ארכיון אלקטרוני (חתימה, כוח הוכחה)

הארכיון האלקטרוני מתייחס לשימור ארוך טווח של מסמכים דיגיטליים חתומים בתנאים המבטיחים את כוח ההוכחה שלהם, הקריאות שלהם והשלמות שלהם לאורך זמן. אל בלבול עם גיבוי פשוט: ארכיון הוכחה מטיל אילוצים טכניים ומשפטיים מדויקים המבדילים אותו מאחסון פשוט בענן.

שלושת עמודי התמיכה של ארכיון הוכחה :
• שלמות : לא ניתן לשנות את המסמך המאוחסן - כל שינוי ניתן לגילוי ופוגע בהוכחה. מובטח על ידי האש קריפטוגרפי של המסמך בארכיון ואימות תקופתי של האש הזה.
• קיימות : המסמך נשאר קריא תוך 10, 20 או 50 שנים, ללא תלות בהתפתחויות תוכנה. זה דורש פורמטים מתוקנים (PDF/A לתוכן, PAdES B-LTA לחתימה) והגירה של מדיה במרווחים קבועים.
• ניתוח : כל פעולה במסמך המאוחסן (צפייה, תקשורת, מחיקה) מתועדת בקובץ אירועים בעל חותמת זמן ולא ניתן לזיוף.

מסגרת רגולטורית : בצרפת, ארכיון הוכחה כפוף לתקנים NF Z42-013 (ספר הייחוס הצרפתי, AFNOR) ותקן בינלאומי ISO 14641. עבור המגזר הציבורי ופעילויות מסוימות המופקדות בפיקוח (בריאות, שירותים פיננסיים), אישור SIAF (Service Interministériel des Archives de France) או הסמכה על ידי מחסן צד שלישי ESG נדרשים. התקנון eIDAS 2.0 מציג שירות אמון מוסמך חדש הדבוק לארכיון אלקטרוני מוסמך, המוכר בעצם הדבר בכל האיחוד האירופי.

תקופת שימור חוקית בצרפת :
• חוזים מסחריים וחשבוניות: 10 שנים (Code de commerce art. L123-22)
• חוזי עבודה: 5 שנים לאחר עזיבת העובד
• מסמכים פיסקליים: 6 שנים (Livre des procédures fiscales art. L102 B)
• מעשי נוטריון: 75 שנים (Code du notariat)
• מסמכים רפואיים: 20 שנים לאחר הפעולה האחרונה (Code de la santé publique)

יישום Certyneo : כל המסמכים החתומים מאוחסנים בפורמט PAdES B-LT (B-LTA זמין בתוכנית Business לשימור > 10 שנים), עם חותמת זמן RFC 3161 מוסמכת, שימור 10 שנים כלול בכל התוכניות, קובץ אירועים שניתן להפעיל בכל עת, וירידה של רשומות ביקורת בפורמט PDF. ראה גם כוח הוכחה וLTV (Long-Term Validation).