דין עבודה: התחייבויות משפטיות של המעסיק

מבוא

בצרפת, דין העבודה מטיל על כל מעסיק מסגרת של התחייבויות משפטיות צפופות וניתנות לשינוי. בין אם מדובר בפורמליזציה של חוזה העסקה, בהבטחת הבטיחות הפיזית והנפשית של שותפים, בקיום כללים הנוגעים לשעות עבודה או בהבטחת ייצוג העובדים, אי-עמידה בהתחייבויות אלו חושפת את החברה לעונשים אזרחיים ופליליים משמעותיים. עם הדיגיטליזציה הגוברת של תהליכי משאבי אנוש, שאלות חדשות עולות: כיצד לחתום על חוזה עבודה תקף בפורמט אלקטרוני? אילו פעולות דורשות חתימה מוסמכת? מאמר זה מכין סקירה ממצה של התחייבויות המעסיק ומשלב את התשובות שהובאו על ידי התמורה הדיגיטלית.

התחייבויות החוזיות בעת הוצאת עובדים

כתיבה והעברה של חוזה העבודה

כל מעסיק חייב להעביר לעובד חוזה עבודה בכתב לחוזים לפרק זמן קבוע (CDD), חוזים זמניים, חוזי התapprentissage וחוזי הכשרה מקצועית. לחוזה לתקופה בלתי מוגבלת (CDI) במשרה מלאה, החוק אינו כופה צורה בכתב, אך הצהרה מוקדמת להעסקה (DPAE) בפני URSSAF נשארת חובה, בחסרון קנס שטוח שיכול להגיע ל-1,500 € לעובד בכל מקרה (סעיף L. 1221-10 מכללת העבודה). בפועל, כתיבת CDI בכתב מומלצת מאוד כדי להבטיח את שני הצדדים.

החוזה חייב לציין בחובה: זהות הצדדים, מקום העבודה, הכישוריות של התפקיד, הפיצוי, משך העבודה, הכללי הקולקטיבי החל, ומשך תקופת הבדיקה במידת הצורך. מאז העברת הנושא (EU) 2019/1152 בנוגע לתנאי עבודה שקופים (הנושא "שקיפות"), כל עובד חייב לקבל מידע חיוני זה לא יאוחר מהיום הראשון של עבודה.

חתימה אלקטרונית לטובת משאבי אנוש מהווה כיום פתרון יעיל לפורמליזציה של העסקה מרחוק, להאצת שילוב של שותפים חדשים ולשמירה על ראיות בעלות חותמת זמן בלתי ניתנות לזיוף של הסכמות הדדיות.

הצהרה מוקדמת להעסקה ופורמליות ניהוליות

DPAE חייב להיות מועבר ל-URSSAF לא יאוחר משמונה ימים לפני ההעסקה ולא יאוחר מזמן תחילת העבודה. הוא משדר אוטומטית את רישום העובד בביטוח לאומי, פתיחת זכויותיו לביטוח אבטלה והשתייכות לרפואה בעבודה. היעדר DPAE מהווה דליקט של עבודה מוסתרת (סעיף L. 8221-5 מכללת העבודה), הנתון לשלוש שנות כלא ו-45,000 € קנס לאדם פיזי.

המעסיק חייב גם להיכנס לעובד ברישום הייחודי של כוח אדם ממש כאשר משתלם, מוזכרות מידע הזהות שלו, תאריך הכניסה, הטבע והכישוריות של החוזה.

התחייבויות בנוגע לבריאות ובטיחות בעבודה

הערכת סיכונים מקצועיים

סעיף L. 4121-1 מכללת העבודה כופה על המעסיק לנקוט בצעדים הנדרשים כדי להבטיח את הבטיחות ולהגן על הבריאות הפיזית והנפשית של העובדים. התחייבות בטיחות כללית זו של תוצאה, המאושרת על ידי פסיקה קבועה של בית המשפט העליון, מתממשת במיוחד על ידי כלליות המסמך הייחודי להערכת סיכונים מקצועיים (DUERP). מסמך זה, חובה לכל מפעל החל מעובד ראשון מאז הגזר-דין של 5 בנובמבר 2001, חייב להיות מעודכן לפחות פעם בשנה וכאשר יש שינוי חיוני בתנאי העבודה.

