CSV dosya formatı ile yıllık rapor için iletişim bilgilerini içe aktar: Rehber

CSV'de iletişim bilgilerini neden yıllık rapor için içe aktarmalısınız?

Her yıl, anonim şirketler, holdingler ve dernekler yıllık raporlarını imzalatmak için bir dizi paydaşa başvurmalıdır: yönetim kurulu üyeleri, hissedarlar, yeminli muhasebeciler ve statülere göre tüm pay sahipleri. Her e-posta adresini elektronik imza platformuna manuel olarak girmek, önemli ölçüde zaman kaybı ve insan hataları riskidir. Bir CSV (Comma-Separated Values) dosyasının içe aktarılması, yüzlerce yapılandırılmış iletişim bilgisini birkaç saniye içinde doğrudan imza iş akışınıza enjekte etmenize olanak tanıyarak bu sorunu çözer.

Bu yaklaşım, işletmelerde elektronik imzanın giderek yaygınlaşan mantığına uygun bir ilke izler: her imza için yasal izlenebilirliği garanti ederken toplu gönderimleri otomatikleştirin. Bu rehberde, CSV dosyasının hazırlanmasından nihai imza doğrulamasına kadar her adımı detaylandırıyoruz.

---

CSV dosyasını hazırlamak: yapı ve en iyi uygulamalar

İçe aktarma kalitesi, CSV dosyasının yapılandırıldığı özeni doğrudan yansıtır. Yanlış biçimlendirilmiş bir dosya, içe aktarma hatalarına, eksik iletişim bilgilerine veya imza işlemini yavaşlatan çiftliklere yol açar.

Gerekli sütunlar

Signatarları ve hissedarları içeren yıllık bir rapor için CSV dosyanız en az aşağıdaki sütunları içermelidir:

• email : imzalayanın e-posta adresi (RFC 5321 formatı zorunlu)
• prenom : iletişim kişisinin adı, davet mesajını kişiselleştirmek için kullanılır
• nom : soyadı
• role : imza sürecindeki rol (örn.: `signataire`, `lecteur`, `validateur`)
• ordre_signature : sıralı iş akışında konumu gösteren tam sayı (paralel imza için boş bırakın)
• telephone (isteğe bağlı) : gelişmiş imza çerçevesinde SMS kimlik doğrulaması için uluslararası E.164 formatında numara (+33XXXXXXXXX)
• groupe (isteğe bağlı) : iş kategorisi (örn.: `actionnaire_majoritaire`, `conseil_administration`, `commissaire_comptes`)

Certyneo, UTF-8 ve UTF-8 BOM kodlamalarını kabul eder; bu, Windows altında Excel'den dışa aktarılan karakterlerdeki aksan gösterimi sorunlarından kaçınır. Standart ayırıcı virgüldür, ancak noktalı virgül de desteklenir — yönetim yazılımınız bu kuralı kullanıyorsa, içe aktarırken belirtin.

Verileri içe aktarımdan önce temizleyin

CSV'yi yüklemeden önce temizleme aşamasını yürütün:

1. Çift temizliği : iki farklı e-posta adresine sahip bir hissedar, ön tarafta çözülmelidir. Çiftklik iki davet oluşturur ve tutulan imzanın değeri konusunda yasal belirsizlik yaratabilir.
2. E-posta biçimlerini doğrulayın : Google Sheets'te doğrulama formülü kullanın (`=REGEXMATCH(A2,"^[a-zA-Z0-9._%+\-]+@[a-zA-Z0-9.\-]+\.[a-zA-Z]{2,}$")`) veya Hunter.io Verifier gibi özel bir araç.
3. Rolleri doğrulayın : yıllık rapor için, bazı hissedarlar salt okuma hakkına (yönetim raporu) sahip olurken diğerleri resmi imza (genel kurul kararları) koymak zorundadır. Bunları `role` sütununda açıkça ayırt edin.
4. Telefon numaralarını kontrol edin : SMS üzerinden OTP ile gelişmiş elektronik imza tercih ederseniz, `telephone` sütunundaki tüm numaralar E.164 formatında olmalıdır. Eksik bir numara bu iletişim kişisi için gönderimi engeller.

