דיגיטציה של תהליכים אדמיניסטרטיביים

למה לדיגיטל תהליכים אדמיניסטרטיביים

תהליכי הניהול (חשבוניות, דוחות הוצאות, חופשה, הזמנות פנימיות) הם לרוב האחרונים שעברו דיגיטציה למרות שהם גוזלים זמן רב. הדיגיטליזציה שלהם מפנה צוותים למשימות בעלות ערך מוסף.

תהליכים לתעדוף

על ידי הפחתת החזר ROI:

1. חתימה על חוזים: רווח מיידי, חיכוך בוטל
2. דוחות הוצאות: OCR + אימות היררכי
3. עזוב את ההנהלה: זרימת עבודה של אימות + איזון אוטומטי
4. חיוב לקוח: יצירה, שליחה, מעקב
5. רכישות והזמנות: הצעת מחיר → לפני הספירה → חשבונית
6. עלייה/יציאה מהמטוס: מסמכי משאבי אנוש + גישה ל-IT
7. דיווח: לוחות מחוונים בזמן אמת לעומת גיליונות אלקטרוניים

שיטת 5 שלבים

1. מפה תהליכים

רשום כל תהליך, השחקנים שלו, שלביו, נפחו, משך הזמן הנוכחי שלו.

2. זיהוי נקודות חיכוך

בזבוז זמן, טעויות, חוסר שביעות רצון. זה המקום שבו הדיגיטל יביא הכי הרבה.

3. בחר את הכלים הנכונים

• חתימה אלקטרונית
• כלי משאבי אנוש/דוחות הוצאות (Spendesk, Jenji)
• כלי אימות (Zapier, Make, זרימות עבודה מותאמות אישית)
• CRM, ERP, EDM לפי הצורך

4. שלבו את הכלים אחד עם השני

פרודוקטיביות אמיתית מגיעה מאינטגרציה: הימנע מכניסה חוזרת, התפשט באופן אוטומטי.

5. מתאמן ומדוד

הדרכת משתמשים, מדידת רווחים, התאמת.

דוגמה לזרימת עבודה

תהליך ניהול טיפוסי: השאר בקשה

• לִפנֵי: טופס נייר → משרד המנהל → משאבי אנוש → הוכנס מחדש ב-HRIS
• לְאַחַר: כניסה דרך Lucca/PayFit → מנהל אימות בלחיצה אחת → יתרה מתעדכנת אוטומטית → הודעת משאבי אנוש

רווח: מ-3 ימים עד 10 דקות.

הטבות כמותיות

• זמן ניהול: -40 עד -60%
• שגיאות קלט: -90%
• שביעות רצון העובדים: +30% בדרך כלל
• זמן מחזור(עלייה למטוס, הזמנה, חשבונית): חלקי 3 עד 5

שגיאות נפוצות

• דיגיטציה של תהליך הנייר כפי שהוא (חסר את ההזדמנות לבצע אופטימיזציה)
• ערימת כלים מבלי לשלב אותם
• לא אימון → התנגדות לשינוי
• התעלמות מתאימות ל-GDPR ומאחסון משפטי בארכיון
• לזלזל בעלות האינטגרציה

איך Certyneo עוזר לך

Certyneo מכסה את מרכיב ה"חתימה האלקטרונית" של כל פרויקט דיגיטציה של מנהל מערכת. משתלב עם כלי משאבי אנוש (PayFit, Lucca), דוחות הוצאות (Spendesk), CRM (HubSpot, Pipedrive), EDM (SharePoint, Drive).

גלה את פתרון החתימה האלקטרונית של Certyneo

שאלות נפוצות

כמה עולה דיגיטליזציה?

מאוד משתנה. היקף "חתימה + דוחות הוצאות + חופשה" הוא בסביבות 3-10 אירו למשתמש לחודש.

לאיזה החזר ROI לצפות?

6 עד 18 חודשים בדרך כלל, קצר יותר עבור זרימות נפח גבוהות.

האם אתה צריך CIO כדי לנהל?

מומלץ לחברות בינוניות, לא הכרחי לחברות קטנות ובינוניות שיכולות להסתמך על יועץ חיצוני.

האם כל הכלים תואמים ל-GDPR?

העדיפו פתרונות של האיחוד האירופי כדי לפשט את התאימות.

איך לשכנע את הקבוצות?

התחל עם התהליך הכואב ביותר. החזר ה-ROI הגלוי פותח את השאר.

מסקנה

דיגיטליזציה מנהלתית היא מסלול, לא פרויקט "המפץ הגדול". התחל עם הזרימות עם החזר ה-ROI הגבוה ביותר, מדוד, הרחב. תוך 18 חודשים עברה שינוי בחברה.

נסה את Certyneo כדי לשלוח, לחתום ולעקוב אחר המסמכים שלך באופן מקוון פשוט, מהיר ומאובטח.