Patvirtinimo sąlyga veiklų įgyvendinimo akte: vadovas

Viešojo pirkimo proceso centru yra vienas dokumentas: veiklų įgyvendinimo aktas (VĮA), kartais vadinamas DC3 arba ATTRI1 forma. Šis dokumentas materialina kandidato pasiūlymą ir kontraktiškai surišta šalys nuo jo pasirašymo pirkėjo. Tačiau daugelis ekonominių operatorių nepaisys vieno itin svarbaus elemento: patvirtinimo sąlygos, kuri nustato efektyvaus kontrakto įsigaliojimą ir apibrėžia formalaus pasiūlymo priėmimo modalumus.

Tinkamai įdėta, ši sąlyga sutvirtina pasiūlymo pateikimo procesą, saugo kandidatą nuo per ankstyvų įsipareigojimų ir garantuoja traceabilumą, reikalingą taikomuose tekstuose valstybės, savivaldybės ir viešųjų įstaigų pirkimuose. Šiame straipsnyje detalizuojame teisinius pagrindus, įdėjimo metodiką, rekomenduojamas formuluotes ir geras elektroninio parašo praktikas, kurias reikėtų taikyti eIDAS reglamento ir viešųjų pirkėjų reikalavimų kontekste.

Kas yra patvirtinimo sąlyga veiklų įgyvendinimo akte?

Apibrėžimas ir teisinė paskirtis

Patvirtinimo sąlyga yra aiški sutartinė nuostata, kuri nustato, kada ir kokiomis sąlygomis veiklų įgyvendinimo aktas sukuria teisinę įtaką. Pagal prancūzų viešojo pirkimo teisę, veiklų įgyvendinimo aktas turi dokumentų pavidalo, kurį pasirašo pateikėjas ir kuris tampa kontraktu, kai jį notifikuoja pirkėjas (Viešojo pirkimo kodekso R. 2112-1 straipsnis).

Patvirtinimo sąlyga ypač nurodo:

• pasiūlymo galiojimo pabaigos datą (pasiūlymo galiojimo laikotarpis, paprastai 90–180 dienų) ;
• galimas sąlygines išlygos (qualifikacijos įgyti, techninių galimybių patikrinimas, valdžios institucijos patvirtinimas) ;
• priimtą notifikavimo procedūrą (kvalifikuotą elektroninį parašą pagal reglamentą (ES) Nr. 910/2014, el. laišką su patvirtinimu, registruotą paštą) ;
• atsistatymo modalumus jei nebus priskirta per nustatytą laiką.

Be aiškiai parašytos patvirtinimo sąlygos, pateikėjas gali likti susitaręs ilgiau nei numatytas pagrįstinas laikas, arba ginčytinas dėl formos trūkumo notifikavimo metu.

Skirtumas tarp patvirtinimo sąlygos ir tobulais sąlyga bei sąlyginės išlyga

Svarbu nepainioti patvirtinimo sąlygos su sąlyga Civilinio kodekso 1304 straipsnio prasme, kuri pavediklo egzistenciją subordinuoja ateities ir neaiškaus įvykio realizavimui. Patvirtinimo sąlyga liečia jau sudaryto pasiūlymo priėmimo formas ir terminus. Ji yra artimesnė tobulumo sąlygai, naudojamai bendrajame kontraktų teisėje sutarties įsigaliojimui valdyti.

Praktikoje viešasis pirkėjas pats gali nustatyti patvirtinimo sąlygas Konsultavimo reglamente (KR) arba Atskirose administracinėse sąlygose (AAS). Pateikėjas taip pat gali įvesti papildomas specifikacijas savo veiklų įgyvendinimo akte, jei šios tobulinimas neprieštarauja konsultavimo dokumentams.

Kur ir kaip į dokumentą įdėti sąlygą?

