Optimāls pieņemšanas process: no meklēšanas līdz nolīgošanai

Darbinieku pieņemšana ir stratēģisks uzdevums jebkurai organizācijai: saskaņā ar LinkedIn Talent Trends 2024 pētījumu, vidējā neveiksmīgas pieņemšanas izmaksas pārsniedz 30 000 € vadības amata pozīcijai Francijā. Tomēr daudzas uzņēmumi joprojām pārvalda savus pieņemšanas procesus fragmentāri, izmantojot dažādus rīkus, pārmērīgus termiņus un pasliktinātu kandidāta pieredzi. Optimāls pieņemšanas process — no vajadzības definīcijas līdz darba līguma parakstīšanai — šodien ir atšķirīgs faktors, lai piesaistītu labākos profīlus ārkārtīgi konkurentīgā darba tirgū. Šajā rakstā mēs detalizējam katru galveno posmu, neaizstājamos rīkus, labākās juridiskās prakses un to, kā elektronizācija — īpaši elektroniskais paraksts HR — pārvērš nolīgošanas pēdējo taisni.

1. Precīzi definēt vajadzību un veidot amata aprakstu

Pirms jebkāda brīvās vietas publikācijas tiešsaistē, vajadzības analīzes fāze nosaka viss процесса kvalitāti. Tieši šajā posmā atrisināts liels pieņemšanas efektivitātes daļa.

Analizēt amatu un nepieciešamās prasmes

Efektīvs amata apraksts neaprobežojas tikai ar uzdevumu uzskaitīšanu: tam jāapraksta gaidāmie rezultāti, vadības konteksts, tehniskās (hard skills) un uzvedības prasmes (soft skills), kā arī darbības apstākļi (tāldarbs, braucieni, neparasti darba laiki). Francijas Darba aģentūras ROME metode (Operacionālais mehānikas un nodarbinātības reperatorijs) ir noderīgs atsauces standarts amata apraksta strukturēšanai un atbilstīgo profesiju nosaukumu identificēšanai meklēšanai.

Definēt ideālo kandidāta profīlu un atlases kritērijus

Kandidāta automātiskas novērtēšanas punktu sistēmas iepriekšēja definīcija — izglītības, pieredzes, tehnisko prasmju, ģeogrāfiskās mobilitātes kritēriju svēršana — ļauj objektīvizēt atlases lēmumus un samazināt neapzinātos neobjektīvos faktorus, atbilstoši Francijas likuma Nr. 2008-496 no 2008. gada 27. maija principiem diskriminācijas apkarošanai darbā. Ieteicams šos kritērijus formalizēt rakstiski pirms amata atvēršanas, lai būtu pieejams referents iespējamos strīdus gadījumā.

Aprēķināt budžetu un mērķa pieņemšanas laiku

Vidējais pieņemšanas laiks Francijā ir 36 dienas nepravedienu amatiem un pārsniedz 55 dienas vadības profīliem saskaņā ar APEC 2024. gada datiem. Mērķa termiņa noteikšana pašā sākumā ļauj mobilizēt atbilstīgus resursus — iekšējo ņemēju, ārējo biroju, budžetu darba platformām — un brīdināt ieinteresētās puses par iespējamiem termiņu pārkāpumiem.

2. Meklēšana un izplatīšana: sasniegt pareizos kandidātus

Meklēšanas stratēģija ir jūsu brīvās vietas redzamības dzinējs. Nepiemērots kanāls ģenerē apjomu bez kvalitātes; pārāk ierobežots mērķis privē uzņēmumu no potenciāliem kandidātiem.

