Darba tiesību juridiskā atbilstība: Darba devēja saistības

Juridiskā atbilstība darba tiesībās ir stratēģisks jautājums jebkuram uzņēmumam neatkarīgi no tā lieluma. Francijā Darba kodekss uzliek darba devējam precīzas saistības, kas aptver līgumu sagatavošanu, atvaļinājuma pārvaldību, profesionālo risku profilaksi un darbinieku personīgo datu aizsardzību. Šo saistību neievērošana var izsaukt administratīvus, penālos un civilo sodu sekas. Paātrinātas digitalizācijas apstākļos personālistu dokumentu dematerializācija — darba līgumi, papildinājumi, uzņēmuma nolīgumi — uzdod jaunus juridiskās derīguma jautājumus. Šis raksts izklāsta galvenās darba devēja saistības, saistītos riskus un labās prakses principus juridiskās atbilstības nodrošināšanai.

Pamata līgumiski saistības darba devējam

Darba devējs ir pienākumu formalizēt darba attiecības rakstiskā formā lielākajā daļā situāciju. Šī saistība, kurā pirms tam bija ierobežota ar noteikta termiņa darba līgumiem (NTL), ir ievērojami paplašinājusies Eiropas tiesību spēles iespaidā.

Darba līgums: obligātais saturs un termiņi

Kopš direktīvas (ES) 2019/1152 par pārredzamiem un paredzamiem darba apstākļiem transponēšanas, kas kodificēta Darba kodeksa 1. panta 1221. pantā un turpmāk, darba devējam jāiesniedz darbiniekam rakstisks dokuments septiņu kalendāro dienu laikā pēc nolīgšanas, kas ietver vismaz:

• Pušu identitāti un darba vietu

• Amata nosaukumu, nodarbinātības kategoriju un darba dabu

• Darba attiecību sākuma datumu

• Darba laika ilgumu (pilna vai daļēja laika)

• Atlīdzību (pamatgroza, prēmijas un pabalstus)

• Ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma ilgumu

• Procedūru, kas jāievēro darba devējam un darbiniekam darba attiecību pārtraukuma gadījumā

• Piemērojamās kolektīvās konvencijas

CDI gadījumā, kaut arī formāls rakstiskas formas pienākums nav paredzēts Darba kodeksā pašam līgumam, vienotā informācijas dokumenta (VID) nodošana ir obligāta kopš 2022. gada 1. augusta. Šī pienākuma neizpilde izsauc 750 € sodu uz katru attiecīgo darbinieku (4. šķiras pārkāpums).

Papildinājumi un darba līguma izmaiņas

Jebkura darba līguma būtiska elementa izmaiņa — atlīdzība, darba laika ilgums, darba vieta, kas nozīmē pārmaiņu ģeogrāfiskajā sektorā — prasa darbinieka rakstiskas piekritības un paraksta. Kasācijas tiesas judikatūra ir konsekventa šajā jautājumā: vienpusēja būtiska elementa izmaiņa ir svarīga pārkāpuma konstatācija, kas var pamatot pildvēstnieka faktus darba devēja dēļ (Cass. Soc., 1987. gada 8. oktobris, nē. 84-41.902 un konsekventa judikatūra).

Šo dokumentu dematerializācija, izmantojot elektronisko parakstu, ļauj paātrināt procesus, vienlaikus nodrošinot tīmekļa apmaiņas izsekošanu un pierādītāvērtību.

Saistības veselības, drošības un risku profilakses jomā

Darba kodeksa 1. panta 4121. pants uzliek darba devējam rezultātu drošības pienākumu pret saviem darbiniekiem. Šis pienākums ir strukturēts vairāk obligātu dokumentu sistēmu apkārt.

