חתימה אלקטרונית לגופים מקומיים בישראל

מדוע חתימה אלקטרונית הפכה להכרחית לגופים מקומיים

דיגיטליזציה של הליכים אדמיניסטרטיביים היא כיום עדיפות לעיריות, מחוזות, אזורים והוסדות ציבור מקומיים. מאז כניסת לתוקף של צו מס' 2014-1329 מיום 6 בנובמבר 2014 בדבר התייעצויות מרחוק של גופי קבלת החלטות של גופים מקומיים, ובעוד יותר עם תוכנית Action Publique 2022 שקידם הממשלה, חתימה אלקטרונית לגופים מקומיים הפכה למנוף אסטרטגי של מודרניזציה. בשנת 2026, כמעט 87% מהאזורים בצרפת השקיעו לפחות התקן אחד של חתימה דיגיטלית על פי נתונים של SGMAP, והתנועה משתרעת כעת לעיירות עם פחות מ-3,500 תושבים.

הכללת דיגיטליזציה של חוזים בתוך גופים מקומיים — רכישות ציבוריות, הסכמי שותפות, התייעצויות, צווים — עונה לשלוש לוגיקה: יעילות תפעולית, בטחון משפטי וצורך אזרח בשקיפות. מאמר זה מנחה אותך דרך יסודות רגולציה, רמות חתימה החלות, מקרי שימוש בפועל ועקרונות שיטה לביצוע מעבר דיגיטלי מוצלח.

הקשר רגולטורי בעיצומו של ביצור

הנחיה אירופאית על רכישה ציבורית (2014/24/UE), המיוושמה בדין צרפתי על ידי צו מס' 2016-360, חייבת דיגיטליזציה מלאה של הליכי רכישה ציבורית עד 40,000 € HT מאז ה-1 באוקטובר 2018. במקביל, תקנון eIDAS מס' 910/2014 קבע מסגרת מוסדרת להכרה הדדית בחתימות אלקטרוניות בכל מדינות החברות, בסיס שמעדכון eIDAS 2.0 (תקנון EU 2024/1183, שנכנס לתוקף במאי 2024) מחזק עוד יותר עם הצגת ארנק הזהות הדיגיטלית האירופאית (EUDIW).

לגופים מקומיים, זה משמעותו כעת שכל מעשה המחייב את הגוף החוקי — צו עירוני, רכישה ציבורית, הסכם הוצאה לפועל של שירות ציבורי — יכול וחייב לחתום אלקטרוני, בתנאי שנבחר הרמה הנכונה של חתימה בהתאם לאופי וסיכון של המעשה.

שלוש רמות חתימה אלקטרונית החלות על גופים מקומיים

תקנון eIDAS מבחין בין שלוש רמות חתימה, שההתאמה שלהן משתנה בהתאם לעבור אדמיניסטרטיבי הקשור בדבר.

חתימה אלקטרונית פשוטה (SES)

חתימה אלקטרונית פשוטה מהווה את הרמה המינימלית. היא מתבססת על נתונים אלקטרוניים המשובצים לנתונים אחרים (לחיצת אישור, כתובת דוא"ל מאומתת) ללא הגבלה של הסמכה של צד שלישי. היא משתמעת לעבורים בסיכון משפטי נמוך: אישורי קבלה, הזמנות פנימיות, טפסים אדמיניסטרטיביים נפוצים. לעיירה, ניתן להשתמש בה לניהול רישומים מקוונים או הרשמת פגישות אדמיניסטרטיביות.

זהירות: חתימה פשוטה מספקת רק הנחה מוגבלת של אמינות ואת ההתנגדות שלה בהליכים יכולה להיות מוטלת בספק. היא אפוא לא מתאימה לחוזים המחייבים הוצאות משמעותיות או מעשים הנתונים לשליטה משפטית.

