עמידה בחוקיות בדין עבודה: התחייבויות המעסיק

עמידה בחוקיות בדין עבודה מהווה אתגר אסטרטגי לכל חברה, ללא תלות בגודלה. בצרפת, קוד העבודה מטיל על המעסיק מכלול התחייבויות ספציפיות המכסות עריכת חוזים, ניהול חופשות, מניעת סכנות בעבודה והגנה על נתונים אישיים של עובדים. אי-עמידה בהתחייבויות אלה חושפת את החברה להעמדות מנהלתיות, פליליות ואזרחיות שעלולות להיות כבדות. בהקשר של ספרור דיגיטלי מואץ, ביטול עיבוד נייר של מסמכי משאבי אנוש — חוזי עבודה, תיקונים, הסכמי חברה — מעלה שאלות חדשות של תוקף משפטי. מאמר זה מציע סקירה של התחייבויות עיקריות של המעסיק, הסיכונים הקשורים והנוהלים המומלצים לאבטחת עמידה בחוקיות בדין עבודה.

התחייבויות החוזיות הבסיסיות של המעסיק

המעסיק חייב לעצב את קשר העבודה בכתב ברוב המצבים. התחייבות זו, שלאורך זמן הוגבלה לחוזי עבודה לתקופה קצובה (CDD), התרחבה משמעותית בהשפעת הדין האירופי.

חוזה העבודה: תוכן חובה ולוחות זמנים

מאז יישום הנחיה (EU) 2019/1152 הנוגעת לתנאי עבודה שקופים וניתנים לחיזוי, המקודדת בסעיפים L1221-5 והלאה של קוד העבודה, המעסיק חייב למסור לעובד, בתוך שבעה ימים קלנדריים מהעסקה, מסמך כתוב המכיל לפחות:

• זהות הצדדים ומקום העבודה

• שם התפקיד, קטגוריית התעסוקה וטבע העבודה

• תאריך תחילת קשר העבודה

• משך העבודה (עדכוני או חלקית)

• השכר (משכורת בסיסית, בונוסים ו יתרונות)

• משך החופשה השנתית בתשלום

• הנוהל שעל המעסיק והעובד לעמוד בו בעת הפסקת קשר העבודה

• הוועדות הקולקטיביות החלות

עבור חוזה קבוע (CDI), אם אין התחייבות ליסוד רשמי כמוצהר לכך בקוד העבודה לחוזה עצמו, מסירת מסמך יחידי מידע (DUI) חובה כעת מ-1 באוגוסט 2022. אי-עמידה בהתחייבות זו חושפת את המעסיק לקנס של 750 € לעובד מעורב (עברה מחלקה רביעית).

תיקונים ושינויים בחוזה העבודה

כל שינוי בגורם חיוני בחוזה העבודה — שכר, משך עבודה, מקום עבודה המביא לשינוי בסקטור גיאוגרפי — דורש הסכמה כתובה וחתומה של העובד. פסק הדין של בית המשפט לעניין עבודה עקבי בנקודה זו: שינוי חד-צדדי של גורם חיוני מהווה הפרה חמורה שעלולה להצדיק לקיחת עמדה לשום של המעסיק (Cass. Soc., 8 אוקטובר 1987, n°84-41.902 וש יפוט עקבי).

ביטול עיבוד של מסמכים אלה דרך חתימה אלקטרונית מאפשר להאיץ תהליכים תוך הבטחת ניתוב ועדויות משפטיות של החלפות.

התחייבויות לגבי בריאות, בטיחות ומניעת סכנות

סעיף L4121-1 של קוד העבודה מטיל על המעסיק התחייבות בטיחות תוצאה כלפי עובדיו. התחייבות זו מתארגנת סביב מספר מנגנונים תיעודיים חובה.

