İş belgelerinin kaydileştirilmesi

Kaydileştirme: imzanın ötesinde

Oradakaydileştirmekağıt üzerindeki belgelerin ve süreçlerin tamamen dijital eşdeğerleriyle değiştirilmesini ifade eder. Mevcut arşivlerin dijitalleştirilmesini, elektronik belgelerin yerel olarak oluşturulmasını, imzalanması ve kanıt değeriyle arşivlenmesini içerir.

Elektronik imza genellikle geçiş kapısıdır ancak kaydileştirme bunun çok ötesine geçer.

Tipik çevre

• ticari akışlar: teklifler, satın alma siparişleri, sözleşmeler, faturalar
• İK akışı: sözleşmeler, değişiklikler, bültenler, kararlar
• satın alma akışı: istekler, siparişler, tedarikçi faturaları
• mali akışlar: yetkiler, transfer emirleri
• dahili belge akışları: notlar, prosedürler

Kaydileştirme projesinin 4 aşaması

1. Kağıt akışlarını haritalayın

Şirketin yayınladığı veya aldığı tüm belgeleri, hacimlerini, aktörlerini, yaşam döngülerini listeleyin.

2. Yatırım Getirisine göre önceliklendirin

Yüksek hacimli, yüksek sürtünmeli akışlarla başlayın: öncelikli olarak satış, İK, satın alma.

3. Araçları seçin

• elektronik imza
• Sınıflandırma için EDM (Elektronik Belge Yönetimi)
• elektronik faturalama (kademeli olarak zorunlu)
• kanıtlayıcı değere sahip arşivleme

4. Kademeli olarak dağıtın

Her akışı ayrı ayrı yönetin: testler, eğitim, genelleme, yatırım getirisi ölçümü.

Elektronik faturalama: yükümlülük

Fransa'da 2024 yılından bu yana B2B'de elektronik faturalandırma giderek zorunlu hale geldi. Takvim :

• büyük şirketler ve ETI'ler: 2026
• KOBİ'ler ve VSE'ler: 2027

Faturalama akışlarınızı şimdi kaydileştirerek bu son tarihi tahmin edin.

Ölçülebilir faydalar

• Zamandan tasarruf edin: İdari işlemlerde %30-50
• Maliyet azaltma: Kağıt akışlarında %50-80
• İzlenebilirlik: her belgeye zaman damgalı ve izlenebilir
• Uyumluluk: otomatik yasal arşivleme
• KSS: azaltılmış karbon ayak izi

Koruma yükümlülükleri

Kaydileştirilmiş olsa bile belgelerin yasal süreler boyunca saklanması gerekir:

• Ticari sözleşmelerde 10 yıl
• Vergi belgeleri için 6 yıl
• İş sözleşmelerinde fesih sonrasında 5 yıl

Görmekimzalı belgelerin saklanması.

Yaygın hatalar

• Her şeyi aynı anda dijitalleştirmek istiyor
• Takımları eğitmek değil
• Arayüz oluşturmayan araçları seçin
• Kanıt değeri olan arşivlemeyi unutmak
• OCR'sız Tarayıcı (belgeler bulunamıyor)

Kullanım örneği: endüstriyel KOBİ

50 yıllık kağıt arşivi olan 120 kişilik bir KOBİ'nin 18 ayda kaydileştirilmesi:

• 1-3 ay: elektronik imza (İK + ticari sözleşmeler)
• 4-6 ay: müşteri faturalarının kaydileştirilmesi
• 7-12. aylar: EDM ve dahili iş akışları
• 13-18 aylar: tarihi arşivlerin dijitalleştirilmesi

Sonuç: ofisler 200 m²'lik arşivden kurtarıldı, 2 FTE yeniden konuşlandırıldı, 2027 vergi uyumluluğu bekleniyor.

Certyneo size nasıl yardımcı olur

Certyneo yerel olarak herhangi bir kaydileştirme projesinin “elektronik imza + kanıt değeri olan arşivleme” bileşenini kapsar. Yaygın EDM'lerle (GoogleDrive, SharePoint, OneDrive, Dropbox) entegrasyonlar, karmaşık otomasyonlar için API.

Certyneo elektronik imza çözümünü keşfedin

SSS

Elektronik fatura zorunlu mu?

Evet, 2026'dan (büyük şirketler) 2027'ye (VSE/KOBİ) kademeli olarak.

Tüm kağıt arşivlerini taramalı mıyız?

Hayır, etkin belgelere (son 10 yıl) öncelik verin. Geri kalanı fiziksel olarak arşivlenebilir.

Bir KOBİ'nin maliyeti nedir?

Kapsama bağlı olarak değişkenlik gösterir: Projenin tamamı için 5.000 € ile 50.000 € arası.

Beklenen yatırım getirisi?

Genellikle 1 ila 2 yıl.

Belgeleri kaybetme riski mi var?

Arşivlemenin kanıt değeri varsa ve gereksizse hayır.

Sonuç

Kaydileştirme, yapısal bir dönüşüm projesidir. İmzayla başlayın (hızlı kazanma), ardından genişletin. Yatırım getirisi ilk aylardan itibaren ölçülebilir.

Belgelerinizi çevrimiçi olarak basit, hızlı ve güvenli bir şekilde göndermek, imzalamak ve takip etmek için Certyneo'yu deneyin.