İş Hukuku: İşverenin Yasal Yükümlülükleri

Giriş

Fransa'da iş hukuku, her işverene yoğun ve değişken bir yasal yükümlülükler çerçevesi dayatır. İster bir işe alım sözleşmesini resmileştirmek, ister çalışanların fiziksel ve psikolojik güvenliğini garantilemek, ister çalışma süresi kurallarına saymak, ister personel temsilini sağlamak olsun, bu yükümlülüklere uyulmaması işletmeyi önemli ölçüde maddi ve cezai yaptırımlara maruz bırakır. HR süreçlerinin artan sayısallaştırılması ile yeni sorular ortaya çıkmaktadır: elektronik formatta geçerli bir iş sözleşmesi nasıl imzalanır? Hangi işlemler nitelikli imza gerektirir? Bu makale işverenin yükümlülüklerinin kapsamlı bir panoramasını sunar ve sayısal dönüşüm tarafından sağlanan yanıtları entegre eder.

İşe Alımda Sözleşmeye İlişkin Yükümlülükler

İş Sözleşmesinin Hazırlanması ve Teslim Edilmesi

Her işveren, belirli süreli sözleşmeler (CDD), geçici iş sözleşmeleri, çıraklık sözleşmeleri ve mesleki geliştirme sözleşmeleri için çalışana yazılı bir iş sözleşmesi vermek zorundadır. Tam zamanlı belirsiz süreli sözleşme (CDI) için, yasa yazılı bir form dayatmaz, ancak URSSAF'a yönelik ön bildirim (DPAE) zorunlu olmaya devam eder; aksi takdirde söz konusu her çalışan için 1.500 €'ya kadar para cezası ödenmek zorundadır (İş Yasası m. L. 1221-10). Uygulamada, yazılı bir CDI'ın hazırlanması her iki tarafı korumak için oldukça önerilir.

Sözleşme zorunlu olarak belirtmelidir: tarafların kimliği, çalışma yeri, pozisyonun niteliği, ücretlendirme, çalışma süresi, geçerli toplu iş sözleşmesi ve varsa deneme süresi. Şeffaf Çalışma Koşulları hakkındaki (AB) 2019/1152 yönetmeliğinin iç hukuka aktarılmasından bu yana ("Şeffaflık" yönetmeliği), her çalışan bu temel bilgileri en geç çalışmanın ilk günü almak zorundadır.

HR için elektronik imza bugün uzaktan işe alım formalitesini gerçekleştirmek, yeni çalışanların entegrasyonunu hızlandırmak ve karşılıklı rızaların sahteyeye karşı korunan, zaman damgalı kanıtlarını saklamak için etkili bir çözüm oluşturur.

Ön İşe Alım Bildirimi ve İdari Formaliteler

DPAE, işe alımdan en az sekiz gün öncesinde ve işin başladığı anda en geç URSSAF'a gönderilmelidir. Otomatik olarak çalışanın Sosyal Güvenlik'e kaydını, işsizlik sigortası haklarının açılmasını ve işçi sağlığı hizmetlerine bağlanmasını tetikler. DPAE'nin olmaması, işlenmiş iş ve işçi (İş Yasası m. L. 8221-5) suçu oluşturup, gerçek kişi için üç yıl hapsis ve 45.000 € para cezasına çarptırılır.

İşveren ayrıca çalışanı işe alındığı anda personelin tek kaydına yazmalı; bu kayıtta kimlik bilgileri, başlama tarihi, sözleşmenin niteliği ve niteliği belirtilir.

İş Sağlığı ve Güvenliğine İlişkin Yükümlülükler

Mesleki Risk Değerlendirmesi

İş Yasası m. L. 4121-1 işverene, işçilerin sağlığı ve fiziksel ve ruh sağlığını korumak için gerekli önlemleri almayı dayatır. Bu genel güvenlik yükümlülüğü, Yargıtay içtihadı tarafından doğrulanan, özellikle Mesleki Risk Değerlendirmesinin Tek Belgesi (DUERP) tutulması yoluyla gerçekleştirilir. Bu belge, ilk işçiden itibaren her işletme için 5 Kasım 2001 kararnamesi ile zorunlu hale gelmiş, en az yılda bir defa ve çalışma koşullarında önemli herhangi bir değişiklik yapıldığında güncellenmelidir.