חוק 2 באוגוסט 2021 לחיזוק הוקדמות בבריאות בעבודה חיזק את הדרישות סביב DUERP: כעת הוא חייב להיות נשמר לפחות 40 שנים ובעבור מפעלות של 50 עובדים ויותר, להיות מופקד על פורטל דיגיטלי המנוהל על ידי ארגוני מניעת ענף.

מניעת סיכונים נפשיים-חברתיים

סיכונים נפשיים-חברתיים (RPS) - שריפה, הטרדה מוסרית או מינית, דחק כרוני - הם בעלי תשומת לב הולכת וגדלה של בתי משפט. ההסכם הלאומי הבין-אזורי של 2 ביולי 2008 בנוגע לדחק בעבודה, המורחב על ידי צו משרדי, מחייב מעסיקים להתחיל בתהליך של הערכה ומניעה. הטרדה מוסרית מוגדרת בסעיף L. 1152-1 מכללת העבודה: כל מעסיק שאינו עומד בהתחייבות המניעה שלו יכול להיות מורשע גם בהעדר חטא אישי מוכח.

חברות של 250 עובדים ויותר חייבות גם בעדכון בנוגע להטרדה מינית בעדכון, המובחנת מהתייחסות בחברת CSE.

התחייבויות הקשורות למשך העבודה ולפיצוי

משך משפטי, שעות חיוביות וח-שקט

משך משפטי של עבודה קבוע ל-35 שעות שבועיות (סעיף L. 3121-27 מכללת העבודה). מעבר לכך, שעות חיוביות חייבות להיות מקום להגדלה של משכורת של 25% עבור שמונה שעות הראשונות וחמישים אחוז בהן הלאה, אלא אם כן יש הסכם של ענף או מפעל יותר טוב. משך מוחלט מרבי הוא 48 שעות בשבוע ו-44 שעות בממוצע על 12 שבועות רצופים.

כל עובד נהנה מ-11 שעות של ח-שקט יומי מינימום עוקבות וח-שקט שבועי של לפחות 24 שעות רצופות, שאליו מתווספות 11 שעות של ח-שקט יומי, או 35 שעות בסה"כ (סעיף L. 3131-1 ו-L. 3132-2).

תשלום משכורת והתחייבויות הצהרה

המעסיק חייב לשלם משכורת לפחות פעם בחודש ולהעביר עלון משכורת בכל תשלום. מתחנובר 2017, עלון משכורת פשוט מוכלל. דיסמטריאליזציה של עלון משכורת מותרת בהסכמת העובד, אלא אם כן יש הסכם של מפעל. המשכורת לא יכולה להיות פחות מהשלח (SMIC), קבוע ל-11.88 € גס בשעה ב-1 בנובמבר 2025.

המעסיק חייב גם בתשלום דמי סוציאליים של מעסיק וכושר העובד, שהוא אוסף ומחזיר ל-URSSAF לפי תקופתיות חודשית או תלת-חודשית בהתאם לכוח.

התחייבויות הקשורות לייצוג של כוח אדם

הוועדה החברתית והכלכלית (CSE)

כל חברה המגיעה לסף של 11 עובדים במשך 12 חודשים עוקבים חייבת להקים וועדה חברתית וכלכלית (CSE), בהתאם לפקודות של מקרון מ-22 בספטמבר 2017. ה-CSE מאחדת נציגי עובדים ישנים, וועדת מפעל וקבוצה בעבור בטיחות וברחתו. חברות של 50 עובדים ויותר יש התחייבויות מורחבות: זכויות כלכליות וחברתיות, התייעצויות בחובה על כיווני כללים, המצב כלכלי ופיננסי, ומדיניות חברתית.