מסמך הערכת סיכונים מקצועיים ייחודי (DUERP)

ה-DUERP חובה לכל החברות מהעובד הראשון, בהתאם לנוהל n°2001-1016 מ-5 בנובמבר 2001, שונה על ידי דין n°2021-1018 מ-2 באוגוסט 2021 הנקרא "דין הבריאות בעבודה". מ-1 ביולי 2023 לחברות עם יותר מ-150 עובדים (וב-1 ביולי 2024 לאחרים), יש להפקיד את ה-DUERP בפורטל דיגיטלי ייעודי המנוהל על ידי OPCO.

יש לעדכן את ה-DUERP:

• לפחות פעם בשנה בחברות עם 11 עובדים ויותר

• כאשר יש החלטה על שיפור משמעותי המשנה את תנאי העבודה

• כאשר מידע נוסף על סיכון נאסף

סנקציה במקרה של היעדרות: היעדרות של DUERP מהווה זלזול אצל מעסיק במקרה של תאונת עבודה או מחלה מקצועית, המעניקה זכות להגברת קצבה לעובד (Cass. Soc., 28 בפברואר 2002, n°00-11.793).

הכשרה בבטיחות ורישומים חובה

המעסיק חייב לארגן הכשרה מעשית והולמת בבטיחות לכל עובד שנחתם חדש, בעת שינוי תפקיד או טכניקה (סעיף L4141-2 של קוד העבודה). הכשרה זו חייבת להיות רשומה ברישום הכשרה. יתר על כן, המעסיק חייב להחזיק בעדכון:

• רישום אנשי יחידי (סעיף L1221-13)

• רישום תאונות עבודה קלות (לחברות מורשות)

• רישום בטיחות ל-ERP או מוסדות הנתונים לקוד העבודה

הספרור של רישומים אלה מורשה בתנאי שהבטחה של שלמות, נגישות והבלתי-פרוץ, המאפשרת פתרונות חתימה אלקטרונית מתקדמת עומדים בקוד eIDAS.

התחייבויות של המעסיק לגבי משך עבודה ותגמול

עמידה בכללי משך עבודה וחישוב שכר מהווה אחד מהציריים של בקרת בדיקת העבודה בעדיפות.

משך מקסימום וזמן מנוחה חובה

קוד העבודה קובע סולמות קפדניים:

• משך מקסימום יומי: 10 שעות (סעיף L3121-18), שהועלה ל-12 שעות בחריג

• משך מקסימום שבועי: 48 שעות בשבוע נתון (סעיף L3121-20) ו-44 שעות בממוצע על פני 12 שבועות עוקבות (סעיף L3121-22)

• מנוחה יומית: מינימום 11 שעות רצופות (סעיף L3131-1)

• מנוחה שבועית: מינימום 35 שעות רצופות (24 שעות + 11 שעות מנוחה יומית)

התאמות קבע ימים, החלות על מנהלים וקטגוריות עובדים עצמאיים מסוימות, עומדות בכללים ספציפיים וחייבות להתבסס על הסכמה קולקטיבית תקפה (סעיף L3121-64). המעסיק חייב בנוסף להבטיח מעקב קבוע על עומס עבודה של עובד בקבע ימים תחת סיכון של קבע היום להיות מוצהר לא-הסכם.

תלוש השכר ותחייבויות קשורות

תלוש השכר המבוטל הוא כעת הנורמה מאז הנוהל n°2017-1387 מ-22 בספטמבר 2017: המעסיק יכול למסור את התלוש בצורה אלקטרונית ללא הסכמה קודמת של העובד, אלא אם כן קיימת התנגדות של זה האחרון. התלוש חייב להיות שמור ל-5 שנים על ידי המעסיק וזמין לעובד ל-50 שנים או עד לגיל 75 דרך חשבון הכשרה אישי או כל מרחב דיגיטלי מאובטח אחר.

עמידה בתלוש השכר גם גורמת לחייב את העמדה הפשוטה מהנוהל n°2016-190 מ-25 בפברואר 2016 (מודל משרד העבודה).

