Firma electrónica de una orden de compra

Por qué digitalizar las órdenes de compra

Las órdenes de compra (OC) son el corazón de los flujos de compras B2B. Hacer que se firmen electrónicamente acorta el ciclo comercial, evita litigios de entrega/facturación y deja constancia del compromiso del comprador.

Nivel recomendado

La firma simple (SES) es suficiente para la mayoría de las órdenes de compra. Rápida, sin fricción, materializa el compromiso del comprador.

Para OC de alto importe (> 50 000 €) o en sectores regulados (defensa, salud), se recomienda AES.

Procedimiento típico

• El comercial genera la OC desde el ERP (SAP, Sage, Oracle, Cegid)

• Exportación a PDF y envío al comprador a través de la plataforma de firma

• El comprador firma en unos pocos clics

• La OC firmada alimenta automáticamente el núcleo del ERP (pedido, facturación)

Integraciones ERP

Los ERP principales se conectan con las plataformas de firma mediante API:

• SAP: conector nativo mediante PI/PO o SAP Ariba

• Sage: API y conectores Zapier

• Oracle: API REST

• Cegid: plugins dedicados

Una vez integrado, el comercial no tiene que hacer nada manualmente: la OC se envía automáticamente a firma cuando se acepta un presupuesto.

Beneficios medibles

• tiempo de firma dividido entre 5 y 10

• 0 OC perdidas (todas archivadas)

• facturación desencadenada más rápido (flujo positivo para el emisor)

• menos litigios comerciales

Errores frecuentes

• Enviar una OC sin términos y condiciones en anexo

• Mencionar precios incorrectos (toda corrección = reemisión)

• Olvidar incluir las condiciones de entrega

• Usar AES para OC internas (sobredimensionado)

Caso de uso: industrial B2B

Un fabricante de equipos industriales procesa 400 OC/mes. Proceso digital:

• generación de OC desde SAP

• envío en SES al comprador cliente

• seguimiento automático a D+3

• firma promedio a D+1,5

• alimentación de pedido SAP automática

Tiempo administrativo ahorrado: 1,5 ETP redesplegado hacia lo comercial.

Cómo Certyneo le ayuda

Certyneo se integra con los principales ERP (SAP, Sage, Oracle, Cegid) mediante API. Las OC se envían automáticamente a firma cuando se acepta un presupuesto. Plantillas para términos y condiciones, seguimientos automáticos, panel de control por comercial.

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Preguntas frecuentes

¿Una OC firmada compromete al comprador?

Sí, como documento contractual que inicia un pedido.

¿Se puede cancelar una OC firmada?

Según los términos y condiciones: generalmente posible antes del envío, más difícil después.

¿Es suficiente la SES para una OC de 100 000 €?

Técnicamente sí, pero AES es preferible para la prueba.

¿Cuánto tiempo conservar una OC?

10 años (documento comercial).

¿Se puede asociar una OC a una entrega desmaterializada?

Sí, mediante EDI o integración ERP.

Conclusión

Hacer firmar electrónicamente las órdenes de compra fluidifica sus flujos de compras y asegura sus facturaciones. La integración ERP hace el proceso casi invisible.

Pruebe Certyneo para enviar, firmar y hacer seguimiento de sus documentos en línea de manera simple, rápida y segura.