Certyneo i Make: automatitzar la signatura en enginyeria

Per què automatitzar la signatura electrònica en enginyeria amb Make?

El sector de l'enginyeria genera un volum considerable de documents contractuals: mercats de direcció d'obra, avenços, actes de recepció, contractes de subcontractació, certificats de conformitat i informes d'estudis. Segons un estudi de la consultoria McKinsey (2024), els equips d'enginyeria dediquen en mitjana 27% del seu temps de treball a tasques administratives repetitives, dels quals la recopilació i el seguiment de signatures figura entre les més laborioses.

Connectar Certyneo a una plataforma d'automatització com Make (anteriorment Integromat) permet transformar aquests processos manuals en workflows intel·ligents, on cada signatura es desencadena, segueix i arxiva sense intervenció humana. Aquesta guia et mostra, pas a pas, com establir aquesta integració en un context d'enginyeria B2B, respectant els requisits reguladors eIDAS.

Abordarem successivament l'arquitectura de la integració, la configuració pas a pas en Make, els desencadenants i accions disponibles, i després les bones pràctiques específiques del sector enginyeria.

---

Entendre l'arquitectura Make + Certyneo per a l'enginyeria

Make (Integromat): una plataforma d'orquestració sense codi

Make és una plataforma d'integració i automatització visual que permet crear escenaris que connecten centenars d'aplicacions mitjançant mòduls drag-and-drop. A diferència de Zapier, Make ofereix una lògica condicional avançada, iteradors, agregadors i encaminadors, la qual cosa en fa una eina particularment adaptada als workflows complexos de l'enginyeria (multi-parts, multi-etapes, documents amb múltiples signants).

Make es posiciona entre les teves eines de negoci (ERP, CRM, eines de gestió de projectes com Autodesk Construction Cloud, Procore, o Microsoft Project) i Certyneo, orquestrant els fluxos de dades i els desencadenants de signatura.

L'API Certyneo: el punt d'entrada de la integració

Certyneo exposa una API RESTful completa que permet realitzar totes les operacions disponibles des de la interfície gràfica: creació de sol·licituds de signatura, addició de signants, definició de camps de signatura, envio de notificacions, recuperació de l'estat i descàrrega de documents signats. L'API utilitza autenticació OAuth 2.0 i format JSON, la qual cosa garanteix compatibilitat nativa amb Make mitjançant el mòdul HTTP o, idealment, mitjançant un connector Certyneo dedicat.

L'API Certyneo respecta els estàndards d'interoperabilitat definits per la norma ETSI EN 319 132 per a la signatura XAdES i ETSI EN 319 122 per a CAdES, assegurant així que cada signatura produïda és legalment vinculant a tota la Unió Europea.

Topologia típica d'un workflow d'enginyeria

En una oficina d'estudis o una empresa d'enginyeria, un workflow típic té aquest aspecte:

1. Desencadenant: es crea un nou contracte de subcontractació a l'ERP (ex. SAP, Sage, o una eina de gestió de projectes de construcció).
2. Extracció: Make recupera les metadades del contracte (parts, import, referències de projecte).
3. Generació del document: el generador de contractes per IA de Certyneo produeix el document PDF estructurat.
4. Creació de la sol·licitud de signatura: Make crida l'API Certyneo per crear la sol·licitud i afegir els signants en l'ordre definit.
5. Signatura seqüencial o paral·lela: Certyneo envia els enllaços de signatura als membres interessats.
6. Notificació i arxivament: al rebre cada signatura, Make desencadena una notificació a Slack/Teams i arxiva el document signat al teu GED (SharePoint, Google Drive, Egnyte, etc.).

Aquesta arquitectura elimina els intercanvis manuals de correus electrònics i garanteix una traçabilitat completa, indispensable durant les auditories de projectes d'enginyeria.

---

Configuració pas a pas de la integració en Make

Pas 1 — Crear l'escenari i configurar la connexió Certyneo

En el teu espai Make, crea un nou escenari. Si el connector natiu Certyneo està disponible al marketplace Make, selecciona'l directament; en cas contrari, utilitza el mòdul HTTP > Make a request o HTTP > Make an OAuth 2.0 request.

