Validācijas klauze publiski pieejamā preču pirkuma līgumā

Publiski pieejamā preču pirkuma līguma noslēgšana ne beidzas ar līguma paziņošanu. Starp preces faktisko piegādi un pircēja faktisko samaksu seko bieži nepietiekami novērtēta posma: validācija — vai pārbaude — sniegumam. Šī klauza nosaka nosacījumus, kuros pircējs atzīst, ka piegādātās preces atbilst specifikācijai, tādējādi izraisot tridesmit dienu samaksas termiņu, ko paredz likums. Bez precīzas redakcijas strīdi pieaug, samaksas aizkavējas un līgumpartneri saskaras ar nepamatotiem soda naudas noteikumiem. Šis raksts detalizēti apraksta, soli pa solim, kā publiski pieejamā preču pirkuma līguma dokumentā ievietot stabilu validācijas klaužu, ievērojot normatīvos noteikumus, kas izriet no Publiskās iepirkuma koda.

Validācijas klaužu izpratne publiski pieejamos preču pirkumos

Juridiski definīcija un operacionālie jautājumi

Publiski pieejamo pirkumu vārdnīcā validācijas klauza (dažreiz saukta par pieņemšanas vai pārbaudes klaužu) ir līguma noteikums, kas organizē procesu, kādā publiski pieejamais pircējs konstatē, ka piegādātās preces atbilst tehniskajām specifikācijām un līguma izpildes nosacījumiem. Tas ir regulēts Publiskās iepirkuma koda 2191-1.pantā un turpmākajos pantos, kuros nodalīti "pārbaudes darbības" no "pieņemšanas darbībām".

Praktiski klauza atbild uz trim būtiskiem jautājumiem:

1. Kurš veic pārbaudi (publiskā iepirkuma iestādes pārstāvis, tehnisks komiteja, trešā puse eksperts)?
2. Kādā termiņā pārbaude jāveic pēc piegādes?
3. Kādas ir sekas no molčanīšanas vai pārbaudes kavējuma noteiktajā termiņā?

Publiskās iepirkuma koda R2192-10.pants nosaka maksimālo pārbaudes termiņu - tridesmit dienas no piegādes paziņošanas, ja vien līgums nenorāda citādi — līdz sešdesmit dienām sarežģītiem pirkumiem. Jebkura klauza, kas paredz termiņu, kas pārsniedz sešdesmit dienas, tiek uzskatīta par nerakstītu.

Atšķirības starp pārbaudi, pieņemšanu un uņemšanu

Publiskās iepirkuma koda terminoloģija var radīt neskaidrības. Ir jānodalīta:

• Pārbaude: tehnisks posms, kurā pircējs pārliecinās, ka preces atbilst kvalitatīvi un kvantitatīvi pasūtījumam vai CCTP.
• Pieņemšana: juridisks akts, ar kuru pircējs formāli akceptē verificētas preces, atverot tiesības uz samaksu. Pieņemšana var būt ekspresa (parakstīts dokuments) vai skausta (molčanīšana pēc līguma termiņa izbeigšanās).
• Uņemšana: termins, ko vairāk lieto būvju pirkumos; precēm runā par pieņemšanu. Nav ieteicams "uņemšanas" terminu izmantot preču CCAP-ā, jo tas var radīt neskaidrību par piemērojamajiem noteikumiem.

Šī nodalīšana nav tikai akademiska: nevajadzīgi redakcijā pangtā klauza, kas sajauš pārbaudi un pieņemšanu, var aizkavēt samaksas termiņa sākumpunktu un radīt nokavētās samaksas procentus uz pircēja rēķina.

Validācijas klaužu redakcija: obligātā struktūra un saturs

Obligātie pieminējumi

Lai būtu pretējoša un pilnīga, validācijas klauza, kas ievietota Administratīvo īpašu noteikumu kartībā (CCAP), jāietver vismaz šādi elementi:

1. Pārbaudes mērķis un teritorija Precizējiet, vai pārbaude attiecas uz tehnisko atbilstību (saskaņā ar CCTP), dokumentu atbilstību (piegādes dokumi, tehniskās lapas, CE sertifikāti) un/vai kvantitatīvo atbilstību.

2. Pārbaudes termiņš Norādiet skaidri termiņu, piemēram: "Publiskā iepirkuma iestāde ir tiesīga pārbaudes darbībām veikt piecpadsmit kalendārajās dienās no piegādes datuma, kas norādīts parakstītajā piegādes dokumentā."

