Betriebsprüfung: Rechte und Pflichten des Unternehmens

Einleitung

Die Betriebsprüfung ist eine Etappe, die viele Geschäftsführer fürchten, die aber leicht zu bewältigen ist, wenn man seine Rechte und Pflichten kennt. Sie ist durch die Abgabenordnung (AO) geregelt und ermöglicht es der Finanzbehörde, die Richtigkeit der von Unternehmen eingereichten Erklärungen bezüglich der Körperschaftsteuer, der Umsatzsteuer, der Gewerbesteuer oder der Gewerbeertragsteuer zu überprüfen. Angesichts der wachsenden Bedeutung der Betriebsprüfung und der Verallgemeinerung des Data Mining durch automatisierte Systeme muss jedes Unternehmen seine Steuerdokumentation antizipieren und strukturieren. Dieser Artikel erläutert die verschiedenen Formen der Betriebsprüfung, die dem Steuerzahler gebotenen Garantien und die bewährten Praktiken zum Schutz Ihrer Steuerposition.

Die verschiedenen Formen der Betriebsprüfung

Die Finanzbehörde verfügt über mehrere Instrumente. Die Bücher- und Schriftenprüfung (Schreibtischprüfung) wird vom Prüfer aus seinem Büro durchgeführt und basiert auf bereits eingereichten Erklärungen und Unterlagen. Die Betriebsprüfung findet grundsätzlich in den Betriebsstätten des Unternehmens statt und umfasst alle buchhalterischen Vorgänge. Eine Außenprüfung ermöglicht eine Fernkontrolle der digitalisierten Buchhaltungsdaten. Schließlich zielt eine Teilbetriebsprüfung auf eine einzelne Steuer oder einen begrenzten Zeitraum ab.

Jedes Verfahren unterliegt strengen Regeln: Zusendung eines Prüfungsbescheids, angemessene Vorbereitungsfrist (mindestens 15 Tage empfohlen), maximale Dauer von drei Monaten für kleine und mittlere Unternehmen im vereinfachten Regime.

Die Rechte des geprüften Steuerzahlers

Das geprüfte Unternehmen genießt erhebliche Garantien. Der Prüfungsbescheid muss die Charta der Rechte und Pflichten des geprüften Steuerzahlers enthalten. Der Geschäftsführer kann sich von einem Berater seiner Wahl begleiten lassen (Steuerberater, Steueranwalt), ein Recht, dessen Nichtbeachtung die Nichtigkeit des Verfahrens zur Folge hat.

Die mündliche und widerspruchslose Erörterung ist während der gesamten Betriebsprüfung vor Ort obligatorisch. Nach Abschluss der Prüfung muss ein Änderungsbescheid in Bezug auf Recht und Tatsachen ergehen. Das Unternehmen hat dann 30 Tage, verlängerbar um weitere 30 Tage auf Antrag, um seine Anmerkungen abzugeben.

Bei fortbestehendem Meinungsverschiedenheit stehen mehrere Rechtsmittel zur Verfügung: Anrufung des Vorgesetzten, des Finanzamtsleiters, des Finanzamts und dann Klage vor dem Finanzgericht.

Die Pflichten des Unternehmens

Das Unternehmen muss seine Buchhaltungsunterlagen und Belege 6 Jahre lang aufbewahren, auch 10 Jahre bei Geschäftsunterlagen. Seit 2014 ist die Übermittlung der digitalisierten Buchhaltungsdaten bei Eröffnung der Betriebsprüfung obligatorisch; nicht konforme Daten führen zu einer Geldbuße von 5 000 € oder 10 % der Nachzahlungen.

Die Kooperationspflicht verpflichtet zu ehrlicher Beantwortung von Anfragen, ohne jedoch über den gesetzlichen Umfang hinauszugehen. Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 400 Millionen Euro müssen auch eine Dokumentation ihrer Transferpreise führen.

Fazit

Die Beherrschung der Betriebsprüfungsregeln bedeutet, eine Verpflichtung in einen Sicherungshebel zu verwandeln. Eine rigorose Dokumentation, konforme digitalisierte Buchhaltungsdaten und eine Begleitung durch erfahrene Berater ermöglichen es, Nachzahlungen und Strafzinsen erheblich zu begrenzen. Antizipation bedeutet auch, freiwillige Regularisierungsmöglichkeiten oder verbindliche Auskünfte zu nutzen, um sensible Positionen im Voraus zu sichern.