Pogodba za delo z nedoločenim vs. določenim rokom trajanja

Uvod

V pokrajini delovnega prava moramo ob vsakem novem zaposlovanju postaviti vprašanje pogodbe za delo z nedoločenim vs. določenim rokom trajanja. Na eni strani pogodba za neopredeljen čas (CDI) nudi stabilnost in kontinuiteto; na drugi strani pogodba za določen čas (CDD) odgovarja specifičnim potrebam in je urejena z zakonom. Vendar zmešanje teh dveh oblik pogodb ali njihova nepravilna priprava izpostavljata delodajalca dragocenim sodno odločenim preoblikovanjem pogodb in delavca doživljeni negotovosti. Ta članek podrobno opisuje značilnosti, obveznosti, tveganja in najboljše prakse, povezane z vsako vrsto pogodbe, pri čemer je vključena naraščajoča vloga elektronskega podpisa za kadrovsko funkcijo pri zagotavljanju in pospeševanju postopkov zaposlovanja.

---

Opredelitve in pravni temelji obeh vrst pogodb

Pogodba za neopredeljen čas (CDI): referenčni standard

V skladu z določbami zakonodaje je pogodba za neopredeljen čas običajna in splošna oblika delovnega razmerja. Nema vnaprej dogovorjenega roka in jo lahko vsaka od strank prekine v skladu s predpisanimi pogoji: odpoved, odpuščanje, dogovorjena prekinitev pogodbe ali upokojitev. Pogodba za neopredeljen čas je lahko za polni ali delni delovni čas, vendar v obeh primerih čas delovnega razmerja ni časovno omejen.

Odsotnost pisnega dokumenta ne razveljavi pogodbe za neopredeljen čas: ustna pogodba je v pravnem smislu veljavna. Vendar pa praksa močno priporoča pisni dokument za zavarovanje posebnih pogojev (preizkusni čas, klauzula o nesopeharjenju, spremenljiva plača itd.).

Pogodba za določen čas (CDD): umeščen in izjemen priročni instrument

Pogodba za določen čas je regulirana s predpisi delovnega prava. Sklepljiv se sme biti le za izvajanje natančne in začasne naloge in le v posebno navedenih primerih:

• Nadomestitev odsotnega delavca (bolezen, porodnjaška dopust itd.)

• Začasen porast dejavnosti

• Sezonska dela ali sektorji, kjer je uporaba pogodbe za določen čas uveljavljena (gostinstvo, kmetijstvo, kultura)

• Subvencionirane pogodbe (pogodbe za starejše, pogodbe za vključitev)

Za razliko od pogodbe za neopredeljen čas, mora biti pogodba za določen čas obvezno pisna in izročena delavcu v dveh delovnih dneh po zaposlitvi, sicer se preoblikuje v pogodbo za neopredeljen čas. Navedeni morajo biti razlog za njeno sklenitev, natančen rok ali najmanjša trajanja, delovno mesto, plača in veljavna kolektivna pogodba.

---

Trajanja, podaljšanja in zakonske omejitve

Največja trajanja pogodbe za določen čas in pravila podaljšanj

V skladu s predpisi so določena podaljšanja in največja trajanja delno odvisna od sektorskega sporazuma. V odsotnosti sporazuma je po splošnih pravilih:

• Največja skupna trajanja: 18 mesecev (z vključenim podaljšanjem), razen izjem (nadomestitev vodje v čakanju na prevzem: 24 mesecev; pogodbe v tujini: 24 mesecev; izjemne naročila: 24 mesecev)

• Število podaljšanj: največ 2, ob pogoju, da skupna trajanja ne presega zakonske meje

• Prazna vremenska razdalja: med dvema pogodama za določen čas za isto delovno mesto mora biti razdalja enaka tretjini trajanja pogodbe (ali polovici, če je pogodba krajša od 14 dni)

Pogodba za neopredeljen čas: nedoločena trajanja, vendar ne brez omejitev

Čeprav pogodba za neopredeljen čas nima roka, to ne pomeni, da je brez omejitev. Preizkusni čas je omejen na:

• 2 meseca za delavce in uslužbence

• 3 mesece za nadzornike in tehnike

• 4 mesece za vodje

Lahko se podaljša enkrat, če to predvideva sektorski sporazum. Pozneje mora vsaka prekinitev upoštevati zakonske postopke za odpuščanje ali odpoved, kar bistveno razlikuje pogodbo za neopredeljen čas od pogodbe za določen čas.