3. Pieņemšanas termiņš Nodaliet pārbaudes termiņu no pieņemšanas termiņa. Pieņemšana ekspresa vai skausta veidā jāveic visvēlāk tridesmit dienu laikā pēc piegādes. Piemērs: "Pieņemšana, ekspresa vai skausta, notiek visvēlāk tridesmit dienas pēc piegādes. Pēc šī termiņa preces tiek uzskatītas par pieņemtām."

4. Atteikuma vai atliktā pieņemšanas modalitātes Klauza ir jāparedz gadījumi, kuros preces var tikt atteiktas vai to pieņemšana atlikt, kā arī termiņi, kuros partneris ir jāveic aizvietošana vai atbilstības nodrošināšana.

5. Dokumentas, kas konstatē pieņemšanu Precizējiet pieņemšanas akta formu: pieņemšanas dokuments ar parakstu, pārbaudes protokols, elektronisks paziņojums caur pircēja profilu. Šeit noder elektroniskā parakstīšana publiskos pirkumos.

Klauze veids (CCAP)

Šeit ir modelis, kas tieši ievietojams preču pirkuma līguma CCAP-ā:

``` ARTIKLS X — PREČU PĀRBAUDE UN PIEŅEMŠANA

X.1 Pārbaudes darbības Nekavējoties pēc piegādes, publiskā iepirkuma iestāde veic preču pārbaudi [15] kalendārajās dienās. Šī pārbaude attiecas uz preču kvantitatīvo un kvalitatīvo atbilstību CCTP specifikācijām un līguma dokumentiem.

X.2 Pieņemšana Pieņemšanu realizē publiskā iepirkuma iestāde ar rakstveida paziņojumu (tostarp elektroniskā veidā) partnerim visvēlāk [30] dienas pēc piegādes. Nepastāvot paziņojumam šajā termiņā, preces tiek uzskatītas par skausi pieņemtām.

X.3 Atteikums vai atlikšana Neatbilstības gadījumā publiskā iepirkuma iestāde paziņo partnerim pārbaudes termiņā par atteikuma vai atliktās pieņemšanas iemesliem. Partnerim ir tiesības [10] dienas laikā veikt aizvietošanu vai atbilstības nodrošināšanu.

X.4 Pieņemšanas konstatējums Pieņemšanu formalizē protokols, ko elektroniskajā parakstīšanā paraksta publiskā iepirkuma iestādes pilnvarots pārstāvis, ievērojot eIDAS regulējumu 910/2014 un Civilkodeksu, 1366.-1367.pants. ```

Savienošana ar CCTP un pielikumiem

Validācijas klauza CCAP-ā jāsaista ar atbilstības kritērijiem, kas definēti Tehnisko īpašu noteikumu kartībā (CCTP). Validācijas klauza, kas neprecizē pārbaudes kritērijus vai kas tikai saka "preces tiks verificētas pēc piegādes", ir nepietiekama un pircēju pakļauj strīdiem. CCTP ir tehnisks atsauces materiāls, kamēr CCAP organizē administratīvo un juridisku procedūru.

Ir ieteicams arī iekļaut pielikumā, kurā uzskaitīti dokumenti, kas jāsniedz piegādes laikā (piegādes dokumenti, drošības datu lapas, izcelsmes sertifikāti, CE paziņojumi), kuru sniegšana nosaka pārbaudes termiņa sākumpunktu. Šī precizitāte ievērojami samazina nesaskaņas par termiņa sākumpunktu.

Klaužu ievietošana dokumentos: praktiski un ciparu aspekti

Atrašanās vieta līguma dokumentos

Validācijas klauza jāparādās CCAP-ā, kas ir līguma administratīvi raksturotas daļas dokuments. Tā var arī tikt rezumēta Konsultācijas noteikumos (RC) vai Iesaistes darbībās (AE), ja pircējs vēlas to padarīt būtisku nosacījumu redzamu no kandidatūras sākuma. Tomēr tās neesamība CCAP-ā nevar tikt aizstāta ar vienkāršu piemin cenu robežnīcā vai vēlāks pasūtījumā: šie dokumenti nemodificē līguma izpildes nosacījumus, ja vien nav regulāra grozījuma.

Pirkumos ar pasūtījumiem (Publiskās iepirkuma koda 2125-1.pants), katrs pasūtījums ir daļējā izpildes rīkojums. CCAP validācijas klauza tiek piemērota katrai daļējai piegādei, ja vien nav specifika atšķirīga noteikuma pasūtījumā — gadījumā, kad grozījums vai pasūtījums ir jāizņem skaidri no CCAP rāmja klaužas.

Elektroniskās parakstīšanas lietošana pieņemšanas formalizēšanai