Profesionālo risku vērtēšanas vienotais dokuments (PRVVD)

PRVVD ir obligāts visiem uzņēmumiem ar pirmo darbinieku, saskaņā ar 2001. gada 5. novembra dekrētu nē. 2001-1016, kā grozīts ar 2021. gada 2. augusta likumu nē. 2021-1018 "Darba veselības likums". Kopš 2023. gada 1. jūlija uzņēmumiem ar vairāk nekā 150 darbiniekiem (un 2024. gada 1. jūlijam citiem) PRVVD jāiesniedz dedikētu OPCO portālu.

PRVVD jāatjaunina:

• Vismaz reizi gadā uzņēmumos ar 11 vai vairāk darbiniekiem

• Pie jebkura nozīmīga darba apstākļu pārkārtojuma lēmuma

• Kad par risku tiek saņemta papildu informācija

Sods par pienākumu neizvēršanu: PRVVD trūkums ir darba devēja neattaisnojama kļūda darba vai arodslimības gadījumā, kas dod tiesības uz rentes pieaugumu darbiniekam (Cass. Soc., 2002. gada 28. februāris, nē. 00-11.793).

Drošības apmācība un obligātie reģistri

Darba devējam jāorganizē praktiska un atbilstīga drošības apmācība katram jaunam darbiniekam, amata maiņas vai tehnoloģijas maiņas gadījumā (Darba kodeksa 2. panta 4141. pants). Šī apmācība jāfiksē apmācības reģistrā. Turklāt darba devējam jāuztur:

• Vienotais personāla reģistrs (1. pants 1221. punkts 13)

• Vieglu darba negadījumu reģistrs (uzņēmumiem, kuriem to atļauts)

• Drošības reģistrs ERP vai Darba kodeksam pakļautiem objektiem

Šo reģistru digitalizācija ir atļauta, ja tiek garantēta to integritāte, pieejamība un nelojaļums, ko ļauj elektroniskā paraksta risinājumi, kas atbilst eIDAS regulai.

Darba devēja saistības darba laika un atlīdziņas jomā

Noteikumu par darba ilgumu un algu ievērošana ir viens no darba inspektora prioritāro pārbaudes virzienu.

Maksimālie ilgumi un obligātie atpūtas periodi

Darba kodekss nosaka stingrus ierobežojumus:

• Maksimālais ikdienas ilgums: 10 stundas (1. pants 3121. punkts 18), ar 12 stundu atņemšanu

• Maksimālais nedēļas ilgums: 48 stundas noteiktā nedēļā (1. pants 3121. punkts 20) un 44 stundas vidēji 12 pēc kārtas sekojošās nedēļas (1. pants 3121. punkts 22)

• Ikdienas atpūta: minimums 11 pēc kārtas sekojošas stundas (1. pants 3131. punkts 1)

• Nedēļas atpūta: minimums 35 pēc kārtas sekojošas stundas (24h + 11h ikdienas atpūta)

Dienu forfeta nolīgumi, piemērojami vadībai un dažiem autonomiem darbiniekiem, pakļaujas specifiskiem noteikumiem un obligāti jābalstās uz derīgu kolektīvo nolīgumu (1. pants 3121. punkts 64). Darba devējam turklāt jānodrošina regulāra darba slodzes uzraudzība darbiniekam forfeta dienu gadījumā, pretējā gadījumā forfets var tikt pasludināts par bezdarbīgu.

Algas pamatstūnde un saistītie pienākumi

Dematerializēta algas pamatstūnde ir tagad norma kopš 2017. gada 22. septembra dekrēta nē. 2017-1387: darba devējs var iesniegtu pamatstūndi elektroniskā formā bez darbinieka iepriekšējas piekritības, ja vien tas nepieņem iebilstes. Pamatstūnde darba devējam jāsaglabā 5 gadus un jāiedara darbiniekam pieejama 50 gadus vai līdz 75 gadu vecumam, izmantojot personīgo profesionālās apunokošanas kontu vai citu drošu digitālo vietu.

Pamatstūndes atbilstības nodrošināšana nozīmē arī vienkāršotas prezentācijas ievērošanu pēc 2016. gada 25. februāra dekrēta nē. 2016-190 (Darba ministrijas modelis).