Posebni primer: pogodba za neopredeljen čas za gradbišče ali operacijo

Pogodba za neopredeljen čas za gradbišče je pogodba z nedoločenim rokom, katere konec je povezan z dokončanjem vnaprej določenega predmeta. Predstavlja torej zanimivo hibridizacijo: ni fiksnega roka (kot pri pogodbi za določen čas), vendar je vnaprej dogovorjen razumni razlog za prekinitev. Je dovoljena v sektorjih, ki so jo prakticirali pred specifičnim letom, in jo je mogoče razširiti s kolektivnim sporazumom.

---

Nadomestila, pravice in primerjane obveznosti

Prehodni prejemek za pogodbe za določen čas

Na koncu pogodbe za določen čas (razen če je prekinjena za resno napako, višjo silo ali dogovor strank), delavec prejme nadomestilo ob koncu pogodbe v višini 10 % bruto skupne plače, prejete med pogodbo. To nadomestilo se lahko zmanjša na 6 % s sektorskim sporazumom, če delodajalec nudi izobraževalne programe. Ne velja za sezonske pogodbe za določen čas niti za pogodbe v okviru zaposlovanja politike.

Primerjane pravice delavcev v pogodbah za neopredeljen in določen čas

| Merilo | Neopredeljen čas | Določen čas | |---|---|---| | Delovni staž za odpuščanje | Velja | Ne (brez odpuščanja, razen za resno napako) | | Dostop do bančnega posojila | Lahek | Omejen | | Dostop do usposabljanja | Enak | Enak | | Nadomestilo za prekinitev | Avans obavešanja + zakonska nadomestila | Prehodni prejemek 10 % | | Dostop do socialnega stanovanja | Ojačana prednost | Prošnje pogosto zavrnjene |

Te razlike pojasnjujejo, zakaj so delavci s pogodbo za določen čas v relativno negotovem položaju, kar je spodbudilo zakonodajalca, da strogo uredi primere sklepanja pogodb z omejenim rokom.

Preoblikovanje v pogodbo za neopredeljen čas: glavno tveganje za slabo napisano pogodbo za določen čas

Preoblikovanje je izrečeno s strani delovnega sodišča, ko:

• Pogodba za določen čas nima zakonitega razloga za njeno sklenitev

• Pisni dokument ni izročen v dveh delovnih dneh

• Delavec je trajno zasedal delovno mesto, povezano z običajno in trajno dejavnostjo podjetja

• Kršena so bila pravila o vrzemskih periodah ali podaljšanjih

V primeru preoblikovanja ima delavec pravico do nadomestila ob preoblikovanju v višini najmanj enega meseca plače, ne da bi to izključevalo škodo za odpuščanje brez stvarnega in resnega razloga, če je razmerje nato prekinjeno. Da se izognete tem tveganjem, je bistvenega pomena natančna priprava in pravočasna podpis: elektronski podpis za podjetja omogoča gotov časovni žig izročitve pogodbe in biometrično čajevnik podpisa obeh strank.

---

Digitalizacija pogodb za delo: vloga elektronskega podpisa

Pravna vrednost elektronskega podpisa na pogodbah za delo

Depuis la entrée en vigueur du règlement eIDAS n° 910/2014 in njegove transponacije v slovensko pravo, ima elektronski podpis enako pravno vrednost kot lastnoročni podpis, kadar izpolnjuje zahteve naprednega nivoja ali kvalificiranega nivoja. Za pogodbe za delo (tako za neopredeljen kot za določen čas) je elektronski podpis napredne ravni, ki temelji na kvalificiranem certifikatu, na splošno zadosten.

Zakonodaja pojasnjuje, da ima elektronski dokument enako dokazno vrednost kot pisni dokument, če je mogoče osebo, od katere izhaja, ustrezno identificirati, in je dokument vzpostavljen in hranjen pod pogoji, ki so narave, da zagotavljajo njegovo celovitost. Te pogoje izpolnjuje pooblaščena platforma, katere celoten vodnik elektronskega podpisa vam omogoča poglobljeno razumevanje ravni skladnosti.