מעסיק המונע הקמה או תפקודיות של CSE מבצע עבירה של התערבות, ניתן לעונש של שנת כלא ו-7,500 € קנס (סעיף L. 2317-1).

משא ומתן קולקטיבי בחובה

בחברות בעלות נציג איגוד, המעסיק חייב להתחיל מו-ומ של שנה בחובה (NAO) בנוגע למשכורות, משך עבודה וחלוקה של מוסף ערך, וגם בנוגע לשוויון מקצועי גברים-נשים ואיכות חיים בעבודה. אי-קיום התחייבות זו יכול לשלול מן המעסיק יתרונות דריבית מסוימים הקשורים לחסכון עובד.

דיגיטליזציה של התחייבויות משאבי אנוש: שאלות משפטיות

הערך של ראיות של פעולות משאבי אנוש דימטריאליזציה

הטרנספורמציה הדיגיטלית של משאבי אנוש יוצרת שאלות משפטיות מדויקות. האם לחוזה עבודה חתום באופן אלקטרוני אותה ערך כמו חוזה נייר? על פי סעיף 1366 של הקוד האזרחי, "הכתיבה האלקטרונית יש את אותה כוח של ראיות כמו כתיבה על נושא נייר". שוויון זה מותנה בזיהוי אמין של האדם ובהבטחת של אמיתות של הפעולה. המדריך מלא של חתימה אלקטרונית של Certyneo מפרט את רמות החתימה החלות בהתאם לרגישות של הפעולה.

לחוזי עבודה סטנדרטיים, חתימה אלקטרונית מתקדמת תואמת לתקן eIDAS מספיקה במרבית המקרים. לפעולות יותר רגישות - קטיעה כללית, הסכם של סודיות או הוספה בעלת חוקה של חוקה -, ניתוח מקרה על בסיס מקרה מומלץ. ההשוואה של פתרונות חתימה אלקטרונית תעזור לך לבחור את הרמה המתאימה.

עריכת פרטיות של מסמכי משאבי אנוש

המעסיק חייב לשמור על עלונים של משכורת למינימום חמש שנים, חוזי עבודה והוספה שלהם בתוך חמש שנים לאחר הקטיעה של חוזה, וועדות הקשורות לתאונות עבודה לעשר שנים. ה-DUERP, כמוזכר, חייב להיות נשמר 40 שנים. הקמה של מערכת של שמירה אלקטרונית בעלת ערך של ראיות (SAE), בהתאם לתקן NF Z 42-013, מבטיחה את ערך משפטי של עריכת אלו דיגיטלית.

הפתרון ייעודי לחתימה אלקטרונית בחברה משלב בעצם את הדברים של חותמת זמן ועריכת חוקי ל-eIDAS דרישות משפטיות צרפתיות ואירופאיות, מצמצמת משמעותית את הסיכון של כמחלוקת בגבול של ריב של עובדים וחברה.

מסגרת משפטית החלה על התחייבויות של מעסיק

התחייבויות משפטיות של המעסיק מתאימות בתאם חוקי רב-שכבתי וכללי-משפטי, אשר כוללות משפט לאומי וקוד משפטי אירופאי.

קוד העבודה הצרפתי

קוד העבודה יוצר את המקור ראשוני. הדיסקושנים העיקריים הכלולים הם:

• סעיף L. 1221-1 ל-L. 1221-19: יציאה וחוקיות של חוזה עבודה

• סעיף L. 1237-14 ל-L. 1237-20: קטיעה כללית וקבלה DREETS

• סעיף L. 4121-1 ל-L. 4121-5: התחייבות בטיחות כללית ו-DUERP

• סעיף L. 3121-1 והלאה: משך עבודה משפטי וח-שקט

• סעיף L. 2311-1 והלאה: הקמה ותפקודיות של CSE

• סעיף L. 8221-5: עבודה מוסתרת ועונשים

הקוד האזרחי וערך של ראיות של הדיגיטלי

הסעיף 1366 וסעיף 1367 של הקוד האזרחי קובעים את העיקרון של שוויון בין כתיבה אלקטרונית לכתיבה נייר, בהתאם לזיהוי אמין של יוצר וערך של מסמך. הדיסקושנים אלה קורים ישירות מן ההעברה של ההנושא 1999/93/CE על חתימות אלקטרוניות, כעת מוחלף על ידי תקן eIDAS.