Saistības, kas saistītas ar personāla attēlojumu un kolektīvo sarunu

Tiklīdz tiek sasniegti noteikti personāla skaita sliekšņi, darba devējs pakļaujas papildu saistībām sociālās pārvaldības jomā.

Sociālā un ekonomiskā komiteja (SEK)

Kopš 2017. gada 22. septembra Makrona dekrēta (dekrēts nē. 2017-1386) visiem uzņēmumiem ar vismaz 11 darbiniekiem jāorganizē vēlēšanas Sociālā un ekonomiskā komiteja (SEK) izveidei. Darba devējam jāveic:

• Vēlēšanu organizēšana 90 dienu laikā no darbinieka informēšanas

• SEK jāiesniedz nepieciešamie līdzekļi (vieta, delegācijas stundas, budžets)

• SEK jāinformē un jāapspriež par uzņēmuma stratēģiskajiem virzieniem, ekonomisko stāvokli un sociālo politiku

SEK neizveides vai vēlēšanu neorganizēšana ir bloķēšanas noziegums, kas izsauc 7500 € sodu juridiskai personai (Darba kodeksa 2. pants 2317. punkts 1).

Obligātā uzņēmuma līmeņa saruna (OUS)

Uzņēmumos, kuros ir arodsindikātu delegāti, darba devējs ir pienākumā sākt obligātās sarunu saskaņā ar šādu biežumu (2. pants un turpmāk):

• Katru gadu: atlīdzības, darba laika, pievienotās vērtības sadalīšanas un profesionālās vienlīdzības jautājumiem

• Reizi trīs gadus: nodarbinātības vadības un profesionālo ceļu (NVPC) jautājumiem uzņēmumos ar vairāk nekā 300 darbiniekiem

Sarunu protokolu un uzņēmuma nolīgumu parakstīšana, izmantojot elektroniskā paraksta, nodrošina pastiprinātu pierādītāvērtību un vienkāršo TéléAccords platformas depozīta procedūru.

Darbinieku personīgo datu aizsardzība: GDPR integrēta saistība

Darba devējs, kā apstrādes vadītājs GDPR (Regulējums (ES) 2016/679) nozīmē, jāievēro specifiskas saistības darba attiecību kontekstā.

HR apstrādes un juridiskā pamats

Darbinieku personīgo datu apstrāde jābalstās uz derīgu juridisko pamatu. Nodarbinātības kontekstā galvenie juridiskie pamati ir:

• Darba līguma izpilde (6. panta 1.b apakšpunkts GDPR) algas pārvaldībai, atvaļinājumam, apmācībai

• Juridisks pienākums (6. panta 1.c apakšpunkts) DSN paziņošanai, obligāto reģistru uzturēšanai

• Likumīgas intereses (6. panta 1.f apakšpunkts) noteiktiem uzraudzības ierīcēm, ievērojot stingru līdzsvara analīzi

Darba devējam darbinieki jāinformē par apstrādes esamību ar informācijas paziņojumu, kas pievienots darba līgumam (13. pants GDPR). Apstrādes darbību reģistrs (ADR) obligāti jāiekļauj HR apstrādes.

Datu konservēšanas ilgums un tiesības uz dzēšanu

CNIL ir publicējis sektora atsauces dokumentus, norādot HR datu konservēšanas ilgumu. Piemēram:

• Neizvēlētas kandidatūras dati: maksimums 2 gadi

• Darba līgumi un pievienotie dokumenti: 5 gadi pēc darba attiecību beigām

• Algas pamatstūndes: 5 gadi (darba devējs) un pieejamības darbiniekam 50 gadus

• Videonovērošanas dati uzņēmumā: 1 mēnesis vispārējā gadījumā

Uzņēmumiem, kas digitalizē savus HR procesus, ir jāintegrē šie ierobežojumi dokumentu pārvaldības politikā.

Juridiskais vietas kodekss darba devēja atbilstībai darba tiesībās

Darba devēja juridiskā atbilstība darba tiesībās ir iekļauta blīvā normatīvajā licencē, kas kombinē nacionālo un Eiropas tiesības.

