Unternehmensbesteuerung: Steuern, Betriebsausgaben und Optimierung

Die steuerliche Optimierung eines Unternehmens beginnt selten mit einer Gestaltung. Sie beginnt mit drei grundlegenden Entscheidungen – der Besteuerungsform, der Behandlung von Investitionen und der Sorgfalt bei den Belegen –, die den Großteil der tatsächlichen Steuerlast bestimmen. Der Rest sind Anpassungen am Rand, die oft überschätzt werden. Dieser Artikel behandelt diese drei Ebenen und anschließend die Punkte, bei denen die Finanzverwaltung am häufigsten Nachforderungen stellt.

Die Besteuerungsform – eine grundlegende Entscheidung

Gewinne werden entweder als Einkommensteuer beim Einzelunternehmer oder den Gesellschaftern besteuert, oder als Körperschaftsteuer auf Ebene des Unternehmens selbst.

Die Zuordnung hängt von der Rechtsform ab, ist aber weitgehend optional: Ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft kann sich für die Körperschaftsteuer entscheiden, und bestimmte Kapitalgesellschaften können unter bestimmten Voraussetzungen und befristet für die Besteuerung als Personengesellschaft optieren.

Die Entscheidung hängt von einem konkreten Punkt ab: dem tatsächlichen Entnahmeverhalten des Geschäftsführers. Bei der Einkommensteuer wird der gesamte Gewinn bei ihm besteuert, unabhängig davon, ob er ihn entnimmt oder nicht. Bei der Körperschaftsteuer wird der nicht ausgeschüttete Gewinn nur auf Ebene der Gesellschaft besteuert; die ausgezahlte Vergütung ist vom Ergebnis abzugsfähig, und Dividenden unterliegen ihrer eigenen Regelung. Ein Unternehmen, das reinvestiert, profitiert in der Regel von der Körperschaftsteuer; eine Tätigkeit, bei der der Geschäftsführer das gesamte Ergebnis entnimmt, gewinnt dadurch nicht automatisch.

Bei den Steuersätzen gilt ein ermäßigter Satz von 15 % für einen ersten Gewinnanteil, unter Bedingungen hinsichtlich des Umsatzes, der vollständigen Einzahlung des Kapitals und dessen Mehrheitsbeteiligung durch natürliche Personen. Über diesen Anteil hinaus gilt der normale Steuersatz. Da diese Schwellenwerte regelmäßig angepasst werden, müssen sie für das jeweilige Geschäftsjahr überprüft werden.

Abzugsfähige Aufwendungen: vier kumulative Voraussetzungen

Eine Aufwendung ist nur abzugsfähig, wenn sie alle folgenden Voraussetzungen erfüllt:

• Sie wird im betrieblichen Interesse getätigt, und nicht im persönlichen Interesse des Geschäftsführers.
• Sie führt zu einer Minderung des Nettovermögens, wodurch Ausgaben ausgeschlossen sind, die tatsächlich eine Anschaffung darstellen.
• Sie wird verbucht im Geschäftsjahr ihrer Entstehung.
• Sie ist nachgewiesen durch einen ordnungsgemäßen Beleg.

Die vierte Voraussetzung führt am häufigsten zum Verlust der Abzugsfähigkeit, und sie ist rein dokumentarischer Natur. Eine reale und vollkommen legitime Ausgabe wird mangels ordnungsgemäßer Rechnung nicht abzugsfähig. Dies ist auch der Bereich, in dem die Verbreitung der elektronischen Rechnungsstellung die Praxis verändert: Der verlässliche Prüfpfad, der die Rechnung mit dem wirtschaftlichen Vorgang und der Zahlung verknüpft, wird zum Beweisstandard. Unser Artikel über den verlässlichen Prüfpfad erläutert im Detail, was diese Anforderung umfasst.

Bestimmte Aufwendungen sind ihrer Natur nach ausgeschlossen, unabhängig von ihrem Nutzen: Bußgelder und Strafen, Luxusausgaben und ein Teil der Kosten im Zusammenhang mit Personenkraftwagen.