Per configurar la connexió:

• URL base: `https://api.certyneo.com/v1`
• Mètode d'autenticació: OAuth 2.0 (Client Credentials) o clau API Bearer Token, segons la configuració del teu compte Certyneo
• Clau API: disponible en el teu tauler de control Certyneo, secció Paràmetres > Integracions > API

Conserva la clau API en el gestor de connexions de Make (i no hardcoded en l'escenari) per respectar les bones pràctiques de seguretat.

Pas 2 — Definir el desencadenant adaptat al sector enginyeria

L'elecció del desencadenant és determinant. En l'enginyeria, els desencadenants més comuns són:

| Desencadenant | Mòdul Make | Cas d'ús | |---|---|---| | Nou fitxer en una carpeta SharePoint | SharePoint > Watch Files | Contracte dipositant pel comercial | | Nova fila en un full de càlcul Google Sheets | Google Sheets > Watch Rows | Seguiment dels mercats a signar | | Webhook entrant des de l'ERP | Webhooks > Custom Webhook | Comanda validada en SAP | | Nou tiquet Jira/Asana | Jira > Watch Issues | Lliurable de fase que necessita validació del client |

Per als workflows d'enginyeria complexos (ex. signatura d'un mercat de direcció d'obra que necessita la co-signatura d'un director tècnic i d'un director jurídic), el desencadenant Webhook entrant des de l'ERP ofereix la flexibilitat més gran.

Pas 3 — Crear la sol·licitud de signatura via l'API Certyneo

Una vegada configurat el desencadenant, afegeix un mòdul HTTP que apunti al punt final de creació de sol·licitud de signatura Certyneo:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

