Comment envoyer un document à signer
Guide pas-à-pas pour envoyer un document à signer électroniquement : préparation, signataires, suivi.
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La procédure en 5 étapes
Envoyer un document à signer électroniquement prend moins de 5 minutes. Voici le processus pas-à-pas.
1. Préparer le document
- Export en PDF (recommandé)
- Vérifier la lisibilité mobile (80% des signataires signent sur mobile)
- Relire pour éliminer coquilles et erreurs
- Joindre les annexes obligatoires si besoin
2. Créer une enveloppe
Sur votre plateforme de signature :
- nouveau document → upload du PDF
- nommer l'enveloppe (objet du document + signataire)
3. Ajouter les signataires
Pour chaque signataire :
- nom complet
- téléphone (pour OTP SMS si AES)
- rôle (signataire, approbateur, CC)
Définir l'ordre : parallèle (tous en même temps) ou séquentiel.
4. Placer les champs
Glisser sur le PDF :
- champ signature (obligatoire)
- champs optionnels : date, nom, texte libre, case à cocher, paraphe par page
Associer chaque champ au bon signataire (couleurs différentes).
5. Configurer et envoyer
Options à configurer :
- niveau de signature : SES ou AES
- date d'expiration (15-30 jours typiquement)
- relances automatiques (J+3, J+7)
- messages personnalisés
Cliquer "Envoyer". Les signataires reçoivent leur email immédiatement.
Suivre le document
Depuis votre tableau de bord, suivez en temps réel :
- envoyé → ouvert → signé
- notifications (email, Slack, Teams)
- relance manuelle possible
Bonnes pratiques
- Toujours tester avec un collègue avant un envoi important
- Prévoir un canal de contact pour les signataires novices
- Archiver systématiquement le document signé
- Éviter les envois le vendredi soir ou le week-end
Erreurs fréquentes
- Mauvais email (typo ou ancienne adresse)
- Oublier d'ajouter un signataire
- Ne pas placer de champ signature
- Fichier trop lourd (> 10 Mo → lent sur mobile)
- Envoyer sans relire
Cas concret : commercial
Un commercial envoie 20 devis par semaine. Routine :
- Génération depuis HubSpot (devis + CGV)
- Envoi automatique en SES via intégration
- Relances J+2 et J+5
- Notifications Slack en temps réel
- CRM mis à jour à la signature
Temps humain : 0 minute par envoi.
Comment Certyneo vous aide
Certyneo rend l'envoi d'un document à signer rapide et fiable : interface drag-drop intuitive, templates pour les documents récurrents, intégrations CRM, suivi temps réel, relances automatiques. Tout en moins de 3 minutes.
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FAQ
Combien de temps prend l'envoi ?
2-5 minutes pour un document simple.
Peut-on envoyer le même document à plusieurs signataires ?
Oui, tous dans la même enveloppe, ordre parallèle ou séquentiel.
Faut-il informer le signataire à l'avance ?
Pas obligatoire, mais recommandé pour les signataires novices.
Peut-on annuler un envoi ?
Oui, avant signature. Après, non.
Le signataire peut-il transférer à quelqu'un d'autre ?
Selon la configuration. Par défaut, non.
Conclusion
Envoyer un document à signer est un geste simple devenu quotidien. Une fois la routine installée, vos cycles contractuels se transforment.
Essayez Certyneo pour envoyer, signer et suivre vos documents en ligne simplement, rapidement et en toute sécurité.
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