חתימה אלקטרונית מתקדמת (SEA)

חתימה מתקדמת קשורה בצורה ייחודית לחותם, מאפשרת זיהוי, יוצרת מנתונים שהחותם יכול להשאיר בשליטה בלעדית, וקשורה לנתונים החתומים בצורה לזהות כל שינוי לאחר מכן. היא מתבססת בדרך כלל על תעודה דיגיטלית שהוציא ספק שירותי אמון מוסמך (PSCQ) המופנה ברשימת אמון צרפתית (Trust Service Status List – TSL).

לרכישות ציבוריות תחת סף והסכמי שותפות בין-גופים, חתימה מתקדמת מייצגת איזון טוב בין בטחון ותוך שיוך תפעולי. פתרונות SaaS מודרניים רבים, כולל Certyneo, מאפשרים פריסת רמה זו עם אימות חזק (OTP SMS + אימות תיעוד), ללא צורך במפתח פיזי.

חתימה אלקטרונית מוסמכת (SEQ)

חתימה מוסמכת היא הרמה הגבוהה ביותר שנקבעה על ידי eIDAS. היא מתבססת בחובה על תעודה מוסמכת שהוציא PSCQ מוסמך, ובדרך כלל נוצרה בעזרת התקן יצירת חתימה מוסמך (QSCD) — כרטיס חכם, אסימון USB או, מאז eIDAS 2.0, שירות יצירת חתימה מרחוק מוסמך. היא נהנית מהנחה חוקית של שקילות לחתימה ידנית בכל מדינות החברות (סעיף 25§2 של תקנון eIDAS).

חתימה זו מומלצת — או אפילו חובה — עבור המעשים הרגישים ביותר: הודעות כוח של ראש העיר או נשיא מועצת המחוז, רכישות ציבוריות בהיקף רחב, מעשים הנתונים לשליטה משפטית קדם-פסקית. העלות והעומס ביישום גבוהים יותר, אך הבטחון המשפטי המוחלט שהוא מספק הופך אותו לתקן בלתי נמנע לגופים מקומיים המטפלים בעוצמה גדולה של חוזים בסיכון גבוה.

לתובנה השוואתית של הפתרונות הזמינים בשוק, השוואה של פתרונות חתימה אלקטרונית של Certyneo תאפשר לך להעריך במהירות את ההצעות על פי האילוצים התקציביים וההטכניים שלך.

דיגיטליזציה של חוזים: אילו מעשים מעורבים בפועל?

דיגיטליזציה של חוזים בעיירות ובעיריות כוללת ספקטרום רחב של מעשים אדמיניסטרטיביים. הבנה אילו הם עדיפות מאפשרת ארגון פריסה הדרגתית ומבוקרת.

רכישות ציבוריות והסכמי-מסגרת

מאז צו של 22 במרץ 2019 הקובע את אמצעי הפצת מסמכי התייעצויות ותקשורת בין קונים ומפעילים כלכליים, חתימה אלקטרונית היא חובה לרכישות פורמליות (סף > 215,000 € HT לאספקה ושירותים). ה-AAPC (הודעת קריאה ציבורית לתחרות), ה-CCAP, ה-CCTP ומעשי התחייבות חייבים לחתום על ידי נציג משפטי של הגוף המקומי ועל ידי בעל הרכישה.

פרופיל הקונה (פלטפורמה לדיגיטליזציה של רכישות ציבוריות) חייב להיות יכול להתחבר לכלים של חתימה. שילוב API עם פתרון כמו Certyneo מאפשר אוטומציה של הגשת מסמכים, אסיפת חתימות וארכיון בערך הוכחה בכספת אלקטרונית תואמת NF Z 42-013.

הסכמים והתייעצויות

הסכמי הוצאה לפועל של שירות ציבורי (DSP), הסכמי כיבוש של הרחוב הציבורי, הסכמי שותפות עם אגודות או גופים משפטיים אחרים, כמו גם התייעצויות של המועצה העירונית או האספה המודעת יכולות כולן להיות דיגיטליות. לאחרונים, צו מס' 2020-1407 מיום 18 בנובמבר 2020 הקל על תנאי השימוש בפגישות מרחוק, תוך פתיחת הדרך לחתימה אלקטרונית של פרוטוקול הישיבה.

