Darbo teisės atitiktis įstatymams: Darbdavio įsipareigojimai

Darbo teisės atitiktis įstatymams yra strateginė svarba bet kuriai įmonei, nepriklausomai nuo jos dydžio. Prancūzijoje Darbo kodeksas darbdaviui nustato tikslus įsipareigojimus, apimančius sutarčių rengimą, atostogų valdymą, profesinio riziko prevenciją ir darbuotojų asmeninių duomenų apsaugą. Šių įsipareigojimų nevykdymas gali sukelti rimtas administracines, baudžiamąsias ir civilines sankcijas. Sparčiai digitalizuojantis visuomenei, darbo išteklių (HR) dokumentų dematerializacija — darbo sutartys, papildymai, įmonės susitarimai — iškelia naujas juridinio galiojimo klausimų. Šiame straipsnyje apžvelgiami pagrindiniai darbdavio įsipareigojimai, susiję rizikai ir geroji praktika darbo teisės atitikties saugumui.

Pagrindiniai kontraktiniai darbdavio įsipareigojimai

Darbdavys privalo formalizuoti darbo santykius raštu daugeliu atvejų. Šis įsipareigojimas, ilgą laiką apsiaurėjęs į nustatytos trukmės darbo sutartis (CDD), žymiai išplėtėtas Europos teisės poveikiu.

Darbo sutartis: privalomas turinys ir terminai

Po direktyvos (ES) 2019/1152 dėl skaidrių ir numatomų darbo sąlygų transpozicijos, sukoduotos Darbo kodekso straipsniuose L1221-5 ir toliau, darbdavys turi suteikti darbuotojui rašytinį dokumentą per septynis kalendorinius dienas nuo įdarbinimo, kuriame turi būti bent:

• Šalių tapatybė ir darbo vieta

• Pareigų pavadinimas, darbo kategorija ir darbo pobūdis

• Darbo santykio pradžios data

• Darbo trukmė (pilnas arba dalinis etatas)

• Atlygis (bazinis atlyginimas, premijos ir priedai)

• Metinės nemokamos atostogos trukmė

• Procedūra, kurios turi vadovautis darbdavys ir darbuotojas nutraukiant darbo santykius

• Taikomos kolektyvinės sutartys

CDI atveju, nors Darbo kodeksas nereikalina rašytinės darbo sutarties, nuo 2022 m. rugpjūčio 1 d. privalomas dokumentas (DUI) yra privalomas. Šio įsipareigojimo nevykdymas darbdaviui gali sukelti 750 € baudą už kiekvieną susijusį darbuotoją (4-os klasės pažeidimas).

Papildymai ir darbo sutarties pakeitimai

Bet koks esminės darbo sutarties dalies pakeitimas — atlyginimas, darbo trukmė, darbo vieta su geografinio sektoriaus pasikeitimu — reikalauja rašytinio darbuotojo sutikimo ir parašo. Kasacijos teismo jurisprudencija yra nuosekli šiame klausime: vienpusis esminės dalies pakeitimas yra rimtas pažeidimas, galintis pagrįsti dalinio darbdavio pakeitimą (Kasacijos teismas, 1987 m. spalio 8 d., Nr. 84-41.902 ir nuosekli jurisprudencija).

Šių dokumentų dematerializacija per elektroninį parašą leidžia pagreitinti procesus, garantuojant grąžinimo jėgą ir mainų įrodymų vertę.

Sveikatos, saugumo ir rizikos prevencijos įsipareigojimai

Darbo kodekso straipsnis L4121-1 darbdaviui nustato saugumo rezultatų įsipareigojimą darbininkų atžvilgiu. Šis įsipareigojimas sustruktūrintas aplink kelis privalomą dokumentų reikalavimus.