Geçerli bir CSV yapısı örneği

```csv email,prenom,nom,role,ordre_signature,telephone,groupe jean.dupont@exemple.fr,Jean,Dupont,signataire,1,+33612345678,conseil_administration marie.martin@exemple.fr,Marie,Martin,signataire,2,+33698765432,actionnaire_majoritaire pierre.durand@exemple.fr,Pierre,Durand,lecteur,,+33677889900,commissaire_comptes ```

`Pierre Durand`'ın, salt okuyan yeminli muhasebeci, imza siparişi sütununda sayı olmadığını (sütun boş) unutmayın çünkü o imzalayan değildir.

---

CSV'yi Certyneo'ya aktarın: adım adım prosedür

Dosyanız hazır olunca, Certyneo'da içe aktarma, imza klasörü oluşturma arayüzünden birkaç adımda gerçekleşir.

Yıllık rapor için imza klasörü oluşturun

1. Certyneo alanınıza giriş yapın ve Yeni klasör'ü tıklayın.
2. Yıllık raporun PDF dosyasını yükleyin (yönetim raporu, konsolidasyonlu hesaplar, kararlar). Tamamlayıcı bir genel kurul tutanağı hazırlamanız gerekirse, Certyneo'nun yapay zeka tarafından sağlanan sözleşme oluşturucusunu kullanabilirsiniz.
3. İmza Sahibi sekmesinde, CSV'den İçe Aktar'ı tıklayın.

İçe aktarımı yapılandırın

Bir yapılandırma penceresi açılır:

• Kodlama : dosyanıza göre `UTF-8` veya `UTF-8 BOM` seçin.
• Ayırıcı : virgül veya noktalı virgül.
• Başlık satırı : CSV dosyasının ilk satırı sütun adlarını içeriyorsa kutuyu işaretleyin (önerilir).
• Sütun eşleştirmesi : Certyneo, standart sütun adlarına dayalı otomatik eşleştirme önerir. Her sütunun doğru alana bağlı olduğunu doğrulayın. Sütununuz `email` yerine `mail` olarak adlandırılmışsa, eşleştirmeyi manuel olarak ayarlayın.

Certyneo, doğrulamadan önce ilk 5 iletişim kişisinin bir önizlemesini görüntüler. Hiçbir kritik alanın boş veya yanlış biçimlendirilmediğini doğrulayın. Sistem, engelleme hatası içeren satırları kırmızıyla (geçersiz e-posta, bilinmeyen rol) ve önemli olmayan uyarıları turuncu (gelişmiş imzalayan için eksik telefon) gösterir.

İş akışını doğrulayın ve yapılandırın

İçe aktarımı doğruladıktan sonra, Certyneo, içe aktarılan iletişim kişilerinin tam listesini görüntüler. Daha sonra şunları yapabilirsiniz:

• Grup tarafından imza türünü belirleyin : okuyucular için basit imza (eIDAS madde 3.10), kurul üyeleri için gelişmiş veya nitelikli imza. Uygulamaya en uygun seviyeyi seçmek için elektronik imza çözümlerinin karşılaştırması bölümünü danışın.
• İmza sırasını yapılandırın : sıralı (ana hissedar kurul üyelerinden önce imzalar) veya paralel (tüm imzalayanlar aynı anda davet alırlar).
• Davet mesajını kişiselleştirin : imzalayanın adını (`{{prenom}} {{nom}}`) ve belge başlığını e-postanın gövdesine ekleyin.
• Klasörün sona erme tarihini belirleyin : yıllık bir rapor için, 15 ila 30 gün, sakin olmayan hissedarlar için yeterli zaman sağlar.

---

İçe aktarımdan sonra hatalarını yönetin ve izleri takip edin

İyi hazırlanmış bir CSV bile olsa, başlatıldıktan sonra beklenmedik durumlar ortaya çıkabilir.

Geçiş denemeleri ve geçersiz adresleri işleyin

Certyneo, gerçek zamanlı olarak yumuşak geçiş denemeleri (dolu kutu) ve sabit geçiş denemeleri (mevcut olmayan adres) raporlar. Yasal sorunlar içeren yıllık bir rapor için, geçiş deneme harekete geçmelidir:

1. Klasör panosundaki iletişim kişisini tanımlayın.
2. E-posta adresini iletişim kartından güncelleyin.
3. Tüm klasörü yeniden oluşturmadan bireysel daveti yeniden gönderin.

