Certyneo in Make: avtomatizacija podpisov v inženirstvu

Zakaj avtomatizirati elektronski podpis v inženirstvu s pomočjo Make?

Sektor inženirstva ustvarja ogromno količino pogodbenega dokumenta: pogodbe za vodenje projekta, anekse, zapisniki sprejema, pogodbe za podizvajalstvo, izjave o skladnosti in študijsko poročila. V skladu s študijo консultantske hiše McKinsey (2024) ekipe inženirstva porabijo v povprečju 27 % svojega delovnega časa za ponavljajoče se upravne naloge, med katerimi je zbiranje in spremljanje podpisov med najbolj časovno potratnimi.

Povezava Certyneoja s platformo za avtomatizacijo, kot je Make (prej Integromat), omogoča pretvarjanje teh ročnih procesov v inteligentne delovne tokove, pri katerih je vsak podpis sprožen, sledljiv in arhiviran brez človeške intervencije. Ta vodnik vas korak za korakom vodi pri vzpostavljanju te integracije v kontekstu B2B inženirstva, v skladu z regulativnimi zahtevami eIDAS.

Zaporedno obravnavamo arhitekturo integracije, korak za korakom konfiguracijo v Make, razpoložljive sprožilce in dejanja ter dobro prakso, specifično za sektor inženirstva.

---

Razumevanje arhitekture Make + Certyneo za inženirstvo

Make (Integromat): platforma za usklajevanje brez kode

Make je platforma za integracijo in vizualno avtomatizacijo, ki omogoča ustvarjanje scenarijev, ki povezujejo stotine aplikacij prek modulov s povlačenjem in spuščanjem. Za razliko od Zapiera Make ponuja napredno pogojno logiko, iteratorje, agregatorje in usmerjevalnike, kar ga naredi posebej primerno za kompleksne delovne tokove inženirstva (več strank, več korakov, dokumenti z več podpisovalci).

Make se postavlja med vaše poslovne orodje (ERP, CRM, orodje za upravljanje projektov, kot je Autodesk Construction Cloud, Procore ali Microsoft Project) in Certyneo, pri čemer ureja podatkovne tokove in sprožilce podpisov.

API Certyneo: vstopna točka integracije

Certyneo izpostavlja popoln RESTful API, ki omogoča izvajanje vseh operacij, ki so na voljo iz grafičnega vmesnika: ustvarjanje zahtev za podpis, dodajanje podpisovalcev, opredelitev polj za podpis, pošiljanje obvestil, pridobivanje statusa in prenos podpisanih dokumentov. API uporablja avtentifikacijo OAuth 2.0 in format JSON, kar zagotavlja lastno kompatibilnost z Make prek modula HTTP ali, v idealnem primeru, prek namenskega priključka Certyneo.

API Certyneo je skladna s standardi interoperabilnosti, ki so definirani s standardom ETSI EN 319 132 za podpis XAdES in ETSI EN 319 122 za CAdES, kar zagotavlja, da je vsak podpis, ki ga ustvari, zakonito veljaven v celotni Evropski uniji.

Tipična topologija delovnega toka inženirstva

V birojih za študije ali inženirskih podjetjih je tipičen delovni tok videti takole:

1. Sprožilec: nova pogodba za podizvajalstvo je ustvarjena v ERP (npr. SAP, Sage ali orodje za upravljanje projektov BTP).
2. Ekstrakcija: Make pridobi metapodatke pogodbe (stranke, znesek, reference za gradbišče).
3. Ustvarjanje dokumenta: generator pogodb s pomočjo AI Certyneoja ustvari strukturiran dokument PDF.
4. Ustvarjanje zahteve za podpis: Make pokliče API Certyneo, da ustvari zahtevo in doda podpisovalce v opredeljenem vrstnem redu.
5. Zaporedni ali vzporedni podpis: Certyneo pošlje povezave za podpis zadevnim stranem.
6. Obvestilo in arhiviranje: po prejemu vsakega podpisa Make sproži obvestilo Slack/Teams in arhivira podpisani dokument v vaši GED (SharePoint, Google Drive, Egnyte itd.).

Ta arhitektura odpravlja ročne izmenjave e-pošte in zagotavlja popolno sledljivost, ki je nujno potrebna pri revizijah inženirskih projektov.

---

Korak za korakom konfiguracija integracije v Make

Korak 1 — Ustvarite scenarij in konfigurirajte povezavo Certyneo

V svojem prostoru Make ustvarite novi scenarij. Če je nativni priključek Certyneo na voljo na tržnici Make, ga izberite neposredno; v nasprotnem primeru uporabite modul HTTP > Make a request ali HTTP > Make an OAuth 2.0 request.