Izvēlēties pareizos izplatīšanas kanālus

Vispārējās darba platformas (Indeed, Welcome to the Jungle, APEC vadības amatiem) nodrošina plašu ekspozīciju. Profesionālie tīkli, jo īpaši LinkedIn, ļauj precīzu mērķēšanu pēc nozares, pieredzes līmeņa un atrašanās vietas. Iekšēja ieteikšana ģenerē statistiski iecietīgākus kandidātus un samazina pieņemšanas laiku par 20-30 % saskaņā ar Cornerstone OnDemand HR etaloniem. Visbeidzot, brīvprātīgās pieteikšanās, kas apstrādātas caur ATS (Applicant Tracking System), ir vērtīga krājuma avots.

Redakcija veiksmīga darba piedāvājuma

Darba piedāvājums, kas optimizēts meklēšanas dzinējiem, ietver precīzu amata nosaukumu (atbilstoši kandidātu meklēšanai), sintētisku aprakstu ievadā, atalgojuma elementus (obligāti kopš 2022. gada 21. decembra Darba tirgus likuma noteiktajiem profīliem), diferencējošus priekšrocības un vienkāršots pieteikšanas procesu. Piedāvājumos, kuros minēta algu diapazons, vidēji ir 35 % vairāk pieteikumu saskaņā ar LinkedIn.

Izmantot iekšējos kandidātu avotus un mobilitāti

Pirms pieņemšanas eksternalizēšanas, iekšējā kandidātu avota konsultēšana (šķērsvirzienā mobilitāte, paaugstināšanas) stiprina iesaisti un samazina izmaksas. Moderni HRIS sistēmi ļauj kartēt pieejamās prasmes un automātiski identificēt darbiniekus, kas var pāriet uz citu amatu.

3. Priekšatlase, intervijas un kandidātu novērtēšana

Atlases fāze koncentrē pieņemšanas pievienoto vērtību. Tai jāsaskaņo novērtēšanas stingrums, izpildes ātrums un kandidāta pieredzes kvalitāte.

Kārtot pieteikumus ar ATS

ATS (Workday Recruiting, Lever, Greenhouse, Flatchr franču mazajiem uzņēmumiem) automatizē sākotnējo kārtošanu, centralizē apmaiņu un ļauj sadarbības uzraudzību. Automatizēto filtru izmantošana jāpaliek caurspīdīga un nediskriminējoša; CNIL atgādina, ka jebkura automatizēta kandidātu datu apstrāde jāievēro ĢVKD (Nr. 2016/679) 22. panta noteikumus par pilnīgi automatizētiem lēmumiem.

Strukturēt intervijas novērtēšanas objektīvizēšanai

Strukturēta intervija — standartizēti uzvedības jautājumi, novērtēšanas skalas, ko dala novērtētāji — ir 2 reizes prognostisks nākotnes veiktspējai nekā nestrukturēta intervija saskaņā ar Schmidt & Hunter metaanalīzēm (1998, pārskatītas 2016. gadā). Situācijas novērtēšanas testi (assessment centers, gadījuma pētījumi, tehnisko prasmju testi) noderīgi papildina operacionālo prasmju novērtēšanu.

Pārvaldīt komunikāciju un kandidāta pieredzi

Saskaņā ar Cadremploi 2023. gada aptauju, 62 % kandidātu negatīvi vērtē uzņēmumu, kas neatbild pēc intervijas. Automatizēt apstiprinājuma paziņojumus, progresa paziņojumus un personalizētos noraidīšanas atskaites ir kļuvis par gaidītu standartu. Šī uzmanība kandidāta pieredzei tieši ietekmē darba devēja reputāciju un spēju piesaistīt nākotnes talantus.

4. Pieņemšanas piedāvājums, negociācijas un līguma noslēgšana

Pēdējais posms — bieži nepietiekami novērtēts tā ietekmes uz kopējo laiku ziņā — ir līguma noslēgšanas fāze. Tieši šeit koncentrējas juridiskie riski un digitalizācijas iespējas.