Kopš obligātas pirkumu demateriāļu sākšanas virs 40 000 € HT (2019.gada 22.marta rīkojums), pircējiem jāizmanto sertificēts pircēja profils. Pieņemšanas formalizēšana caur elektroniskajā parakstītajā protokolā pakāpeniski kļūst par normu, jo īpaši, lai nenoplicīti noteiktu pieņemšanas datumu un automātiski ieslēgtu samaksas termiņu.

eIDAS regulējumam atbilstoša elektroniskās parakstīšanas risinājums pieļauj parakstīt pieņemšanas protokolu ar pierādīšanas vērtību, ko atzīst administratīvās tiesas. Pārliecinošā elektroniskā parakstīšana (SEA) parasti ir pietiekama šāda veida dokumentiem; kvalificēta parakstīšana (SEQ) būs jāpieprasīta visengaģējošākajiem aktiem (grozījumi, izbeigšana).

Pircējiem, kuri vēlas salīdzināt pieejamās iespējas, elektroniskās parakstīšanas risinājumu salīdzinājums, kas pieejams certyneo.com, sniedz sintetisko skatu uz novērtēšanas kritērijiem (eIDAS līmenis, pārraudzības pēdas, API integrācija, cenu noteikšana).

Bieži pieļautās kļūdas klaužas ievietošanā

Administratīvo tiesas rīcības par strīdiem atklāj validācijas klaužu redakcijā bieži izplatītas kļūdas:

• Termiņa sākumpunkta izlaidināšana: pārbaudes termiņam jāsākas no notikuma, kas datēts noteikti (piegādes dokumenta parakstīšana, elektronisks paziņojums, depozīts pircēja profilā). Nenoteikta formulējuma kā "pēc saņemšanas" izmantošana rada strīdus.
• Pārbaudes termiņa un samaksas termiņa jaukšana: samaksas tridesmit dienu termiņš (dekrēts 2013-269) sākas no pieņemšanas datuma vai rēķina saņemšanas datuma, ja tas ir vēlāks. Klaužā samaksas termiņa minēšana bez nodalīšanas rada pretrunas.
• Pārbaudes termiņa noteikšana virs sešdesmit dienām: šī klauza tiek uzskatīta par nerakstītu (Publiskās iepirkuma koda R2192-10.pants), kas expozē pircēju tūlītējam skausta pieņemšanai.
• Molčanīšanas sekas nenoteikšana: pircējs, kas neizsakās līguma termiņā, skausi pieņem preces. Ja klauza to neparedz, abas puses var to ignorēt, izraisot bloķējumus izdevuma likvidēšanas laikā.

Atsauce uz normatīvi saskaņotiem un gataviem kontraktiem var palīdzēt publiskajiem pircējiem un viņu partneriem izvairīties no šīm redakcijas kļūdām un ietaupīt laiku sagatavošanas fāzē.

Īpaši gadījumi: sarežģīti pirkumi, sadalīti loti un sistēmceļi

Sadalīti pirkumi un daļējās piegādes

Sadalītā pirkumā katram lotam var būt savs piegādes un pārbaudes nosacījums. Ir ieteicams redakcijā validācijas klaužu par katru lotu vai vispārīgu klaužu ar pievienotiem tehniskiem papildinājumiem par katru lotu. Šī detalizācija novērš, ka neatbilstība vienā lotā nebloķē pieņemšanu — un tādējādi samaksu — citiem lotiem.

Certyneo palīdzības centrs piedāvā resursus par vairākdokumentu un vairāku parakstītāju vadību, kas ir īpaši noderīgi sadalītu pirkumu kontekstā, kur vairāki pircēja biroji vienlaikus validē dažādus lotus.

Sistēmceļi ar sekojošiem pirkumiem

Sistēmceļa ietvaros validācijas noteikumi parasti tiek noteikti pašā sistēmceļa līgumā, un turpmākie pirkumi tos citē. Tomēr katram preču pirkumam specifiski tehniskās pārbaudes noteikumi var tikt precizēti turpmākajos pirkumos vai pasūtījumos. Ir jāpārliecinās, ka turpmāko pirkumu validācijas klaužas neprietkrustojas ar sistēmceļa klaužām, ar daļēja spēkā neesamības risku.

Aizsardzības un drošības pirkumi

Publiskās iepirkuma koda 1113-1.panta pirkumiem (aizsardzības un drošības pirkumi) attiecas specifiki noteikumi par pārbaudes dokumentu konfidencialitāti. Validācijas klauza jāietver ierobežojumi, kas saistīti ar nacionālās aizsardzības noslēpumu, jo īpaši elektroniskās izsekošanas un PV pieņemšanas saglabāšanas jomā.