Rekomenduojama vieta veiklų įgyvendinimo akte

Veiklų įgyvendinimo aktas vadovaujasi struktūruotu planu, remiantis ATTRI1 forma iš Ekonomikos ministerijos teisės reikalų direktorato (TRD) arba dokumentu, laisvai parašytu pirkėjo. Patvirtinimo sąlyga turi būti:

1. Dokumento pabaigoje, prieš parašų bloką, skyriuje pavadintame „Galiojimo sąlygos ir priėmimo modalumai" arba „Pasiūlymo patvirtinimo sąlyga".
2. Įžangoje arba bendruose nuostatuose, jei pirkėjas leidžia techninius priedus, iš jų aiškiai nurodyti iš akto teksto.
3. Specifiniame priede, kurie nurodomi atskiru straipsniu: „Šio pasiūlymo galiojimo sąlygos nurodytos X priede, kuris yra jo neatskiriama dalis".

Venkite sąlygos dėjimo teksto kūne be aiškaus identifikavimo (skyriaus pavadinimas, straipsnio numeracija), nes tai pagrindina jos prieštaringumą ieškomoje ginče.

Tipinė patvirtinimo sąlygos formuluotė

Čia yra viešojo pirkimo kodekso valdi rinkų atitinkanti redagavimo modelis:

> Straipsnis X — Pasiūlymo patvirtinimo sąlyga > > Pateikėjas palaiko esančia pasiūlymą per [90 / 120 / 180] dienų laikotarpį nuo pasiūlymų pateikimo termino, nustatyto Konsultavimo reglamente. > > Šis pasiūlymas sukurs sutartinius efektus tik nuo formalaus pateikėjo patvirtinimo notifikavimo gavimo, atliekamos per [kvalifikuotą elektroninį parašą pagal reglamentą (ES) Nr. 910/2014 / registruotą paštą su gavimo patvirtinimu / pirkimų demateriazavimo platformą (pirkėjo profilį)]. > > Jei notifikavimo negrąžina nustatyto galiojimo termino metu, pateikėjas bus išlaisvintas iš bet kokio įsipareigojimo be formalaus atsisakymo poreikio.

Pritaikykite skliaustus savo situacijai. Jei pirkėjas nustatė terminą ar notifikavimo būdą savo KR, reikėtų šias sąlygas atkartoti identiškai, kad būtų išvengta neaiškumo.

Patikros prieš įdėjimą

Prieš sąlygą įdedant, sistemingai patikrinkite:

• Ar KR nėra prieštaraujančios patvirtinimo sąlygos? Jei konfliktuoja rinkos dalys, taikomos dokumentų sutvarkos hierarchija (veiklų įgyvendinimo aktas > AAS > ASKT > KR pagal rinkos nuostatas).
• Ar pirkėjas priima veiklų įgyvendinimo akto pakeitimus? Kai kurie pirkėjo profiliai reikalauja pastoviąją formą, ypač valstybės rinkose (ATTRI1 forma). Šiuo atveju sąlyga gali būti įvesta per lydraštį, aiškiai pritvirtintą kaip priedas.
• Ar procedūra yra demateriazuota? Nuo 2018 m. spalio 1 d., rinkos, viršijančios Europos slenkstį (šiuo metu 221 000 € be PVM paslaugoms ir paslaugoms iš centrinių pirkėjų, pagal Deleguotąjį reglamentą ES 2023/2495), yra privalomojo demateriazavimo. Naudojama platforma turi sugebėti valstybės elektroninį parašą, o tai tiesiogiai veikia jūsų sąlygoje priimtinus notifikavimo modalumus.

Veiklų įgyvendinimo akto elektroninis parašas: reikalavimai ir įrankiai

Koks elektroninio parašo lygis viešajame pirkime?

Pirmojo ministro aplinkraštis apie viešojo pirkimo demateriazavimą ir TRD rekomendacijos nurodo, kad kvalifikuotasis parašas (aukščiausias eIDAS hierarchijos lygis) yra rekomenduojamas dideliam finansiniam rizikai tiksliems rinkams, tuo tarpu išplėstinis parašas lieka priimtinas rinkoms, žemiau Europos slenksčių.