Za konfiguracijo povezave:

• Osnovni URL: `https://api.certyneo.com/v1`
• Način avtentifikacije: OAuth 2.0 (poverilnice klienta) ali ključ API Bearer Token, glede na konfiguracija vašega računa Certyneo
• Ključ API: na voljo na vaši nadzorni plošči Certyneo, razdelek Nastavitve > Integracije > API

Ohranite svoj ključ API v upravitelju povezav Make (in ne v samem scenariju), da izpolnjujete najboljšo prakso varnosti.

Korak 2 — Opredelite sprožilec, primeren za sektor inženirstva

Izbira sprožilca je odločilna. V inženirstvu so najpogostejši sprožilci naslednji:

| Sprožilec | Modul Make | Primer uporabe | |---|---|---| | Nova datoteka v mapi SharePoint | SharePoint > Watch Files | Pogodba, ki jo je naložil prodajni代表 | | Nova vrstica v preglednici Google Sheets | Google Sheets > Watch Rows | Spremljanje tržišč za podpis | | Webhook iz ERP | Webhooks > Custom Webhook | Naročilo, potrjeno v SAP | | Novo izdajo Jira/Asana | Jira > Watch Issues | Rezultat faze, ki zahteva odobritev stranke |

Za kompleksne delovne tokove inženirstva (npr. podpis pogodbe za upravljanje projekta, ki zahteva skupni podpis direktorja za tehniko in direktorja za pravne zadeve), je Webhook, ki prihaja iz ERP, ponuja največjo fleksibilnost.

Korak 3 — Ustvarite zahtevo za podpis prek API Certyneo

Ko ste konfigurirali sprožilec, dodajte modul HTTP, ki kaže na končno točko za ustvarjanje zahtevka za podpis Certyneo:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

