Cómo enviar un documento para firmar

El procedimiento en 5 pasos

Enviar un documento para firmar electrónicamente toma menos de 5 minutos. Aquí está el proceso paso a paso.

1. Preparar el documento

• Exportar en PDF (recomendado)

• Verificar la legibilidad en móvil (80% de los signatarios firman en móvil)

• Releer para eliminar errores tipográficos y equivocaciones

• Adjuntar los anexos obligatorios si es necesario

2. Crear un sobre

En tu plataforma de firma:

• nuevo documento → cargar el PDF

• nombrar el sobre (asunto del documento + signatario)

3. Agregar los signatarios

Para cada signatario:

• nombre completo

• correo electrónico

• teléfono (para OTP SMS si AES)

• rol (signatario, aprobador, CC)

Definir el orden: paralelo (todos al mismo tiempo) o secuencial.

4. Colocar los campos

Arrastrar sobre el PDF:

• campo de firma (obligatorio)

• campos opcionales: fecha, nombre, texto libre, casilla de verificación, firma de iniciales por página

Asociar cada campo al signatario correcto (colores diferentes).

5. Configurar y enviar

Opciones a configurar:

• nivel de firma: SES o AES

• fecha de vencimiento (típicamente 15-30 días)

• recordatorios automáticos (Día+3, Día+7)

• mensajes personalizados

Hacer clic en "Enviar". Los signatarios reciben su correo inmediatamente.

Seguir el documento

Desde tu panel de control, sigue en tiempo real:

• enviado → abierto → firmado

• notificaciones (correo electrónico, Slack, Teams)

• recordatorio manual posible

Buenas prácticas

• Siempre probar con un colega antes de un envío importante

• Prever un canal de contacto para signatarios novatos

• Archivar sistemáticamente el documento firmado

• Evitar envíos los viernes por la noche o el fin de semana

Errores frecuentes

• Email incorrecto (error tipográfico o dirección antigua)

• Olvidar agregar un signatario

• No colocar un campo de firma

• Archivo demasiado pesado (> 10 MB → lento en móvil)

• Enviar sin releer

Caso concreto: comercial

Un comercial envía 20 presupuestos por semana. Rutina:

• Generación desde HubSpot (presupuesto + Términos y Condiciones)

• Envío automático en SES vía integración

• Recordatorios Día+2 y Día+5

• Notificaciones Slack en tiempo real

• CRM actualizado al momento de la firma

Tiempo humano: 0 minutos por envío.

Cómo Certyneo te ayuda

Certyneo hace que el envío de un documento para firmar sea rápido y confiable: interfaz intuitiva drag-drop, plantillas para documentos recurrentes, integraciones CRM, seguimiento en tiempo real, recordatorios automáticos. Todo en menos de 3 minutos.

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Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo toma el envío?

2-5 minutos para un documento simple.

¿Se puede enviar el mismo documento a múltiples signatarios?

Sí, todos en el mismo sobre, orden paralelo o secuencial.

¿Es necesario informar al signatario con anticipación?

No es obligatorio, pero se recomienda para signatarios novatos.

¿Se puede cancelar un envío?

Sí, antes de la firma. Después, no.

¿Puede el signatario transferir a otra persona?

Según la configuración. Por defecto, no.

Conclusión

Enviar un documento para firmar es un gesto simple que se ha vuelto cotidiano. Una vez que la rutina está establecida, tus ciclos contractuales se transforman.

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