כיצד לאחסן מסמך חתום אלקטרונית

למה לארכיון נכון

למה לארכיון נכון

למסמך חתום אלקטרונית יש ערך רק אם ההוכחה נשארת ניתנת לעיון וניתנת לאימות במשך כל התקופה המשפטית - לפעמים 10, 20, אפילו 30 שנה. ארכיון מרושל = ראיות מוחלשות במקרה של מחלוקת.

• משך זמן שיש לכבדמשך זמן שיש לכבד
• חוזים מסחריים ⬥⬥⬥: 10 שנים (קוד מסחרי)חוזי עבודה ⬥⬥⬥: 5 שנים לאחר סיום
• חוזי עבודה ⬥⬥⬥: 5 שנים לאחר סיום⬥ חשבוניות: 1 שנים 6 שנים (מס)
• שכירות ⬥⬥⬥: משך זמן + 5 שניםשכירות ⬥⬥⬥: משך זמן + 5 שנים
• מסמכים נוטריוניים ⬥⬥⬥: 30 שניםביטוח ⬥⬥⬥⬥ ⬥ ⬥ ⬥ 0 שנים: שמירה על סוג 2 ל
• ביטוח ⬥⬥⬥⬥ ⬥ ⬥ ⬥ 0 שנים: שמירה על סוג 2 לPDF חתום

ו⬥⬥⬥ מסלול הביקורתלתקופה הרלוונטית הארוכה ביותר.לתקופה הרלוונטית הארוכה ביותר.פורמטים לארכיוןPAdES-B-B ⬥⬥⬥: חתימה בסיסית ופשוטה

PAdES-B-B ⬥⬥⬥: חתימה בסיסית ופשוטה

• PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + חותמת זמן מתאימה ⬥⬥⬥⬥ אישור PAdES-B-T + שרשרת PAdESPAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + חותמות זמן תקופתיות (רב-עשוריות)
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + חותמות זמן תקופתיות (רב-עשוריות)לארכיון ארוך, העדיפו
• PAdES-B-LTAPAdES-B-LTA
• .3 אפשרויות הארכיון

3 אפשרויות הארכיון1. ארכיון במיקור חוץ (פלטפורמה)פלטפורמת החתימה שומרת את המסמכים שלך למשך X שנים. כלול ברוב התוכניות.

יתרונות ⬥⬥⬥: ללא מאמץ, תואם eIDAS

יתרונות ⬥⬥⬥: ללא מאמץ, תואם eIDAS

חסרונות ⬥⬥⬥: תלות בספק השירות, הפיכות לאימות

2. ארכיון פנימי2. ארכיון פנימיהמסמכים שלך נשמרים בשרתים שלך או ב-SAE ייעודי.יתרונות ⬥⬥⬥: שליטה מוחלטת

יתרונות ⬥⬥⬥: שליטה מוחלטת

חסרונות ⬥⬥⬥: עלות, כישורים פנימיים נדרשים

3. SAE עם ערך הוכחה3. SAE עם ערך הוכחהמערכת ארכיון אלקטרונית מאושרתNF Z42-013 ⬥ ⬥⬥ רמת הציות הגבוהה ביותר.

יתרונות ⬥⬥⬥: חזקת מהימנות משפטית

יתרונות ⬥⬥⬥: חזקת מהימנות משפטיתחסרונות ⬥⬥⬥: עלות גבוהה, מגודל לעסקים קטנים ובינונייםשיטות עבודה מומלצות

שיטות עבודה מומלצותשמורPDF + מסלול ביקורת ⬥⬥⬥, לעולם לא אחד בלי השני ⬥⬥ יתירה ריבוי אתרים, תמיכה מרובהPDF + מסלול ביקורת ⬥⬥⬥, לעולם לא אחד בלי השני ⬥⬥ יתירה ריבוי אתרים, תמיכה מרובה

