Elektrooniline allkiri personali jaoks: juhend

Miks HR läheb üle elektroonilisele allkirjale

Miks HR läheb üle elektroonilisele allkirjale

Personaliosakonnad haldavad kümneid lepingulisi dokumente kuus: tähtajalised lepingud, tähtajalised lepingud, muudatused, töölubadused, kaugtöölepingud, kokkuleppelised töölepingud. Iga paberitsükkel võtab aega 3-10 tööpäeva. Elektroonilise allkirja puhul lüheneb sama tsükkel mõne tunnini.

• Lisaks aja kokkuhoiule leiab HR:
• suurepärase jälgitavuse URSSAF-i/tööinspektsiooni auditite jaoks
• ajakohastatud kandidaatide kogemust (kodus pole skannimist/printimist)
• vigade vähendamist (vale versiooni allkirjastamine) ⬥ H RIS-i tsentraalne allkirjastamine.

vigade vähendamist (vale versiooni allkirjastamine) ⬥ H RIS-i tsentraalne allkirjastamine.

• Ühiselt allkirjastatud personalidokumendidTöölepingud
• CDI, CDD, töö-õppekava
• Töölubadused
• Muudatused (palk, ametikoht, tööaeg, ettevõtte ja filiaali lepingud ⬥)
• Tavapärased lõpetamised
• Tavapärased lõpetamised
• Ergutuskavad, osalemine
• Sise-eeskirjad (kokkuvõte)

Kuluaruanded

Soovitatav allkirja tase⬥A-dokument (HR-ettemakse dokumentide allkiri),⬥A-dokument (HR-ettemakse dokumentide allkiri),on standard. See pakub kahefaktorilist tuvastamist (e-post + OTP SMS), mis tagab tõendid töökohtuvaidluste korral – vtjuriidiline kehtivus ⬥⬥⬥.

Teatud madala panusega sisedokumentide (sertifikaadid, inkassod) puhul võib piisata lihtsast allkirjast.

Mõõdetav kasu

• Pardalemineku aja lühenemine ⬥⬥⬥: hommikul vastu võetud kandidaat võib olla lepingu allkirjastanud pärastlõunalVähendatud mitteilmumise määr ⬥⬥⬥: enam lepinguid ei ole köögilaual “unustatud” ⬥⬥⬥: 2–3 tundi vähem faili kohta (meeldetuletused, skaneeringud, klassifikatsioon)
• Vähendatud mitteilmumise määr ⬥⬥⬥: enam lepinguid ei ole köögilaual “unustatud” ⬥⬥⬥: 2–3 tundi vähem faili kohta (meeldetuletused, skaneeringud, klassifikatsioon)Vastavus ⬥⬥⬥: vaidluse korral jõustatav kontrolljälg
• Integratsioon teie SRIS-igaIntegratsioon teie SRIS-iga
• (HRIS-i platvormiga, LuuRISccypa-liidesega tänapäevane, Lurisccypa-liides) SuccessFactors) API või Zapieri kaudu. Muudatusettepanekud saab automaatselt genereerida mallist, saata need töötajale ning allkirjastatud dokument kantakse automaatselt isikutoimiku.Välditavad vead

Välditavad vead

Töölepingule lihtallkirja valimine: nõrk tõestus

Kontrolljälje mitte pidama 5 aastat pärast lepingu lõppu

• Unustamine mainida õigust eelteabele (kohustuslikud dokumendid allkirjastada ⬥ ⬥ süsteemi allkirjastamine⬥) tõestusväärtus)
• Konkreetne juhtum: kiirendatud kasutuselevõtt
• 80 töötajaga VKE on muutnud oma kasutuselevõtu elektroonilise allkirjaga. Uus marsruut:
• Kandidaadi vastuvõtmine e-posti teel → CDI automaatne genereerimine mallist

Kandidaadi vastuvõtmine e-posti teel → CDI automaatne genereerimine mallist

AES-i saatmine OTP SMS-iga → allkirjastatud tunni jooksul

1. Automaatne klassifitseerimine PayFit failis
2. Tervitusdokumentide saatmine (IT grupi harta, siseregulatsioon) Tulemus: liitumise ettevalmistusaeg jagatud 4-ga, kaotatud 0 lepingut, URSSAF-faile hoitakse ajakohasena.
3. Kuidas Certyneo teid aitab?
4. Certyneo pakub praeguste lepingute jaoks (CDI, CDD, tööuuring, muudatused) eelkonfigureeritud mallidega personalipaketti, vaikimisi täiustatud signatuuri, integratsioone peamiste HRIS-idega ja 10-aastast arhiveerimist.

Certyneo pakub praeguste lepingute jaoks (CDI, CDD, tööuuring, muudatused) eelkonfigureeritud mallidega personalipaketti, vaikimisi täiustatud signatuuri, integratsioone peamiste HRIS-idega ja 10-aastast arhiveerimist.

Personalijuhid saavad spetsiaalselt armatuurlaualt reaalajas jälgida iga lepingu olekut ja eksportida kontrolljälgi.

Tutvu Certyneo elektroonilise allkirja lahendusega

KKK

Kas töölepingut saab sõlmida SES-is?

Tehniliselt jah, kuid tõendid on nõrgad. AES soovitatav kõikidele töölepingutele.

Kas muudatusele saab alla kirjutada väljaspool ruume?

Kas muudatusele saab alla kirjutada väljaspool ruume?

Jah, see on isegi üks peamisi eeliseid.

Kas peaksime säilitama paberversiooni?

Ei. PAdES-i allkirjastatud PDF-failil on sama väärtus. Olge kontrolljälje säilitamisel ettevaatlik.

Kas tuleks konsulteerida siseriiklike kontrolliasutustega?

Ei, elektrooniline allkiri ei ole kollektiivne meede tööseadustiku tähenduses.

Ei, elektrooniline allkiri ei ole kollektiivne meede tööseadustiku tähenduses.

Töötab rahvusvaheliselt?

Jah ELis (vastastikune tunnustamine). Väljaspool EL-i kontrollige kohalikke seadusi.

Järeldus

Elektroonilisi allkirju vastu võtnud personalitöötajad omandavad kiiruse, vastavuse ja kandidaatide kogemuse. See on üks selgemaid digitaalse ümberkujundamise ROI-sid ettevõtluses.

Proovige Certyneot lihtsalt, kiiresti ja turvaliselt oma dokumente võrgus saata, allkirjastada ja jälgida.