Praktične prednosti za kadrovske ekipe

Digitalizacija pogodb za delo prek elektronskega podpisa prinaša več izmerjenih koristi:

• Hitrost: pogodbo za določen čas je mogoče podpisati v nekaj minutah, tudi na daljavo, kar je ključno za nujne zamenjave

• Sledljivost: vsak podpis je čajevnik in povezan z nepopredljivo revizijsko sledjo

• Skladnost s časovnikom: izročitev pogodbe v 2 delovnih dneh je dokazana s čajevnikom, kar izključuje tveganje preoblikovanja, povezanega s tem razlogom

• Varna arhivacija: pogodbe so shranjene v digitalni trezor v skladu z zahtevami za trajnost (30 let za pogodbe za delo)

Za oceno donosnosti naložbe v vašo organizacijo, kalkulator donosnosti Certyneo vam daje osebno oceno s nekaj kliki.

Integracija v SIRH in postopke uvajanja

Sodobne platforme elektronskega podpisa se vključujejo v glavne SIRH sisteme prek standardnih API-jev. To omogoča samodejno sproženje podpisa pogodbe ob zaključku postopka ponudbe brez ročnega prepisovanja. Generator pogodb s pomočjo umetne inteligence Certyneo gre naprej in omogoča avtomatičko izdelavo ustrezne vrste pogodbe (neopredeljen čas, določen čas, sprememba) iz podatkov delovnega mesta, kar zmanjša napake pri pisanju od izvora.

Veljavni pravni okvir za pogodbe za delo

Zakonodaja o delu: temeljni besedilni viri

Razlika med pogodbo z nedoločenim in določenim rokom je regulirana s predpisi delovnega prava. Pogodba za neopredeljen čas je postavljena kot splošna oblika, medtem ko je pogodba za določen čas omejena na posebne primere. Kazen za neupoštevanje teh določb — preoblikovanje v pogodbo za neopredeljen čas — je predvidena v zakonodaji.

Zakonodaja zahteva pisno obliko pogodbe za določen čas in njeno izročitev v dveh delovnih dneh po zaposlitvi. Zakonodaja določa tudi nadomestilo ob koncu pogodbe za določen čas v 10 % bruto plače. Pogodba za neopredeljen čas za gradbišče je urejena posebej.

Elektronski podpis: predpis eIDAS in državljanski pravo

Pravna vrednost elektronskega podpisa na pogodbah za delo temelji na:

• Določbah državljanskega prava: elektronski dokument ima enako dokazno vrednost kot papirni dokument, če je mogoče avtorja ustrezno identificirati in je dokument vzpostavljen v pogojih, ki zagotavljajo celovitost.

• Zahtevah za elektronski podpis: potrebna je uporaba zanesljivega postopka identificiranja, ki zagotavlja povezavo med podpisom in dejanjem.

• Predpisu eIDAS n° 910/2014 (Evropska unija): definira tri ravni elektronskega podpisa (preprost, napredovan, kvalificiran) in njihovo pravno vrednost čezmejno. Napredovana raven se na splošno priporoča za običajne kadrovske pogodbe.

• Domačih predpisih: potrdijo enakovrednost s lastnoročnim podpisom.

• Tehničnih standardih ETSI EN 319 132: standard za formate napredovanih elektronskih podpisov (XAdES, CAdES, PAdES), ki zagotavljajo interoperabilnost in trajnost.

GDPR in varstvo podatkov v pogodbah za delo

Zbiranje osebnih podatkov, potrebnih za elektronski podpis (identiteta, poslovni elektronski naslov, telefonska številka za avtentifikacijo), je predmet Splošne uredbe o varstvu podatkov n° 2016/679 (GDPR). Delodajalec kot odgovoren za obdelavo podatkov mora:

• Obvestiti delavca o namenu obdelave

• Omejiti hrambo podatkov avtentifikacije le na potrebno trajanje

• Zagotoviti varnost podatkov v platformi za podpisovanje

• Voditi register dejavnosti obdelave vključno s podpisovanjem

Neupoštevanje teh obveznosti izstavlja delodajalca izrekom nadzornega organa, ki lahko dosežejo 4 % letnega svetovnega prometa v največjih primerih. Certificirane platforme vključujejo te omejitve po načelu »varstva po zasnovi«.

