Importar contactos CSV para un informe anual: a guía

Por que importar os contactos en CSV para un informe anual?

Cada ano, as sociedades anónimas, os holdings e as asociacións deben facer sinaturas do seu informe anual a un conxunto de partes interesadas: membros do consello de administración, accionistas, comisarios de contas e, segundo os estatutos, ao conxunto dos tenedores de participacións. Introducir manualmente cada enderezo de correo electrónico nunha plataforma de sinatura electrónica representa unha perda de tempo considerábel e unha fonte de erros humanos. A importación dun ficheiro CSV (Comma-Separated Values) resolve este problema permitindo inxectar en poucos segundos centos de contactos estruturados directamente no seu fluxo de sinatura.

Este enfoque inscríbese nunha lóxica de sinatura electrónica en empresa cada vez máis estendida: automatizar envíos en masa mentres se garda a trazabilidade xurídica de cada sinatura. Nesta guía, detallamos cada paso, desde a preparación do ficheiro CSV ata a validación final das sinaturas.

---

Preparar o ficheiro CSV: estructura e boas prácticas

A calidade da importación depende directamente do rigor coa que se constrúe o ficheiro CSV. Un ficheiro mal formatado xera erros de importación, contactos perdidos ou duplicados que ralentizan todo o proceso de sinatura.

As columnas indispensables

Para un informe anual que implique signatarios e accionistas, o seu ficheiro CSV debe conter como mínimo as seguintes columnas:

• email: enderezo de correo electrónico do signatario (formato RFC 5321 obrigatorio)
• prenom: nome do contacto, utilizado para personalizar o mensaxe de invitación
• nom: apelido
• role: rol no proceso de sinatura (ex.: `signatario`, `lector`, `validador`)
• orden_signature: enteiro que indica a posición nun fluxo secuencial (deixar en branco para sinatura paralela)
• telephone (opcional): número en formato internacional E.164 (+33XXXXXXXXX) para a autenticación por SMS no marco dunha sinatura avanzada
• grupo (opcional): categoría empresarial (ex.: `accionista_maioritario`, `consello_administración`, `comisario_contas`)

Certyneo acepta as codificacións UTF-8 e UTF-8 BOM, o que evita problemas de visualización de caracteres acentuados frecuentes coas exportacións de Excel en Windows. O separador estándar é a coma, pero o punto e coma tamén está soportado — precísao durante a importación se o seu software de xestión utiliza esta convención.

Limpar os datos antes da importación

Antes de cargar o seu CSV, realice unha fase de limpeza:

1. Eliminación de duplicados: un accionista presente dúas veces con dous enderezos de correo electrónico diferentes debe resolverse de antemán. Un duplicado xera dúas invitacións e pode crear ambigüidade xurídica sobre o valor da sinatura retida.
2. Validación dos formatos de correo electrónico: utilice unha fórmula de validación en Google Sheets (`=REGEXMATCH(A2,"^[a-zA-Z0-9._%+\-]+@[a-zA-Z0-9.\-]+\.[a-zA-Z]{2,}$")`) ou unha ferramenta dedicada como Hunter.io Verifier.
3. Verificación dos roles: para un informe anual, algúns accionistas teñen dereito de lectura única (informe de xestión) mentres que outros deben asinatura formal (resolucións de asemblea). Distíngaos claramente na columna `role`.
4. Control dos números de teléfono: se opta pola sinatura electrónica avanzada con OTP por SMS, todos os números da columna `telephone` deben estar en formato E.164. Un número faltante bloquea o envío para este contacto.