Profesinės rizikos vertinimo unikalus dokumentas (DUERP)

DUERP privalomas visoms įmonėms, turėjusioms bent vieną darbuotoją, pagal 2001 m. lapkričio 5 d. dekretą Nr. 2001-1016, pakeitą 2021 m. rugpjūčio 2 d. įstatymu Nr. 2021-1018 „Dėl sveikatos darbe". Nuo 2023 m. liepos 1 d. įmonėms, turinčioms daugiau nei 150 darbuotojų (ir 2024 m. liepos 1 d. kitoms), DUERP turi būti patalpintas dedikuotame skaitmeniniame portale, kuriuo rūpinasi OPCO.

DUERP turi būti atnaujintas:

• Mažiausiai kartą per metus įmonėse, turinčiose 11 ir daugiau darbuotojų

• Atlikius reikšmingą darbo sąlygų pertvarkymo sprendimą

• Surenka papildomą informaciją apie riziką

Sankcija už nepravedimą: DUERP trūkumas sudaro nepateisintiną darbdavio kaltę nelaimingo darbo atsitikimo ar profesinės ligos atveju, suteikdamas teisę į pensinės kompensacijos padidėjimą darbuotojui (Kasacijos teismas, 2002 m. vasario 28 d., Nr. 00-11.793).

Saugos mokymas ir privalomi registrai

Darbdavys turi organizuoti praktinį ir tinkamą saugos mokymą kiekvienam naujai įdarbintam darbuotojui, keičiant darbą ar techniką (Darbo kodekso straipsnis L4141-2). Šis mokymas turi būti užregistruotas mokymo registre. Be to, darbdavys privalo nuolat prižiūrėti:

• Unikalią personalo registrą (straipsnis L1221-13)

• Nežymių darbo nelaimingų atsitikimų registrą (įmonėms, kurioms tai leidžiama)

• Saugumo registrą ERP ar įstaigoms, kurioms taikomas Darbo kodeksas

Šių registrų skaitmeninimas leidžiamas, jei garantuojama jų vientisumas, pasiekiamumas ir neliečiamumas, kurie leidžiami eIDAS reglamentui atitinkantiems pažangios elektroninio parašo sprendimams.

Darbdavio įsipareigojimai darbo laikotarpio ir atlyginimo klausimais

Darbo trukmės ir atlyginimo taisyklių laikymasis yra vienas iš darbo inspeksijos kontrolės prioritetų.

Maksimalios trukmės ir privalomasis poilsis

Darbo kodeksas nustato griežtus ribojimus:

• Maksimalus kasdieninis darbas: 10 valandų (straipsnis L3121-18), išimtinai padidėjęs iki 12 valandų

• Maksimalus savaitinis darbas: 48 valandos per savaitę (straipsnis L3121-20) ir 44 valandos vidurkiu per 12 iš eilės savaičių (straipsnis L3121-22)

• Kasdieninis poilsis: mažiausiai 11 valandų iš eilės (straipsnis L3131-1)

• Savaitinis poilsis: mažiausiai 35 valandos iš eilės (24h + 11h kasdienio poilsio)

Darbinių dienų forfeito sutartys, taikomos vadovams ir tam tikriems savarankiškai dirbantiems darbuotojams, paklūsta specifinėms taisyklėms ir būtinai turi remtis galiojančiu kolektyviniu susitarimu (straipsnis L3121-64). Darbdavys taip pat turi reguliariai sekti darbuotojo, dirbančio forfeito dienomis, darbo krūvį, kitaip forfeitas gali būti paskelbtas nepriešingai.

Atlyginimo sąskaita ir susiję įsipareigojimai

Dematerializuotas atlyginimo sąskaita dabar yra norma nuo 2017 m. rugsėjo 22 d. įsakymo Nr. 2017-1387: darbdavys gali suteikti sąskaitą elektronine forma be išankstinio darbuotojo sutikimo, išskyrus atvejį, kai darbuotojas to priešinasi. Sąskaita turi būti saugoma 5 metus darbdavio ir pasiekiama darbuotojui 50 metų arba iki jo 75 metų per asmeninę mokymosi sąskaitą arba bet kurią kitą saugią skaitmeninę erdvę.

Atlyginimo sąskaitos atitiktis taip pat reiškia paprastintos formos, gautos iš 2016 m. vasario 25 d. dekreta Nr. 2016-190 (Darbo ministerijos modelis), laikymąsi.