התחייבויות הקשורות לייצוג עובדים ולהסכמים קולקטיביים

עם חצייה של סף כושר מסוים, המעסיק יש להוטל התחייבויות נוספות לגבי שלטון חברתי.

הוועדה החברתית וכלכלית (CSE)

מאז הנוהלים של מקרון מ-22 בספטמבר 2017 (הנוהל n°2017-1386), כל חברות עם לפחות 11 עובדים חייבים לארגן בחירות להקמת וועדה חברתית וכלכלית (CSE). המעסיק חייב:

• לארגן בחירות בתוך 90 ימים מהודעה לעובדים

• להעמיד לרשות ה-CSE את האמצעים הדרושים (משרד, שעות משנה, תקציב)

• להודיע ולהתייעץ עם ה-CSE על כיווני אסטרטגיה, מצב כלכלי ומדיניות חברתית של החברה

אי-עמידה בהקמת CSE או בארגון בחירות מהווה עלבון הסכם שניתן להענישה בקנס של 7,500 € לאדם משפטי (סעיף L2317-1 של קוד העבודה).

הסכמה חובה בחברה (NOE)

בחברות שיש להן נציגי איגוד, המעסיק חייב להעלות משא ומתן חובה בהתאם לתדירות הבאה (סעיפים L2242-1 והלאה):

• כל שנה: על שכר, משך עבודה, חלוקת ערך מוסף ושוויון מקצועי

• כל שלוש שנים: על ניהול דיוקי דרך מקצועי (GEPP) בחברות עם יותר מ-300 עובדים

החתימה האלקטרונית של פרוטוקולי משא ומתן והסכמי חברה, דרך חתימה אלקטרונית מתקדמת, מציעה ערך עדויות חזוק וממטשטת את הליך הפקדה בפלטפורמת TéléAccords.

הגנת נתונים אישיים של עובדים: התחייבות RGPD משולבת

המעסיק, כאחראי לעיבוד לפי משמעות RGPD (קוד (EU) 2016/679), חייב לעמוד בסדרה של התחייבויות ספציפיות במסגרת קשר העבודה.

עיבודי משאבי אנוש והבסיס החוקי

עיבודי נתונים אישיים של עובדים חייבים להתבסס על בסיס חוקי תקף. בהקשר של עיסוק, הבסיסים החוקיים העיקריים המשמשים הם:

• ביצוע חוזה עבודה (סעיף 6.1.b של RGPD) לניהול שכר, חופשות, הכשרות

• התחייבות חוקית (סעיף 6.1.c) להכרזה DSN, החזקת רישומים חובה

• עניין לגיטימי (סעיף 6.1.f) לכמה מנגנונים בעקבוב, בכפוף לאיזון קפדני

המעסיק חייב להודיע לעובדים על קיומם של עיבודים הנוגעים להם דרך הודעת מידע המצורפת לחוזה עבודה (סעיף 13 של RGPD). רישום פעילויות עיבוד (RAT) חייב בהחלט להמנות עיבודי משאבי אנוש.

משך שמירה וזכות למחיקה

ה-CNIL פרסמה הפניות סקטוריאליות הבהירות משכי שמירה החלים על נתוני משאבי אנוש. כדוגמה:

• נתוני מועמדות שלא נבחרו: מקסימום 2 שנים

• חוזי עבודה ומסמכים מצורפים: 5 שנים לאחר סיום החוזה

• תלושי שכר: 5 שנים (מעסיק) והעמדה לרשות ל-50 שנים (עובד)

• נתוני תצפית וידאו בחברה: חודש אחד בדרך כלל

חברות המבטלות עיבוד של תהליכי משאבי אנוש חייבות להשלב אילוצים אלה במדיניות ניהול מסמכים שלהן. גלה כיצד חתימה אלקטרונית מתקדמת יכולה לעזור לך לייצור מסמכים עומדים בדרישות החוקיות בתוקף.