Juridisks noteikums, kas piemērojams validācijas klauži publiski pieejamos preču pirkumos

Validācijas klaužu redakcija un piemērošana publiski pieejamā preču pirkuma līgumā ietilpst normatīvo aktu kopumā, ko nepieciešams pārzināt.

Publiskās iepirkuma kodekss (CCP) CCP 2191-1.pants nosaka vispārējo principu par pārbaudēm pirms samaksas. R2192-1 līdz R2192-15.pants organizē pārbaudes un pieņemšanas režīmu preču un pakalpojumu pirkumiem. R2192-10.pants nosaka maksimālo pārbaudes termiņu tridesmit dienas (sešdesmit dienas sarežģītiem pirkumiem). R2192-12.pants paredz cenas samazinājumu, ja pieņemšana notiek ar aizrādījumiem par daļēji atbilstošām precēm.

Dekrēts 2013-269 (29.marts.2013) par nokavēto samaksu apkarošanu Šis dekrēts, kodificēts CCP R2192-20 līdz R2192-36.pantos, nosaka samaksas termiņu tridesmit dienas un precizē termiņa sākumpunktu atkarībā no tā, vai pieņemšana notiek pirms vai pēc rēķina saņemšanas. Jebkurš pārsniegums rada nokavētos procentus automātiski (ECB procenti + 8 punkti) un 40 € forfetāru atlīdzību par atkopšanas izdevumiem.

Administratīvie vispārīgie noteikumi (CCAG Parasti preču un pakalpojumi) 2021.gada 30.marta rīkojums par CCAG-FCS, kas piemērojams no 2021.gada 1.aprīļa, veltī tā 27.-31.pantus pārbaudēm un pieņemšanai. Šie panti tiek piemēroti pēc noklusējuma, izņemot skaidru izsardzību CCAP-ā. 27.3.pants skaidri paredz skauso pieņemšanu, neesot paziņojumam noteiktajā termiņā.

eIDAS regulējums 910/2014 un eIDAS 2.0 (EU regulējums 2024/1183) Demateriāļu pieņemšanas protokola podpisēšanas laikā eIDAS regulējums pilnībā piemērojams. Pārliecinoša elektroniskā parakstīšana (26.pants) ir nepieciešama nozīmīgiem līguma aktiem; kvalificēta parakstīšana (27.-28.pants) sniegs pieņemšanu ekvivalentiem rokasmūciem Francijas Civīlkodeksa 1367.panta nozīmē.

Civīlkodekss — 1366. un 1367.pants 1366.pants atzīst elektroniskā dokumenta derīgumu, ja autors ir identificēts un dokumenta integritāte ir saglabāta. 1367.pants piedeļ kvalificētai elektroniskajai parakstīšanai tādu pašu pierādīšanas spēku kā rokasraksta parakstīšanai. Šie noteikumi ir svarīgi elektroniskajā parakstam sava pieņemšanas PV pierādīšanas spēkam.

GDPR 2016/679 Personisku datu saglabāšana pieņemšanas PV-ā (verificējošo aģentu vārdi, informācija par piegādēm) jāievēro GDPR obligācijas: juridisks pamats (juridisks par katru, 6.p.1.c), glabāšanas ilgums saskaņā ar publisko pirkumu arhivēšanas noteikumiem (minimāli desmit gadus) un datu apstrādes drošums. Publiskā iepirkuma iestāde ir datu apstrādes vadītāja GDPR 4.panta nozīmē.

NIS2 direktīva (2022/2555/EU) Pircējiem, kuri NIS2 dēļ ir klasificēti par būtiskiem vai svarīgiem subjektiem, elektroniskās parakstīšanas platforma pieņemšanas PV validēšanai jāatbilst direktīvas drošuma prasībām, jo īpaši pakalpojumu sniedzēju riska pārvaldībā un pakalpojuma nepārtraukumā.

Lietojuma scenāriji: validācijas klauža praktikā

Scenārijs 1 — Pašvaldība un preču pirkuma līgums birojam

Pašvaldība ar aptuveni 15 000 iedzīvotāju slēdz pirkuma līgumu ar pasūtījumiem biroja patēriņa preču nodrošināšanai, novērtēts 80 000 € HT četros gados. Sākotnējai CCAP nebija precīzas validācijas klaužas: tas tikai minēja, ka "preces tiks verificētas saņemšanā". Pēc daļējās neatbilstošas piegādes (kartridžes, kas neatbilda iestādes spainīš), nesaskaņa par skauso pieņemšanas datumu bloķēja samaksu četrdesmit piecas dienas. Partneris pieprasīja nokavētos procentus.