El cos de la sol·licitud JSON inclou:

```json { "name": "Contracte subcontractació - Projecte {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

Fixa't en l'ús del nivell de signatura `advanced` (signatura electrònica avançada, SEA), conforme als requisits eIDAS per als contractes d'enginyeria de valor significatiu. Per als documents interns de baixa enjundia, el nivell `simple` és suficient.

Pas 4 — Gestionar les notificacions i l'arxivament post-signatura

Després de la creació de la sol·licitud, afegeix una segona branca en el teu escenari Make, desencadenada per un Webhook Certyneo senyalant la completació de la signatura. Certyneo envia automàticament un POST a l'URL webhook que hauràs definit en els paràmetres de la sol·licitud.

Al rebre aquest webhook, el teu escenari pot:

• Descarregar el PDF signat i marcat de temps via `GET /signature-requests/{id}/signed-document`
• Arxivar-lo en el teu GED (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• Actualitzar l'estat del contracte en el teu ERP o CRM
• Enviar una notificació automàtica a l'equip de projecte via Slack, Teams o per correu electrònic
• Desencadenar la facturació o l'obertura d'un nou projecte en la teva eina de gestió

Aquesta cadena d'accions garanteix una traçabilitat completa del cicle de vida del document, requisit fonamental en projectes sotmesos a auditoria (certificació ISO 9001, mercats públics, projectes Seveso).

---

Bones pràctiques específiques del sector enginyeria

Gestionar les signatures multi-parts i els workflows seqüencials

L'enginyeria implica sovint documents que necessiten múltiples signants en un ordre precís: primer el cap de projecte, després el director tècnic, finalment el representant legal de l'empresa client. Certyneo gestiona nativament la signatura seqüencial mitjançant el paràmetre `order` en la llista de signants.

En Make, pots dinàmicament construir la matriu de signants utilitzant un Array Aggregator que recull les dades de signants des del teu ERP o una taula de referència, abans d'injectar-les en la sol·licitud API Certyneo. Aquest plantejament permet gestionar mercats amb 5 a 10 signants sense modificar l'escenari.

Associar les signatures als dossiers de projecte

En l'enginyeria, cada document signat ha d'estar associat a un dossier de projecte precís. Utilitza les metadades personalitzades de Certyneo per emmagatzemar el número d'assumpte, la fase del projecte i el codi de mercat. Aquestes metadades seran restituïdes en el webhook de completació i podran ser utilitzades per Make per arxivar el document en la carpeta correcta del teu GED.

Aquesta pràctica s'alinea amb els requisits de la norma NF EN ISO 19650 (gestió de la informació en BIM) i facilita les auditories documentals al final del projecte.

Supervisar la qualitat i els errors del workflow

Make ofereix un registre d'execució detallat per a cada escenari. En un context professional, configura alertes per correu electrònic o Slack en els escenaris amb errors, i utilitza el mòdul Error Handler de Make per gestionar els casos de fallada de l'API Certyneo (rate limiting, document massa gran, signant no trovable).

Si desitges comparar les capacitats de Certyneo amb altres solucions del mercat abans de llançar-te a la integració, consulta la nostra comparació de solucions de signatura electrònica per identificar la solució més adequada al teu context d'enginyeria.

Finalment, per maximitzar el retorn de la inversió del teu workflow automatitzat, la nostra calculadora ROI de signatura electrònica et permet estimar amb precisió els estalvis de temps i les economies realitzables segons el volum de documents tractats per la teva oficina d'estudis.

Marc legal aplicable a la signatura electrònica en enginyeria

Fonaments jurídics de la signatura electrònica

En dret francès, el valor jurídic de la signatura electrònica es recolza en l'article 1366 del Codi Civil, que disposa que «l'escrit en forma electrònica és admès com a prova del mateix mode que l'escrit en suport de paper», i en l'article 1367, que precisa que «la signatura necessària per a la perfecció d'un acte jurídic identifica el seu autor i manifesta el seu consentiment».

A nivell europeu, el Reglament eIDAS nº 910/2014 (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), completat per eIDAS 2.0 (Reglament UE 2024/1183), defineix tres nivells de signatura electrònica:

• SES (Signatura Electrònica Simple): adequada per a documents interns de baixa enjundia.
• SEA (Signatura Electrònica Avançada): recomanada per als contractes d'enginyeria corrents, mercats de subcontractació i comandes. Garanteix la identificació fiable del signant i la integritat del document.
• SEQ (Signatura Electrònica Qualificada): requerida per als actes autèntics i certs mercats públics de gran abast.

Obligacions específiques del sector enginyeria

En el marc dels mercats públics, el decret nº 2016-360 relatiu als mercats públics imposa la desmaterialització completa per sobre de certs llindes. Els actes de participació i els contractes de subcontractació han de ser signats amb una SEA o SEQ conforme eIDAS, produïda per un proveïdor de serveis de confiança qualificat (QTSP) inscrit a la Trusted List europea.

La norma ETSI EN 319 132 defineix els perfils XAdES utilitzats per a la signatura XML avançada, mentre que ETSI EN 319 122 cobreix els perfils CAdES per a la signatura de documents binaris. Certyneo respecta aquests estàndards, garantint la interoperabilitat i la reconeixement transfronterera de les signatures.

RGPD i protecció de dades dels signants