מעשי מצב אזרח וצווים אדמיניסטרטיביים

צווי סכנה, צווי משטרה אדמיניסטרטיבית, מעשי תכנון עיר (היתרי בנייה, הצהרות קודמות) יכולים גם הם להיחתם אלקטרוני. ההנהלה של מידע משפטי והנהלה (DILA) פיתחה את הפורטל @ctes להעברה דיגיטלית של מעשים הנתונים לשליטה משפטית לקדם-פסק, עם שילוב חתימה אלקטרונית של ראש העיר או הנשיא.

אם הגוף המקומי שלך פורס גם חתימה אלקטרונית בתהליכי HR שלו — גיוס, שינויים בחוזה, הדרכה — ההנחיה המוקדשת ל-חתימה אלקטרונית לשכר אנוש תספק לך מסגרת ייחוס מדויקת.

בחירה ופריסה של פתרון חתימה דיגיטלית המותאם להגבלות ציבוריות

הגופים המקומיים עומדים בהגבלות ספציפיות שפתרונות כלליים בשוק לא תמיד משלבים: אירוח נתונים בטריטוריה הלאומית או אירופאית, תאימות עם מערכות המידע הקיימות (Berger-Levrault, Sedit Marianne, Civil Net...), ניהול הסמכות לפי הוצאה לפועל, והשגת עקיבוּת לארכיון משפטי.

קריטריונים לבחירת פתרון תואם

מספר קריטריונים חייבים להנחות את הבחירה:

• הסמכה של ספק: הספק חייב להופיע ברשימת אמון הלאומית (TSL צרפתית שפורסמה על ידי ANSSI) או ברשימה האירופאית המאוחדת (EU Trusted Lists). הסמכת eIDAS היא ערובה מינימלית שאינה ניתן להכחשה.
• אירוח רביע: נתונים המטופלים על ידי גופים מקומיים עשויים להיות סוד אדמיניסטרטיבי או נתונים אישיים במובן GDPR. אירוח מוסמך HDS (Hébergeur de Données de Santé) או מוסמך SecNumCloud מומלץ בחוזקה לעיבוד רגיש ביותר.
• יכולת חיבור: הפתרון חייב להשתלב דרך API REST עם מערכות ניהול קשרי צרכנים (GRU), תוכנות אחוזות ופלטפורמות רכישה ציבורית (AWS, Klekoon, e-Marchés publics...).
• ארכיון בערך הוכחה: המסמך החתום, בציסוף עם המטא-נתונים שלו (חותם זמן מוסמך, שרשרת תעודות, דוח אימות), חייב להיות מלוכלך במערכת תואמת NF Z 42-013 או ISO 14721 (OAIS).
• ניהול פנויות והסמכות: עיר חייבת להיות מסוגלת להצביע על זרימות חתימה המשקפות את הוצאות לפועל פנימיות (הוצאה לפועל של ראש העיר ל-DGA, חתימה משותפת של שני נבחרים וכו').

יישום הדרגתי: השיטה המומלצת

ה-DGFIP וה-AMF (Association des Maires de France) מומלצים על גישה בשלוש שלבים: (1) ביקורת של המשהו וראש של מעשים דיגיטליים, (2) טייס בהיקף מוגבל (למשל: רכישות סחורות נפוצות), (3) הכללה עם הדרכת סוכנים ותקשורת לשותפים חיצוניים.

הכלי מחשבון ROI של Certyneo יכול לעזור לך לחצות את התשואה על השקעה הצפויה בהתאם לעוצמה של חוזים שטופלו מדי שנה על ידי הגוף המקומי שלך, תוך התחשבות בעלויות ההדפסה, התשלום, אחסון פיזי וניהול אדמיניסטרטיבי.

לבסוף, לגופים מקומיים שכבר מצוידים בפתרון קיים ורוצים לנוע לפלטפורמה ביצועים יותר, הצע ההעברה ל-Certyneo מציע ליווי מפתח בידיים כולל משחזור נתונים והיצמדות זרימות בתהליך.