Darba kodekss (normatīvie un regulatīvie daļa): pamatbloks, kas reglamentē visas individuālās un kolektīvās darba attiecības. 1. pants un turpmāk reglamentē darba līgumus, kamēr 1. pants 4121. punkts līdz 4121. punktam 5 nosaka darba devēja drošības saistības.

Direktīva (ES) 2019/1152 no 2019. gada 20. jūnija par pārredzamiem un paredzamiem darba apstākļiem Eiropas Savienībā, transponēta Francijas tiesībās ar dekrētu nē. 2022-1173 no 2022. gada 25. augusta: viņa nosaka Vienotā informācijas dokumenta (VID) nodošanu septiņu dienu laikā pēc nolīgšanas.

Regulējums eIDAS nē. 910/2014 un tā pēctecis eIDAS 2.0 (Regulējums (ES) 2024/1183): viņi nosaka elektroniskā paraksta līmeņus (vienkāršs, paaudze, kvalificēts) un to juridiskās vērtības. Atbilstoši eIDAS 25. pantam kvalificēts elektroniskais paraksts (KEP) rada tādus pašus juridiskos sekas kā rokrakstīts paraksts visos Eiropas Savienības dalībvalstīs. Darba līgumiem avancēts elektroniskais paraksts (AEP) nodrošina pietiekamu garantiju līmeni lielākajā daļā situāciju.

Civīlkodekss, 1366. un 1367. pants: 1366. pants atzīst elektroniskajam dokumentam tādu pašu pierādījuma spēku kā papīra dokumentam, ar nosacījumu, ka persona ir pienormāl identificēta un dokuments tiek izgatavots un konservēts apstākļos, kas nodrošina tā integritāti. 1367. pants noskaidro, ka elektroniskais paraksts ir parakstītāja uzticamas identificēšanas procesa lietojums, kas garantē tā saistību ar aktu.

GDPR nē. 2016/679 no 2016. gada 27. aprīļa: piemērojams visiem darbinieku personīgo datu apstrādes. GDPR saistību neievērošana izsauc sodus līdz 4% no gada pasaules pārdošanas apjoma vai 20 miljoniem eiro (GDPR 83. pants). Francijā CNIL ir izdevusi vairākus nozīmīgus sodas par GDPR saistību pārkāpumiem HR jomā.

ETSI normas EN 319 132 un EN 319 122: viņas nosaka avancētā elektroniskā paraksta formātus XAdES un CAdES, garantējot savietojamību un parakstu ilgtermiņu.

Likums nē. 2021-1018 no 2021. gada 2. augusta (Darba veselības likums): pastiprināt primārās profilakses saistības, jo īpaši PRVVD atjaunošanu un digitālu depozītu.

Makrona dekrēti no 2017. gada 22. septembra (nē. 2017-1385, nė. 2017-1386, nė. 2017-1387, nė. 2017-1388): pamatīgi reformē darba tiesības, ieviešot SEK un pagarinot kolektīvo sarunu sistēmu.

Darba devējs, kurš neievēro šos tekstus, ir pakļauts penāliem sodiem (bloķēšanas noziegums, paslēpts darbs), civīlajiem sodiem (aktu nullības, zaudējumu atlīdzinājums) un administratīvajiem sodiem (DRIEETS uzraudinājums, administratīva slēgšana). Sertificētu digitālo rīku izmantošana ļauj būtiski samazināt šos riskus.