2 Ağustos 2021 tarihli işyerinde sağlık önlemlerini güçlendirme yasası DUERP etrafındaki gereklilikleri güçlendirmiştir: bundan böyle en az 40 yıl boyunca tutulmalı ve 50 veya daha fazla çalışanı olan işletmeler için şube önleme kuruluşları tarafından yönetilen sayısal bir portala yüklenmesi gerekir.

Psikososyal Risklerin Önlenmesi

Psikososyal riskler (RPS) — tükenmişlik sendromu, ahlaki veya cinsel taciz, kronik stres — mahkemeler tarafından artan dikkatle incelenmektedir. 2 Temmuz 2008 tarihli işyerinde stres konusundaki ulusal uygulama anlaşması, bir bakanlık kararı ile genişletilmiş, işverenleri değerlendirme ve önleme konusunda bir adım atmaya zorunlu kılar. Ahlaki taciz İş Yasası m. L. 1152-1'de tanımlanmıştır: işveren kişisel kusurun kanıtlanmış olması olmaksızın dahi önleme yükümlülüğüne karşı gelirse cezalandırılabilir.

250 veya daha fazla çalışanı olan işletmelerin ayrıca, CSE içinde atanan temsilcinin farklı olduğu cinsel taciz danışmanı atama yükümlülüğü vardır.

Çalışma Süresi ve Ücretlendirmeye İlişkin Yükümlülükler

Yasal Süre, Ek Çalışma Saatleri ve İstirahati

Çalışmanın yasal süresi haftada 35 saat olarak belirlenmiştir (İş Yasası m. L. 3121-27). Bunu aşan saatlerde, ilk sekiz saat için %25, daha fazlası için %50 ücret artışı hakkı doğar; ancak daha elverişli şube veya işletme anlaşması yapılmış olabilir. Mutlak azami süre haftada 48 saat ve 12 ardışık hafta içinde ortalama 44 saattir.

Her çalışan, günde en az 11 saatlik ardışık dinlenme ve en az 24 saatlik ardışık haftalık dinlenme hakkı; bu da 11 saatlik günlük dinlenme için toplam 35 saattir (İş Yasası m. L. 3131-1 ve L. 3132-2).

Ücret Ödenmesi ve Bildirim Yükümlülükleri

İşveren en az ayda bir defa ücret ödemelidir ve her ödeme için bordro vermelidir. Ocak 2017'den itibaren basitleştirilmiş bordro genelleştirilmiştir. Bordronun demateryal hale getirilmesi çalışanın rızası ile mümkün; işletme anlaşması olmadığı sürece. Ücret, 1 Kasım 2025 itibariyle saat başına 11,88 € brüt olan asgari ücretin altında olamaz.

İşveren ayrıca işveren ve işçi sosyal katkılarından sorumludur; bunları toplar ve URSSAF'a ay veya üç aylık dönemler halinde geri verir.

Personel Temsiline İlişkin Yükümlülükler

Sosyal ve Ekonomik Komite (CSE)

12 ardışık ay boyunca 11 çalışan eşiğine ulaşan her işletmenin, 22 Eylül 2017 tarihli Macron kararnameleri uyarınca bir Sosyal ve Ekonomik Komite (CSE) kurması gerekir. CSE eski personel temsilcileri, işletme komitesi ve CHSCT'yi birleştirir. 50 veya daha fazla çalışanı olan işletmelerin daha geniş yükümlülükleri vardır: ekonomik ve sosyal özellikler, stratejik eğilimler, ekonomik ve finansal durum, sosyal politika konusunda zorunlu danışmalar.