Exemplo dunha estrutura CSV válida

```csv email,prenom,nom,role,orden_signature,telephone,grupo jean.dupont@exemple.fr,Jean,Dupont,signatario,1,+33612345678,consello_administración marie.martin@exemple.fr,Marie,Martin,signatario,2,+33698765432,accionista_maioritario pierre.durand@exemple.fr,Pierre,Durand,lector,,+33677889900,comisario_contas ```

Teña en conta que `Pierre Durand`, comisario de contas en lectura única, non ten número de orde (columna en branco) xa que non é signatario.

---

Importar o CSV en Certyneo: procedemento paso a paso

Cando o seu ficheiro estea preparado, a importación en Certyneo realízase en poucos pasos desde a interface de creación dun expediente de sinatura.

Crear o expediente de sinatura para o informe anual

1. Conéctese ao seu espazo Certyneo e faga clic en Novo expediente.
2. Cargue o documento PDF do informe anual (informe de xestión, contas consolidadas, resolucións). Pode utilizar o xerador de contratos por IA de Certyneo se precisa preparar un acta de asemblea complementaria.
3. Na pestana Signatarios, faga clic en Importar desde un CSV.

Configurar a importación

Abrese unha xanela de configuración:

• Codificación: seleccione `UTF-8` ou `UTF-8 BOM` segundo o seu ficheiro.
• Separador: coma ou punto e coma.
• Liña de encabezado: marque a caixa se a primeira liña do seu CSV contén os nomes de columnas (recomendado).
• Mapeo de columnas: Certyneo propón un mapeo automático basado nos nomes de columnas estándares. Verifique que cada columna estea ben asociada ao campo correcto. Se a súa columna se chama `mail` en lugar de `email`, axuste manualmente o mapeo.

Certyneo mostra unha vista previa dos 5 primeiros contactos antes da validación. Verifique que ningún campo crítico estea baleiro ou mal formatado. O sistema sinala en vermello as liñas que conteñen erros bloqueantes (correo electrónico inválido, rol descoñecido) e en laranxa os avisos non bloqueantes (teléfono que falta para un signatario avanzado).

Validar e configurar o fluxo de traballo

Despois da validación da importación, Certyneo mostra a lista completa dos contactos importados. Entón pode:

• Definir o tipo de sinatura por grupo: sinatura simple (eIDAS artigo 3.10) para os lectores, sinatura avanzada ou cualificada para os membros do consello. Consulte o comparativo das solucións de sinatura electrónica para escoller o nivel adaptado ao seu contexto.
• Configurar a orde de sinatura: secuencial (o accionista maioritario asina antes dos membros do consello) ou paralela (todos os signatarios reciben a invitación simultaneamente).
• Personalizar o mensaxe de invitación: integre o nome do signatario (`{{prenom}} {{nom}}`) e o título do documento no corpo do correo.
• Definir a data de caducidade do expediente: para un informe anual, 15 a 30 días ofrecen tempo suficiente aos accionistas non residentes.

---

Xestionar os erros e reenvíos despois da importación

Incluso con un CSV ben preparado, xorden situacións imprevisibles cando se inicia o envío.

Tratar os rebotes e enderezos inválidos

Certyneo mostra en tempo real os soft bounces (caixa chea) e hard bounces (enderezo inexistente). Para un informe anual con enjagos xurídicos, un rebote debe desencadear unha acción inmediata:

1. Identifique o contacto afectado na táboa de mandos do expediente.
2. Actualice o seu enderezo de correo electrónico desde a tarxeta de contacto.
3. Reenvíe a invitación individual sen recrear todo o expediente.

Esta capacidade de corrección granular é esencial para respectar os prazos legais de convocatoria ou difusión do informe definidos polos seus estatutos ou polo Código comercial.

Automatizar os reenvíos

Para un informe anual cunha gran cantidade de accionistas, a xestión manual dos reenvíos é imprácticábel. Certyneo permite programar reenvíos automáticos:

• J+3: primeiro reenvío para os signatarios que non abriron o correo de invitación.
• J+7: segundo reenvío para os signatarios que abriron pero aínda non asinou.
• J+14: reenvío final coa mención do prazo de caducidade do expediente.

Cada reenvío se rexistra no expediente con data e hora, o que constitúe unha proba de dilixencia en caso de contestación posterior. Para as empresas que xestionan varios informes anuais (filiais, fondos) e desexan refinar o seu cálculo de produtividade, o calculador ROI de sinatura electrónica permite estimar as ganancias obtidas respecto a un proceso de papel ou correo electrónico clásico.

Exportar o informe de sinatura

Cando todos os signatarios asinen (ou á caducidade do expediente), Certyneo xera automaticamente:

• O informe de auditoría (audit trail) en formato PDF, listando cada evento con data e hora: apertura, autenticación, sinatura, identidade electrónica utilizada.