Investitionen: abschreiben, Rückstellungen bilden, abziehen

Drei Behandlungsarten bestehen nebeneinander und sind nicht austauschbar.

Die Abschreibung verteilt den Abzug eines Anlageguts über seine Nutzungsdauer. Die Wahl der Methode und der Dauer ist nicht frei: Sie muss den tatsächlichen Verbrauch des erwarteten wirtschaftlichen Nutzens widerspiegeln. Die geltenden Regeln werden in unserem Artikel über buchhalterische Abschreibungen.

Die Rückstellung antizipiert eine wahrscheinliche und klar bestimmte Aufwendung. Ihre Abzugsfähigkeit setzt voraus, dass das Ereignis zum Bilanzstichtag bereits läuft und der Betrag mit hinreichender Genauigkeit geschätzt werden kann. Eine pauschale Rückstellung, die als Prozentsatz ohne Einzelanalyse berechnet wird, wird regelmäßig nicht anerkannt – siehe unsere geltenden Regeln zu Rückstellungen.

Der Sofortabzug bleibt für geringwertige Güter unterhalb einer Wertgrenze möglich, ebenso für Instandhaltungskosten, die die Lebensdauer des Guts nicht verlängern. Die Grenze zwischen abzugsfähiger Instandhaltung und aktivierungspflichtiger Verbesserung ist ein klassischer Prüfungspunkt.

Die Umsatzsteuer – ein Liquiditäts- ebenso wie ein Steuerthema

Die Umsatzsteuer ist für das steuerpflichtige Unternehmen keine Belastung im Sinne einer Aufwendung, wirkt sich aber auf dessen Liquidität aus und ist Gegenstand eines erheblichen Teils der Berichtigungen.

Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben voraus, eine Ausgabe, die für Zwecke von zum Abzug berechtigenden Umsätzen getätigt wurde, sowie die Fälligkeit der Steuer beim Lieferanten. Bestimmte Ausgaben sind vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen, insbesondere jene für Personenkraftwagen und bestimmte Beherbergungsleistungen.

Ein Umsatzsteuerguthaben kann anstelle eines Vortrags erstattet werden, was das Liquiditätsprofil von Unternehmen in der Investitionsphase spürbar verändert. Die Modalitäten werden in unserem Artikel über die Berichtigung und Erstattung von Umsatzsteuerguthaben.

Förderprogramme – vor der Nutzung genau zu prüfen

Forschungssteuergutschrift, Innovationssteuergutschrift, Lehrlingsförderungen, standortgebundene Befreiungen: Diese Instrumente stellen bedeutende Beträge dar, ihre Logik ist jedoch stets dieselbe. Sie setzen eine laufend geführte Dokumentation voraus, nicht eine erst im Jahr der Prüfung rekonstruierte.

Eine Forschungssteuergutschrift ohne technischen Nachweisdossier und ohne Zeitaufzeichnung je Projekt ist eine wackelige Steuergutschrift. Der ursprünglich gewährte Betrag und der nach einer Prüfung tatsächlich verbleibende Betrag sind zwei unterschiedliche Dinge, und der Unterschied hängt vollständig von der Qualität der Dokumentation ab.

Worauf eine Prüfung achtet

Die reguläre Verjährungsfrist erlaubt der Finanzverwaltung, die drei vorangegangenen Geschäftsjahre zu berichtigen. Die häufigsten Berichtigungspunkte sind Jahr für Jahr stabil:

• Nicht oder unzureichend belegte Aufwendungen.
• Die Vermischung von Privat- und Betriebsvermögen, insbesondere bei Fahrzeugen, Reisekosten und gemischt genutzten Räumlichkeiten.
• Unzureichend individualisierte Rückstellungen.
• Als Aufwand verbuchte, aber tatsächlich aktivierungspflichtige Ausgaben.
• Abgezogene Umsatzsteuer auf vom Vorsteuerabzug ausgeschlossene Ausgaben.

Die Rechte und Pflichten während des Verfahrens – Antwortfristen, Garantien, Rechtsmittel – werden in unserem Artikel über die Steuerprüfung.

