Yönetim süreçlerini dijitalleştirin

Neden idari süreçleri dijitalleştiriyoruz?

Yönetim süreçleri (faturalama, gider raporları, izinler, iç siparişler) çok fazla zaman almasına rağmen genellikle en son dijitalleşen süreçlerdir. Dijitalleşmeleri, ekipleri katma değerli görevler için serbest bırakıyor.

Önceliklendirilecek süreçler

ROI'yi azaltarak:

1. Sözleşmelerin imzalanması: anında kazanç, sürtünme ortadan kaldırıldı
2. Gider raporları: OCR + hiyerarşik doğrulama
3. Yönetimden ayrıl: doğrulama iş akışı + otomatik denge
4. Müşteri faturalandırması: oluşturma, gönderme, izleme
5. Satın almalar ve siparişler: alıntı → BC → fatura
6. Ekleme / çıkarma: İK belgeleri + BT erişimi
7. Raporlama: gerçek zamanlı gösterge tabloları ve e-tablolar karşılaştırması

5 adımlı yöntem

1. Süreçleri haritalandırın

Her süreci, aktörlerini, aşamalarını, hacmini, mevcut süresini listeleyin.

2. Sürtüşme noktalarını belirleyin

Boşa harcanan zaman, hatalar, hoşnutsuzluk. Dijitalin en çok kazandıracağı yer burasıdır.

3. Doğru araçları seçin

• elektronik imza
• İK araçları/gider raporları (Spendesk, Jenji)
• doğrulama araçları (Zapier, Make, özel iş akışları)
• Gerektiğinde CRM, ERP, EDM

4. Araçları birbirine entegre edin

Gerçek üretkenlik entegrasyondan gelir: yeniden girişi önleyin, otomatik olarak yayılır.

5. Eğitin ve ölçün

Kullanıcıları eğitin, kazanımları ölçün, ayarlayın.

İş akışı örneği

Tipik bir yönetici süreci: ayrılma isteği

• Önce: kağıt formu → yöneticinin ofisi → İK → HRIS'e yeniden girildi
• Sonrasında: Lucca/PayFit aracılığıyla giriş → 1 tıklamayla doğrulama yöneticisi → bakiye otomatik olarak güncellenir → İK bildirimi

Kazanç: 3 günden 10 dakikaya kadar.

Nicel faydalar

• Yönetici zamanı: -40 ila -60%
• Giriş hataları: -90%
• Çalışan memnuniyeti: +%30 tipik olarak
• Döngü süresi(ilk katılım, sipariş verme, faturalandırma): 3'e 5'e bölünür

Yaygın hatalar

• Kağıt sürecini olduğu gibi dijitalleştirmek (optimize etme fırsatının kaçırılması)
• Araçları entegre etmeden yığınlayın
• Eğitim değil → değişime direnç
• GDPR uyumluluğunun ve yasal arşivlemenin göz ardı edilmesi
• Entegrasyon maliyetinin hafife alınması

Certyneo size nasıl yardımcı olur?

Certyneo, herhangi bir yönetici dijitalleştirme projesinin "elektronik imza" bileşenini kapsar. İK araçları (PayFit, Lucca), harcama raporları (Spendesk), CRM (HubSpot, Pipedrive), EDM (SharePoint, Drive) ile entegre olur.

Certyneo elektronik imza çözümünü keşfedin

SSS

Dijitalleşmenin maliyeti ne kadar?

Çok değişken. "İmza + gider raporları + izin" kapsamı kullanıcı başına aylık 3-10 € civarındadır.

Ne kadar yatırım getirisi beklenmeli?

Genellikle 6 ila 18 ay, yüksek hacimli akışlar için daha kısadır.

Yönetmek için bir CIO'ya mı ihtiyacınız var?

Orta ölçekli şirketler için önerilir, dışarıdan bir danışmana güvenebilecek KOBİ'ler için gerekli değildir.

Tüm araçlar GDPR ile uyumlu mu?

Uyumluluğu kolaylaştırmak için AB çözümlerini tercih edin.

Ekipler nasıl ikna edilir?

En acı verici süreçle başlayın. Görünür yatırım getirisi geri kalanın kilidini açar.

Sonuç

Yönetici dijitalleştirmesi bir "büyük patlama" projesi değil, bir gidişattır. En yüksek ROI'ye sahip akışlarla başlayın, ölçün ve genişletin. 18 ayda şirket dönüşüme uğradı.

Belgelerinizi çevrimiçi olarak basit, hızlı ve güvenli bir şekilde göndermek, imzalamak ve takip etmek için Certyneo'yu deneyin.