Cómo archivar un documento firmado electrónicamente

Por qué archivar correctamente

Un documento firmado electrónicamente solo tiene valor si la prueba sigue siendo consultable y verificable durante toda la duración legal — a veces 10, 20 o incluso 30 años. Un archivado deficiente = prueba debilitada en caso de litigio.

Las duraciones a respetar

• Contratos comerciales: 10 años (Código de Comercio)

• Contratos de trabajo: 5 años después del término

• Facturas: 10 años (contabilidad), 6 años (fiscal)

• Arrendamientos: duración + 5 años

• Actas notariales: 30 años

• Seguros: 2 a 10 años según el tipo

Conserva el PDF firmado y el registro de auditoría durante la duración más larga aplicable.

Los formatos de archivo

• PAdES-B-B: básico, firma simple

• PAdES-B-T: + marca de tiempo cualificada

• PAdES-B-LT: + cadena de certificados

• PAdES-B-LTA: + marcas de tiempo periódicas (pluridecenio)

Para archivado a largo plazo, privilegiar PAdES-B-LTA.

Las 3 opciones de archivado

1. Archivado externalizado (plataforma)

La plataforma de firma conserva tus documentos durante X años. Incluido en la mayoría de los planes.

Ventajas: sin esfuerzo, conforme a eIDAS Desventajas: dependencia del proveedor, reversibilidad a verificar

2. Archivado interno

Tus documentos se conservan en tus servidores o un SAE dedicado.

Ventajas: control total Desventajas: costo, competencia interna requerida

3. SAE con valor probatorio

Sistema de Archivado Electrónico certificado NF Z42-013. El nivel más alto de conformidad.

Ventajas: presunción de fiabilidad jurídica Desventajas: costo elevado, sobre-dimensionado para PyMEs

Buenas prácticas

• Conservar PDF + registro de auditoría, nunca uno sin el otro

• Redundancia: múltiples sitios, múltiples soportes

• Verificación periódica: cada 6-12 meses, confirmar que los documentos sean legibles

• Documentación: procedimientos escritos

• Pruebas de restauración anuales

Errores frecuentes

• Guardar solo el PDF, no el registro de auditoría

• Almacenar en un único soporte (disco duro interno)

• Usar un cloud sin cláusula de conservación

• Olvidar las duraciones específicas de ciertos sectores

• No probar la restauración

Migración de archivos

Si cambias de proveedor de firma:

• Exporta todos los documentos firmados + registros de auditoría

• Importa en el nuevo sistema o un SAE dedicado

• Verifica la integridad (huella SHA-256)

• Conserva temporalmente acceso al sistema anterior

Caso práctico: PyME que cambia de proveedor

PyME de 50 empleados, 3000 documentos firmados acumulados en 5 años. Migración:

• exportación automatizada vía API

• importación en nuevo proveedor + SAE externo como respaldo

• verificación por muestra (50 documentos controlados)

• antiguo proveedor rescindido después de 3 meses

Duración total: 4 semanas. Cero pérdidas.

Cómo Certyneo te ayuda

Certyneo incluye archivado de 10 años en todos los planes, con redundancia geográfica en UE, versionado, y exportación completa en cualquier momento (reversibilidad total). Formato PAdES-B-T por defecto, PAdES-B-LTA como opción para documentos críticos.

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Preguntas frecuentes

¿Debo imprimir mis documentos firmados?

No, innecesario y contraproducente (pérdida del valor probatorio).

¿Un cloud estándar (Google Drive, Dropbox) es suficiente?

Para el PDF sí, pero no para el valor probatorio. Privilegiar un archivado dedicado.

¿Qué hacer si mi plataforma de firma cierra?

Los PDF PAdES siguen siendo verificables sin conexión. Exporta los registros de auditoría regularmente.

¿Debo cifrar los archivos?

Recomendado para documentos sensibles. Cuidado con conservar las claves por mucho tiempo.

¿Cuándo comienza la duración de 10 años?

Para un contrato comercial: fin de la ejecución. Para un contrato de trabajo: fin del contrato.

Conclusión

Un buen archivado es el seguro de vida de tus firmas electrónicas. Elige la fórmula adaptada a tus necesidades (externalizada para la mayoría de las PyMEs, SAE NF Z42-013 para casos críticos), prueba regularmente.

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