Praktikoje, daugelis viešųjų pirkėjų priima išplėstinį parašą su kvalifikuotu sertifikatu (vidutinis lygis) atitinkančiame pirkėjo profilyje. Būtina patikrinti KR reikalavimus: kai kurie pirkėjai aiškiai reikalauja kvalifikuoto parašo, išduoto Pasitikėjimo paslaugų teikėjo (PPT), nurodytame Europos pasitikėjimo sąraše (EPS).

Norėdami daugiau sužinoti apie paskirtybes tarp parašo lygių, žiūrėkite mūsų nuorodą apie elektroninio parašo, kuri detalizuoja atvejus pagal eIDAS lygį.

Laiko žyma ir audito pėdsakas: patvirtinimo įrodymai

Patvirtinimo sąlygos įdėjimas turi prasmę tik jei galite įrodyti, kada ir kaip priėmimas įvyko. Čia kvalifikuotoji laiko žyma yra svarbi:

• Kvalifikuota laiko žyma (pagal eIDAS reglamento 42 straipsnį) susieja parašą su tam tikra ir valanda, opozabla pirkėjui ir administratoriniam teisėjui.
• Audito pėdsakas, kurį generuoja parašo sprendimas, turi saugoti: pasirašiusiojo tapatumą, parašo datą ir valandą, dokumento vientisamą (SHA-256 arba didesnę kriptografinę sumą), naudotą autentikavimo būdą.

Sprendimas kaip Certyneo automatiškai generuoja sertifikuotą parašo ataskaitą, kurioje yra visi šie elementai, tai labai supaprastina įrodymų valdymą ginčo arba rinkų audito atveju. Norint suprasti, kaip šią dokumentų valdymą struktūrizuoti, elektroninio parašo geros praktikos įmonėje jums suteiks išsamų metodologinį rėmą.

Integracija į kelių šalių patvirtinimo darbo srauto

Laikinojoje bendrovės grupėje (LBG), veiklų įgyvendinimo akto pasirašymas apima kelis pasirašiusiuosius: mandatarą ir kiekvieną subrangą. Patvirtinimo sąlyga tada turi nurodyti parašo tvarka ir terminus, taip pat pasiūlymo galiojimo sąlygas nesustabdžius kurio nors grupės nario prieš notifikavimą.

Tinkamai sukonfigūruotas elektroninio parašo darbo srautas leidžia nustatyti privalomuš parašo seką (mandataro tada subrangų, arba lygiagrečiai), su automatinėmis priminimais ir nustatytu galiojimo terminu. Tai techniškai išdirba jūsų patvirtinimo sąlygos sutartinius įsipareigojimus.

Dažnos klaidos ir saugojimo taškai

Redagavimo spąstai, kurių reikia vengti

Keletas pasikartojančių klaidų susilpnina patvirtinimo sąlygas veiklų įgyvendinimo aktuose:

1. Galiojimo terminas neatitinka numatomų paskyrimo terminų Pirkėjas turi įstatyminį terminą notifikuoti, bet praktikoje procedūros gali užsitęsti. Jei jūsų sąlyga nustato 90 dienų ir procedūra trūksta 120 dienų, rizikuojate arba iš naujo derybomis, arba privalomą prorogacijos formalumą.

2. Neaiški atsistatymo sąlyga Nenurodant atsistatymo formalumų (paprastas el. laiškas ar registruotas paštas?) kuria teisinę neaiškumą. Pirmenybė aiškiai formuluotai: „atsistatymas turi būti notifikuotas registruotu paštą su gavimo patvirtinimu arba el. žinute su elektroniu parašu, ne vėliau nei iki galiojimo termino išeigoje".

**3. Ranka pasirašytas pasiūlymas demateriazuotame rinkoje Demateriazuotuose rinkose (> Europos slenksčiai), rankraštu parašo minėjimas kaip patikima priėmimo šaltinis gali būti laikoma ne nuoseklumu pasiūlymą. Saugokite suderintą sąlygą su pirkėjo profilio reikalavimais.