Bu ayrıntılı düzeltme yeteneği, statütleriniz veya Ticaret Yasası tarafından tanımlanan yasal çağrı veya rapor yayıncılığı sürelerini karşılamak için gereklidir.

İzleri otomatikleştirin

Birçok hissedara sahip yıllık bir rapor için manuel izlerin yönetimi imkansız. Certyneo, otomatik izleri planlamaya izin verir:

• G+3 : davet e-postasını açmayan imzalayanlar için ilk izleme.
• G+7 : açmış ancak henüz imzalamayan imzalayanlar için ikinci izleme.
• G+14 : klasörün sona erme tarihinden bahsetmek için son izleme.

Her izleme, dossiyelde zaman damgası ile kaydedilir, bu daha sonra bir itiraz durumunda özeni gösteri olarak nitelendirilir. Birden fazla yıllık raporu yöneten işletmeler (bağlı ortaklıklar, fonlar) ve elektronik imza yoluyla üretkenlik hesaplamasını iyileştirmek isteyen işletmeler için, elektronik imza ROI hesaplayıcısı, bir kağıt veya klasik e-posta işlemine karşı elde edilen kazançları tahmin etmeye yardımcı olur.

İmza raporunu dışa aktarın

Tüm imzalayanlar imzayı attıktan sonra (veya klasörün sona ermesi sırasında) Certyneo otomatik olarak oluşturur:

• Denetim raporu (audit trail) PDF biçiminde, zaman damgalı her etkinliği listeler: açma, kimlik doğrulama, imza, kullanılan elektronik kimlik.
• İntegre elektronik imzalarla konsolide imzalı belge, tanımlanabilir bir süre için arşivlendi (tanımlanan koruma politikasına göre 5 ila 30 yıl).

Bu denetim raporu, bir uyuşmazlık durumunda kilit belgedir: her imzalayanın belgeyi alıp açıp gerekli şartlar altında imzaladığını kanıtlar. Medenî Kanun'un 1366. maddesi ve eIDAS düzenlemesine uygun olarak, belgenin kendisiyle aynı güvenlik düzeyinde korunmalıdır.

---

İzleyen yıllara yönelik içe aktarım işlemini optimize edin

CSV bir yıllık rapor içe aktarması izole bir olay değildir: her yıl tekrarlanır. Bazı en iyi uygulamalar, bir yıldan diğerine hazırlık zamanını azaltır.

Ana CSV dosyası tutun

Kalıcı imzalayanların (kurul üyeleri, yeminli muhasebeciler, sabit hissedarlar) ana CSV dosyasını saklayın. Her yıl, dosyayı sıfırdan yeniden yapılandırmak yerine, değişen girişleri (ayrılışlar, yeni hissedarlar, e-posta adresi değişiklikleri) güncelleyin.

Certyneo klasör şablonlarını kullanın

Certyneo, bir klasörü şablon olarak kaydetmeye izin verir: iş akışı parametreleri, kişiselleştirilmiş davet mesajı, imza sırası, grup tarafından imza seviyeleri. Sonraki yıl, şablonu yükleyin, güncellenmiş CSV'yi içe aktarın ve raporun PDF'ini değiştirin. Bu yapılandırma kazancı, yeni bir klasörün yapılması zamanının %60 ila 80'ini temsil eder.

API aracılığıyla hissedar kayıt defterinizi bağlayın

Hissedar kayıt defterini bir yönetim yazılımında (ERP, sermaye tablosu aracı) depolayan işletmeler için, Certyneo REST API, import-export'u tamamen otomatikleştirmeye izin verir. Planlanan bir komut dosyası, raporun gönderileceği günün öncesinde hissedarlı listesini çıkarabilir, CSV oluşturabilir, API aracılığıyla yükleyebilir ve müdahale olmadan imza klasörü başlatabilir. Bu yaklaşım, birden fazla onlarca bağlı ortaklığı veya birden fazla yüz hissedarı yöneten yapılar için özellikle uygulanabilir. API seçenekleri ve kurumsal paketlerin ayrıntılı olduğu sayfa adanmış sayfada, bu kullanım hacmesinde uyarlanmış Certyneo fiyatlandırması hakkında bilgi sahibi olmak isteyenler için.