Scenariji uporabe: digitalizacija pogodb za neopredeljen in določen čas z elektronskim podpisom

Scenarij 1 — Malo in srednje podjetje v proizvodnji z več ducati pogodb za določen čas sezonskega dela

Malo in srednje podjetje v proizvodnji s približno 150 stalnimi zaposlenimi letno zaposli med 40 in 60 sezonskimi delavci na obdobja 4 do 8 tednov, da se spopade s proizvodnjo vrhunca. Prej so bili pogodbe za določen čas natiskane, poslane po pošti ali osebno izročene, nato skanirane za arhiv. Zakonski rok za izročitev dveh delovnih dni je bil pogosto presežen. Ob uvedbi elektronskega podpisa, integriranega v svoj SIRH sistem, je podjetje zmanjšalo povprečni rok za podpis z 4,5 dneva na manj kot 6 ur. Pogodbe se avtomatično izdelajo, pošljejo po SMS in elektronski pošti, podpišejo na mobilnem telefonu pred prvim delovnim dnem. Časovni žig odpravlja tveganja. Po izkušnjah sektorja se ta vrsta uvedbe zmanjša čas administrativnega dela za 70 do 85 %.

Scenarij 2 — Svetovalska hiša, ki zapošljuje vodje v pogodbe za neopredeljen čas na daljavo

Svetovalska hiša s približno 40 svetovalci prakticira hibridno zaposlovanje s kandidati v več francoskih in evropskih mestih. Podpis pogodb za neopredeljen čas na papirju je zahteval potovanje ali pošiljanje priporočenega pisma, kar je postopek podaljšalo za 5 do 10 delovnih dni — obdobje, v katerem je kandidat lahko sprejel tekmečevo ponudbo.

Z uvedbo elektronskega podpisa skladne ravni eIDAS je svetovalnica skrajšala ta rok na manj kot 24 ur v 90 % primerov. Občutljive klauzule imajo ojačano dokazno vrednost. Stopnja sprejema ponudb se je povečala za 12 točk. Skladnost s predpisom eIDAS zagotavlja pravno vrednost pogodb, podpisanih iz tujine.

Scenarij 3 — Bolnišnični skup, ki upravlja nujne zamenjave zdravnikov v pogodbah za določen čas

Bolnišnični skup s približno 900 posteljami stalnih zamenjav zdravnikov, medicinskih sester in zdravstvenih pomoči kot pogodbe za določen čas. Posebnost: zamenjave se odločijo v urah pred prevzemom, kar папирnu podpis naredi praktično nemogoč.

S pomočjo mobilne platforme elektronskega podpisa so pogodbe za določen čas podpisane s pametnega telefona, celo zunaj objekta. Skup je tako odpravil vse zamude pri izročitvi pogodbe. Povprečni stroški sodnega spora so v Franciji ocenjeni na 3.000 do 15.000 evrov, zato so prihranki izvedeni v 2 letih pokrivali stroške platforme. Za raziskovanje rešitev elektronskega podpisa, prilagojenih zdravstveni industriji, Certyneo ponuja posebno ponudbo.

Zaključek

Razlika med pogodbo za delo z nedoločenim in določenim rokom ne sega le na trajanja: dotika temeljnih pravic delavcev, obveznosti delodajalcev in bistven pravnih tveganj, povezanih s katero koli nepravilnostjo oblike ali vsebine. Pogodba za neopredeljen čas ostaja zaščitni standard, pogodba za določen čas pa je legitimno, vendar strogo umeščeno orodje, katerega najmanjša napaka je lahko draga.

V tem kontekstu elektronski podpis ni le orodje modernizacije: predstavlja pravni varnostni sloj z dokazovanjem izročitve v rokih, čajevnikom vsake podpisa in zagotovljenim celovitostjo arhiviranih pogodb. Certyneo vas spremlja pri tem prehodu s platformo, skladno eIDAS, integrabilno v vaše obstoječe kadrovske orodja.

Pripravljeni za zavarovanje vaših pogodb za delo? Začnite brezplačno na Certyneo ali odkrijte naše cene, prilagojene velikosti vaše ekipe.