Formulēt un nosūtīt pieņemšanas piedāvājumu

Pieņemšanas piedāvājums (vai vienpusēja līguma solījums Civilā kodeksa 1124. panta nozīmē) juridiskai saistī darba devēju tiklīdz kandidāts to pieņem. Tam jāspecificē amats, atlygis, darba sākuma datums un īpašie nosacījumi. Kopš Francijas Kasācijas tiesas nospriesta 2017. gada 21. septembri, atšķirība starp pieņemšanas solījumu un vienkāršu piedāvājumu ir precizēta: stingrs un skaidrs piedāvājums, ko pieņem kandidāts, ir līgums.

Algu negociācijas un nodarbinātības apstākļi

Negociācijas attiecas uz pamatatlygumu un mainīgo atlygumu, natuāļus priekšrocības (transportlīdzekļi, tāldarbs, darbinieku taupības plāni), izmēģinājuma periodu un īpašas klauzulas (konkurences aizliegums, konfidencialitāte). Izmēģinājuma perioda likumīgais ilgums tiek regulēts ar Darba kodeksa 1221-19 līdz 1221-26 pantiem: 2 mēneši darbniekiem/strādniekiem, 3 mēneši vadības personām/tehnikiņiem, 4 mēneši vadības kadriem, ar iespēju vēlreiz pagarināt.

Darba līguma elektroniskas parakstīšanas digitalizācija

Darba līguma elektroniska parakstīšana ir juridiskai derīga kopš 2016. gada 10. februāra dekrēta Nr. 2016-131, kas reformēja Civilo kodeksu. Tā samazina parakstīšanas laiku no 5 līdz 7 darbdienām (pasta laiks + atgādinājumi) uz mazāk nekā 24 stundām vidējā. HR speciālistiem, kuri pārvalda lielu līguma apjomu, eIDAS sertificētas risinājuma, piemēram, Certyneo, izmantošana ļauj droši ģenerēt, nosūtīt un arhivēt līgumus. Uzziniet, kā elektroniskais paraksts uzņēmumā integrējas jūsu esošajā HR procesā.

5. Integrācija (onboarding) un pieņemšanas veiktspējas mērīšana

Optimāls pieņemšanas process nenovēršas pie līguma parakstīšanas. Onboarding nosaka jauna darbinieka uzturēšanu un produktivitāti.

Sagatavot ierašanos iepriekš (preboarding)

Preboarding — darbības, kas veiktas starp līguma parakstīšanu un pirmo dienu — ievērojami samazina nekomunicēšanas ātrumu (novērtēts 10-15 % no pieņemšanas saskaņā ar Pôle Emploi 2023. gada datiem). Administratīvo dokumentu elektroniskas parakstīšanas nosūtīšana (līgums, iekšējais noteikums, konfidencialitātes politika, DUERP, ja nepieciešams), IT piekļuves konfigurēšana un digitālā sagaidīšanas grāmatiņas kopīgošana izveido konkrētu saikni pat pirms fiziskas ierašanās. Izmantojiet mūsu lejupielādējamos līgumu veidnes HR dokumentu standartizēšanai.

Strukturēt pirmos 90 dienas

90 dienu integrācijas plāns (30-60-90 dienu plāns) nosaka progresīvus mērķus, identificē galvenos kontaktpersonas un organizē nepieciešamās apmācības. Uzņēmumi ar formalizētu onboarding programmu parāda 50 % augstāku retences likmi pie 1 gada saskaņā ar Brandon Hall Group biroju (2022).

Mērīt un optimizēt pieņemšanas procesu

Būtiskie sektēšanas rādītāji ietver: pieņemšanas laiku (laiks no avota līdz piedāvājuma pieņemšanai), izmaksas par pieņemšanu (kopējās izmaksas / pieņemšanas skaits), pieņemšanas kvalitāte (veiktspēja vērtēta pēc 6 mēnešiem), piedāvājumu pieņemšanas līmeni un kandidāta apmierinātības līmeni (NPS pieņemšana). Šie rādītāji ļauj identificēt šaurā vietas un piešķirt resursus tur, kur ietekme ir maksimāla. Aprēķiniet sava HR digitalizācijas investīciju atgriešanu ar mūsu elektroniskā paraksta ROI kalkulatoru.