Yıllık raporun elektronik imzasında geçerli yasal çerçeve

CSV iletişim bilgilerinin içe aktarılması ve yıllık raporun imza platforması aracılığıyla imzalayanlarına gönderilmesi, bu tür işlemi uygulamadan önce herhangi bir işletmenin ustalık sahibi olması gereken kesin yasal çerçevede ortaya çıkar.

Elektronik imzanın yasal değeri

Fransız Medenî Kanunu'nun 1366. maddesi, "elektronik yazı, kağıt ortamı yazısıyla aynı delil gücüne sahip" olduğunu ancak "yazının kaynağından kaynaklanan kişinin gerektiği şekilde tanımlanması gerektiğini ve yazının bütünlüğünü garantmek amaçlı şartlar altında kurulup korunması" şartı ile oyunun yapılacağı hükmünde bulunur. Madde 1367, elektronik imzanın "uygulandığı yazı ile bağlantısını güvence altına alan güvenilir bir kimlik yöntemi kullanımı" ile oluştuğunu açıklar.

Avrupa düzeyinde, eIDAS n°910/2014 yönetmeliği (devam eden eIDAS 2.0 güncellemesi) üç imza düzeyini tanımlar: basit elektronik imza (SES), gelişmiş elektronik imza (SEA) ve nitelikli elektronik imza (SEQ). Hissedarlar için tasarlanan yıllık bir rapor için, önerilen minimum düzey, imzalayanın güçlü kimlik doğrulaması (OTP SMS, sertifika) ve imzalayanla benzersiz şekilde bağlantılı imza oluşturma verilerinin kullanımı gerektiren gelişmiş imzadır.

Kişisel verilerin korunması (GDPR)

Ad, soyad, e-posta adresi, telefon numarası içeren bir CSV dosyasının içe aktarılması GDPR n°2016/679 yönetmeliğinin anlamında veri işlemi oluşturur. Bu nedenle, bu içe aktarımı yapan işletme, veri sorumlusu olarak nitelendirilir ve şunları yapmak zorundadır:

• Veri toplanmasının geçerli yasal dayana gerektiğini sağlayın (GDPR 6. madde): bir sözleşmenin yürütülmesi (hissedarlaştırma) veya yasal bir yükümlülüğün uyulması (hesapların dosyalanması, genel kurul) güçlü yasal temeller oluşturur.
• İmzalayanları GDPR'nin 13. ve 14. maddeleri uyarınca veri işleme hakkında bilgilendirin (davet mesajında yasal notices).
• Certyneo ile ilişkiyi bir veri işleme anlaşması (Data Processing Agreement, DPA) ile çerçevelendirin GDPR'nin 28. maddesi uyarınca. Certyneo, bu belgeyi kullanım genel şartlarında sözleşmeli olarak sağlar.
• Elde tutma süreleriyle uyumlu hareket edin: imzalayan verileri ve denetim raporu en az 5 yıl saklanmalıdır (ticari rehin, Ticaret Yasası L.110-4 maddesi) ve gayrimenkul hakları veya büyük kurumsal taahhütlerle ilgili işlemler için 30 yıla kadar.

Uygulanabilir teknik standartlar

Certyneo tarafından kullanılan gelişmiş ve nitelikli elektronik imza biçimleri, ETSI EN 319 132 (XAdES), ETSI EN 319 122 (CAdES) ve ETSI EN 319 162 (PDF için PAdES) standartlarına uyumludur. Bu standartlar, imzaların Avrupa Birliği üyesi devletleri arasında birlikte çalışabilirliğini ve Avrupa adli sistemleri tarafından tanınmasını garanti eder.

Son olarak, NIS2 yönergesi (2022/0383/COD), 2024'te Fransız yasasına dönüştürülmüş, dijital hizmet operatörleri (elektronik imza platformları dahil) için güçlendirilmiş siber güvenlik gereksinimlerini empoze eder. Certyneo, bu gereksinimler ile TLS 1.3 iletişim şifrelemesi, kalıcı belge şifrelemesi ve aktif bir hata ödül programı aracılığıyla integre eder.

Senaryolar: pratikde CSV içe aktarması ve yıllık rapor

Senaryo 1 — Yirmi bağlı ortaklığı yöneten bir aile holding şirketi