El tractament de les dades personals dels signants (nom, correu electrònic, dades biomètriques de signatura) està sotmès al Reglament RGPD nº 2016/679. Com a responsable del tractament, la teva empresa d'enginyeria ha d'assegurar que Certyneo actua en qualitat de sub-tractant en virtut de l'article 28 RGPD, amb un DPA (Data Processing Agreement) en bona forma. Les dades de signatura han de ser conservades per a la durada de prescripció aplicable (5 anys per als contractes comercials segons l'article L. 110-4 del Codi de comerç, 10 anys per als mercats de construcció a causa de la garantia decenal).

Directiva NIS2 i seguretat dels workflows automatitzats

Les empreses d'enginyeria operant en sectors crítics (energia, transport, aigua) pot que estiguin sotmeses a la Directiva NIS2 (2022/2555/UE), transposada en dret francès per la llei del 14 d'abril de 2025. Aquesta directiva imposa requisits de seguretat en els sistemes d'informació, incloent els workflows d'automatització connectats a proveïdors tercers com Make i Certyneo. Cal documentar els fluxos de dades, xifrar les comunicacions (TLS 1.3 mínim) i mantenir un registre dels sub-tractants digitals.

Escenaris d'ús: Make + Certyneo en enginyeria

Escenari 1 — Oficina d'estudis geotècnics que gestiona 300 informes de missió per any

Una oficina d'estudis especialitzada en geotècnia, amb quinze enginyers aproximadament, produeix una mitjana de 300 informes de missió i contractes de prestació anualment. Abans de la integració Make + Certyneo, cada informe necessitava un envio manual per correu electrònic, una rellevada telefònica després de 5 dies sense resposta, i un arxivament manual en el servidor de fitxers. El retard mitjà de recopilació de signatures assolí 8 dies hàbils.

Després del desplegament del workflow automatitzat — desencadenada per la dipòsit de l'informe finalitzat a SharePoint — l'escenari Make crea automàticament la sol·licitud de signatura Certyneo, envia la notificació al client, i fa una rellevada automàtica en D+3 si la signatura no es rep. El document signat es arxiva instantàniament en la carpeta d'assumpte corresponent.

Resultat: reducció del retard de signatura de 8 dies a 1,8 dia en mitjana (−78%), estalvi estimat de 2,5 hores de assistència per setmana, aproximadament 3.500 € anuals en costos de tractament administratiu. Aquests ordres de magnitud són coherents amb els benchmarks del sector publicats per Forrester Research sobre automatització documentària (2024).

Escenari 2 — Empresa d'enginyeria industrial que gestiona mercats de subcontractació multi-parts

Una empresa d'enginyeria industrial de mida mitjana (80 a 150 col·laboradors) pilota projectes que necessiten la signatura de mercats de subcontractació implicant 3 a 6 parts: propietari, director d'obra delegat, empreses sub-contractants de rangs 1 i 2. Cada mercat requereix una signatura seqüencial estricta per raons contractuals i asseguradores.

El workflow Make + Certyneo es desencadena per la validació de la comanda en l'ERP. Make construeix dinàmicament la llista ordenada de signants des de la base de dades de proveïdors, crea la sol·licitud de signatura Certyneo amb els paràmetres seqüencials, i notifica cada part al seu torn. A la completació, el mercat signat es arxiva a Procore i l'estat del contracte es posa al dia en l'ERP.

Resultat: reducció dels errors de seqüenciació (un sub-contractant que signa abans que el director d'obra) del 100% gràcies a la gestió automàtica de l'ordre de signatura. Retard mitjà de finalització dels mercats reduït de 12 dies a 4 dies (−67%), el qual accelera l'inici efectiu dels projectes.

Escenari 3 — Consultoria d'enginyeria que gestiona avenços de modificació d'abast

Una consultoria d'enginyeria que acompanya clients industrials en els seus projectes de transformació de producte freqüentment produeix avenços (amendments) durant la missió, necessitant una validació ràpida per no bloquejar el projecte. Aquests avenços eren anteriorment impresos, signats en reunió o enviats per correu, generant retards incompatibles amb el ritme dels projectes àgils.

Amb Make + Certyneo, la creació d'un avenç en l'eina de gestió de projectes desencadena automàticament una sol·licitud de signatura. El client rep un enllaç de signatura mobile-friendly que li permet signar des del seu smartphone en menys de 2 minuts, fins i tot en desplaçament a la zona del projecte. El nivell de signatura avançada (SEA) s'aplica, assegurant el valor jurídic de l'avenç.

Resultat: retard de validació dels avenços reduït de 5 a 7 dies a menys de 24 hores en 85% dels casos. Satisfacció del client millorada i reducció del risc de deriva de perímetre no documentada, font freqüent de litigis en consultoria d'enginyeria.

Conclusió

La integració de Certyneo amb Make (Integromat) representa una palanca d'eficiència major per als agents del sector enginyeria. Automatitzant el conjunt del cicle de vida documentari — de la creació del contracte a l'arxivament del document signat — elimines les tasques manuals repetitives, reduïxs els retards de signatura de 67 a 78% en mitjana, i garanteixes una conformitat eIDAS total per a cada document produït.

La configuració tècnica, tot que necessita una primera configuració acurada, és accessible als equips que disposen d'un perfil sense codi o d'un integrador Make. Els beneficis es manifesten des de les primeres setmanes d'ús, amb un ROI mesurable en els costos d'administració i els retards d'inici de projectes.

Preparat per transformar els teus workflows documentaris? Crea el teu compte Certyneo de forma gratuïta i connecta el teu primer escenari Make en menys d'una hora, o contacta el nostre equip per a un acompanyament personalitzat adaptat al teu context d'enginyeria.