4. Nuoroda į neprilaikaytus dokumentus Jei jūsų sąlyga nurodo priedą arba bendruosius nuostatus, įsitikinkite, kad šie dokumentai faktiškai pridėti prie pasiūlymo ir nurodyta dalių lentelėje. Priešingu atveju sąlyga gali būti laikoma neparaša.

Atitikties patikra per turimus sutarčių modelius

Norėdami nelysti nuo nulio, naudinga pasikliauti patikrintais modeliais, ypač TRD formomis ir sektoriaus veiklų įgyvendinimo aktų modeliais (darbai, tiekimai, intelektualios paslaugos). Certyneo sutarčių generatorius pagal AI taip pat gali padėti pritaikyti jūsų sąlygų redagavimą pagal rinkos tipą ir rizikos lygį.

Archyvavimas ir įrodymų saugojimas po parašo

Viešojo pirkimo kodekso R. 2192-35 straipsnis reikalauja pirkėjui saugoti rinkos dalies mažiausiai penkis metus po jos įvykdymo. Pateikėjui, veiklų įgyvendinimo akto su jo patvirtinimo sąlyga saugojimas taip pat rekomenduojamas visą sutartinės garantijos ar atsakomybės ataskaitų skaičiavimo laikotarpį (iki dešimties metų statybos darbų rinkose).

Rinkitės archyvavimą su įrodymų verte: Certyneo sprendimas apima skaitmeninį seifą, atitinkantį NF Z 42-020 standarto reikalavimus, garantuojantį dokumento vientisamą ir skaitomumą per teisinį saugojimo laikotarpį. Jūs galite naudoti mūsų ROI skaičiuoklę įvertinti išlaidas, demateriazuotos pilnos jūsų viešojo pirkimo valdymo.

Taikomusis teisinės rėmas patvirtinimo sąlygai veiklų įgyvendinimo akte

Viešojo pirkimo kodeksas

Veiklų įgyvendinimo aktas yra reguliuojamas pagrindinai per Viešojo pirkimo kodekso R. 2112-1 iki R. 2112-8 straipsnią, kurie nustato rinkos sudaruojančių dalių turinį. R. 2112-1 straipsnis teigia, kad veiklų įgyvendinimo aktas yra pateikėjo pasirašytas ir sutinka per notifikavimą. R. 2192-35 straipsnis nustato minimalumą saugos laikotarpį rinkos dalių penkis metus po jos įvykdymo.

Pasiūlymų galiojimo terminai yra reguliuojami R. 2161-3 VPK straipsnį (atvira pasiūlymų dėžė), kuris nustato, kad pirkėjas nustatyta galiojimo terminą konsultavimo reglamente, terminą, kurį pateikėjas pasiūlyme įsipareigoja respektavimui.

Reglamentas eIDAS Nr. 910/2014 ir jo evoliucija

Reglamentas (ES) Nr. 910/2014 nuo 2014 m. liepos 23 d. (eIDAS) nustato elektroninių pasitikėjimo paslaugų teisinį rėmą Europos Sąjungoje. Jis skiria tris elektroninio parašo lygius:

• Paprastas elektroninis parašas (3.10 straipsnis) ;
• Išplėstinis elektroninis parašas (26 straipsnis): susietas pasirašiusiajam unikaliai, leidžianti identifikuoti pasirašiusiajį, sukurta iš duomenų, kurie yra jo išimtinoje kontrolėje, susietas su pasirašytais duomenimis taip, kad aptikus bet kokį vėlesną pakeitimą ;
• Kvalifikuotasis elektroninis parašas (3.12 straipsnis): išplėstinis parašas, sukurtas kvalifikuoto parašo sukūrimo įrenginiu ir remiasi kvalifikuotu sertifikatu. Jis turi tokį patį teisinį efektą kaip rankraštis (25.2 straipsnis).

Viešajame pirkime, TRD rekomendacija (pastaba nuo 2019 m. kovo 22 d.) nurodo Europos pasitikėjimo sąrašą (EPS), kaip nustatyti leidžia PPT. eIDAS 2.0 reglamentas (reglamento pasiūlymas COM/2021/281, keičiant 2026 m.) sustiprina tarpoperabilumą per Europos skaitmeninį tapatumą (ESDt).