• O documento asinado consolidado coas sinaturas electrónicas integradas, arquivado durante un período configurable (de 5 a 30 anos segundo a política de conservación definida no seu espazo).

Este informe de auditoría é a peza principal en caso de litigio: proba que cada signatario recibiu, abriu e asinrou o documento nas condicións requiridas. Debe conservarse no mesmo nivel de seguridade que o documento en si, conforme ás obrigacións do artigo 1366 do Código civil e do regulamento eIDAS.

---

Optimizar o proceso de importación para os anos seguintes

A importación CSV dun informe anual non é un evento illado: repítese cada exercicio. Algunhas boas prácticas permiten reducir o tempo de preparación dun ano a outro.

Manter un ficheiro CSV mestre

Conserve un ficheiro CSV mestre dos seus signatarios permanentes (membros do consello, comisarios de contas, accionistas estables). Cada ano, só ten que actualizar as entradas que cambiaron (partidas, novos accionistas, cambios de enderezo de correo electrónico) en lugar de reconstruír o ficheiro desde cero.

Utilizar os modelos de expediente Certyneo

Certyneo permite gardar un expediente como modelo: parámetros de fluxo de traballo, mensaxe de invitación personalizado, orde de sinatura, niveis de sinatura por grupo. O ano seguinte, basta cargar o modelo, importar o CSV actualizado e substituír o PDF do informe. Este ganancia de configuración representa na práctica 60 a 80% do tempo de configuración dun novo expediente.

Conectar o seu rexistro de accionistas mediante a API

Para as empresas que dispoñen dun rexistro de accionistas nun software de xestión (ERP, ferramenta de cap table), a API REST de Certyneo permite automatizar completamente a exportación-importación. Un script planificado pode extraer a lista de accionistas a véspera do envío do informe, xerar o CSV, cargalo mediante API e iniciar o expediente de sinatura sen intervención humana. Este enfoque é especialmente pertinente para as estructuras que xestionan varias decenas de filiais ou varios centos de accionistas. Para os equipos que desexan avaliar os prezos de Certyneo axustados a este volume de uso, a páxina dedicada detalha as opcións de API e os forfaits enterprise.

Marco legal aplicable á sinatura electrónica dun informe anual

A importación de contactos CSV e o envío dun informe anual a signatarios mediante unha plataforma de sinatura electrónica inscríbense nun marco xurídico preciso que toda empresa debe dominar antes de desplegar este tipo de proceso.

Valor xurídico da sinatura electrónica

O artigo 1366 do Código civil francés dispón que «o escrito electrónico ten a mesma forza probatoria que o escrito en soporte papel» con suxeición a que «poida ser debidamente identificada a persoa de quen emana e que se estableza e se conserve en condicións de natureza a garantir a súa integridade». O artigo 1367 precisa que a sinatura electrónica «consiste no uso dun procedemento fiable de identificación garantindo a súa conexión co acto ao que se adhire».

A nivel europeo, o regulamento eIDAS nº 910/2014 (e a súa actualización eIDAS 2.0 en curso de transposición) define tres niveis de sinatura: a sinatura electrónica simple (SES), a sinatura electrónica avanzada (SEA) e a sinatura electrónica cualificada (SEQ). Para un informe anual destinado a accionistas, o nivel mínimo recomendado é a sinatura avanzada, que exixe unha autenticación forte do signatario (OTP SMS, certificado) e o uso de datos de creación de sinatura ligados de xeito único ao signatario.

Protección de datos persoais (RGPD)

A importación dun ficheiro CSV que contén datos persoais (nome, apelido, enderezo de correo electrónico, número de teléfono) constitúe un tratamento de datos no sentido do regulamento RGPD nº 2016/679. A este respecto, a empresa que procede a esta importación cualifícase como responsable do tratamento e debe:

• Asegurar que a recollida de datos se basea nunha base legal válida (artigo 6 RGPD): a execución dun contrato (accionariado) ou o cumprimento dunha obrigación legal (depósito de contas, asemblea xeral) constitúen bases legais sólidas.
• Informar aos signatarios do tratamento dos seus datos conforme aos artigos 13 e 14 do RGPD (mencións legais no mensaxe de invitación).
• Enmarcar a relación con Certyneo mediante un acordo de subencargo (Data Processing Agreement, DPA) conforme ao artigo 28 do RGPD. Certyneo proporciona este documento contractualizado nas condicións xerais de uso.
• Respectar as duraciones de conservación: os datos dos signatarios e o informe de auditoría deben conservarse polo menos 5 anos (prescrición comercial, artigo L.110-4 do Código de comercio) e ata 30 anos para os actos relativos a dereitos reais inmobiliarios ou compromisos societarios principais.

Normas técnicas aplicables