Telo zahtevka JSON vključuje:

```json { "name": "Pogodba o podizvajalstvu - Projekt {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

Upoštevajte uporabo ravni podpisa `advanced` (napredni elektronski podpis, SEA), v skladu z zahtevami eIDAS za inženirske pogodbe s pomembno vrednostjo. Za notranje dokumente z nizkim tveganjem je dovolj raven `simple`.

Korak 4 — Upravljajte obvestila in arhiviranje po podpisu

Po ustvarjanju zahtevka dodajte drugo vejo v vašem scenariju Make, sproženo s strani Webhook Certyneo, ki signalizira dokončanje podpisa. Certyneo samodejno pošlje POST na URL webhoka, ki ste ga opredelili v nastavitvah zahtevka.

Po prejemu tega webhoka lahko vaš scenarij:

• Prenesite podpisani in opremljeni PDF prek `GET /signature-requests/{id}/signed-document`
• Arhivirajte ga v vaši GED (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• Posodobite status pogodbe v vašem ERP ali CRM
• Pošljite samodejno obvestilo projektni ekipi prek Slack, Teams ali e-pošte
• Sprožite fakturiranje ali odprtje novega projekta v vašem orodju za upravljanje

Ta verigo dejanj zagotavlja sledljivost od konca do konca življenjskega cikla dokumenta, temeljno zahtevo pri projektih, ki so predmet revizije (certifikacija ISO 9001, javni razpisi, projekti Seveso).

---

Dobra praksa, specifična za sektor inženirstva

Upravljanje podpisov z več strankami in zaporednih delovnih tokov

Inženirstvo pogosto pomeni dokumente, ki zahtevajo več podpisovalcev v točnem vrstnem redu: najprej vodja projekta, nato direktor za tehniko, na koncu predstavnik stranke. Certyneo samodejno upravlja zaporedni podpis prek parametra `order` na seznamu podpisovalcev.

V Make lahko dinamično konstruirate matrico podpisovalcev z uporabo Array Aggregator, ki zbira podatke podpisovalcev iz vašega ERP ali referenčne tabele, preden jih injicirate v zahtevek API Certyneo. Ta pristop omogoča upravljanje tržišč s 5 do 10 podpisovalci brez spreminjanja scenarija.

Povezava podpisov z mapami gradbišča

V inženirstvu je treba vsak podpisani dokument povezati s specifično mapo projekta. Uporabite prilagojene metapodatke Certyneo za shranjevanje številke zadeve, faze projekta in kode tržišča. Ti metapodaci bodo vrnjeni v webhoku dokončanja in jih bo Make lahko uporabil za arhiviranje dokumenta v pravilno mapo vaše GED.

Ta praksa je v skladu s zahtevami standarda NF EN ISO 19650 (upravljanje informacij v BIM) in olajša revizijo dokumentov na koncu projekta.

Spremljajte kakovost in napake delovnega toka

Make ponuja podrobni dnevnik izvedbe za vsak scenarij. V profesionalnem kontekstu konfigurirajte opozorila e-pošte ali Slack na scenarije napak in uporabite modul Error Handler Make za upravljanje primerov nezgode API Certyneo (omejevanje hitrosti, prevelik dokument, podpisovalec ni najden).

Če želite primerjati zmogljivosti Certyneoja z drugimi rešitvami na tržišču preden se zavežete na integracijo, si oglejte naš primerjalni opis rešitev za elektronski podpis, da prepoznate rešitev, ki se najbolje ujema z vašim inženirskim kontekstom.

Na koncu, da bi čim bolj povečali donosnost vašega avtomatiziranega delovnega toka, naš kalkulator ROI elektronskega podpisa omogoča natančno oceno dobička v času in prihrankov, uresničljivih glede na količino dokumentov, ki jih obdela vaš inženirski biro.

Pravni okvir, ki se uporablja za elektronski podpis v inženirstvu

Pravne osnove elektronskega podpisa

V francoskem pravu je pravna vrednost elektronskega podpisa temeljina v členu 1366 Civilnega zakonika, ki pravi, da je »pisni dokument v elektronski obliki sprejet kot dokaz enako kot pisni dokument na papirnem nosilcu«, in členu 1367, ki pojasnjuje, da »podpis, potreben za popolnost pravnega dejanja, identificira njegovega avtorja in izraža njegov soglasje«.

Na evropski ravni Uredba eIDAS št. 910/2014 (Elektronska identifikacija, overjanje in storitve zaupanja), ki jo dopolnjuje eIDAS 2.0 (Uredba EU 2024/1183), opredeljuje tri ravni elektronskega podpisa:

• SES (Enostaven elektronski podpis): primeren za notranje dokumente z nizkim tveganjem.
• SEA (Napredni elektronski podpis): priporočljiv za navadne inženirske pogodbe, pogodbe za podizvajalstvo in naročilnice. Zagotavlja zanesljivo identificiranje podpisovalca in celovitost dokumenta.
• SEQ (Kvalificirani elektronski podpis): potreben za avtentične akte in nekatere javne razpise velike vrednosti.

Posebne obveznosti v sektoru inženirstva

V okviru javnih razpisov odlok št. 2016-360 o javnih razpisih nalagaodgovornemu delovanje kompletne dematerializacije. Pogodbe za zavezanost in pogodbe za podizvajalstvo morajo biti podpisane s SEA ali SEQ v skladu z eIDAS, ki ga je ustvaril izvajalec storitev zaupanja, kvalificiran (QTSP) in naveden na evropskem seznamu zaupanja.

Standard ETSI EN 319 132 opredeljuje profile XAdES, ki se uporabljajo za napredni podpis XML, medtem ko ETSI EN 319 122 pokriva profile CAdES za podpis binarnih dokumentov. Certyneo spoštuje te standarde in zagotavlja interoperabilnost ter čezmejno priznanje podpisov.

GDPR in zaščita podatkov podpisovalcev

