Elektronski potpisati zapisnik skupštine udruženja
Zapisnik obične skupštine (AGO) ili vanredne skupštine (AGE) udruženja zakon 1901, elektronski potpisan od strane biroe (predsednik, sekretar, porotnici). U skladu sa zakonom od 1. jula 1901, uredbom br. 2020-321 o skupštinama na daljinu (permanentne), i eIDAS uredbom — preporučeni napredni potpis, glasanje putem prepiski kompatibilno, arhiviranje 10 godina uključeno.
- Pravni okvir
- Zakon 1901 · uredba 2020-321
- Nivo potpisa
- AES eIDAS preporučena
- Zakonska arhivacija
- 10 godina uključeno
Šta je zapisnik skupštine udruženja?
Zapisnik skupštine je dokument koji formalizuje odluke donete na skupštini od strane članova udruženja. Obična skupština (AGO) odobrava godišnje računovodstvene izveštaje i ponovno bira bireo; vanredna skupština (AGE) menja statute ili raspušta udruženje. Nijedan tekst zakona iz 1901. godine ne zahteva ručni potpis zapisnika. Uredba br. 2020-321 od 25. marta 2020 (inicijalno Covid, permanentna) dozvoljava skupštine na daljinu ili hibridne sa glasanjem putem prepiske i elektronskim potpisom zapisnika od strane biroe.
Zašto elektronski potpisati?
Skupština na daljinu — ogromna dobit
Uredba od 25. marta 2020 permanentna dozvoljava održavanje skupština na daljinu ili hibridne. Nije potrebno fizički skupljati sve članove. Glasanje putem prepiske + elektronski potpis zapisnika od strane biroe — dobit od nekoliko nedelja, lako dostignut kvorum.
Više potpisnika (predsednik, bireo)
Zapisnik potpisuje predsednik sednice, sekretar i posmatrači. Naš tok rukuje sekvencijalnim ili paralelnim potpisivanjem. Svaki potpisnik dobija individualni bezbednosni link zaštićen OTP SMS-om.
R
Od ordonnanse iz 2020. koja je učinjena stalnom, registar zapisnika udruženja može se voditi u dematerijalizovanom obliku. Certyneo automatski arhivira svaki potpisani zapisnik u digitalnom registru u skladu sa zakonom, dostupan jednim klikom za svaki audit ili spor.
Revidirani trag nasuprot tretmanu
Svaki zapisnik se isporučuje sa PDF dokazom: identitet potpisnika, kvalifikovani vremenski pečat, heš SHA-256, OTP SMS, IP. Nasuprot tretmanu u slučaju spora oko donetih odluka, zakonitosti skupštine ili kvorum.
Procedura u 4 koraka
Od pripreme do arhiviranja u skladu sa zakonom, za manje od 5 minuta.
1. Pripremiti zapisnik
Učitajte svoj postojeći zapisnik ili počnite od predloška koji je u skladu sa zakonom. Obavezne napomene: datum, mesto (ili modalnosti na daljinu), identitet prisutnih/zastupljenih članova, odluke koje se podnose na glasanje, rezultati glasanja, potpis uprave.
2. Dodati potpisnike uprave
Predsednik sednice + sekretar + eventualni posmatrači. Svako dobija personalizovanu bezbednosnu vezu putem e-pošte sa OTP SMS-om na svoj sopstveni broj.
3. Odabrati nivo eIDAS
Napredni potpis (AES) preporučen za zapisnik skupštine: verifikacija identiteta preko OTP SMS-a, jedinstveni sertifikat po potpisniku, kvalifikovani vremenski pečat. Kompatibilan sa dematerijalizovanim registrom zapisnika.
4. Potpisati i arhivirati
Svaki potpisnik potpisuje sa svog telefona ili računara. Finalizovani zapisnik + PDF dokaz se automatski arhivira 10 godina. Za izmene statuta (vanredna skupština), prijava prefekturi u roku od 3 meseca.
Često postavljana pitanja
- Može li zapisnik skupštine udruženja biti elektronski potpisan?
- Da, bez ograničenja. Nijedan tekst zakona iz 1901. ne nameće ručni potpis. Čl. 1366 Građanskog kodeksa prizaje elektronskom pismu istu dokaznu snagu kao papirnom pismu. Napredni Certyneo potpis ispunjava dokazne zahteve.
- Može li se skupština udruženja održati u potpunosti na daljinu?
- Da — ordonnansa br. 2020-321 od 25. marta 2020. (učinjena stalnom) dozvoljava skupštine udruženja na daljinu ili hibridne sa glasanjem po korespondenciji, video konferencijom ili telefonskom konferencijom. Zapisnik zatim potpisuje uprava sa naprednim potpisom.
- Koji članovi uprave moraju potpisati zapisnik?
- Najmanje predsednik sednice i sekretar (uloga autora zapisnika). Posmatrači takođe mogu kontrasignirati da ojačaju dokaznu vrednost. Certyneo rukuje ovom konfiguracijom više potpisnika sekvencijalno ili paralelno.
- Mora li se zapisnik redovne skupštine negde podneti?
- Nije obavezno. Za redovnu skupštinu (odobrenje računa, obnavljanje uprave), zapisnik se arhivira interno. Za vanrednu skupštinu (izmena statuta), mora se priložiti prijavi o izmeni kod prefekture (čl. 5 zakon iz 1901.) u roku od 3 meseca.
- Koliko dugo se moraju čuvati zapisnici?
- Tokom celog životnog veka udruženja + 10 godina nakon raspuštanja. Za udruženja koja primaju javne subvencije, čuvanje 10 godina dokaza (čl. L1611-4 CGCT). Certyneo automatski arhivira.
- Može li revizor conecounts potpisati zapisnik odobrenja računa?
- Za udruženja sa >153k€ subvencija (čl. L612-4 CMF), CAC proizvodi izveštaj priložen zapisniku ali sam ne potpisuje zapisnik (potpisuje ga uprava). CAC izveštaj može biti elektronski potpisan odvojeno.
- Koji nivo potpisa za zapisnik skupštine?
- Napredni potpis (AES) preporučen. On donosi pretpostavku pouzdanosti (čl. 1367 Građanskog kodeksa) i ispunjava dokazne zahteve u slučaju spora oko odluke člana koji se protivi.
- Je li elektronski potpisani zapisnik nasuprot tretmanu u slučaju spora?
- Da — francuska sudska praksa prizaje elektronski potpis u skladu sa eIDAS. Certyneo audit trail dokazuje datum skupštine, identitet potpisnika uprave, odsustvo izmene PDF-a — nasuprot tretmanu pred sudom.
Čitati takođe
Potpisati sledeći zapisnik skupštine na mreži
Besplatan plan (5 omotnica/mesečno), bez bankovne kartice. U skladu sa zakonom iz 1901. i eIDAS. Skupština na daljinu i dematerijalizovani registar uključeni.