זרימת עבודה של חתימה אלקטרונית: מדריך מלא

מהו זרימת עבודה בחתימה

מהו זרימת עבודה בחתימהזרימת עבודהזרימת חתימה

היא רצף השלבים המאורגנים המובילים לחתימה על מסמך: סדר חותמים, תנאים, תזכורות, הודעות. ככל שזרימת העבודה מותאמת יותר לתהליך, כך החתימות מהירות יותר.

היא רצף השלבים המאורגנים המובילים לחתימה על מסמך: סדר חותמים, תנאים, תזכורות, הודעות. ככל שזרימת העבודה מותאמת יותר לתהליך, כך החתימות מהירות יותר.

שני סוגי ההזמנות העיקריים

הזמנה מקבילהכל החותמים מקבלים את המעטפה במקביל ויכולים לחתום באופן עצמאי.כל החותמים מקבלים את המעטפה במקביל ויכולים לחתום באופן עצמאי.יתרונות ⬥⬥⬥: מהירות, ללא צוואר בקבוק.

מקרה שימוש ⬥⬥⬥: NDA הדדי, חוזה דו-צדדי שבו אין חשיבות להזמנה.

סדר רציף

סדר רציףכל חותם חותם אחרי הקודם. המעטפה מתקדמת מחותם לחתום.יתרונות ⬥⬥⬥: כיבוד היררכיות אימות, כל שחקן רואה אימותים קודמים.מקרי שימוש ⬥⬥⬥: חוזים הכוללים אימות מנהל ולאחר מכן ניהול, חוזי שכירות עם פיקדון.

תפקידים אופייניים

• תפקידים אופיינייםחותם ⬥⬥⬥: חותם על המסמך
• מאשר ⬥⬥⬥: מאמת ללא חתימה (שרשרת אימות)העתק (CC) ⬥ חתימה על המסמך ⬥
• העתק (CC) ⬥ חתימה על המסמך ⬥מנפיק ⬥⬥⬥: השולח, לעתים קרובות גם חותם
• תזכורות והתראותפלטפורמה מודרנית מאפשרת לך להגדיר:

פלטפורמה מודרנית מאפשרת לך להגדיר:

תדירות ומספר תזכורות לחותמים ⬥⬥ חוסר זמן לשולח, צוותים)

• webhooks להזנת CRM/ERP
• תזכורות פנימיות אם נחסם
• תפוגה וביטול
• תפוגה וביטול

הגדר תמיד תאריך תפוגה (בדרך כלל 15-30 ימים). מעטפה שפג תוקפם נשמרת אוטומטית כ"לא חתומה", ומשחררת את לוח המחוונים.

במהלך התהליך, המנפיק יכול גם לבטל ידנית מעטפה (ביטול), שימושי אם מתגלה שגיאה.

אינטגרציות

אינטגרציות

זרימת עבודה רבת עוצמה משתלבת עם הכלים שלך:

• CRM ⬥⬥⬥: מפעילים שליחה כאשר עסקה עוברת "נסגרת זכתה"HRIS ⬥⬥ החוזה עובר "מוכן"
• HRIS ⬥⬥ החוזה עובר "מוכן"ERP ⬥⬥⬥: הפק את ה-PO כאשר הצעת מחיר מתקבלת
• Webhooks מותאמים אישית ⬥⬥⬥: הודע למערכות הפנימיות שלךשיטות עיצוב טובות
• ⬥ ⬥ ⬥ מאריך את מספר האנשים הנוספים ⬥ הבהרת תפקידים (חותם מול מאשר)⬥ ⬥ ⬥ מאריך את מספר האנשים הנוספים ⬥ הבהרת תפקידים (חותם מול מאשר)

הפוך תזכורות לאוטומטי

• תכנן תוכנית ב' במקרה של סירוב
• בדוק את זרימת העבודה לפני פריסת נפח
• בדוק את זרימת העבודה לפני פריסת נפח
• שגיאות תכופות ⬥⬥⬥⬥ ברירת מחדל ⬥ לסדר מקביל יהיה מהיר יותר כברירת מחדל חותמים (חלקם רק "עותק")
• ללא תאריך תפוגה

חוסר אינטגרציה → כניסה ידנית מחדש

• חוסר אינטגרציה → כניסה ידנית מחדש
• אין מספיק הודעות לחותמים
• מקרה קונקרטי: חוזה רב צדדי בין 3 חברות ⬥ שותפים. זרימת עבודה אופטימלית:
• הכנת ה-PDF על ידי חברה A
• שליחת הזמנה במקביל ל-3 החותמים (אחד לכל חברה)

שליחת הזמנה במקביל ל-3 החותמים (אחד לכל חברה)

הפעלה מחדש אוטומטית D+3 אם לא נחתם חתימה אחרונה

• מחזור כולל: 24-48 שעות לעומת 2-3 שבועות על הנייר.
• איך Certyneo עוזר לך
• איך Certyneo עוזר לך
• Certyneo מאפשרת לך לעצב זרימות עבודה גמישות: מקבילות, עוקבות, מעורבות, מאשרים, CC, תזכורות הניתנות להתאמה אישית, webhooks מותאמים אישית, שילובים מקוריים של CRM/HRIS/ERP. עורך חזותי להגדרה ללא קוד.
• גלה את פתרון החתימה האלקטרונית של Certyneo

שאלות נפוצות

שאלות נפוצות

מתי להשתמש בסדר רציף?

כאשר אימות אחד חייב להקדים את הבא (מנהל → מנהל → חוזה סופי).

כמה חותמים מקסימום?

ללא הגבלה טכנית. מעבר ל-5-6, המחזור מתארך משמעותית.

ללא הגבלה טכנית. מעבר ל-5-6, המחזור מתארך משמעותית.

האם נוכל לערבב סדר מקביל וסדר רציף?

כן עם זרימות עבודה "מעורבות": קבוצות מקבילות משורשרות.

איך מתמודדים עם חותם נעדר?

איך מתמודדים עם חותם נעדר?

הקצה מחדש לחתום מורשה אחר, או דחה את המעטפה.

האם webhooks בזמן אמת?

כן, מופעל בכל שינוי מצב של המעטפה.

כן, מופעל בכל שינוי מצב של המעטפה.

מסקנה

עיצוב זרימת עבודה טובה הוא ההבדל בין כלי שעובד לכלי שעושה טרנספורמציה. הקדש 30 דקות לעיצוב זרימת העבודה האידיאלית שלך, תחסוך חודשים של חיכוך.

נסה את Certyneo כדי לשלוח, לחתום ולעקוב אחר המסמכים שלך באופן מקוון פשוט, מהיר ומאובטח.