Personalo atstovavimo ir kolektyvinių derybų įsipareigojimai

Pasiekus tam tikrus darbuotojų skaičiaus ribojimus, darbdavys turi papildomus socialinio valdymo įsipareigojimus.

Socialinis ir ekonominis komitetas (CSE)

Nuo Makrono 2017 m. rugsėjo 22 d. įsakymų (Nr. 2017-1386), visos įmonės, turinčios mažiausiai 11 darbuotojų, turi organizuoti rinkimus Socialiniam ir ekonominiam komitetui (CSE) įsteigti. Darbdavys turi:

• Organizuoti rinkimus per 90 dienų nuo darbuotojų informavimo

• Suteikti CSE būtinąsias priemones (kabinetą, delegavimo valandas, biudžetą)

• Informuoti ir konsultuoti CSE dėl įmonės strateginės krypties, ekonominės situacijos ir socialinės politikos

CSE nediegimas ar rinkimų neorganizavimas yra kliudymo nusikaltimas, pasitikslinti 7500 € bauda juridiniam asmeniui (Darbo kodekso straipsnis L2317-1).

Privaloma derybos įmonėje (NOE)

Įmonėse, turinčiose profsąjungų atstovus, darbdavys privalo vesti privalomas derybas pagal šį periodą (straipsniai L2242-1 ir toliau):

• Kiekvienais metais: apie atlygį, darbo laiką, pridėtinės vertės dalijimąsi ir profesinę lygybę

• Kas tris metus: apie darbuotojų ir profesinių karjerų valdymą (GEPP) įmonėse, turinčiose daugiau nei 300 darbuotojų

Derybų protokolų ir įmonės susitarimų elektroninio parašo, naudojant pažangų elektroninį parašą, užtikrina sutvirtintą įrodymų vertę ir supaprastina procedūrą TéléAccords platformoje.

Darbuotojų asmeninių duomenų apsauga: GDPR integruotas įsipareigojimas

Darbdavys, kaip atsakingas asmuo GDPR prasme (Reglamentas (ES) 2016/679), privalo laikytis specifinių įsipareigojimų darbo santykio kontekste.

HR apdorojimai ir teisinė pagrindas

Darbuotojų asmeninių duomenų apdoroj imas turi remtis galiojančiu teisinės pagrindo. Darbo kontekste pagrindinės teisinės pagrindai yra:

• Darbo sutarties vykdymas (GDPR 6.1.b straipsnis) algų valdymui, atostogoms, mokymams

• Teisinė prievolė (6.1.c straipsnis) DSN deklaracijai, privalomų registrų vedimui

• Teisėtas interesas (6.1.f straipsnis) tam tikriems stebėjimo mechanizmams, jei atliks griežtą balansuoti

Darbdavys turi informuoti darbuotojus apie jų susijusius apdorojus per informacinį pranešimą, pritvirtintą prie darbo sutarties (GDPR 13 straipsnis). Apdorojimo veiklos registras (RAT) turi būtinai dokumentuoti HR apdorojimus.

Saugojimo periodai ir teisė būti užmirštuam

CNIL paskelbė sektorinius etalonus, nustatančius HR duomenims taikytinus saugojimo periodus. Pavyzdžiui:

• Nepasirinkti kandidatūrinių duomenys: ne ilgiau nei 2 metai

• Darbo sutartys ir susiję dokumentai: 5 metai po sutarties pabaigos

• Atlyginimo sąskaitos: 5 metai (darbdavys) ir prieinamumas 50 metų (darbuotojas)

• Vaizdo stebėjimo duomenys įmonėje: 1 mėnuo pagal taisyklę

Įmonės, kurios dematerializuoja savo HR procesus, turi integruoti šiuos apribojimus į savo dokumentų valdymo politiką. Sužinokite, kaip pažangus elektroninis parašas gali padėti jums kurti dokumentus, atitinkančius galiojančius teisės reikalavimus.