תקן eIDAS מ"ב 910/2014 ו-eIDAS 2.0

תקן eIDAS (זיהוי אלקטרוני, זיהוי וחסות שירותים) מגדיר שלוש רמות של חתימה אלקטרונית: פשוטה, מתקדמת וכשרה. לרוב הפעולות משאבי אנוש, חתימה מתקדמת (רמה 2) מספיקה. חתימה כשרה (רמה 3), נקוד על ידי חברה חסותי הנאמנות כשרה (QTSP) מפורטת על רשימת האמנות האירופאית (EUTL), נדרשת לפעולות הדורשות שוויון לחתימה יד-כתוב למובן קפדני של הקוד הלאומי. תקן eIDAS 2.0, שאומץ ב-2024, מחזק את הדרישות על ארנק זהות דיגיטלי אירופאי (EUDIW) ותאימות על-גבול.

RGPD מ"ב 2016/679

הטיפול בנתונים בעלי אופי אישי של עובדים בתוך התחייבויות משאבי אנוש כפוף ל-RGPD. המעסיק פועל בתור כשלטון של טיפול וחייב להבטיח: בסיס משפטי של טיפול (ביצוע חוזה, התחייבות משפטית או אינטרס משפטי), מידע עובדים (סעיף 13 RGPD), מגבלה של שימור נתונים וצעדים של בטיחות הולמים. ה-CNIL הפרסמה הסתייגויות רבות שיעוריות החלות לתוך הקשר של עובדים.

תקנים ETSI

הקנתים ETSI EN 319 132 (XAdES), ETSI EN 319 122 (CAdES) ו-ETSI EN 319 142 (PAdES) מגדירים את סוגי החתימה אלקטרונית מתקדמת וכשרה. קיום שלהם מבטיח את התאימות של החתימות וביקורת ל-טווח ארוך, חיוני לעיתים משאבי אנוש בעל שמירה של משך מורחב.

עונשים בגבול של הפרה

אי-קיום של התחייבויות משפטיות חושף את המעסיק לסיכונים מתרחיבים: שהוא ישוב של URSSAF, הנהגה בפרק משפט לעובדים לצעד בלי סיבה ממשית וברורה (קנס שיכול להגיע ל-20 חודשים של משכורת לפי מדדים של מקרון), חקירות פליליות לעבודה מוסתרת או עבירה של התערבות, והנהגה של אחריות אזרחית של המעסיק בגבול של תאונת עבודה כתוצאה של הפרה של מניעה.

סיפורי שימוש: תאימות משאבי אנוש וחתימה אלקטרונית

סיפור 1 — SME של התפלגות בעל פעילות חזקה עונתי

SME בתחום ההתפלגות ובשכר סביב 80 שותפים קבועים וגם גדול עד 150 עובדי עונתיים כל קיץ עמד בפני שטף של חוזי CDD נייר לחתום בחייכות למצבים על מספר אתרים של משאבים. הזמן בין הביקורת של רישום וחתימה פיזית של חוזה הגיע בממוצע ל-4 ימי עסק, יוצר חשש של עבודה בלא חוזה פורמלי - חשש קריטי ביחס להתחייבויות של הנושא שקיפות וחוקיות URSSAF.

בהנהגה של פתרון של חתימה אלקטרונית מתקדמת משולב בכיל SIRH, החברה זו צמצמה את הזמן זה לפחות מ-2 שעות. שיעור ה-DPAE ביצעו בזמן משפטי עברו ל-100%. העריכה הזמנה של חוזים חתומים גם פשוטה שלוש הליכים prud'homals בתשלום בעדים מיד זמן-וקבעו. צמצום עלות של הדפסה, שליחה וסיווג הוערך ל-בערך 35% של תקציב משפחתי משאבים שנתי, אחרי טווחי ראו בדוחות שיעורי של הפדרציה הצרפתית של משאבים.