CSE'nin kurulmasını veya işleyişini engelleyen işveren, bir yıla kadar hapsis ve 7.500 € para cezasına çarptırılır (İş Yasası m. L. 2317-1).

Zorunlu Toplu Müzakere

Bir sendika temsilcisi bulunan işletmelerde işveren, ücretler, çalışma süresi ve katma değer paylaşımı, erkek-kadın mesleki eşitlik ve çalışma kalitesi konularında zorunlu yıllık müzakereler (NAO) yürütmek zorundadır. Bu yükümlülüğe uyulmaması işvereni çalışan tasarrufu ile ilgili belirli vergi avantajlarından mahrum bırakabilir.

HR Yükümlülüklerinin Sayısallaştırılması: Yasal Meseleler

Demateryal HR İşlemlerinin Kanıt Değeri

İnsan kaynakları kaynaklarının sayısal dönüşümü kesin yasal sorular yaratır. Elektronik olarak imzalanmış bir iş sözleşmesi kağıt sözleşme ile aynı değere sahip mi? Medeni Kanun m. 1366'ya göre, "elektronik belge kağıt üzerindeki belge ile aynı kanıt gücüne sahiptir". Bu denklik, kişinin güvenilir tanımlanmasına ve belgenin bütünlüğünün garantisine bağlıdır. Certyneo'nun elektronik imza tam rehberi, belgenin duyarlılığına göre geçerli imza seviyelerini ayrıntıları ile sunar.

Standart iş sözleşmeleri için, eIDAS yönetmeliğine uygun bir gelişmiş elektronik imza çoğu durumda yeterlidir. Daha hassas bazı işlemler — hukuki anlaşmalı fesih, gizlilik anlaşması veya mülk koşullu tadil — duruma göre analiz tavsiye edilir. Certyneo'nun elektronik imza çözümleri karşılaştırması uygun seviyeyi seçmenize yardımcı olacaktır.

HR Belgelerinin Kanıt Niteliği Arşivlenmesi

İşveren bordrolarını en az beş yıl, iş sözleşmelerini ve tadillerini sözleşme bittikten sonra beş yıl ve iş kazaları ile ilgili belgeleri on yıl tutmalıdır. DUERP, yukarıda belirtildiği gibi, 40 yıl tutulmalıdır. NF Z 42-013 normuna uygun kanıt niteliği bulunan sayısal arşiv sisteminin (SAE) kurulması bu sayısal arşivlerin yasal değerini garantilededir.

İşletmedeki elektronik imzaya adanmış çözüm yerel olarak zaman damgası ve arşiv mekanizmaları içerir; bu mekanizmalar Fransız ve Avrupalı yasal gerekliliklere uygun olup, işyeri münazaaları durumunda ihtilaflı riskleri büyük ölçüde azaltır.

İşverenin Yükümlülüklerine İlişkin Yasal Çerçeve

İşveren yükümlülükleri, ulusal hukuk ve Avrupa hukuku birleştiren çok katmanlı bir yasal ve düzenleyici corpus'a uyum sağlar.

Fransız İş Yasası

İş Yasası birincil kaynağı oluşturur. Uygulanabilir ana hükümler:

• Madde L. 1221-1 ila L. 1221-19 : iş sözleşmesinin oluşturulması ve uygulanması

• Madde L. 1237-14 ila L. 1237-20 : hukuki anlaşmalı fesih ve DREETS homologasyonu

• Maddeler L. 4121-1 ila L. 4121-5 : genel güvenlik yükümlülüğü ve DUERP

• Maddeler L. 3121-1 ve sonrası : çalışmanın yasal süresi ve dinlenme

• Maddeler L. 2311-1 ve sonrası : CSE'nin kurulması ve işleyişi

• Madde L. 8221-5 : işlenmiş işçi ve cezai yaptırımlar

Medeni Kanun ve Sayısalın Kanıt Değeri

Medeni Kanun maddeleri 1366 ve 1367 , yazarın güvenilir tanımlanmasına ve belgenin bütünlüğüne tabi olarak, elektronik belge ile kağıt belge arasındaki denklik ilkesini ortaya koydular. Bu hükümler, elektronik imzalar konusundaki 1999/93/CE yönetmeliğinin iç hukuka aktarılmasından, şimdi eIDAS yönetmeliği tarafından değiştirilmiş olarak kaynaklanmaktadır.