מסגרת משפטית החלה על חתימה אלקטרונית בגופים מקומיים

חתימה אלקטרונית שבהן גופים מקומיים משתמשים נתקלת בעיידן ערימה משפטית עקבית שיש לשלוט בה להבטחת כל עבור דיגיטלי.

קוד אזרחי, סעיפים 1366 ו-1367: סעיף 1366 קובע כי "כתב אלקטרוני בעל אותה כוח הוכחה כמו כתב על נייר, בכפוף לכך שניתן לזהות כראוי את האדם שממנו הוא הגיע והוא קבוע ושמור בתנאים יכולים להבטיח את הש"פ שלו." סעיף 1367, בתורו, מכיר בתוקף של חתימה אלקטרונית כאשר היא "מורכבת משימוש של נוהל אמינות של זהיות המבטיח את הקשר שלה עם העבור שהוא מטופח", עם הנחה לחוזק משופר כאשר חתימה מוסמכת eIDAS משתמשת.

תקנון eIDAS מס' 910/2014 של הפרלמנט האירופאי והמועצה: תקנון זה, יישומי ישירות בכל מדינות החברות, מגדיר שלוש רמות חתימה אלקטרונית (פשוט, מתקדם, מוסמך), קובע דרישות להחלת ספקי שירותי אמון מוסמך ומבטיח הכרה חוצה מדינות של חתימות מוסמך (סעיף 25). עדכון eIDAS 2.0 (תקנון UE 2024/1183) מחזק הוראות אלה ומכניס את ארנק הזהות הדיגיטלית האירופאית (EUDIW).

תקנון GDPR מס' 2016/679: טיפול בנתונים אישיים של חותמים (הזהות, קואורדינטות, נתונים ביומטריים אפשריים) נתון לעקרונות של מינימום, תכלית וביטחון של GDPR. גופים מקומיים חייבים להחזיק רישום עיבודים והבטחה שהספק שלהם פועל כמו-מטפל עם DPA (Data Processing Agreement) תואם סעיף 28.

הנחיית NIS2 (UE 2022/2555): המוטמנת בדין צרפתי על ידי חוק מס' 2023-703 מיום 1 באוגוסט 2023 והצווים היישומיים שלה, הנחיית NIS2 קובעת לממשלות — כולל גופים בגודל משמעותי — דרישות מתוכלות במקצועות בטיחות סיבראנית, בעיקר ניהול סיכונים הקשורים לשרשרת אספקה דיגיטלית. הספק חתימה חייב להיות מסוגל לתיעוד את צעדי הביטחון שלו.

תקנים ETSI EN 319 132 ו-EN 319 122: תקנים אלה מגדירים תנסיות חתימה אלקטרונית מתקדמת (XAdES, CAdES, PAdES) מקובלות ברכישות ציבוריות. התנסות PAdES-B-LTA (PDF Advanced Electronic Signature עם Long Term Archival) מומלצת במיוחד למסמכי חוזה שחייבים להישמר על פני תקופות ארוכות.

צו מס' 2014-1329 וצו מס' 2020-1407: טקסטים אלה גובלים בהתייעצויות מרחוק וחתימה אלקטרונית של מעשים של גופי קבלת החלטות של גופים מקומיים.

סיכונים משפטיים אם לא מתאימים: עבור החתום עם רמה חתימה לא מתאימה או על ידי ספק לא מוסמך יכול להיות מבוטל על ידי השופט המנהלי במקרה של ערעור. בדיקה משפטית קדם-פסקית יכולה גם לדחות מעשים המועברים דרך ערוצים לא תואמים. לפיכך הכרחי שה-Délégué à la Protection des Données (DPO) והשירות המשפטי של הגוף המקומי לחדד את מסגרת הפריסה לפני כל מעבר לייצור.