Civilinis kodeksas: straipsniai 1366 ir 1367

Civilinio kodekso 1366 straipsnis teigia, kad „elektroninis raštas turi tokį patį įrodymų jėgą kaip raštai ant popieriaus, išskyrus kad turi būti tinkamai identifikuota asmuo, iš kurio jis yra, ir kad jis būtu sutvarkyta ir saugota sąlygomis, garantuojančiomis jo vientisamą". 1367 straipsnis patikslina, kad „elektroninis parašas yra patikimo identifikavimo proceso naudojimas, garantuojantis jo sąsają su aktu, prie kurio jis prisegtas".

Šie straipsniai patvirtina skaitmeninės saugos vertę patvirtinimo sąlygoms, įdėtoms į veiklų įgyvendinimo aktą su elektroniniu parašu. Jei ginčas yra administratoriaus teisėjaus priešais (administracinis teismas, Administracinis apeliacinis teismas, Konstituciniai Tarybą), šalis, kuri pasikliauja sąlyga, turi įrodyti dokumento vientisamą ir pasirašiusiojo tapatumą.

Techninės ETSI normos

Elektroninio parašo formatai, priimtini viešojo pirkimo demateriazavimo ribose, yra nurodyti ETSI EN 319 132 (XAdES), ETSI EN 319 122 (CAdES) ir ETSI EN 319 162 (PAdES PDF) normomis. PAdES-LTV (ilgalaikės patvirtinimo) profilis yra ypač rekomenduojamas veiklų įgyvendinimo aktams, nes jis integruoja sertifikato patvirtinimo informaciją (OCSP / CRL) į pasirašytą dokumentą, užtikrinant patikriniamumo ilgalaike be išorinės priklausomybės.

Teisinės rizikos esant neatitikčiai

Patvirtinimo sąlygos nebuvimas arba neteisinga redakcija ekspozicija pateikėjui kelioms rizikomu: pasilikusį įsipareigojimą ilgiau, nei norima, sunkumai grąžinti be nuobaudos, arba dalinio veiklų įgyvendinimo akto niekinumo atveju ginčo su rinkos dalimis. Administraciniame teisėje, formos neatitiktis veiklų įgyvendinimo akte gali sukelti pasiūlymo pašalinimą kaip neatitinkantis (L. 2152-2 VPK straipsnis).

Panaudojimo scenarijai: patvirtinimo sąlyga praktikoje

Scenarijus 1 — SME grupė iš statybos sektoriaus atsakydama į viešo pirkimo statybos darbams virš Europos slenksčio

Laikinoji momentinės bendrovės grupė, sudaryta iš trijų SME, specializuojamčiose iš inžinerinių statybų, elektros ir vandentiekos, atsakinės viešo atviravo pasiūlymo dėžės, kurie jei kolektyvinės nuosavybės reabilitaciją, sąmata 4,2 milijono eurų be PVM.

Konsultavimo reglamentas reikalinga pasuoliotos žemės elektroninio parašo su kvalifikuotu sertifikatu veiklų įgyvendinimo aktui. Grupės mandataro įdeda patvirtinimo sąlygą, nurodančią 120 dienų galiojimo ir privalomuš notifikavimą per pirkėjo profili demateriazuotos platformės. Nuoseklaus parašo darbo srautas yra nustatytas: mandataro pirmiausias, tada kiekvienos subrangos turi 48 valanduose dar pasirašyti.

Šios organizacijos dėka, vidinės parašo terminas yra sumažintas nuo 9 dienų (nuorodi popieriaus grandinė) iki mažiau nei 36 valanduose. Audito pėdsakas, kuris yra generuojamas, leidžia pirkėjui iš momento patikrinti pasiūlymo atitiktį. Regrąžinimo sąlyga, aiškiai parašyta, neapribojai nuleidžia grupės narius po 120-ojo dienos be notifikavimo, venkdama bet kokio ginčo.