Teisinė atitiktis darbo teisės darbdavio atitikties srityje

Darbdavio atitiktis darbo teisės srityje sudaryta iš tankaus normatyvinio kūno, derinančio nacionalinę ir Europos teisę.

Darbo kodeksas (įstatymų ir taisyklių dalys): pagrindas, reguliuojantis visus individualius ir kolek tyvinius darbo santykius. L1221-1 ir toliau esantys straipsniai reguliuoja darbo sutartį, o L4121-1 iki L4121-5 straipsniai apibrėžia darbdavio saugumo įsipareigojimus.

Direktyva (ES) 2019/1152 dėl skaidrių ir numatytos darbo sąlygų Europos Sąjungoje, transponuota į Prancūzijos teisę 2022 m. rugpjūčio 25 d. dekretu Nr. 2022-1173: ji reikalauja suteikti Unikalų informacijos dokumentą (DUI) per septynis dienas nuo įdarbinimo.

Reglamentas eIDAS Nr. 910/2014 ir jo įpėdinis eIDAS 2.0 (Reglamentas (ES) 2024/1183): jie apibrėžia elektroninio parašo lygius (paprastas, pažangus, kvalifikuotas) ir jų teisinę vertę. Pagal eIDAS 25 straipsnį, kvalifikuotas elektroninis parašas (SEQ) turi tuos pačius teisinius efektus kaip rankinis parašas visuose narystės valstybėse. Darbo sutartims pažangus elektroninis parašas (SEA) suteikia pakankamai garantijos lygį daugumoje situacijų.

Civilinis kodeksas, straipsniai 1366 ir 1367: 1366 straipsnis pripažįsta elektroniniam rašytiniam tekstui tą pačią įrodymų galią kaip popieriniam rašytiniam tekstui, jei asmuo tinkamai identifikuotas ir dokumentas sukurtas bei saugomas būdais, garantuojančiais jo vientisumą. 1367 straipsnis nurodo, kad elektroninis parašas yra proceduros naudojimas, patikimai identifikuojantis parašytoją ir garantuojantis jo ryšį su dokumentu.

GDPR Nr. 2016/679 iš 2016 m. balandžio 27 d.: taikomas visam darbuotojų asmeninių duomenų apdorojimui. GDPR reikalavimų nevykdymas gali sukelti baudas iki 4 % metinio visuotinio turto ar 20 milijonų eurų (GDPR 83 straipsnis). Prancūzijoje CNIL skyrė kelias reikšmingas sankcijas darbdaviams už GDPR pareigybių nepaklusnumą HR srityje.

ETSI normos EN 319 132 ir EN 319 122: jos apibrėžia pažangios elektroninio parašo formatus XAdES ir CAdES, garantuojančius tarpoperabilumą ir parašų ilgaamžiškumą.

Įstatymas Nr. 2021-1018 iš 2021 m. rugpjūčio 2 d. (Dėl sveikatos darbe įstatymas): sustiprinti pirminės prevencijos įsipareigojimus, ypač DUERP atnaujinimą ir skaitmeninį padidėjimą.

Makrono įsakymai iš 2017 m. rugsėjo 22 d. (Nr. 2017-1385, Nr. 2017-1386, Nr. 2017-1387, Nr. 2017-1388): žymiai persitvarko darbo teisę, įsteigdami CSE ir susmulkindami kolektyvinių derybų sistemą.

Darbdavys, kuris neatitinka šių tekstų, susiduria su baudžiamomis sankcijomis (kliudymo nusikaltimas, paslėpti darbai), civilinėmis (aktų niekumą, žalos atlygis) ir administracinėmis (DRIEETS įspėjimas, administracyjus uždarymas). Patvirtintų skaitmeninių priemonių naudojimas žymiai sumažina šias rizikas.