Lietošanas scenāriji: kā uzņēmumi nodrošina savu juridisko atbilstību darba tiesībās

Scenārijs 1: 80 darbinieku mazā pakalpojumu uzņēmuma paātrinātu parakstīšanu un papildinājumu parakstus

Mazs pakalpojumu sektora (informācijas tehnoloģijas) uzņēmums ar aptuveni 80 CDI darbniekiem un regulāri izmantojot sezonālas NTL nospīlējumu, saskaras ar vidēji 8-12 dienu kavēšanos parakstu savākšanai darba līgumos un papildinājumos. Šie kavējumi izvirzīja uzņēmumu riskam nepārkāpt VID nodošanas saistības septiņu dienu laikā (direktīva 2019/1152). Izvietojot avancēta elektroniskā paraksta risinājumu, kas integrēts tās SIRH, mazais uzņēmums samazināja vidējo parakstīšanas laiku līdz mazāk nekā 24 stundām. Dokumentu, kas parakstīti normatīvajā termiņā, procentuālā attiecība pieauga no 61% uz 97%. Ekonomija uz drukāšanas, pasta nosūtīšanas un dokumentu pārvaldības izmaksām tika novērtēta aptuveni 8500 € gadā, tas ir, pozitīvs ROI no ceturtā mēneša lietojuma.

Scenārijs 2: 350 darbinieku rūpniecības grupas PRVVD un drošības protokolu digitalizācija

Rūpniecības grupas vidējam lielumam, kas darbojas uz trim ražošanas vietām un nolīgusi 350 darbiniekus, bija jāpilda PRVVD digitālā depozīta saistība, ko ieviesa 2021. gada Darba veselības likums. Vairāku vietu sarežģītība un gada atjaunošanas sarežģītība radīja dokumentu nekonsekvences un augstu riska likmi dokumenta neticamības gadījumā pārbaudes laikā. Digitalizējot visu procesu — kolektīvo redakciju, SEK locekļu valstības pieņemšanu ar elektroniskā paraksta, automātisku depozītu OPCO portālā — grupa trīskārtoti samazināja gada PRVVD atjaunošanas laiku (no 6 nedēļām uz 2 nedēļām). Pastiprināta izsekošana ļāva pierādīt atbilstību darba inspektora negaidītas pārbaudes laikā, novēršot uzraudinājumu.

Scenārijs 3: Restaurācijas franšīžu tīkls nodrošina savus uzņēmuma nolīgumus un obligātās sarunu jautājumus

Restaurācijas ātrās uzņemšanas franšīžu tīkls, kurā ietilpst apmēram trīsdesmit piesaistīti iestādes un kopīga tīkla vadības vieta ar vairāk nekā 400 darbiniekiem, bija jāorganizē katru gadu obligātās sarunu par atlīdzībām un profesionālo vienlīdzību. Ģeogrāfiskā izkliede arodsindikātu delegātu un parakstītāju izkliedēja parakstu savākšanu uz sarunu protokoliem un uzņēmuma nolīgumiem. Elektronisku parakstu risinājuma izvietošana, kas atbilst eIDAS, ļāva smoothed sarunu parakstīšanas procesu ar daudzām pusēm, samazinot nolīgumu finalizācijas kavējumu vidēji no 21 dienas uz mazāk nekā 5 dienas. Automatizēts depozīts TéléAccords, ģenerēts no platformas, arī novērsa procedūras kļūdas depozīta laikā, kas bija depozīta atteikumi.

Secinājums

Juridiskā atbilstība darba tiesībās ir pastāvīgā vieta darba devējam: līgumiski pienākumi, riska profilakse, darba laika pārvaldība, personāla attēlojums un datu aizsardzība veido prasīgu normatīvo kopumu, kura neievērošana var izmaksāt daudz sodiem un sociālā reputācijā. HR procesu digitalizācija — it īpaši elektroniskais paraksts, kas atbilst eIDAS — ir viens no visvairāk efektīviem svirviem paātrināšanas izpildes, pierādītāvērtības un normatīvās atbilstības apvienošanai.

Certyneo palīdz jums nodrošināt visus jūsu HR dokumentus: darba līgumus, papildinājumus, uzņēmuma nolīgumus, PRVVD un daudz vairāk. Sazinieties vai kontaktējieties, lai konkrēti novērtētu iespējamos ieguvumus. Gatavs rīkties? Sāciet parakstīties atbilstoši normatīvajām prasībām jau šodien.