Anwendungsszenarien

Gründung einer Tätigkeit. Die Wahl der Besteuerungsform sollte anhand einer Projektion der tatsächlichen Entnahmen des Geschäftsführers über drei Jahre getroffen werden, nicht allein anhand des angezeigten Steuersatzes. Dies ist die Entscheidung mit der größten kumulierten Wirkung.

Unerwartet gewinnbringendes Geschäftsjahr. Die legitimen Hebel zum Jahresende sind begrenzt: gerechtfertigte Rückstellungen erfassen, tatsächlich sinnvolle Ausgaben vor dem Bilanzstichtag tätigen, überprüfen, ob die Abschreibungen vorgenommen wurden. Nach dem Bilanzstichtag getroffene Entscheidungen haben keine Rückwirkung.

Bedeutende Investition. Die Entscheidung zwischen Sofortabzug und Abschreibung muss vor der Anschaffung vorbereitet werden, da sie von der Art des Guts abhängt und nicht von einer freien Wahl.

Häufig gestellte Fragen

Welche Besteuerungsform soll man wählen? Das hängt vor allem davon ab, was der Geschäftsführer tatsächlich entnimmt. Die Besteuerung auf Gesellschaftsebene eignet sich für Unternehmen, die reinvestieren, da der nicht ausgeschüttete Gewinn nur auf Ebene der Gesellschaft besteuert wird. Die Besteuerung auf Gesellschafterebene erfasst den gesamten Gewinn, unabhängig davon, ob er entnommen wird oder nicht.

Ist eine betriebliche Ausgabe immer abzugsfähig? Nein. Sie muss im betrieblichen Interesse getätigt werden, das Nettovermögen mindern, im richtigen Geschäftsjahr verbucht und belegt sein. Bestimmte Kategorien sind ihrer Natur nach ausgeschlossen, wie Bußgelder und Luxusausgaben.

Kann man ein Fahrzeug abziehen? Teilweise. Für Personenkraftwagen gilt eine Begrenzung der abzugsfähigen Abschreibung sowie ein Ausschluss vom Vorsteuerabzug. Für Nutzfahrzeuge gilt eine andere Regelung.

Ist eine Rückstellung frei abzugsfähig? Nein. Sie setzt eine wahrscheinliche, klar bestimmte Aufwendung voraus, deren Ereignis zum Bilanzstichtag bereits läuft. Eine pauschal berechnete Rückstellung ohne Einzelfallanalyse wird regelmäßig infrage gestellt.

Wie viele Jahre kann die Finanzverwaltung zurückgehen? Die reguläre Verjährungsfrist umfasst die drei vorangegangenen Geschäftsjahre, mit verlängerten Fristen in bestimmten Fällen, insbesondere bei nicht angemeldeter Tätigkeit.

Ist die Forschungssteuergutschrift riskant? Das Instrument selbst nicht; ein nachträglich erstelltes Dossier hingegen schon. Die technische Dokumentation und die projektbezogene Zeitaufzeichnung müssen laufend erstellt werden, damit die erhaltene Gutschrift einer Prüfung standhält.

Auf den Punkt gebracht

Drei Entscheidungen bestimmen die tatsächliche Steuerlast eines Unternehmens, und sie werden im Vorfeld getroffen: die Besteuerungsform, die anhand der tatsächlichen Entnahmen des Geschäftsführers und nicht anhand des angezeigten Steuersatzes gewählt wird; die Behandlung von Investitionen zwischen Sofortabzug, Abschreibung und Rückstellung; und die Qualität der Belege.

Dieser letzte Punkt ist der am wenigsten auffällige und der lohnendste. Die Mehrheit der Nachforderungen betrifft nicht fragwürdige Gestaltungen, sondern reale, aber schlecht dokumentierte Ausgaben. Eine Buchhaltung, in der jede Buchung mit einem ordnungsgemäßen Beleg verknüpft ist, behält nach einer Prüfung, was eine ungenaue Buchhaltung nur behauptet hätte.