מקרים של שימוש בפועל בגופים מקומיים

מקרה שימוש 1 — עיירה בגודל בינוני דיגיטלית את רכישות ציבוריות הדרכים שלה

עיירה של בערך 25,000 תושבים מנהלת מדי שנה בין 40 ל-60 רכישות ציבוריות, כולל כעשרים למעלה מסף ריכוזי פורמליים. לפני הדיגיטליזציה, כל רכישה הייתה דורשת הדפסה של 3 עד 5 עותקים של קובץ החוזה, מעגל חתימה פיזי המעורב ראש העיר, ה-DGA וגובה חשבון ציבורי (נציג DGFIP), ואז שגורמי ממליץ לבעל כוח וקדם-פסק לבדיקה משפטית. הזמן הממוצע בין הזרעה וההודעה הרכישה הגיע 18 ימי עובדה.

לאחר פריסת פתרון חתימה אלקטרונית מוסמכת משולב בפרופיל הקונה שלה, העיירה הובילה הזמן זה ל-4 ימי עובדה, כלומר הפחתה של 78%. החיסכון ישיר בעלויות הדפסה, משלוח וניהול ארכיוני הוערך בערך 12,000 € ליום. בדיקה משפטית, כעת בתוך פורטל @ctes עם חתימה אלקטרונית, מתבצעת ב-48 שעות מול 7 ימים בממוצע בעבר.

מקרה שימוש 2 — מחוז דיגיטלית את הסכמי מענק שלו לאגודות

מועצת מחוז מעניקה מדי שנה למעלה מ-1,200 מענקים לאגודות מקומיות, כל אחת יוצרת הסכם דו צדדי. ניהול נייר גם ממונו צוות של 4 סוכנים בחלקיקים לפי ערך במשך 3 חודשים ליום, עם בעיית שיעור של הסכמים חתומים בפדומים של תוך-משמעותיות מעבר ל-60% — אגודות שמעט לעתים קרובות להחזיר מסמכים חתומים.

לאחר פריסת פתרון חתימה אלקטרונית מתקדמת בסימן הבית, המחוז אוטומציה של משלוח הסכמים דרך דרך אלקטרונית עם הודעות אוטומציה. שיעור החתימה בתוך מועדים עלה ל-94% מ-השנה הראשונה. הרווח בשקילות זמן מלא מייצג בערך 1.2 ETP/aq. ארכיון אוטומציה בכספת דיגיטלית תואמת גם אפשרה הפחתה של עלויות אחסון פיזי ב-35%.

מקרה שימוש 3 — התאחדות חוקית את התייעצויות מועצת משותפות שלה

התאחדות של מצטברות המקביל 18 עיירות מחזיקה בממוצע 12 מועצות משותפות ליום, כל ייצור בין 20 ל-50 התייעצויות. חתימה פיזית של כל התייעצות על ידי הנשיא וציוני מנהל משנה הודע הייתה כרוכה בלוגיסטיקה כבדה, עם תזוזה לעתים קרובות קשה לנבחרים בעיירות היקפי.

על ידי פריסת זרימה חתימה מוסמכת מרחוק, המאפשרת לכל נבחר להוריד את החתימה מה-smartphone או מחשב עם התעודה האישית שלו, התאחדות הסירה הגבלות גיאוגרפיות והובילה את הזמן של סיום התייעצויות מ-12 ימים לממוצע 2 ימים. החיסכון של תזוזה (הוצאות קילומטראז', זמן סוכן) הוערך בערך 8,500 € ליום. עקיבוּת המלאה של חתימות וחותמי זמן גם פשוטה תשובות להליכים עזר.

סיכום

חתימה אלקטרונית הוכרה כסכוסי של מודרניזציה של גופים מקומיים. בין אם זה רכישות ציבוריות, הסכמי שותפות, התייעצויות או צווים אדמיניסטרטיביים, דיגיטליזציה של חוזים בעיר ובעיירות מציע רווחים מדדים: הפחתה של זמני עיבוד, חיסכון ישיר בעלויות אדמיניסטרטיביות, חיזוק בטחון משפטי של מעשים ושיפור קשר עם שותפים וספקים. מסגרת רגולטורית — eIDAS, ק