אימות תקופתי ⬥⬥⬥: כל 6-12 חודשים, אשר שהמסמכים ניתנים לקריאה

• תיעוד ⬥⬥⬥: נהלים כתובים ⬥⬥⬥⬥ בדיקות שחזור שנתיות ⬥⬥ ⬥ בדיקות שגיאה תכופותתיעוד ⬥⬥⬥: נהלים כתובים ⬥⬥⬥⬥ בדיקות שחזור שנתיות ⬥⬥ ⬥ בדיקות שגיאה תכופותשמור רק את ה-PDF, לא את נתיב הביקורת
• אחסן במדיום יחיד (כונן קשיח פנימי)אחסן במדיום יחיד (כונן קשיח פנימי)
• השתמש בענן ללא סעיף שמירהתשכח את משכי הזמן הספציפיים למגזרים מסוימים ⬥⬥⬥⬥ העברה ⬥ אל תבדוק את השחזור
• אם תשנה ספק חתימה:אם תשנה ספק חתימה:
• ייצא את כל המסמכים החתומים + מסלולי ביקורתייבוא למערכת החדשה או SAE ייעודי

ייבוא למערכת החדשה או SAE ייעודי

• בדוק תקינות (טביעת אצבע SHA-256) ⬥⬥⬥⬥⬥ שמור על גישה למערכת הקונקרטית מתחלף ספק שירות
• SME עם 50 עובדים, 3000 מסמכים חתומים שנצברו במשך 5 שנים. הגירה:
• SME עם 50 עובדים, 3000 מסמכים חתומים שנצברו במשך 5 שנים. הגירה:
• ייצוא אוטומטי באמצעות API
• ייבוא ​​לספק שירות חדש + SAE חיצוני כגיבוי

ייבוא ​​לספק שירות חדש + SAE חיצוני כגיבוי

אימות לפי דוגמה (50 מסמכים נבדקו)

1. ספק שירות ישן הופסק לאחר 3 חודשים
2. משך הזמן הכולל: אפס הפסד.
3. משך הזמן הכולל: אפס הפסד.
4. איך Certyneo עוזרת לך

Certyneo כוללת

Certyneo כוללת

• 10 שנות ארכיון
• בכל התוכניות, עם יתירות גיאוגרפית באיחוד האירופי, ניהול גרסאות ויצוא מלא בכל עת (הפיכות מלאה). פורמט PAdES-B-T כברירת מחדל, PAdES-B-LTA אופציונלי עבור מסמכים קריטיים.
• בכל התוכניות, עם יתירות גיאוגרפית באיחוד האירופי, ניהול גרסאות ויצוא מלא בכל עת (הפיכות מלאה). פורמט PAdES-B-T כברירת מחדל, PAdES-B-LTA אופציונלי עבור מסמכים קריטיים.
• גלה את פתרון החתימה האלקטרונית של Certyneo

שאלות נפוצות

שאלות נפוצות

האם עלי להדפיס את המסמכים החתומים שלי?לא, חסר תועלת ולא מועיל (אובדן ערך הוכחה).לא, חסר תועלת ולא מועיל (אובדן ערך הוכחה).

האם מספיק ענן רגיל (גוגל דרייב, דרופבוקס)?

עבור ה-PDF כן, אבל לא עבור הערך המוכיח. בעד ארכיון ייעודי.

מה עלי לעשות אם פלטפורמת החתימה שלי נסגרת?

מה עלי לעשות אם פלטפורמת החתימה שלי נסגרת?

קובצי PDF של PAdES נותרים ניתנים לאימות במצב לא מקוון. ייצא מסלולי ביקורת באופן קבוע.

האם צריך להצפין ארכיונים?

האם צריך להצפין ארכיונים?

מומלץ למסמכים רגישים. הקפידו לשמור את המפתחות לאורך זמן.

מתי מתחילה תקופת 10 השנים?

מתי מתחילה תקופת 10 השנים?

לחוזה מסחרי: סיום ביצוע. לחוזה עבודה: סיום החוזה.

מסקנה

מסקנה

ארכיון טוב הוא ביטוח החיים של החתימות האלקטרוניות שלך. בחר את הנוסחה המותאמת לאתגרים שלך (במיקור חוץ עבור רוב חברות קטנות ובינוניות, SAE NF Z42-013 למקרים קריטיים), בדוק באופן קבוע.

נסה את Certyneo כדי לשלוח, לחתום ולעקוב אחר המסמכים שלך באופן מקוון פשוט, מהיר ומאובטח.