סיפור 2 — קַבִּינֵט של יעוץ ניהול (50 יועצים)

קַבִּינֵט של יעוץ מסודר סביב חמישים יועצים בכיר, שרביעיתם בסטטוס של סגן עבור ימים-סמוך, חייב לנהל כל שנה יותר מ-200 הוספות סכום, הסכמות של סודיות עם לקוחות והוספות של טלה-עבודה. היעדר של תהליך של פורמליזציה של חתימה אלקטרונית רוצה כיסוי של בדיקה למשך 5 עד 10 ימי עסק וסיכונים של הפסדה דוקומנטרית במהלך ביקורות אודיט.

הא-משנו של סדר זרימה של חתימה אלקטרונית רב-חתימה יכול להמדין את חיבור של אושור (מנהל - משאבי אנוש - עובד) וליצור נתון של הביקורת המלא לכל מסמך. הקַבִּינֵט ראו הפחתה של 60% של הזמן משפחתי מוקדש לניהול דוקומנטרי משאבי אנוש, שחרור הצוות משאבי אנוש לעברנים בעל ערך גבוה יותר. התאימות להתחייבויות של מידע של הנושא שקיפות כעת יכול להיות פיקוח בכל זמן דרך לוח הבקרה של הפתרון.

סיפור 3 — קבוצה תעשייתית בעל מספר אתרים בשלב של גדילה חיצונית

קבוצה תעשייתית בעל בערך 1200 עובדים מופצים על שישה אתרים בצרפת עברה שלוש קנייות ב-18 חודשים, יוצר בכל פעם על מאות הוספות של העברה, נושאים של ניידות חדשה והסכמות של תחליף להגיש ל-CSE. הרבוביות של ישויות משפטיות וכללים קולקטיביים החלים הפכה את הביקורת דוקומנטרית קשה במיוחד.

הקמה של פלטפורמה ממרכזת של חתימה אלקטרונית תואמת eIDAS, מחובר על מערכת של תשלום וכלי של ניהול CSE, אפשרה לטפל בכל הפורמליות של קנייה בפחות מ-10 ימי עסק (כנגד 6 שבועות בסגנון נייר). נציגים סינדיקליים נהנו מגישה ייעודית לחתום על פרוטוקולות של התייעצות CSE בדרך דימטריאליזציה, בהתאם להתחייבויות של הפקודות של מקרון. הקבוצה מעריכה שנמנעו מסיכונים ויקוח רב גבוהים הקשורים לעיבודים של עיבודי צורה על הסכמות קולקטיביות.

סיכום

התחייבויות משפטיות של המעסיק בדין עבודה מהווה סדרה דורשת וגם בשינוי מתמדות, הכוללת יציאה של חוזה, בטיחות של עובדים, ניהול של משך עבודה, תשלום ותיצוג קולקטיבי. התעלמות או הזנחה של אחד מן התחייבויות אלה חושפת את חברה לעונשים שיכולים לפגוע בשימת דוקליו והבריאות של התרופה הכלכלית.

הדיגיטליזציה של תהליכי משאבי אנוש - וביוחד חתימה אלקטרונית תואמת eIDAS - יוצעה כיום למעסיקים דחק עוצמתי להימלך מהירות של ביצוע וקפדנות משפטית. שמירה של עדות בעלות חותמת זמן, אוטומציה של זרימות של בדיקה ועריכה של מסמכים בדרך של עיצוג משפטי אינה יותר מושמר לחברות גדולות.

Certyneo לך מתנהג בהנהגה של תאימות של תהליכי משאבי אנוש שלך. גלו את העלויות שלנו והתחל חינם לחתום על חוזי העבודה