Yirmi yapıda katılımı tutan bir aile holding şirketi, her yıl tüm bağlı ortaklıklarının yönetim raporunu ve ortakları tarafından imzalatmak zorundadır, bu yaklaşık 80 imzalamadır. İçe aktarma CSV'si uygulamadan önce, şirket sekteri, imza aracına el ile koordinatları yazmakta ortalama 3 saat geçiriyordu; yazıyı yazma hatası oranı yaklaşık %8 (yanlış adresler, ters adlar).

Certyneo üzerinde yapılı CSV içe aktarma uygulanması sonrasında, klasör hazırlama süresi 25 dakikaya (bunun 15 dakikası ana CSV'nin güncellenesi) düşmüştür. Yazıyı yazma hatası oranı sıfır olmuştur. G+3 ve G+7 konumunda programlanan otomatik izlemeler, ortalama 9 günde 100% imza alınmasını sağlamıştır, eski posta prosesi ile 22 gün karşılaştırıldığında. İmza koleksiyonundaki bu %60 azalma, genel sekreter dernekleri tarafından yayınlanan aralıklarla tutarlıdır.

Senaryo 2 — Birden fazla yüz ortağa sahip bir tarım kooperatifi

Aktif 340 ortağa sahip tarım kooperatifi, yönetim raporunu ve sertifikalı hesapları üyelerine her yıl onaylaması için sunmalıdır. Ortaklar, çeşitli departmanlara dağılmış, hepsi genel kurula katılamazlardı; bu, işlemin resmi kapatılmasını geciktiriyordu.

CSV içe aktarımı Certyneo'da integre edilerek, kooperatif paralel imzada bir iş akışı ile tüm ortaklarına belgeleri aynı anda gönderebilmiştir. CSV, pay sosyal yönetim yazılımından doğrudan dışa aktarılmıştır, tüm güncel koordinatları içerir. Basit elektronik imza (SES), güncel yönetim eylemleri için bu düzeyin yeterli olduğu yasal içsel analiz göz önüne alınarak, belge onayının imzalayanları için seçilmiştir. 10 gün içinde imza oranı %91'e ulaşmıştır, eski posta süreci ile %67 karşılaştırıldığında, La Poste 2026 tarifelerine göre tahmini 4 ila 6 € aralığında olan tavsiyeli posta maliyetlerini önemli ölçüde azaltmıştır.

Senaryo 3 — Yıllık kapanış sırasında birden fazla müşteriyi destekleyen bir danışmanlık firması

Yıllık muhasebe yükümlülüklerinde yirmi TPE/PME müşteriye eşlik eden bir danışmanlık firması, müşterileri adına yıllık rapor imzaları topluyor. Her müşterinin farklı bir imzalayan listesi vardır (ortaklar, müdürler, muhasebeciler).

Certyneo'nun çok müşterili alt alanlar ve klasör başına CSV içe aktarma sayesinde, firması süreci standardize etmiştir: yapı türü başına bir CSV şablonu (SARL, SAS, SA), yardımcılara verilen belgeli içe aktarma prosedürü, ve porfolyonun tüm müşterileri için imza ilerlemesini takip etmeyi sağlayan konsolide pano. Tahmini zaman kazancı müşteri başına yıllık 2 ila 3 saattir, yani tam porfolyonun yıllık 40 ila 60 saatidir. Bu kazanç müşteriler için daha yüksek katma değer görevlerine yeniden yatırılmaktadır.

Sonuç

CSV dosyasından yıllık rapor için iletişim bilgilerini içe aktarmak sadece teknik rahatlık meselesi değildir: bu, yasal güvenilirliğinizi, yürütme hızını ve imza işleminizin GDPR uyumluluğunu koşullandıran stratejik bir karardır. İyi yapılandırılmış bir CSV, dikkatli eşleştirme, otomatik izlemeler ve katı denetim raporu imza iş akışınızın dört ayağını oluşturur.

İster bir holding, bir kooperatif veya birden fazla müşteriye eşlik eden danışmanlık firması olsun, Certyneo, bu içe aktarımı eIDAS yönetmeliği ve GDPR gerekliliklerine saygı duyarken endüstriyel hale getirmek için gerekli araçları sağlar. Gelecek yıllık raporunuzu basitleştirmeye hazır mı? Certyneo hesabınızı ücretsiz oluşturun ve ilk CSV'nizi beş dakikadan daha kısa sürede içe aktarın.