Podpisati zapisnik zbora članov društva na spletu
Zapisnik običajnega (AGO) ali izrednega (AGE) zbora članov društva po zakonu 1901, podpisan elektronsko s strani uradnikov (predsednika, tajnika, nadzornikov). V skladu z zakonom z dne 1. julija 1901, z odlokom št. 2020-321 o zborih na daljavo (trajno), in z uredbo eIDAS — priporočena napredna podpis, glasovanje po pošti je združljivo, arhiviranje 10 let vključeno.
- Pravni okvir
- Zakon 1901 · odlok 2020-321
- Raven podpisa
- AES eIDAS priporočena
- Zakonsko arhiviranje
- 10 let vključeno
Kaj je zapisnik zbora članov društva?
Zapisnik zbora članov je dokument, ki formalizira odločitve, sprejete na zboru članov društva. Običajni zbor (AGO) potrdi letne račune in obnovni uradnike; izredni zbor (AGE) spremeni statute ali razpusti društvo. Noben tekst zakona 1901 ne zahteva ročnega podpisa zapisnikov. Odlok št. 2020-321 z dne 25. marca 2020 (prvotno Covid, trajno) dopušča zborove na daljavo ali hibridne z glasovanjem po pošti in elektronskim podpisom zapisnika s strani uradnikov.
Zakaj podpisati elektronsko?
Zbor na daljavo — ogromna prednost
Trajno podaljšan odlok z dne 25. marca 2020 omogoča potekan zborov na daljavo ali hibridnih. Ni potrebe več zbirati fizično vse člane. Glasovanje po pošti + elektronski podpis zapisnika s strani uradnikov — prihranek nekaj tednov, kvorum se lahko zlahka doseže.
Več podpisnikov (predsednik, uradniki)
Zapisnik podpišejo predsedniki seje, tajnik in nadzorniki. Naš tok obravnava zaporedno ali vzporedno podpisovanje. Vsak podpisnik prejme individualno varnostno povezavo z OTP SMS.
R
Od trajno podaljšanega odloka 2020 je lahko register zapisnikov društva voden v dematerializirani obliki. Certyneo avtomatično arhivira vsak podpisani zapisnik v usklajeni digitalni register, dostopen z enim klikom za vsak nadzor ali pravni spor.
Revidirani sled nasprotujemo
Vsak zapisnik je dostavljen s PDF dokazom: identiteta podpisnikov, kvalificirani časovni žig, hash SHA-256, OTP SMS, IP. Nasprotujemo ga v primeru spora o sprejetih resolucijah, rednosti zbora ali kvorum.
Postopek v 4 korakih
Od priprave do zakonskega arhiviranja v manj kot 5 minutah.
1. Pripravite zapisnik
Naložite obstoječi zapisnik ali začnite s primernim modelom. Obvezne navedbe: datum, kraj (ali navedbe o distanciranju), identiteta navzočih/zastopanih članov, resolucije, predložene na glasovanje, rezultati glasovanja, podpis uradnikov.
2. Dodajte podpisnike uradnikov
Predsednik seje + tajnik + morebitni nadzorniki. Vsak prejme osebno varnostno povezavo prek e-pošte z OTP SMS na svoje številko.
3. Izberite raven eIDAS
Napredni podpis (AES) priporočen za zapisnik zbora: preverjanje istovetnosti prek OTP SMS, edinstven certifikat na podpisnika, kvalificirani časovni žig. Združljiv z dematerializiranim registrom zapisnikov.
4. Podpiši in arhiviraj
Vsak podpisnik podpiše s telefona ali računalnika. Finaliziran zapisnik + PDF dokazov se avtomatično arhivira 10 let. Za spremembe statutov (AGE) je potrebna prijava na prefekturo v roku 3 mesecev.
Pogosto postavljena vprašanja
- Ali je zapisnik zbora članov društva mogoče podpisati elektronsko?
- Da, brez omejitev. Noben tekst zakona 1901 ne zahteva ročnega podpisa. Člen 1366 civilnega zakonika priznava elektronskemu pisanju isto dokazno moč kot papirnatemu. Napredni podpis Certyneo izpolnjuje dokazne zahteve.
- Ali je mogoče zbor društva v celoti opraviti na daljavo?
- Da — odlok št. 2020-321 z dne 25. marca 2020 (trajno) dopušča zborove društev na daljavo ali hibridne z glasovanjem po pošti, video konferenco ali telefonsko konferenco. Zapisnik nato podpišejo uradniki z naprednim podpisom.
- Kateri člani uradnikov morajo podpisati zapisnik?
- Najmanj predsednik seje in tajnik (vloga avtorja zapisnika). Nadzorniki lahko tudi kontrasignirajo za povečanje dokazne vrednosti. Certyneo upravlja to konfiguracijo več podpisnikov zaporedno ali vzporedno.
- Ali mora biti zapisnik običajnega zbora nekje deponiran?
- Ni obvezno. Za običajni zbor (potrditev računov, obnova uradnikov) je zapisnik arhiviran interno. Za izredni zbor (sprememba statutov) ga je treba priložiti prijavi spremembe na prefekturo (člen 5 zakona 1901) v roku 3 mesecev.
- Kako dolgo je treba hraniti zapisnike?
- Trajanje obstoja društva + 10 let po razpustu. Za društva, ki prejemajo javne subvencije, hramba 10 let dokazil (člen L1611-4 CGCT). Certyneo avtomatično arhivira.
- Ali lahko revizor računov kontrasignira zapisnik odobritve računov?
- Za društva >153k€ subvencij (člen L612-4 CMF) revizor pripravi poročilo, priloženo zapisniku, vendar sam ne podpiše zapisnika (podpis uradnikov). Poročilo revizorja je mogoče podpisati elektronsko posebej.
- Katera raven podpisa za zapisnik zbora?
- Napredni podpis (AES) priporočen. Zagotavlja domnevo zanesljivosti (člen 1367 civilnega zakonika) in izpolnjuje dokazne zahteve v primeru spora o resoluciji s strani člana, ki nasprotuje.
- Ali je elektronsko podpisani zapisnik nasprotujemo ga v primeru spora?
- Da — francoska sodni odločbi priznavajo elektronski podpis, skladen z eIDAS. Sled Certyneo dokazuje datum zbora, istovetnost podpisnikov uradnikov, nepokvarjenost PDF-a — nasprotujemo ga pred sodiščem.
Preberi tudi
Podpišite svoj naslednji zapisnik zbora na spletu
Brezplačen trajni načrt (5 ovojnic / mesec), brez kartice. Skladen z zakonom 1901 in eIDAS. Zbor na daljavo in dematerializiran register vključeni.