandomąją versiją certyneo.com/signup arba peržiūrėkite mūsų ROI skaičiuoklę konkrečiems pelams iš jūsų pirkimų matuoti.