מסגרת חוקית החלה על עמידה בחוקיות מעסיק בדין עבודה

עמידה בחוקיות של מעסיק בדין עבודה נרשמת בקורפוס נורמטיבי צפוף, ממערבב דין לאומי ודין אירופי.

קוד העבודה (חלקים חקיקתיים וכללים): בסיס בסיסי, הוא מסדיר את כלל הקשרים האישיים וקולקטיביים של עבודה. סעיפים L1221-1 והלאה מעמדים בעצירה בחוזה עבודה, בעוד סעיפים L4121-1 ל-L4121-5 מגדירים התחייבויות בטיחות של מעסיק.

הנחיה (EU) 2019/1152 מ-20 ביוני 2019 הנוגעת לתנאי עבודה שקופים וניתנים לחיזוי באיחוד האירופי, יושמה בדין צרפתי לפי נוהל n°2022-1173 מ-25 באוגוסט 2022: היא מטילה מסירת מסמך מידע ייחידי (DUI) בתוך שבעה ימים מהעסקה.

קוד eIDAS n°910/2014 וממשיכו eIDAS 2.0 (קוד (EU) 2024/1183): הם מגדירים רמות חתימה אלקטרונית (פשוטה, מתקדמת, מיומנת) והערך החוקי שלהם. בהתאם לסעיף 25 של eIDAS, חתימה אלקטרונית מיומנת (SEQ) מייצרת את אותם השפעות משפטיות כחתימה ידנית בכל המדינות החברות. לחוזי עבודה, חתימה אלקטרונית מתקדמת (SEA) מעניקה רמת ערובה מספקת ברוב המצבים.

קוד אזרחי, סעיפים 1366 ו-1367: סעיף 1366 מכיר בכתב אלקטרוני כעל כוח עדויות זהה לכתב על נייר, בתנאי שהאדם מזוהה כהלכה והמסמך נוצר ושמור בתנאים המבטיחים שלמות. סעיף 1367 מבהיר שחתימה אלקטרונית כרוכה בשימוש בתהליך אמין של זיהוי חותם המבטיח קשרו למעשה.

RGPD n°2016/679 מ-27 באפריל 2016: חל על כלל עיבודי נתונים אישיים של עובדים. אי-עמידה בהתחייבויות RGPD חושפת את המעסיק לקנסות הגיעים ל-4% מהיקף עסקי שנתי עולמי או 20 מיליון יורו (סעיף 83 של RGPD). בצרפת, ה-CNIL הטילה כמה סנקציות משמעותיות על מעסיקים על הפרה של התחייבויות RGPD שלהם במשאבי אנוש.

תקנות ETSI EN 319 132 ו-EN 319 122: הן מגדירות פורמטי חתימה אלקטרונית מתקדמת XAdES ו-CAdES, המבטיחים אינטרופרוביליות וחיוביות חתימות לאורך זמן.

דין n°2021-1018 מ-2 באוגוסט 2021 (דין בריאות בעבודה): מחזקת התחייבויות מניעה ראשוניות, במיוחד עדכון והפקדה דיגיטלית של DUERP.

נוהלי מקרון מ-22 בספטמבר 2017 (n°2017-1385, n°2017-1386, n°2017-1387, n°2017-1388): מרחיב בעומק דין עבודה, המקימה את ה-CSE וגמישות במסגרת של משא ומתן קולקטיבי.

המעסיק שמעבר לטקסטים אלה חשוף לסנקציות פליליות (עלבון הסכם, עבודה מוסתרת), אזרחיות (ביטול מעשים, נזקים - תגמול) ומנהלתיות (הודעה DRIEETS, סגירה מנהלתית). הימצאות בכלים דיגיטליים מאושרים מאפשרת להקטין משמעותית סיכונים אלה.