Jūridiskais regulējums, kas piemērojams pieņemšanas procesam

Pieņemšanas un darba līguma noslēgšanas process ir bieži juridiskas sistēmas ietvaros, kas nosaka katra procesa posma dokumentu derīgumu.

Darba kodekss: Panti L.1221-1 un turpmākie regulē darba līguma noslēgšanu (forma, izmēģinājuma perioda ilgums, obligātās klauzulas). Pants L.1132-1 nosaka vispārējo nediskriminācijas principu pieņemšanā (23 aizsargāti kritēriji), pastiprinājis ar likumu Nr. 2008-496 no 2008. gada 27. maija. Kopš 2022. gada 21. decembra likuma Nr. 2022-1598, dažiem darba piedāvājumiem jāpiemin atlygis vai tā diapazons.

Civilo kodekss: Pants 1124 defineš vienpusējo līguma solījumu, bet panti 1366 un 1367 dod elektroniskai parakstīšanai tādu pašu pierādīšanas spēku kā rokrakstam, ar nosacījumu garantēt parakstītāja identitāti un dokumenta integritāti. Dekrēts Nr. 2016-131 no 2016. gada 10. februāra modernizēja šos noteikumus, integrējot ciparu pierādījumu tiesības.

eIDAS regula Nr. 910/2014: Šī Eiropas regula atšķir trīs elektronisko parakstu līmeņus — vienkāršs (SES), paplašināts (AES) un kvalificēts (QES). Darba līgumiem ar nenoteiktu ilgumu (CDI) vai noteiktu ilgumu (CDD), parasti ieteicama paplašināta elektroniska parakstīšana, lai nodrošinātu pietiekamu pierādīšanas līmeni. Kvalificēts paraksts, kas atbilst ETSI EN 319 132 un EN 319 102-1 standartiem, piedāvā spēcīgāko tiesisko pieņemšanas prezumpciju.

ĢVKD Nr. 2016/679: Kandidātu personiskie dati tiek apstrādāti ĢVKD ietvaros jau no CV savākšanas. Juridiskais pamats ir darba devēja leģitīmā interese (2. panta 6. punkts) aktīvo kandidātu pieteikumu pārvaldībai un skaidrs pieņemšanas nolūks kandidātu krātuves uzturēšanai. Neatrināto kandidātu datu uzglabāšanas laiks nedrīkst pārsniegt 2 gadus pēc pēdējā aktīvā kontakta, saskaņā ar CNIL (lēmums Nr. 2022-118) rekomendācijām. Kandidātiem ir piekļuves, korekcijas un dzēšanas tiesības.

NIS2 direktīva (2022/2555/ES): Uzņēmumiem, kas darbojas kritiskajā sektorā (veselība, enerģija, finanses, ciparu infrastruktūra), HR procesiem, kas ietver pieklūvi jutīgām sistēmām, jāintegrē pastiprinātas drošības prasības, jo īpaši autentifikācijas un konfidenciālu dokumentu parakstīšanas izsekošanā.

Elektronisks arhīvs: Elektroniskas parakstītas darba līguma glabāšana jāievēro NF Z 42-013 standarta prasībām elektroniskam arhīvam ar pierādīšanas vērtību, garantējot dokumentu integritāti, lasāmību un pieejamību visā likumīgā glabāšanas termiņa (5 gadus pēc līguma beigām maksas dokumentiem, neieyotas neieyotā dokumenta glabāšanas ilguma jautājumā).