Panaudojimo scenarijai: kaip įmonės saugo darbo teisės atitiktį

1 scenarijus: 80 darbuotojų paslaugų PME greitina savo sutarčių ir papildymų parašymą

80 darbuotojų IT paslaugų sektoriaus PME, reguliariai naudojant CDI ir CDD sezoninius darbuotojus, susidūrė su vidutiniais 8-12 dienų delšiais, kad gautų parašus darbo sutartyse ir papildymse. Šie vėliavimas grėsė nesuderinimų riziką 7 dienų DUI pristatymo įsipareigojimui (direktyva 2019/1152). Diegus pažangaus elektroninio parašo sprendimą, integruotą į jos SIRH, PME vidutinį parašo laiką sumažino į mažiau nei 24 valandas. Dokumentų, pasirašytų per teisinį terminą, procentas padidėjo nuo 61 % iki 97 %. Sutaupimai, sumažinti spausdinimo, pašto siuntimo ir dokumentų valdymo išlaidos, buvo įvertinti apie 8500 € per metus, tai yra teigiama ROI nuo ketvirtojo naudojimo mėnesio.

2 scenarijus: 350 darbuotojų pramonės grupė dematerializuoja savo DUERP ir saugumo protokolus

350 darbuotojų tarpinės dydžio pramonės grupė, veikianti trijose gamybos vietose ir turinčiau 350 bendradarbių, turėjo atitikti DUERP skaitmeninės pateikties įsipareigojimą, nustatytą 2021 m. sveikatos darbe įstatyme. Kelių vietų įvairovė ir metinio atnaujinimo sudėtingumas sukūrė dokumentų nenuoseklumus ir aukštą DUERP nepriešingumo riziką inspeksijos tikrinimo atveju. Skaitmeninant visą procesą — bendradarbiavimo rengimą, CSE narių validavimą per elektroninį parašą, automatinį diegimą OPCO portale — grupė sumažino metinio DUERP atnaujinimo laiką tris kartus (nuo 6 savaičių iki 2 savaičių). Sustiprintoji grąžinimo kelmas leido pademonstravioti atitiktį inspeksijos darbo nelauktame patikrinime, išvengiant įspėjimo.

3 scenarijus: Greitojo maitinimo franšizės tinklas saugo savo įmonės susitarimus ir privalomas derybas

Greitojo maitinimo franšizės tinklas, apimantis trisdešimt filialų, susijusių su tinklo galva, kuri iš viso įdarbina daugiau nei 400 darbuotojų, turėjo kiekvienais metais organizuoti privalomas derybas dėl atlyginimų ir profesinės lygybės. Geografinė profsąjungų atstovų ir signatarių išsiskaidymas sudėtino parašų rinkimą derybų protokoluose ir įmonės susitarimuose. Diegus eIDAS atitinkantį elektroninio parašo sprendimą, buvo išsmeltinta daugiau nei vienos šalies parašo susitarimo patvirtinimas, sumažinant derybų pabaigos laiką vidutiniškai nuo 21 dienos iki mažiau nei 5 dienų. Automatinis diegimas TéléAccords, sugeneruotas iš platformos, taip pat pašalino klaidų riziką diegiant procedūrą, kurių dažnai buvo atmetimų priežastis.

Išvada

Darbo teisės atitiktis yra nuolatinis darbdavio projektas: kontraktiniai įsipareigojimai, rizikos prevencija, darbo laikotarpio valdymas, personalo atstovavimas ir duomenų apsauga sudaro reikalaujantį normatyvų rinkinį, kurio nevykdymas gali kainuoti brangiai sankcijų ir socialinės reputacijos požiūriu. HR procesų skaitmeninimas — ir ypač eIDAS atitinkantis elektroninis parašas — yra vienas iš labiausiai veiksmingų būdų šiandien siekti greitą vykdymą, įrodymų vertę ir normatyvę atitiktį.

Certyneo padeda jums apsaugoti visus jūsų HR dokumentus: darbo sutartis, papildymus, įmonės susitarimus, DUERP ir dar daug daugiau. Susisiekite su mumis savo patarimo poreikiams arba sužinokite konkrečius pelnus, kuriuos galėtumėte realizuoti. Paruošti veikti? Pradėkite pasirašyti atitikties būdu šiandien.