Os formatos de sinatura electrónica avanzada e cualificada utilizados por Certyneo cumpren coas normas ETSI EN 319 132 (XAdES), ETSI EN 319 122 (CAdES) e ETSI EN 319 162 (PAdES para PDFs). Estas normas garantizan a interoperabilidade das sinaturas entre Estados membros da Unión Europea e o seu recoñecemento polos sistemas xudiciarios europeos.

Por último, a directiva NIS2 (2022/0383/COD), transposta ao dereito francés en 2024, impón requisitos de ciberseguridade reforzados aos operadores de servizos dixitais, incluídas as plataformas de sinatura electrónica. Certyneo integra estes requisitos mediante o cifrado TLS 1.3 das comunicacións, o cifrado en repouso dos documentos e un programa de bug bounty activo.

Escenarios de uso: importación de CSV e informe anual na práctica

Escenario 1 — Un holding familiar que xestiona unha vintena de filiais

Un holding familiar que posúe participacións en vinte estructuras debe cada ano facer sinaturas do seu informe anual consolidado a todo o conxunto de xestores e asociados das súas filiais, aproximadamente 80 signatarios. Antes da implementación da importación de CSV, o secretario xeral invertía en media 3 horas en introducir manualmente as coordenadas na ferramenta de sinatura, con unha taxa de erro de introducción de datos de aproximadamente 8% (enderezos errados, nomes invertidos).

Despois da adopción da importación estruturada de CSV en Certyneo, o tempo de preparación do expediente pasou a 25 minutos (dos cales 15 minutos de actualización do CSV mestre). A taxa de erro de introducción caeu a cero. Os reenvíos automáticos programados en J+3 e J+7 permitiron obter o 100% de sinaturas nun prazo medio de 9 días, en comparación con 22 días co anterior proceso postal. Esta redución do 60% no prazo de recollida de sinaturas é coherente coas franxas publicadas polas asociacións profesionais de secretarios xerais de grupo.

Escenario 2 — Unha cooperativa agrícola con varios centos de sociarios

Unha cooperativa agrícola que conta con 340 sociarios activos debe someter cada ano á aprobación dos seus membros o informe de xestión e as contas certificadas. Os sociarios, distribuídos en varios departamentos, non podían desplazarse todos á asemblea xeral, o que retrasaba o pechamento formal do proceso.

Ao integrar a importación de CSV en Certyneo, a cooperativa pudo enviar simultaneamente os documentos ao conxunto dos seus sociarios cun fluxo de traballo en sinatura paralela. O ficheiro CSV, exportado directamente desde o software de xestión de participacións, contén a totalidade das coordenadas actualizadas. A sinatura electrónica simple (SES) foi retida para os sociarios signatarios do acto de aprobación, este nivel sendo suficiente para actos de xestión habitual segundo a análise xurídica interna. A taxa de sinatura nos 10 días alcanzou o 91%, en comparación co 67% mediante o anterior procedemento postal, reducindo significativamente os custos de envío certificado (estimados en 4 a 6 € por envío segundo as tarifas de La Poste 2026).

Escenario 3 — Un gabinete de consultoría que acompaña varios clientes no seu pechamento anual

Un gabinete de consultoría en xestión que acompaña a vinte clientes PYMEs nas súas obrigacións contables anuais centraliza a recollida de sinaturas de informe anual en nome dos seus clientes. Cada cliente dispón dunha lista de signatarios diferente (asociados, xestores, expertos contables).

Grazas aos subespazo multicliente de Certyneo e á importación de CSV por expediente, o gabinete estandarizou o seu proceso: un modelo de CSV por tipo de estructura (SARL, SAS, SA), un procedemento de importación documentado entregado aos asistentes, e un panel de control consolidado que permite ao manager seguir o avance das sinaturas para o conxunto de clientes. O ganancia de tempo estimado é de 2 a 3 horas por cliente e por exercicio, é dicir, entre 40 e 60 horas en todo o portafolio anual. Este ganancia reinvístese en misións de maior valor engadido para os clientes.

Conclusión

Importar contactos desde un ficheiro CSV para un informe anual non é simplemente unha cuestión de comodidade técnica: é unha decisión estratéxica que condiciona a fiabilidade xurídica, a rapidez de execución e o cumprimento do RGPD do seu proceso de sinatura. Un CSV ben estruturado, un mapeo cuidadoso, reenvíos automáticos e un informe de auditoría rigoroso forman os catro puntais dun fluxo de traballo de sinatura anual sen defectos.

Sexa cal sexa o caso — un holding, unha cooperativa ou un gabinete que acompaña varios clientes — Certyneo ofrece as ferramentas necesarias para industrializar esta importación mentres se respectan as exixencias do regulamento eIDAS e do RGPD. Preparado para simplificar o seu próximo informe anual? Cree a súa conta Certyneo gratuitamente e importe o seu primeiro CSV en menos de cinco minutos.