תרחישי שימוש: כיצד חברות מאבטחות עמידה בחוקיות בדין עבודה

תרחיש 1: עסק קטן בשירותים של 80 עובדים מאיץ חתימה של חוזים וכיתות

עסק קטן בסקטור שירותים מידע, ניהול כ-80 עובדים ב-CDI וגישה קבועה לחיזוקים ב-CDD עונתיים, עמד בעמידה ממוצעת של 8 עד 12 ימים לאיסוף חתימות על חוזי עבודה וכיתות. לוחות זמנים אלה חשפו את העסק לסיכון אי-עמידה לגבי התחייבות מסירת ה-DUI בשבעה ימים (הנחיה 2019/1152). בהצבת פתרון חתימה אלקטרונית מתקדמת משולב להערכת SIRH שלו, העסק הקטן הפחית את ממוצע דקות החתימה ל-פחות מ-24 שעות. קצב מסמכים שחתומים בדקת תוקף חוקית עלה מ-61% ל-97%. חסכונות המוצאים בעלויות הדפסה, משלוח דואר וניהול מסמכים הוערכו בכ-8,500 € לשנה, כלומר ROI חיובי מהחודש הרביעי של שימוש.

תרחיש 2: קבוצת תעשייה של 350 עובדים מביטלת DUERP וחוקי בטיחות שלה

קבוצת תעשייה בגודל בינוני, פועלת על שלוש אתרי ייצור וממעסיקה 350 שיתופי פעולה, היתה צריכה להיענות להתחייבות הפקדה דיגיטלית של DUERP שהוקמה על ידי דין בריאות בעבודה של 2021. רבוי אתרים ומורכבות העדכון השנתי יצרו חוסרי עקביות תיעודיים וסיכון גבוה של חוסר יכולת של מסמך במקרה של בדיקה. בספרור כלל התהליך — כתיבה שיתופית, אישור על ידי חברי CSE דרך חתימה אלקטרונית, הפקדה אוטומטית לפורטל OPCO — הקבוצה חילקה בשלוש פעמים את משך העדכון השנתי של DUERP (מ-6 שבועות ל-2 שבועות). ניתוב מחוזק אפשר להוכיח עמידה בבדיקה בלתי צפויה של בדיקת עבודה, המנע הודעה.

תרחיש 3: רשת זיכיון במסעדות מאבטחות הסכמיה וההסכמות חובה שלה

רשת זיכיון במסעדות מזון מהיר, המקבצת כ-שלוש ועשרים מוסדות משויכים לראש רשת המעסיק בסך הכל יותר מ-400 עובדים, היתה צריכה לארגן כל שנה משא ומתן חובה על שכר ושוויון מקצועי. פיזור גיאוגרפי של נציגי איגוד וחתמים סיבך איסוף חתימות על פרוטוקולי משא ומתן והסכמי חברה. הצבת פתרון חתימה אלקטרונית עומד בeIDAS אפשרה לנזול תהליך חתימה ריבוי-צדדית, הפחתת דקת סיום הסכמות מ-21 ימים בממוצע ל-פחות מ-5 ימים. הפקדה אוטומטית ל-TéléAccords, שנוצרה מהפלטפורמה, גם ביטלה סיכונים של טעות נוהל בעת הפקדה, מקור דחיות קבוע קודם לכן.

סיכום

עמידה בחוקיות בדין עבודה הוא פרויקט מתמשך למעסיק: התחייבויות חוזיות, מניעת סיכונים, ניהול משך עבודה, ייצוג עובדים והגנת נתונים מהווים קבוצה נורמטיבית דורשת, שאי-עמידה בה יכול לעלות בעלות גבוה בעניין סנקציות ותמורה חברתית. ספרור של תהליכי משאבי אנוש — ובמיוחד חתימה אלקטרונית עומדת eIDAS — מהווה היום את אחד הנדיפים היעילים ביותר לתיאום מהירות הביצוע, ערך עדויות וציות רגולטורי.

Certyneo מלווה אתך בהבטחת כלל מסמכי משאבי אנוש שלך: חוזי עבודה, כיתות, הסכמי חברה, DUERP וועוד. עמוד או התחל לחתום בציות היום.