Atjauninot pirkuma līgumu, iepirkumu serviss iekļāva strukturētu validācijas klaužu saskaņā ar CCAG-FCS 2021 modeļa: pārbaudes termiņš desmit dienas, ekspresa pieņemšana caur elektronisks parakstītu paziņojumu, aizvietošanas termiņš septiņas dienas, ja atteikums. Elektroniskās parakstīšanas rīks, kas atbilst eIDAS, tika izvietots pieņemšanas dokumentu parakstīšanai. Rezultāts: vidējais laiks starp piegādi un samaksu samazinājās no četrdesmit divām dienām uz divdesmit sešām dienām, tas ir, 38 % samazinājums samaksas termiņā un gandrīz pilnīga nokavēto procentu likvidācija.

Scenārijs 2 — Veselības aprūpes iestāde un medicīniskās nesterilās preces

Slimnīcu grupiņa ar aptuveni 600 gultņiem vadīja gadā desmitiem pirkuma līgumu nesterilām medicīniskajām precēm (cimdi, maskas, patēriņa lietas). Adresantu servisu daudzveidība (nelaimes gadījumi, kirurģijas, aprūpes) sarežģīja pārbaudi: vairāki darbinieki bija jāvalidē sava piegāde, pirms varētu tikt paziņota vispārīga pieņemšana.

Strukturējot validācijas klaužu daļējām pieņemšanām pēc servisa, ar konsolidētu pieņemšanas PV, ko elektroniskajā parakstīšanā paraksta iepirkuma vadītājs, iestāde varēja aktivizēt daļējās samaksas, tiklīdz katra servisa validācija tika veikta. Demateriāļu izvietošana caur vairāku parakstītāju elektroniskās parakstīšanas platformu samazināja PV apstrādes administratīvo laiku par 60 %, samazinoties no vidējām 4,5 stundām uz mazāk nekā 2 stundām uz dossieri, saskaņā ar iepirkuma servisa iekšējiem aprēķiniem.

Scenārijs 3 — Mazais un vidējais uzņēmums (MVU) kā sistēmceļa partneris

MVU, kas specializējas datortehnikas izplatīšanā (aptuveni 50 darbinieki), ir sistēmceļa partneris vairāku atribūtēju vidū datorskābes piegādei vidusskolu tīklam. Tas saskaras ar publisku pircēju, kura CCAP paredz četrdesmit piecas dienas pārbaudes termiņu — pārsniedz regulāto sešdesmit dienas robežu parasti precēm. Konsultējies ar tiesības servisu, MVU paziņoja pircējam, ka šī klauza tiek uzskatīta par nerakstītu saskaņā ar Publiskās iepirkuma koda R2192-10.pantu, un pieprasīja tridesmit dienu regulāro termiņu piemērošanu.

Pircējs piekrita un modificēja CCAP-u ar grozījumu, samazinot termiņu uz divdesmit dienām. MVU arī ieteica sniegt katrai piegādei elektroniskajā parakstītajā un laika marķējumā sniegto piegādes dokumentu, kas veido nepārprotamu pierādījumu piegādes datumam un tātad pārbaudes termiņa sākumpunktam. Šī pieeja samazināja strīdus par piegādes datumiem par 80 % nākamajā gadā.

Secinājumi

Labas redakcijās validācijas klaužas ievietošana publiski pieejamā preču pirkuma līgumā nav liekošana formalitāte: tas ir drošuma nosacījums gan pircējam, gan partnerim. Strukturēta klauza — kas paredz pārbaudes teritoriju, pieņemšanas termiņu, molčanīšanas sekas un formālas PV modalitātes — novērš strīdus, paātrina samaksas un uzlabo līguma attiecības. Pieņemšanas demateriāļu caur eIDAS atbilstošo elektroniskās parakstīšanu stiprina izsekošanu un aktu pierādīšanas spēku, vienlaikus samazinot administratīvos laikus.

Certyneo palīdz publiskajiem pircējiem un viņu piegādātājiem izvietot 100 % demateriāļu pieņemšanas procesu, kas atbilst Publiskās iepirkuma kodeksa un eIDAS regulējuma prasībām. Atklājiet mūsu piedāvājumus un sāciet bezmaksas pārbaudi uz certyneo.com/signup vai konsultējieties mūsu ROI kalkulatoru, lai izmērītu konkrētos ieguvumus savos pirkumos.