Lietošanas scenāriji: pieņemšanas procesa digitalizācija praksē

Scenārijs 1: Strauji augšanas mazais uzņēmums samazina pieņemšanas laiku par 40 %

Mazs skaitļošanas nozares pakalpojumu uzņēmums, kurā darbojas aptuveni 100 darbinieki, pieņēma 30-40 cilvēkus gadā. Noslēgšanas fāze vidēji ilga 8 darba dienas: darba līguma sūtīšana divkopās pa pastu, gaidīšana uz atgriešanu, dokumentu digitalizācija, manuāla arhivēšana. Integrējot paplašinātas elektroniskas parakstīšanas risinājumu, kas atbilst eIDAS, tajā esošajā ATS, šis uzņēmums samazināja parakstīšanas laiku līdz vidēji mazāk par 18 stundām. Noklusīto skaits starp parakstīšanu un darba sākumu samazinājās no 12 % uz 4 %, pateicoties automātiskai preboarding plūsmas uzsāksšanai (HR piekļuve, sagaidīšanas grāmatiņa, administratīvie formulāri) tūlīt pēc parakstīšanas. Aprēķinātie administratīvo izmaksu ietaupījumi ir aptuveni 15 000 € gadā, neņemot vērā avortēto nolīgumu skaita samazinājumu.

Scenārijs 2: Slimnīcu grupa nodrošina pagaidu darbinieku līgumu drošību

Slimnīcu grupa, kurā ir aptuveni 1 200 gultas, katru mēnesi vadīja desmitiem pagaidu ārstu un medicīnas personāļa līgumu ar ļoti īsiem termiņiem (dažkārt 48 stundas starp piedāvājumu un darba sākumu). Līgumi iepriekš tika parakstīti papīrā pirmajā darba dienā, ģenerējot biežas administratīvās nepareizības un juridiskos riskus darba negadījuma gadījumā pirms parakstīšanas. Izvietojot kvalificētas elektroniskas parakstīšanas procesu šiem profīliem, grupa nodrošināja 100 % savu līgumu drošību pirms faktiskās darba uzsākšanas, likvidējot normatīvās nepareizības un samazinot līguma administratīvās apstrādes laiku par 65 %.

Scenārijs 3: Konsultāciju birojs standartizē starptautiskas pieņemšanas piedāvājumus

Stratēģijas konsultāciju birojs ar 250 darbiniekiem, kas darbojas četrās Eiropas valstīs, saskārās ar heterogēniskumu tā pieņemšanas līgumos: dažādi formāti, mainīgi parakstīšanas laiki, centralizēta izsekošanas trūkums. Standartizējot savus līgumu veidnes ar klauzulām, kas atbilstoši katrai valsts tiesiskajai sistēmai, un izvietojot centralizētu elektroniskās parakstīšanas platformu, birojs samazināja līgumiski kļūdas par 78 %, vienveidoja parakstīšanas laikus 24 stundās neatkarīgi no kandidāta atrašanās vietas un ieguva pilnu audita pēdu katrai nolīgošanai — kas ir īpaši noderīgi pūles saistības dēļ saistoša ar jauņmājsaņemšanu.

Secinājums

Optimāls pieņemšanas process balstās uz pieciem neatņemamiem balstiem: vajadzības precīza definīcija, meklēšanas kvalitāte, novērtēšanas stingrums, līguma ātrums un drošums, un visbeidzot, onboarding izcilums. Katrā posmā digitalizācija — un jo īpaši eIDAS sertificēta elektroniska parakstīšana — ļauj samazināt laikus, uzlabot kandidāta pieredzi un nodrošināt dokumentus juridiskā ziņā. Uzņēmumi, kas iegulda šajos rīkos, novēro izmērāmus ieguvumus: samazināts pieņemšanas laiks, kontrolētas nolīgošanas izmaksas, uzlabota retences likme.

Certyneo pavada HR komandas visas līguma noslēgšanas plūsmu digitalizācijā. Vai esat gatavs optimizēt savu pieņemšanas procesu no gala uz galu? Atklājiet Certyneo risinājumu HR vai izveidojiet savu bezmaksas kontu, lai šodien tesētu elektronisko parakstu.