Obdelava osebnih podatkov podpisovalcev (ime, e-pošta, biometrični podatki podpisa) je predmet Uredbe GDPR št. 2016/679. Kot upravljavec obdelave mora vaše inženirsko podjetje zagotoviti, da Certyneo deluje kot obdelovalec v smislu člena 28 GDPR, z DPA (dogovorom o obdelavi podatkov) v veljavi. Podatke o podpisu je treba ohraniti za trajanje veljavnega roka zastaranja (5 let za komercialne pogodbe v skladu s členom L. 110-4 Komercialne kode, 10 let za gradbene pogodbe zaradi desetletne garancije).

Direktiva NIS2 in varnost avtomatiziranih delovnih tokov

Inženirska podjetja, ki delujejo v kritičnih sektorjih (energija, transport, voda), so lahko podvržena Direktivi NIS2 (2022/2555/EU), ki je vključena v francosko pravo z zakonom z dne 14. aprila 2025. Ta direktiva nalagavarnostne zahteve na sisteme informacijskih tehnologij, vključno z avtomatiziranimi delovnimi tokovi, povezanimi s tretjimi strankami, kot so Make in Certyneo. Dokumentirati je treba podatkovne tokove, šifrirati komunikacijo (najmanj TLS 1.3) in voditi register številčnih podizvajalcev.

Primeri uporabe: Make + Certyneo v inženirstvu

Scenarij 1 — Biro za proučevanje rudarstva, ki upravlja 300 poročil o nalogah letno

Biro za študije, specializiran za geotehniko, ki šteje približno petnajst inženirjev, letno proizvede povprečno 300 poročil o nalogah in pogodb za storitve. Preden je bila vzpostavljena integracija Make + Certyneo, je vsako poročilo zahtevalo ročno pošiljanje po e-pošti, telefonsko izsledovanje po 5 dneh brez odgovora in ročno arhiviranje na strežnik datotek. Povprečni čas zbieranja podpisov je dosegel 8 delovnih dni.

Po vzpostavitvi avtomatiziranega delovnega toka — sproženo z deponiranjem dokončanega poročila v SharePoint — scenarij Make samodejno ustvari zahtevo za podpis Certyneo, pošlje obvestilo stranki in samodejno ponovno opomni v 3. dan, če podpisa ni prejeto. Podpisani dokument je takoj arhiviran v nastoječi mapi projekta.

Rezultat: zmanjšanje časa podpisa s 8 dni na 1,8 dneva v povprečju (−78 %), prihranek v višini približno 2,5 ure pomoči na teden, to je približno 3.500 € letno pri stroški obdelave. Ti redosled je skladna s primerjavo sektorja, ki sta ga objavila Forrester Research o avtomatizaciji dokumentov (2024).

Scenarij 2 — Industrijski inženirski podjetje, ki upravlja pogodbe za podizvajalstvo z več strankami

Industrijsko inženirsko podjetje srednje velikosti (80 do 150 zaposlenih) upravlja projekte, ki zahtevajo podpis pogodb za podizvajalstvo s 3 do 6 strankami: naročilec, delegirani vodja del, podizvajalske družbe 1. in 2. ranga. Vsaka pogodba zahteva strog zaporedni podpis iz pogodbenega in zavarovalnega razloga.

Delovni tok Make + Certyneo je sprožen z odobritvijo naročila v ERP. Make dinamično konstruira urejen seznam podpisovalcev iz baze podatkov dobaviteljev, ustvari zahtevo za podpis Certyneo s zaporednimi parametri in o vrsti obvesti vsako stranko. Po dokončanju je pogodba, ki je podpisana, arhivirana v Procore in status pogodbe posodobljen v ERP.

Rezultat: zmanjšanje napak pri zaporedju (podizvajalec, ki podpiše pred vodjo del) za 100 % s pomočjo avtomatske upravljanja vrstnega reda podpisov. Povprečni čas dokončanja pogodb je znižan s 12 dni na 4 dni (−67 %), kar pospeši dejansko začetek gradbišča.

Scenarij 3 — Svetovalec inženirstva, ki upravlja anekse o spremembi obsega

Svetovalec za inženirstvo, ki spremlja industrijske stranke v njihovih projektih transformacije izdelkov, pogosto ustvari anekse (spremeni) med nalogo, ki zahtevajo hitro preverjanje, da ne bi blokirali projekta. Te anekse so bile prej natiskane, podpisane na sestanku ali poslane po pošti, kar je ustvarilo zamude, nezdružljive s tempom agile projektov.

S pomočjo Make + Certyneo ustvarjanje aneksa v orodju za upravljanje projektov samodejno sproži zahtevo za podpis. Stranka prejme povezavo za podpis, ki je prilagođena mobilnim napravama, kar ji omogoči podpis s pametnega telefona v manj kot 2 minutah, tudi če se nahaja na sprehodu na mestu. Raven naprednega podpisa (SEA) je uporabljena, kar zagotavlja pravno vrednost aneksa.

Rezultat: čas preverjanja aneksov je zmanjšan s 5 do 7 dni na manj kot 24 ur v 85 % primerov. Izboljšana zadovoljnost stranke in zmanjšano tveganje neupisane spremembe obsega, pogost vir sporov pri inženirsko-svetovalnih storitvah.

Zaključek

Integracija Certyneo z Make (Integromat) predstavlja velike vzvode učinkovitosti za akterje v sektoru inženirstva. S tem, da avtomatiziramo celoten življenjski cikel dokumenta — od ustvarjanja pogodbe do arhivacije podpisanega dokumenta — odpravite ročne ponavljajoče se naloge, zmanjšate čas podpisa za 67 do 78 % v povprečju in zagotovite potpuno skladnost eIDAS za vsak proizveden dokument.

Tehnična konfiguracija, čeprav zahteva prvo pazljivo nastavitev, je dostopna ekipam s profilom brez kode ali integracijo Make. Dobički se pokažejo že v prvih tednih uporabe, z merljivo ROI pri stroških uprave in časa zagona gradbišča.

Pravi za preobrazbo svojih dokumentacijskih delovnih tokov? Brezplačno ustvarite svoj račun Certyneo in povežite svoj prvi scenarij Make v manj kot eni uri, ali stopite v stik z našo ekipo za osebno podporo, prilagođeno vašemu inženirskemu kontekstu.