eIDAS Yönetmeliği n° 910/2014 ve eIDAS 2.0

eIDAS Yönetmeliği (Elektronik Kimlik, Kimlik Doğrulama ve Güven Hizmetleri), elektronik imzanın üç seviyesini tanımlar: basit, gelişmiş ve nitelikli. HR işlemlerinin çoğunluğu için, gelişmiş imza (seviye 2) yeterlidir. Nitelikli imza (seviye 3), nitelikli bir güven hizmet sağlayıcısı (QTSP) tarafından verilen ve Avrupa güven listesinde (EUTL) referans verilen, ulusal hukuk anlamında el yazısı imzaya eşdeğer gerektiren işlemler için talep edilir. 2024'te benimsenen eIDAS 2.0 Yönetmeliği, Avrupa sayısal kimlik cüzdanı (EUDIW) ve sınır ötesi birlikte çalışabilirlik üzerindeki gereksinimleri güçlendirir.

KVKK n° 2016/679

HR yükümlülükleri bağlamında çalışanların kişisel verilerinin işlenmesi KVKK'ya tabidir. İşveren veri sorumlusu olarak hareket eder ve şunları sağlamalıdır: işlemenin yasal dayanağı (sözleşmenin uygulanması, yasal yükümlülük veya meşru çıkar), çalışanları hakkında bilgilendirme (KVKK m. 13), veri saklama süresinin sınırlandırılması ve uygun güvenlik önlemleri. CNIL, istihdam bağlamında uygulanabilir birkaç sektör tavsiyesi yayımlamıştır.

ETSI Normları

ETSI EN 319 132 (XAdES), ETSI EN 319 122 (CAdES) ve ETSI EN 319 142 (PAdES) normları, gelişmiş ve nitelikli elektronik imza formatlarını tanımlar. Onlara uyulması, imzaların ve uzun vadeli doğrulanmasının birlikte çalışabilirliğini, geniş saklama süresi olan HR belgeleri için gerekli olan garantiyi sağlar.

Manken Durumunda Yaptırımlar

Yasal yükümlülüklere uyulmaması işvereni birleşik risklere maruz bırakır: URSSAF muhasebesi, gerçek ve ciddi nedeni olmayan fesih nedeniyle işyeri mahkemesi kararı (tazminat Macron ölçeği uyarınca 20 aya kadar maaşa ulaşabilir), işlenmiş işçi veya engelleme için ceza takibi, ve işverenin işverenin mesleki yaralanmaya neden olan bir ihlali nedeniyle çıkar yükümlülüğü.

Senaryolar: HR Uyumluluğu ve Elektronik İmza

Senaryo 1 — Yüksek Mevsimsel Faaliyet ile Dağıtım PME'si

Dağıtım sektöründe, yaklaşık 80 daimi çalışan ve her yaz 150'ye kadar mevsimlik işçi işe alan bir PME, uzak birkaç sitede acilen imzalanması gereken CDD sözleşmelerinin birikişi ile karşı karşıya kaldı. Bir işe alımın onaylanması ile sözleşmenin fiziksel olarak imzalanması arasında geçen süre ortalama 4 iş günü; bu durum, Şeffaflık yönetmeliği ve URSSAF düzenlemelerine göre riskli olan, sözleşme yapılmamış çalışma durumlarını yaratıyor.