Scenarijus 2 — Programinės įrangos redaktorius atsakinės paslaugų rinkimą administraciniame centre

Bendrovė, redaguojanti SaaS valdymo sprendimus, atsakinės valstybinio pirkimo paslaugomis, sąmata 850 000 € be PVM per 3 metus. KR reikalinga užfastrintas ATTRI1 ir kvalifikuotą parašą, išduota iš PPT, nurodytoje EPS.

Negalintę modifikuoti ATTRI1 formos kūno, bendrovė prideda lydraščio, pasirašytą elektroniu, kuri yra sutartiniam priedai veiklų įgyvendinimo aktui. Šis priedas nustatyti: pasiūlymo galiojimo terminas (180 dienų), priimtos notifikavimo modalumai (kvalifikuotą elektroninį parašą per pirkėjo profili tik), ir atstatymo sąlyga per el. žinutę pasirašytą ne vėliau nei D-5 iki galiojimo pabaigą.

Administracija pripažęs šio prieduau galiojimą nes jį neprieštaravįs ATTRI1 formos nuostatai. Priskyrimas metu, elektroninis notifikavimas su laiko žyma leidžia tikslu datą įgyvendinimo akto galiojimą, kuri palengvina sutartinio garantijos terminų pradžia. Visos dokumentai yra archyvavami su įrodymų verte, sumažinant 70% metinio vidinio audito žinomų paklausumo laika.

Scenarijus 3 — Inžinerijos konsultavimo kabinetas atsakovindamas į rinkimus su šaukos

Inžinerijos konsultavimo kabinetas, turintis apie 40 konsultantų, reguliariausiai atsakinės struktūrui nuo šaukų, kurie yra nustatyti iš viešųjų institucijų, kaip paslaugos keliose tėvų priežiūros operacijos. Šios rinkos, trunkančios 4 metų ir sąmata 600 000 € be PVM, apima veiklų įgyvendinimo kadro akto pasirašymą, tada atskirų pasiūlymų.

Kabinetas įdeda savo veiklų įgyvendinimo kadro aktą, patvirtinimo sąlygą, nurodančią kad kiekvienas šaukas neduos efektus tik nuo jo gavimo su elektroniu parašu ir atitinkamo patvirtinimo, kurie generiuoja automatiškai iš parašo platformos. Ši sąlyga nvenka situacijai, kurie žodinės ar neformalios pasiūlymai būtu paprastai priešstanti paslaugininkai be tinkamo formalumo.

Automatizavus šaukų valdymą per Certyneo (parašo darbo srautą, perspėjimus, archyvavimas), kabinetas sumažina administracinį administratyvumą, kuris yra skirtas sutartinės įrodymų valdymui 60%, ir praktiškui elimuoja ginčų dėl misijų pradžios datos — kurie yra įvertinti keliaus dešimtys valandų per metus pagal Syntec federacijos sektoriaus lyginamuosius duomenis.

Išvada

Patvirtinimo sąlygą viešojo pirkimo veiklų įgyvendinimo akte nėra šalutinis formalumas: tai yra pagrindinis teisinės saugos svirtis, kuri saugo pateikėją nuo neterminuotų įsipareigojimų, aiškina kontrakto įsigaliojimo sąlygas ir palengvina įrodymų valdymą ginčo atveju.

Būtina, kad ši sąlyga būtų tiksliai redaguota, nuosekli su rinkos dalimis ir lydi elektroninio parašo priemone, atitinkančia eIDAS reglamentą — ar tai yra išplėstinis arba kvalifikuotasis parašas pagal rinkos reikalą. Kvalifikuota laiko žyma ir visas audito pėdsakas yra garantai jos opozabilumo.

Certyneo jus lydi nustatant elektroninius parašo darbo srautus, atitinkančius jūsų viešojo pirkimo atsakymus, su integruotu archyvavimu su įrodymų verte. Sukurkite savo nemokamą tą paskyra Certyneo ir sutvirtinkite dabar savo veiklų įgyvendinimo aktus.