Bu işletme, SIRH ile entegre olmuş gelişmiş elektronik imza çözümünü yaptığında, bu gecikmeyi 2 saatten az süreye indirmiş. DPAE'nin yasal süreler içinde gerçekleştirilme oranı %100'e çıktı. İmzalanan sözleşmelerin zaman damgalı arşivi, ayrıca, üç işyeri münazaası yolunda ani kanıt sağlayarak prosedürü basitleştirmiş. Basılı, gönderimi ve arşivlenmesinin maliyeti azalması, yıllık HR idari bütçesinin yaklaşık %35'i olarak hesaplanmış; bu İnsan Kaynakları Ulusal Federasyonu tarafından yapılan sektör raporlarında gözlemlenen diapazonla uyumlu.

Senaryo 2 — Yönetim Danışmanlığı Firma (50 Danışman)

Yaklaşık 50 kıdemli danışmandan oluşmuş ve bunların üçte biri sabit günler temelinde yönetici statüsündeki bir danışmanlık şirketi, her yıl 200'den fazla maaş tadil, müşteri gizlilik anlaşmaları ve uzaktan çalışma tadillerini yönetmek zorundaydı. İmza imzasının olmaması nedeniyle, doğrulama süresi 5 ile 10 gün arasında ve denetimler sırasında belge kaybı riskleri vardı.

Çok imzalayan imza iş akışının entegrasyonu, onay zincirini (yönetici — HR — çalışan) otomatikleştirmiş ve her belge için tam bir denetim kaydı otomatikten oluşturmuştur. Şirket, HR belge yönetimine ayrılan idari zamanında %60 azalış gözlemlemiş; bu da HR ekibini daha yüksek katma değer getiren görevler için serbest bırakmış. Şeffaflık yönetmeliğinin bilgilendirme yükümlülüklere uyumu şimdi çözümün kontrol paneli aracılığıyla her zaman doğrulanabilir hale gelmiştir.

Senaryo 3 — Büyüme Devir Sürecinde Çok Siteli Endüstriyel Grup

Yaklaşık 1.200 çalışanın Fransa'da altı site içinde dağıldığı bir endüstriyel grup 18 ay içinde üç şirket satın almış; bu da her seferinde yüzlerce transfer tadili, yeni taşınabilirlik cümlesi ve CSE'ye sunulacak ikame anlaşmalarını yaratmıştır. Çok sayıda yasal varlık ve geçerli toplu iş sözleşmelerinin çeşitleri belge izlemesini özellikle karmaşıklaştırdı.

eIDAS uyumlu merkezi elektronik imza platformunun, bordro sistemi ve CSE yönetim aracı ile bağlantılı olması kurulması, bir satın alma işleminin tüm formalitelerini 10 iş günü içinde işlenmesine izin vermiş (kağıt modunda 6 haftaya karşı). Sendika temsilcileri, Macron kararnamelerinin hükümlerine uygun olarak, CSE danışma protokollerini demateryal biçimde imzalamak için özel erişime sahip oldular. Grup, toplu anlaşmalar üzerindeki form açısından bir potansiyel ihtilaflı riskleri ortadan kaldırdığını tahmin eder.

Sonuç

İş hukuku'nda işverenin yasal yükümlülükleri, sözleşmenin oluşturulmasını, çalışan güvenliğini, çalışma süresi yönetimini, ücretlendirmeyi ve toplu temsili kapsayan talepli bir bütün oluşturur. Bu yükümlülüklerden birini göz ardı etmek veya ihmal etmek işletmeyi, saygınlığını ve finansal sağlığını tehlikeye atabilecek yaptırımlara maruz bırakır.

HR süreçlerinin sayısallaştırılması — özellikle eIDAS uyumlu elektronik imza — işverenlere hızlı yürütme ile yasal rigordan hoşlanmak için güçlü bir kaldıraç sunmaktadır. Zaman damgalı kanıtları korumak, doğrulama iş akışlarını otomatikleştirmek ve belgeleri kanıt nitelikli biçimde arşivlemek artık büyük işletmeler için ayrılmış değildir.

Certyneo, HR süreçlerinizin uyumluluğu konusunda sizi destekler. Fiyatlandırmamızı keşfedin ve ilk iş sözleşmelerinizi uyum içinde imzalamak için ücretsiz başlayın.